Comptabilité et comptabilité du commerce électronique Guide des meilleures pratiques

Lorsque vous démarrez votre activité en ligne et recherchez des moyens de rationaliser votre entreprise, vous constaterez que la comptabilité et la tenue de livres du commerce électronique sont essentielles.

Qu'il s'agisse de suivre vos ventes quotidiennes ou de tenir des registres appropriés pour la période des impôts, la gestion de vos livres ne doit jamais être mise de côté. Garder vos dossiers droits et précis garantit que votre entreprise fonctionne également de manière efficace et légale.

Un logiciel de comptabilité de commerce électronique ne peut que vous aider beaucoup.

Que vous vendiez sur Amazon ou que vous exploitiez votre propre site Shopify, vous devez apprendre les bases de la comptabilité.

Comptabilité du commerce électronique et principes de base des affaires

La comptabilité et la tenue de livres sont des concepts différents, mais tous deux tout aussi importants pour le suivi de votre entreprise. Ces tâches fastidieuses ne sont peut-être pas les choses les plus excitantes à gérer pour les propriétaires de petites entreprises. C'est pourquoi de nombreux vendeurs de commerce électronique externalisent ces tâches pour que d'autres les fassent à leur place.

Que vous vous occupiez vous-même des tâches de comptabilité et de tenue de livres ou que vous sous-traitiez ces tâches à d'autres, sachez que ces tâches sont cruciales pour toute entreprise, car elles permettent de maintenir à jour et exacts les dossiers de l'entreprise.

Quelle est la différence entre la comptabilité et la tenue de livres ?

Il y a une nette différence entre la tenue de livres et la comptabilité. Cependant, ces deux concepts vont de pair lors de la gestion de votre entreprise de commerce électronique. La comptabilité est l'enregistrement des transactions financières d'une entreprise. La comptabilité, en revanche, est l'interprétation de ces transactions commerciales.

Avec la comptabilité du commerce électronique, les propriétaires d'entreprise ou un comptable embauché assurent le suivi des ventes, des achats et des paiements. La comptabilité est la façon dont votre entreprise note tous les coûts et revenus. C'est également un moyen pour vous de garder un œil sur les dépenses et les bénéfices de votre entreprise et d'avoir des enregistrements de ces transactions.

La comptabilité est le processus de prise de registres comptables et d'organisation des données. Cette procédure s'applique que vous vendiez sur WooCommerce ou sur une place de marché comme Amazon ou Etsy.

Essentiellement sa recherche et son organisation :

• Commandes
• Factures
• Reçus de vente
• relevés bancaires
• Relevés de carte de crédit

La comptabilité est l'action d'interpréter, d'analyser, de classer, de rapporter et de résumer les chiffres. Il ne suffit pas de documenter les dépenses et les revenus. Vous devez analyser les chiffres pour voir si vous réalisez un profit ou si vous perdez de l'argent. Avec ces réponses, le propriétaire du commerce électronique peut déterminer la meilleure façon de poursuivre son activité.

Lorsque vous utilisez la comptabilité et la tenue de livres ensemble, vous pouvez suivre vos chiffres financiers. Vous aurez également une image claire de la situation financière de votre entreprise.

Comment conserver les données financières les plus précises

Pour connaître la situation financière de votre entreprise, vous devez tenir des registres précis. Lorsque vous le faites, vous pouvez facilement extraire des chiffres et des données en cas de besoin. Le maintien de rapports financiers précis permet à votre entreprise de rester légale. Il vous permet de déclarer des chiffres réels et précis lorsque le temps des impôts arrive.

Alors que vous vous efforcez d'obtenir les données financières les plus précises et que vous accomplissez vos tâches de comptabilité et de tenue de livres, procédez comme suit :

1. Créer une feuille de route financière
2. Choisissez une méthode comptable
3. Suivre les achats et l'inventaire
4. Suivre la masse salariale et les charges sociales
5. Préparer un état financier
6. Produisez vos impôts à l'aide de vos documents
7. Obtenez de l'aide en cas de besoin

Créer une feuille de route financière avec un plan comptable

Lorsque vous commencerez à gérer les tâches de comptabilité et de tenue de livres pour votre entreprise de commerce électronique, vous serez probablement débordé. Après tout, il y a beaucoup de chiffres auxquels vous devez faire face dans ce rôle. La meilleure façon d'organiser les éléments de comptabilité et de tenue de livres est de les mettre sous une forme que vous pouvez comprendre. Cela est possible en créant une feuille de route financière avec un plan comptable ou un grand livre général.

