Systèmes et outils de gestion des données

Données, informations, connaissances et sagesse

Avec autant de données collectées par les organisations, il peut être difficile de savoir comment les gérer et les analyser correctement. Entrez dans les systèmes et outils de gestion des données...

Les systèmes de gestion des données aident les organisations à optimiser l'utilisation des données pour prendre des décisions et prendre des mesures qui maximiseront les avantages pour l'organisation. Pour ce faire, les systèmes collectent, traitent, sécurisent et stockent les données d'une manière qui peut être utilisée pour la prise de décision stratégique.

Cela peut être expliqué plus en détail en regardant la pyramide DIKW.

La pyramide DIKW représente la relation entre les données , l'information , la connaissance et la sagesse . Chaque bloc de construction est une étape pour répondre à différentes questions sur la collecte de données et y ajouter de la valeur. Vous pouvez répondre à des questions telles que, d'où mes ventes sont-elles susceptibles de provenir l'année prochaine ou qui sont mes principaux clients ? Plus les données peuvent être enrichies de sens et de contexte, plus les connaissances et les idées peuvent être extraites.

Quel rôle joue chacune des étapes ? Examinons chacun d'eux à tour de rôle, puis les outils applicables à chacun.

Données

Cette étape de la pyramide fait référence à la collecte de faits discrets sur des événements sous forme de chiffres, de caractères et de valeurs spécifiques ou relatives qu'une organisation peut rassembler. Essentiellement, il s'agit de chaque élément de données qui est capturé, appelé données brutes .

Les principales activités à réaliser à ce stade sont les suivantes :

• Identifier une source fiable pour obtenir des données
• Archivage et suppression des données non pertinentes
  

Information

Une fois les données non pertinentes supprimées, la tâche consiste à rechercher des éléments d'information clés à partir des données. Ces informations doivent être pertinentes pour l'organisation et sa prise de décision.

Connaissance

En utilisant les informations clés des données, vous pouvez ensuite les développer en connaissances. Essentiellement, cela signifie décider si l'information peut être développée en quelque chose de valeur intellectuelle et utilisée pour aider à formuler une stratégie solide.

Sagesse

Si quelque chose a été découvert dans les données que les concurrents n'ont pas encore découvert, vous pouvez traduire ces connaissances en informations essentielles. Les organisations peuvent formuler toute une stratégie autour de ces idées pour créer quelque chose de magique. C'est ce qu'on appelle l'étape de la sagesse.

En appliquant les principes des quatre éléments constitutifs de la pyramide DIKW pour interpréter les données brutes, vous pouvez convertir les données en quelque chose de très significatif et perspicace.

Outils de gestion des données

Heureusement, il existe une gamme d'outils de gestion à la disposition d'une organisation pour aider à interpréter les données brutes. Bon nombre de ces outils peuvent être utilisés comme applications et services basés sur le cloud.

Dans un « cloud », par exemple, les organisations peuvent stocker des informations beaucoup plus facilement, les fichiers peuvent être transférés rapidement et différents ensembles de données peuvent être analysés et traduits efficacement dans le monde entier.

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les exigences et les considérations relatives au stockage des données, votre organisation doit ensuite réfléchir à la manière d'analyser les jeux de données. Plusieurs entreprises fournissent des services et des outils de gestion de données pour traiter des ensembles de données moyens à volumineux.

Ceux-ci inclus:

• Teradata est une entreprise qui fournit trois services principaux : l'analyse commerciale, les produits cloud et le conseil. Il gère des ensembles de données volumineux et mixtes et les associe pour créer des informations significatives.
• IBM automatise la gestion des données de bout en bout. L'utilisation de la technologie d'intelligence artificielle (IA) permet aux organisations de repérer de nouveaux modèles et tendances pour améliorer leurs opérations.
• Oracle est un système de gestion de bases de données relationnelles multi-modèles qui fournit un calcul en grille et un entreposage de données.
• SAP fournit plusieurs outils de gestion des données qui aident à assurer la qualité des données, la migration des données, l'analyse de texte et l'interconnectivité des Big Data acquises à partir de diverses sources.
• Cloudera HP permet aux entreprises de tirer des informations du Big Data en fournissant une infrastructure pour les stocker, les gérer et les traiter.
• 1010data combine l'intelligence du marché, la gestion des données, l'analyse d'entreprise granulaire et les capacités de collaboration.
• Amazon Web Services (AWS) fournit des serveurs, du stockage, de la mise en réseau, des déplacements à distance, des e-mails, du développement mobile et de la sécurité.
  

Outils de gestion des informations

La gestion de l'information est essentiellement la gestion des données traitées pour fournir des informations en tant que sortie ; le groupe de données qui portent collectivement une signification logique spécifique.

Voici quelques outils de gestion de l'information populaires :

• Evernote est un logiciel de prise de notes qui vous aide à créer et à organiser des notes numériques, en les gardant synchronisées sur tous les appareils du titulaire du compte. Il vous rappelle également les actions à venir ou planifiées.
• Instapaper est un service de bookmarking social qui permet de sauvegarder du contenu Web afin de pouvoir le lire ultérieurement et sur un autre appareil. Ce contenu enregistré pourrait vous inspirer plus tard lorsque vous développerez votre stratégie numérique.
• Pinboard est un outil de bookmarking social alternatif, similaire à Instapaper, mais avec une mise en page plus basique.

Un cadre de gestion de l'information peut vous aider à comprendre comment ces outils peuvent être utilisés le plus efficacement.

Source

La source de données peut être interne ou externe.

• Une organisation disposera de données internes qu'elle a collectées sur ses clients, telles que des fiches produits, des chiffres de vente, des informations financières. Cela peut ensuite être traduit en informations précieuses.
• Il disposera également de sources de données externes, telles que le positionnement GPS, les journaux, le Web social et les codes postaux.
  

Structure

Une fois que les sources de données, tant internes qu'externes, ont été considérées, il faut déterminer comment elles sont structurées. Quelles informations peuvent être glanées à partir de sources internes et externes de données structurées et non structurées ?

• Les données structurées sont des données qui ont été organisées de manière à ce que leurs éléments puissent être traités et analysés efficacement. Un exemple de données structurées serait une liste de vos 10 meilleurs clients parmi des centaines de profils clients de votre boutique en ligne.
• Les données non structurées sont des données qui ne sont pas stockées dans un format organisé. Les données non structurées contiennent généralement beaucoup de texte, mais peuvent également contenir des données telles que des dates, des chiffres et des faits.

Les outils de gestion de l'information peuvent stocker à la fois des données structurées et non structurées et aider au processus de gestion du cycle de vie complet de l'information, de son identification et de sa collecte à son élimination par l'archivage ou la suppression. Ils peuvent englober toutes les données physiques et électroniques collectées par une entreprise auprès de ses clients, employés et fournisseurs.

Outils de gestion des connaissances

Les outils de gestion des connaissances peuvent aider une organisation à créer, organiser et gérer du contenu pour un public. Un exemple simple est la FAQ qui peut être utilisée par un public pour trouver des réponses aux questions courantes. Ils stockent et récupèrent essentiellement les connaissances pour améliorer la compréhension, la collaboration et l'alignement des processus.

Voici quelques outils de gestion des connaissances populaires :

• Answerbase est une plate-forme de gestion des connaissances pour le support client et le commerce électronique, permettant aux utilisateurs de poser des questions, de recevoir des réponses et de parcourir le contenu pertinent pour obtenir des informations sur les produits et services d'une entreprise.
• Quip est un outil de gestion de projet et de collaboration qui permet à des collègues de travailler et de commenter des fichiers ensemble en temps réel.
• Bloomfire est une plate-forme qui permet aux entreprises de collecter, connecter et partager des connaissances et des idées qui existent dans l'ensemble de l'entreprise.
• Igloo Software fournit un autre outil qui aide les collègues à échanger des fichiers, planifier des réunions et contrôler les tâches sur une seule plateforme.
• Le logiciel de gestion des connaissances KPS fournit une plate-forme de collaboration pour le partage des connaissances sur le lieu de travail via une base en libre-service pour les utilisateurs finaux. Il vous permet d'indexer, de rechercher et de récupérer des informations à partir de nombreuses sources.
  

Systèmes de gestion des données

Les systèmes de gestion peuvent aider l'organisation à utiliser et trier ses données. Ces systèmes de gestion peuvent être décomposés en deux types de technologies : le groupware et le workflow.

1. Groupware

Les logiciels de groupe sont des technologies qui facilitent la collaboration. (C'est pourquoi ils sont souvent appelés logiciels de collaboration.)

Les plateformes collaboratives courantes telles que Google Workspace, Slack et MS Teams , par exemple, permettent à une entreprise ou à des groupes de collaborer, de partager, de communiquer et de résoudre des problèmes sur des tâches de projet en partageant des fichiers, des informations et des documents dans un emplacement simplifié.