Ce plan comptable catégorise les chiffres dans des domaines spécifiques et les organise sous forme de liste. Cette stratégie vous permet d'identifier facilement chaque dépense ou bénéfice et de le placer dans une catégorie d'activité spécifique. Votre plan comptable peut comprendre :

• Numéro d'article
• Nom de l'opération
• Type d'opération
• La description
• Solde des opérations bancaires

La façon dont vous organisez votre plan comptable dépendra de votre entreprise et des sections que vous incluez. En outre, votre logiciel de comptabilité et de tenue de livres peut inclure les catégories nécessaires pour vous.

Quelle que soit la manière dont vous organisez votre plan comptable, vous voulez vous assurer qu'il s'agit d'un graphique mis à jour en temps réel. En d'autres termes, chaque fois que vous vendez un produit et que vous êtes payé, vous voulez que ces chiffres apparaissent immédiatement. En outre, les dépenses payées doivent également être ajoutées immédiatement.

Si vous avez une petite ou moyenne entreprise et que vous souhaitez un logiciel pour vous aider dans cette tâche, Quickbooks Online est une option à considérer. Les autres options de comptabilité cloud incluent :

• Livres frais
• Xéro
• Et plus

Ce logiciel organisera votre plan comptable et vous aidera à améliorer votre trésorerie. Ce programme est idéal pour les personnes férues de technologie qui ont besoin des compétences en organisation et en mathématiques d'un logiciel pour les aider dans cette tâche. L'utilisation d'un logiciel de plan comptable rendra également les erreurs humaines moins susceptibles de se produire.

Une fois que vous savez comment organiser vos dossiers, il est temps de passer à l'étape suivante, en choisissant une méthode comptable.

Choisir une méthode comptable

Avant de commencer à saisir des chiffres sur le plan comptable, vous devez décider comment vous allez suivre les revenus et les dépenses.

Deux principales méthodes comptables comprennent la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice.

Base de caisse

Un système de comptabilité de caisse consiste à enregistrer les ventes et les dépenses lorsque l'argent arrive sur votre compte bancaire professionnel ou en sort. C'est lorsque vous avez reçu l'argent en caisse ou l'avez envoyé pour paiement que vous enregistrez ce chiffre.

Comptabilité d'exercice

Un système de comptabilité d'exercice est en place lorsque les chiffres sont saisis dans votre plan comptable au moment où la transaction a eu lieu. Ce n'est pas lorsque l'argent est reçu en main propre ou envoyé pour paiement.

La méthode comptable que vous choisissez est celle que vous continuerez à utiliser lorsque vous enregistrerez des transactions financières par la suite.

Suivi des flux de trésorerie : achats et inventaire

Les tâches de comptabilité et de tenue de livres impliquent le suivi des achats et des stocks à chaque étape du processus. Vous devez savoir combien de stocks vous vendez et ce qui reste en stock. De cette façon, vous savez que vos ventes sont comptabilisées et savez également quand il est temps de commander plus de produits.

Au fur et à mesure que vous enregistrez la quantité de votre inventaire qui a été vendue, vous devez calculer le prix de chaque article vendu pour conserver un décompte approprié. Par exemple, vous devez noter que vous avez vendu « x » de sweat-shirts à un prix « y » par sweat-shirt.

Une autre étape nécessaire dans le suivi des achats et des stocks est l'analyse du seuil de rentabilité. L'analyse du seuil de rentabilité est un calcul financier qui détermine le nombre de produits et services que vous devez vendre pour couvrir vos coûts. Par exemple, vous devrez peut-être vendre 200 unités de votre inventaire pour payer les frais d'entreposage du mois.

L'utilisation d'un calculateur de seuil de rentabilité peut vous aider à déterminer si vos ventes suffiront à couvrir vos coûts et dans quelle mesure. Avec cette calculatrice, vous serez en mesure de déterminer combien de produits vous devez vendre pour atteindre le seuil de rentabilité. Vous saurez également combien de produits vous devez vendre pour atteindre votre bénéfice brut cible.