2. Flux de travail

Les technologies de flux de travail facilitent la représentation des processus associés à la création, à l'utilisation et à la maintenance des connaissances organisationnelles. Bon nombre de ces outils sont des plateformes de gestion personnalisables qui aident les équipes et les organisations à gagner en efficacité opérationnelle en suivant les projets, en visualisant les données et en collaborant en équipe. En outre, ils peuvent également inclure des fonctionnalités d'automatisation et prendre en charge les intégrations avec d'autres applications professionnelles pour rationaliser le travail sur toutes les plates-formes.

Les entreprises populaires qui fournissent des outils de flux de travail pour attribuer et suivre l'avancement des projets et des tâches, partager des fichiers, des commentaires et des notes, et suivre les délais pour les équipes et les contributeurs incluent Asana, Monday.com et Airtable .

Systèmes de gestion de contenu

Un système de gestion de contenu (CMS) est un système qui vous aide à automatiser le processus de création de contenu ou de documents Web. Il permet aux utilisateurs de combiner différents éléments de contenu pour former un ensemble holistique d'informations, qui peuvent ensuite être distribuées entre les parties prenantes internes et les parties prenantes externes ou les clients si nécessaire.

Documenter les CMS

Les CMS de documents permettent à plusieurs utilisateurs de partager et de modifier des documents à des fins de sauvegarde, de révision et de signature selon les besoins.

Voici quelques exemples de CMS de documents :

• Google Docs est un traitement de texte en ligne inclus dans la suite d'éditeurs gratuits de Google. Il permet aux utilisateurs de créer et de modifier des documents en ligne tout en collaborant avec d'autres utilisateurs en temps réel. Les modifications sont suivies par l'utilisateur effectuant la modification, avec un historique des révisions présentant les modifications.
• MS SharePoint est la version de Microsoft d'une plateforme de gestion de documents et de collaboration, qui permet également aux utilisateurs de créer, de modifier et de collaborer sur des documents en temps réel.
• Dropbox vous permet de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité dans un endroit sûr. Une fois stockés, les fichiers peuvent être partagés via un lien Dropbox, ce qui peut éliminer le besoin d'envoyer des pièces jointes volumineuses.
• IBM Box est un autre exemple de service de stockage en nuage. Il vous permet de télécharger différents types de fichiers auxquels vous pouvez ensuite accéder sur plusieurs appareils.
  

CMS de sites Web

Les CMS de site Web vous permettent généralement de créer des pages, des images, du contenu vidéo, audio et texte, et de le gérer au même endroit.
Les outils CMS les plus couramment utilisés pour la création et la gestion de sites Web sont les suivants :

• WordPress est un logiciel CMS open source utilisé pour créer, modifier et maintenir des sites Web personnalisables.
• Shopify est une plateforme CMS de commerce électronique. Il permet aux propriétaires de magasins de télécharger et de gérer facilement des produits, des variantes, des collections et des modèles d'expédition.
• Magento (maintenant Adobe Commerce) est une autre plate-forme de commerce électronique open source. Il permet aux vendeurs de contrôler l'apparence, le contenu et les fonctionnalités de leur interface CMS et fournit des outils de gestion de catalogue et de marketing.
• Wix est un créateur de site Web en ligne qui utilise la simplicité du glisser-déposer lors de la conception et de la publication de votre site Web, blog ou boutique en ligne.
• Joomla est une plate-forme CMS et de développement de sites Web open source gratuite.
• Drupal est une plate-forme CMS qui vous permet de concevoir, développer et gérer un site Web.

Un autre type d'outil CMS est celui qui vous permet de saisir différents éléments de contenu à l'aide d'un modèle, par exemple, un modèle d'e-mail. Celui-ci est ensuite envoyé à différents types de clients, en fonction des types de processus et des préférences que le client a indiqué vouloir voir.

LinkedIn est un bon exemple de ce type de CMS. Le contenu qu'un utilisateur voit sur sa page d'accueil est généré par un système de gestion de contenu, qui reconnaît le type de contenu qu'un utilisateur particulier souhaite voir.

Portails d'entreprise

Un portail d'entreprise est un cadre permettant d'intégrer des informations, des personnes et des processus dans des organisations entières ou pour des groupes tels que des équipes de projet. Il fournit un point d'accès sécurisé et centralisé aux documents et aux informations, et est principalement utilisé par les moyennes et grandes organisations.