Comprendre le coût des marchandises vendues

Il y a quatre facteurs à considérer lors du suivi de vos achats et de la valeur des stocks. Ceux-ci inclus:

• Ventes : suivez votre flux de trésorerie sous forme de ventes. Vous voulez savoir si votre entreprise se porte bien et si vous gagnez de l'argent ou si vous en perdez. Les données sur les ventes vous aideront à faire tout cela.
• Remises : tenez compte des remises que vous offrez sur les produits que vous vendez. Cette différence de prix affectera le résultat net.
• Retours : Gardez une trace des retours, à la fois pour des raisons monétaires et des raisons d'inventaire.
• Actifs : les actifs peuvent inclure les liquidités, les stocks et tout autre élément de votre entreprise ayant une valeur monétaire.

Garder un œil attentif sur ces éléments et les suivre de manière adéquate assurera l'exactitude de vos dossiers. Il vous fournira également une représentation correcte de votre entreprise. Vous devez savoir quels produits vont et viennent dans votre entreprise de commerce électronique. Vous devez également savoir quelle valeur est attachée à tout cela.

Les comptes clients sont un concept essentiel dans cette section. C'est le processus d'envoi des factures et de suivi du paiement ou non des factures. Les comptes débiteurs, tels que les paiements par carte de crédit, sont des revenus au moment de la vente.

Les tâches liées aux comptes clients sont des tâches qui étaient effectuées à la main dans le passé. C'était une tâche extrêmement opportune. Aujourd'hui, de nombreux logiciels de comptabilité de commerce électronique incluent des fonctions utiles de comptes clients.

Intégrations de plateforme

Avec les bonnes intégrations de plateforme, vous pouvez facilement suivre vos ventes, vos retours et d'autres chiffres. Tous vos logiciels doivent s'intégrer pour que votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée.

Lorsque vous choisissez un logiciel de comptabilité et de commerce électronique, réfléchissez à son fonctionnement avec vos plateformes de commerce électronique et de traitement des commandes en ligne. Vous avez besoin que toutes vos plateformes de commerce électronique fonctionnent ensemble pour aboutir aux résultats les plus efficaces.

Paie et charges sociales

En tant qu'entrepreneur en commerce électronique, vous allez être confronté à des charges sociales et à des charges sociales. C'est inévitable si vous avez des employés qui travaillent pour vous. Heureusement, la technologie rend cette tâche difficile un peu plus facile.

Si vous avez des employés, vous devez suivre le traitement de la paie et les charges sociales. Cependant, si vous souhaitez adopter une approche non interventionniste, vous pouvez engager un comptable ou un aide-comptable pour le faire à votre place.

Si vous souhaitez le faire vous-même, il existe de nombreux logiciels pour vous guider tout au long du processus. Gardez simplement à l'esprit les facteurs suivants :

• Gardez une trace de vos employés distants grâce à un logiciel de comptabilité et de tenue de livres.
• Assurez-vous que le programme que vous avez choisi traite de la masse salariale et des charges sociales.
• Vérifiez que ce logiciel de paie s'intègre à vos autres plateformes.

Lorsque vous avez mis en place le bon système de suivi de la masse salariale et des charges sociales, vous pouvez tenir à jour les documents. Cela garantit que les membres de votre équipe qui travaillent dur sont payés à temps et que leurs impôts sont retirés. Vous aurez également des dossiers utiles auxquels vous référer lorsque le temps des impôts arrive et que vous préparez vos documents fiscaux annuels.

Préparation des états financiers

Les états financiers sont la prochaine pièce du puzzle de la comptabilité et de la tenue de livres. Ces exigences se composent de trois domaines principaux, y compris les principes comptables généralement reconnus (PCGR)/normes comptables, les états des résultats et les bilans.

Ces trois outils vous aideront à organiser vos revenus et vos dépenses. Ces éléments identifient ce qui entre dans votre entreprise et ce qui en sort, en plus de mettre tout dans un format ordonné.

Les logiciels de comptabilité et de tenue de livres de commerce électronique peuvent vous aider dans ces tâches comptables et vous rendre la vie plus facile et plus organisée dans l'ensemble.