Les entreprises populaires qui fournissent des outils de portail d'entreprise sont les suivantes :

• Amazon Web Services (AWS) fournit des solutions de cloud computing et de logiciels d'entreprise à la demande. Il permet aux départements d'une organisation de centraliser en toute sécurité la documentation et offre de solides capacités de sécurité telles que l'authentification multifacteur.
• Microsoft Azure fournit une gamme de services cloud, y compris l'analyse, le stockage et la mise en réseau.
• SAP : est un autre exemple de portail d'entreprise qui facilite l'alignement des personnes et des processus métier au-delà des frontières organisationnelles et techniques.
  

Outils d'ordonnancement et de planification

Les outils de programmation et de planification sont conçus pour vous aider à déterminer le bon moment pour diffuser un contenu particulier à un public cible. En d'autres termes, que dites-vous à votre public cible, et quand ? Cela peut augmenter la pertinence de votre entreprise pour son public. Cela vous permet également d'atteindre un public cible lorsqu'il est en ligne, même si cela ne vous convient pas.

Certains outils de planification et de planification populaires incluent les suivants :

• Sprout Social est un outil de gestion des médias sociaux. Il vous permet de planifier et de programmer du contenu sur tous vos profils de médias sociaux et de tout afficher à partir d'un seul calendrier.
• Hootsuite vous permet de programmer en masse des publications sur les réseaux sociaux sur plusieurs plateformes en même temps ou à des moments différents.
• Outlook est un outil couramment utilisé depuis des années et, par conséquent, est parfois négligé au profit d'offres plus récentes. Il aide à la planification des e-mails et peut aider à la création, à la planification et à la gestion des tâches. Il centralise et affiche les tâches dans un calendrier
  

Outils GRC

Le CRM fait référence à la gestion de la relation client. Les outils qui offrent des fonctionnalités CRM aident à fournir des services de gestion pour toutes les relations commerciales avec les clients existants et potentiels. Essentiellement, un outil CRM est une base de données dans laquelle vous pouvez stocker des informations de contact, telles qu'un nom, une adresse e-mail et des numéros de téléphone d'anciens clients, des prospects et prospects existants, ainsi que les coordonnées de toute personne que vous utilisez à des fins commerciales. Bien sûr, cela doit être stocké en toute sécurité et les données utilisées de manière éthique.

Étant donné qu'un CRM est l'environnement de gestion des données et de création de rapports dans lequel la plupart des activités de vente et commerciales sont enregistrées, il s'agit souvent de facto de la source unique de vérité pour les fonctions de vente et de marketing de nombreuses entreprises. Lorsqu'il est combiné avec une campagne et des données de trafic sur le site Web, un CRM peut fournir une image claire du cycle de vente numérique complet, avec plusieurs points de contact client, qui peuvent tous aider les spécialistes du marketing numérique à tirer de meilleures conclusions, à décider de plans d'action efficaces et à optimiser performances globales.

En règle générale, les données contenues dans votre CRM sont collectées en ligne dans des endroits comme un site Web, des canaux de médias sociaux ou des formulaires de prospection de campagne. Les systèmes CRM sont utiles aux entreprises de commerce électronique pour les aider à gérer et à segmenter leurs données clients et leurs listes de diffusion, ainsi qu'aux entreprises qui génèrent des demandes de contact ou collectent des prospects afin de vendre par téléphone. Comme pour toute collecte de données, l'exactitude des données recueillies aura un impact sur les types de décisions qui peuvent en être tirées.

Les CRM comblent souvent le fossé entre les activités de génération de leads en ligne et les conversations de vente hors ligne au téléphone, par exemple. À grande échelle, les données d'un CRM peuvent fournir des informations sur les voies de conversion et identifier les tendances et les modèles pour les clients. En effet, toutes les coordonnées et les points d'interaction avec le client, de l'intérêt initial (lorsqu'il s'agit d'un prospect) à la vente finale (lorsqu'il devient un client) sont suivis et peuvent faire l'objet de rapports au fil du temps. Cette fonction est cruciale pour aider à identifier les tendances et à découvrir des informations.

Dans les CRM modernes, les données source des canaux sont enregistrées et associées aux coordonnées, ce qui vous permet de voir quels canaux et campagnes génèrent des prospects, ainsi que combien de ces prospects deviennent des ventes. Ces informations sont utiles pour aider à formuler des décisions concernant la planification des canaux, la budgétisation, le temps, les efforts et la priorisation des ressources. Il peut identifier les canaux qui génèrent le plus de prospects et de ventes sur lesquels se concentrer le plus.

CRM social

Le Social CRM est une stratégie basée sur des outils, qui consiste à appliquer une approche collaborative, à la fois interne et externe, à l'engagement et aux interactions avec les clients. Les CRM sociaux sont plus qu'une simple base de données de contacts, ils visent à montrer comment les contacts sont connectés les uns aux autres afin que vous puissiez tirer parti de ces relations dans votre stratégie.