PCGR/normes comptables

Les PCGR sont un ensemble commun de principes comptables. Ces normes et procédures sont instituées par le Financial Accounting Standards Board (FASB).

Avec les PCGR, les propriétaires d'entreprises de commerce électronique doivent faire correspondre chaque dépense aux revenus associés. En outre, la valeur des stocks doit être suivie du point de production au point de vente.

Un bon système de gestion des stocks aidera à suivre les stocks de la production à la vente.

releve de revenue

Le compte de résultat, également appelé compte de profits et pertes, indique la situation financière de votre entreprise sur une certaine période, par exemple quelques mois ou un an. Ce document suit les ventes et les dépenses et vous montre la différence entre les deux éléments, votre revenu net.

Les états des résultats sont pratiques pour relever les tendances des ventes, prédire les performances futures et surveiller vos indicateurs de performance clés (KPI). Ils incluront votre coût des marchandises vendues, ou le coût des ventes, afin que vous puissiez voir quel revenu vous avez dû aux ventes.

Conseil de pro : en tant que PDG/CFO, assurez-vous de bien comprendre vos coûts d'acquisition de clients. Vous ne pouvez pas laisser cela à un service de comptabilité.

La marge entre le coût des marchandises vendues et le bénéfice net doit être stable et prévisible. Et rappelez-vous toujours d'enregistrer votre coût des marchandises vendues lorsque vous vendez chaque pièce d'inventaire. Cela garantit que votre compte de résultat est exact.

Bilan

Le bilan est ce qui permet de suivre la richesse de votre entreprise tout au long de sa vie. Ce document comptable est la plus grande image par rapport au compte de résultat.

Le bilan met en évidence la santé financière à long terme de votre entreprise afin que vous puissiez voir dans quelle mesure votre entreprise se porte actuellement et comment cela se compare aux années précédentes.

Ce document couvre les actifs, les passifs et les capitaux propres. Les actifs sont des éléments de valeur que vous possédez, les passifs sont vos dettes et les capitaux propres sont la différence entre ces deux éléments.

Les actifs se présentent sous diverses formes, notamment :

• En espèces
• Comptes débiteurs
• Stocker
• Bâtiments
• Équipement
• Assurance payée

Les passifs comprennent également un certain nombre d'éléments, tels que :

• Comptes à payer
• Impôt à payer
• Salaires à payer
• Emprunts à payer
• Intérêts d'emprunt
• Dépenses à payer
• Contrats de location de matériel

Vous devriez examiner tous ces éléments pour déterminer la santé financière globale de votre entreprise.

État des flux de trésorerie

L'état des flux de trésorerie est particulièrement important si vous vous engagez dans des activités de financement, telles que des investissements ou des prêts.

Ce document extrêmement utile permet de suivre les espèces et les équivalents de trésorerie qui entrent dans votre boutique en ligne et qui en sortent également.

Votre état des flux de trésorerie vous aide à comprendre le montant des flux de trésorerie disponibles dont dispose votre entreprise.

Taxes de dépôt

Payer des impôts est quelque chose que vous devrez faire de manière continue en tant qu'entreprise de commerce électronique. Vous pouvez gérer cette tâche vous-même ou engager quelqu'un pour faire les impôts pour vous.

Avouons-le. Payer des impôts est une tâche fastidieuse, mais vous devez le faire. Et lorsque la saison des impôts approche et que vous produisez vos déclarations de revenus, assurez-vous qu'elles sont correctes et complètes.

Selon votre emplacement, vous devrez probablement payer des taxes fédérales, étatiques et autres. De plus, vous devrez payer la taxe de vente que vous percevez auprès des clients aux bonnes entités gouvernementales. Habituellement, les plateformes de commerce électronique incluent une partie de la taxe de vente et collectent cette taxe auprès des clients lorsqu'ils achètent vos produits.

Cela dit, votre comptable s'occupera probablement de la partie de la taxe de vente à l'autre bout lorsque viendra le temps de la payer au gouvernement pour la conformité à la taxe de vente. Votre comptable vous indiquera également s'il existe un lien avec la taxe de vente et qui reçoit la taxe perçue sur la vente. Vous devez respecter les lois sur la taxe de vente, alors assurez-vous de savoir qui vous devez payer et combien vous devez. Cela est également vrai lors de la vente sur Amazon.