Souvent, les spécialistes du marketing numérique combinent et comparent les données CRM aux plateformes sociales et aux données d'analyse de sites Web pour créer une vue holistique des interactions avec les clients. Ceci est complété par l'importation d'analyses et de données de plate-forme dans un CRM et la combinaison des flux de données dans un outil d'informatique décisionnelle ou une feuille de calcul. L'objectif est de créer une image complète de tous les canaux et points de contact qui génèrent les ventes et les revenus enregistrés dans un CRM.

En passant d'une perspective marketing (génération de leads et données de trafic) à une perspective commerciale, il est important de reconnaître qu'il peut y avoir plusieurs parties prenantes dans une décision d'achat. En créant un processus CRM social, vous pouvez identifier les personnes « autour » d'un acheteur cible qui interagissent avec la décision. En créant des relations et des associations entre les données et les contacts dans un CRM, vous pouvez créer des campagnes pour engager vos prospects en fonction de relations telles que qui relève de votre acheteur cible (leur équipe) et de qui votre acheteur cible relève (leur patron). En identifiant les associations entre les données dans un CRM, vous pouvez faire correspondre les points de contact client aux parties prenantes et prendre des décisions qui peuvent rationaliser le processus de vente avec une meilleure planification des campagnes.

Avantages de l'utilisation du CRM pour l'informatique décisionnelle

Les avantages de l'utilisation d'un CRM pour l'informatique décisionnelle (BI) incluent :

• Meilleure gestion des ventes : les pipelines et les entonnoirs de vente peuvent être cartographiés et gérés efficacement entre les équipes de vente et les produits.
• Conversions accrues : l'identification des emplacements, des sources de trafic et des types de clients vous permet d'avoir des conversations de vente plus efficaces.
• Service client amélioré : la gestion des requêtes et des interactions avec les clients crée une vue historique des interactions avec les clients, qui peut être utilisée pour améliorer les performances du service client.
• Satisfaction client accrue : des interactions client rationalisées avec le personnel de vente et d'assistance à l'aide de l'automatisation et de l'analyse des réponses peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience client globale.
• Une plus grande visibilité interdépartementale sur les interactions avec les clients : Parce qu'il s'agit d'une source unique de vérité pour de nombreuses organisations, tous les départements peuvent référencer et utiliser les données CRM.
  

Outils de planification des ressources d'entreprise

Pour les grandes entreprises, les outils de planification des ressources d'entreprise (ERP) peuvent aider à accroître l'efficacité en utilisant les données, la collaboration et les fonctionnalités d'automatisation.

Le logiciel ERP permet aux organisations de gérer les activités commerciales quotidiennes telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projet, la gestion des risques et la conformité, la gestion des stocks et les opérations de la chaîne d'approvisionnement dans un outil numérique ou un environnement logiciel.

L'avantage d'utiliser un ERP est qu'il peut aider à gérer ensemble les processus métier entre différentes équipes, départements et fonctions. Il facilite la connexion de tous les aspects de l'organisation et permet d'améliorer la communication et la collecte de données pour le reporting et l'optimisation des activités. Lorsque les entreprises sont assez grandes, il peut être difficile d'identifier les problèmes et de rester au top des opérations commerciales à un niveau gérable et permettant d'augmenter les performances. L'utilisation de la fonctionnalité de collaboration ERP, des données et des rapports peut rationaliser cela pour les grandes organisations et leur permet de gérer et de développer leurs opérations de manière efficace.

Outils logiciels RH

Alors que les outils logiciels ERP peuvent aider à gérer plusieurs tâches de ressources humaines, il existe également divers logiciels RH autonomes pour les organisations.

Certains outils logiciels de gestion des ressources humaines populaires incluent HRM Direct et Tribe HR. Ces outils, ainsi que d'autres, peuvent aider les fonctions RH dans les domaines suivants :

• La gestion des contrats
• Détails du paiement
• Suivi du temps et des présences
• Reporting et avis des collaborateurs
• Optimisation des ressources

En tant que stratège, une partie de votre rôle consiste à utiliser les données et le suivi pour identifier les opportunités potentielles afin de maximiser la disponibilité et les compétences des ressources humaines pour votre planification.

Selon les besoins, le budget disponible et la taille d'une organisation, il est utile d'explorer certains des outils disponibles pour mieux comprendre comment optimiser l'équipe et l'aspect humain de votre stratégie de marketing numérique.