Pour vous assurer que vous payez tous vos impôts aux bonnes entités gouvernementales, il est préférable de consulter un fiscaliste ou d'utiliser un logiciel de déclaration de revenus. L'une ou l'autre de ces méthodes vous aidera avec ce casse-tête d'une tâche et vous assurera de le faire correctement.

Obtenir de l'aide

Avant de vous connecter et de commencer à rechercher des sociétés de commerce électronique pour vous aider à chaque étape de la liste de comptabilité et de tenue de livres, essayez de comprendre ce que chaque concept implique.

Espérons que ce guide 101 a activé votre cerveau comptable. Si vous êtes un vendeur Amazon, consultez ce guide.

Après avoir examiné les sujets ci-dessus, vous constaterez peut-être que vous pouvez facilement atteindre un ou plusieurs de ces objectifs par vous-même. Ainsi, vous contrôlerez les différents domaines de votre entreprise et pourrez économiser de l'argent à long terme. Vous pouvez même utiliser des modèles de modèles financiers pour vous aider.

Cela dit, il est essentiel de savoir quand vous ne pouvez pas le faire vous-même. Si quelque chose d'énuméré ci-dessus sort de votre zone de confort ou si vous n'avez pas le temps de bien faire ces tâches comptables, demandez de l'aide. Vous devez vous concentrer sur les tâches que vous faites le mieux et externaliser les tâches que vous ne pouvez vraiment pas faire ou que vous ne voulez pas faire.

Lorsque vous embauchez un cabinet comptable ou un aide-comptable, vous pouvez concentrer vos efforts sur d'autres aspects de votre entreprise. Vous pouvez passer du temps à commercialiser votre site Web de commerce électronique pour attirer de nouveaux clients et prendre d'autres décisions commerciales importantes pendant que les professionnels de la finance s'occupent de ces tâches pour vous.

Si vous décidez que vous êtes prêt à engager une société comptable pour vous aider, réfléchissez à vos options. Vous pouvez embaucher de véritables personnes pour faire le travail à votre place ou acheter un logiciel pour vous aider dans votre quête pour effectuer ces travaux par vous-même.

Lorsque vient le temps d'obtenir de l'aide, voici quelques informations à connaître :

Conseillers et solutions comptables

L'aide à la comptabilité et à la tenue de livres se présente sous de nombreuses formes, y compris les logiciels, les professionnels CPA et les comptables.

Ecom CPA est un fournisseur de services que vous voudrez peut-être utiliser. Cette société est spécialisée dans les services de comptabilité et de tenue de livres pour les entreprises de commerce électronique, telles que la comptabilité d'exercice, la préparation des relevés mensuels et l'analyse de la rentabilité.

Vous pouvez également utiliser les services CFO de Lyfe Accounting pour vous aider à répondre aux besoins de votre entreprise.

Et, comme il est idéal d'avoir une bonne quantité de choix, assurez-vous également de consulter les services de comptabilité du logiciel Webgility.

Vous avez besoin d'aide supplémentaire et souhaitez qu'un logiciel de comptabilité vous guide tout au long du processus ? Consultez la publication sur le logiciel de comptabilité sur EcommerceCEO.com et trouvez le logiciel qui répond parfaitement à vos besoins !

Ayez confiance en la comptabilité de votre entreprise

Maintenant que vous connaissez les bases de la comptabilité et de la comptabilité de votre boutique en ligne, vous pouvez être sûr de savoir exactement par où commencer. Après avoir pris connaissance de ce guide des procédures et des pratiques exemplaires en matière de comptabilité et de tenue de livres, vous pouvez décider si vous êtes en mesure de gérer les tâches par vous-même ou si vous avez besoin d'une aide extérieure.

Si vous savez que vous aurez besoin d'un professionnel pour vous aider dans ces tâches, confiez ces travaux à des sociétés tierces. Après tout, ces personnes connaissent bien ces domaines et sont formées pour effectuer pour vous les tâches de comptabilité et de tenue de livres du commerce électronique.

Quelle que soit la voie que vous décidez d'emprunter, assurez-vous d'examiner continuellement vos documents financiers. Cette tâche permet de s'assurer que les informations sont correctes et que vous comprenez vraiment le bien-être financier de votre entreprise de commerce électronique.