6 étapes pour un système de conception d'e-mails puissant que votre équipe va adorer

Les spécialistes du marketing par e-mail, et en particulier les concepteurs qui créent des campagnes, recherchent constamment des moyens d'améliorer le processus de production. Qu'il s'agisse d'adopter des aperçus automatisés et des outils d'assurance qualité (QA) ou de rechercher des moyens plus rapides de coder les e-mails, l'efficacité est le maître-mot.

Combiné avec le besoin de vitesse est le besoin d'évoluer. Surtout avec l'apparition de COVID-19 et les personnes travaillant et achetant à domicile, les entreprises envoient plus d'e-mails que jamais. 54% ont augmenté le volume d'e-mails depuis avant la pandémie, selon notre 2020 State of Email, Fall Edition. Et les équipes peinent à faire face à l'augmentation de la demande tout en étant innovantes et en maintenant des standards de qualité élevés.

Un outil que nous avons trouvé de plus en plus utile - et que d'autres ont adopté avec grand succès - est un système de conception d'e-mails. Les systèmes de conception en général sont construits pour deux raisons : l'efficacité et la cohérence. Mais que sont les systèmes de conception d'e-mails et comment peuvent-ils être utilisés pour améliorer les performances de votre équipe ?

Qu'est-ce qu'un système de conception de courrier électronique ?

Un système de conception d'e-mails est un ensemble de composants et de normes réutilisables que les équipes utilisent pour guider leur travail et créer des e-mails sans erreur sur la marque plus rapidement et de manière plus cohérente.

Les composants d'un système de conception de courrier électronique se composent généralement de :

• Couleurs et éléments de marque comme les logos, les icônes et les images
• Modules de messagerie (comme les extraits de code et les partiels) utilisés pour créer des e-mails
• Modèles d'e-mails complets pouvant être réutilisés dans toutes les campagnes

Les normes dictent souvent l'utilisation de ces composants et peuvent inclure :

• Réunions de lancement et formation continue sur l'utilisation du système de conception
• Commentaires HTML sur l'utilisation inclus dans les modules et les modèles
• Documentation telle que la logique derrière les décisions de conception et de mise en œuvre

Combinés, les deux éléments forment un système qui peut permettre aux équipes d'augmenter leur production de marketing par courrier électronique même face à des défis tels qu'une pandémie mondiale en cours.

Dans notre webinaire, How Design Systems Empower Email Teams Everywhere, des experts en e-mail ont partagé leurs expériences et points de vue personnels.

« Le système de conception de Stack Overflow permet à chacun d'entre nous d'y contribuer et de l'utiliser, même si ce n'est pas notre travail à temps plein. » Ted Goas, concepteur principal de produits (anciennement chez Stack Overflow)

Comment créer votre propre système de conception de courrier électronique

Il y a beaucoup de choses qui peuvent entrer dans un système de conception d'e-mails, des graphiques et des actifs de marque au code et à la copie inclus dans les e-mails. Mais la plupart des systèmes de conception réussis sont créés en utilisant une série d'étapes bien testées. Voici comment vous pouvez créer votre propre système de conception de courrier électronique.

1. S'engager à construire un système de conception

La première étape consiste à déterminer si vous avez besoin d'un système de conception de courrier électronique, puis à vous engager en équipe pour en créer un. Posez-vous quelques questions :

• La création de campagnes par e-mail prend-elle beaucoup de temps ?
• Est-ce que nous rencontrons fréquemment des erreurs pendant le processus d'assurance qualité ou après avoir appuyé sur envoyer ?
• Y a-t-il beaucoup de personnes qui aident au marketing, à la conception et au développement par e-mail ?
• Nous sentons-nous gênés par notre processus actuel de production d'e-mails ?

Si vous avez répondu oui, il est logique de créer votre propre système de conception de courrier électronique. Discutez des défis auxquels votre équipe est confrontée avec les parties prenantes, décrivez les nombreux avantages d'un système de conception pour obtenir l'adhésion, puis réservez du temps et des ressources pour accomplir le travail.

« Les systèmes de conception maintiennent les entreprises sur la marque et permettent aux petites et grandes équipes de construire de manière transparente. » Crystal Ledesma, responsable de l'ingénierie, systèmes de conception chez Zillow

2. Auditez votre programme de marketing par e-mail existant

L'étape suivante consiste à auditer vos e-mails existants (à la fois marketing et transactionnels) et à identifier ce qui doit être inclus dans votre système de conception d'e-mails.

Semblable à la façon dont vous diviseriez un e-mail en un modèle modulaire, le but de votre audit est de déterminer quels composants sont communs à tous les e-mails (ou sont uniques et doivent être pris en compte) afin que vous sachiez ce que vous devez réellement construire et les normes que vous devez écrire pour utiliser ces composants.

Les feuilles de calcul sont très utiles pour effectuer des audits. Ouvrez-en un et commencez à documenter chaque e-mail que vous envoyez, les différents types de contenu, les images, les boutons, les en-têtes, les pieds de page, les avertissements, etc.

Et assurez-vous d'inclure des exemples de captures d'écran ou des liens vers des e-mails en direct dans la mesure du possible. Ceux-ci serviront de bon point de référence lorsqu'il s'agira de construire réellement vos composants.

3. Discuter et documenter les décisions de conception

Vient ensuite la partie amusante : discuter ensemble de la façon de mettre en œuvre votre système de conception.

Organisez des réunions, travaillez ensemble dans des outils de conception collaboratifs comme Figma ou commencez à saisir un document partagé pour prendre les décisions importantes sur ce qui doit être inclus dans le système de conception et comment il doit être mis en œuvre.

La partie importante ici est de documenter le processus et le raisonnement derrière les décisions afin que tout le monde sache clairement le quoi, le pourquoi et le comment derrière votre système de conception.

4. Construisez votre système de conception et votre guide

Une fois qu'il y a un consensus général, vous devez construire et organiser les composants réels de votre système de conception de courrier électronique. La partie organisation est particulièrement importante car elle aide votre équipe à trouver facilement les bons modules à utiliser, ce qui facilite l'adoption.

C'est quelque chose que nous avons fait de notre côté en utilisant notre bibliothèque de conception dans Litmus, qui vous permet d'enregistrer les couleurs de la marque, les modules et les modèles complets que votre équipe pourra utiliser lors de la création de nouvelles campagnes. Vous pouvez également catégoriser vos modules en les marquant par type de module (par exemple, en-têtes ou boutons), type d'e-mail (par exemple, newsletter ou événement), ou tout ce qui correspond à vos besoins.

Et avec votre système de conception d'e-mails dans Litmus, vous pouvez automatiser les tests d'assurance qualité pour vous assurer que tout est parfait, puis permettre à quiconque, même aux non-codeurs, de créer rapidement des e-mails à l'aide de l'éditeur visuel par glisser-déposer.

En plus de l'endroit où les composants sont stockés, cependant, vous devez documenter l'autre moitié de votre système de conception, les normes d'utilisation. Pour nous, cela se produit en grande partie dans Confluence, mais tout type de documents partagés, faciles à mettre à jour et rapides à consulter fera l'affaire. Nous avons vu des équipes utiliser tout, des PDF et des diapositives aux sites Web complets pour documenter leurs systèmes de conception. Nous sommes de grands fans du guide de conception d'e-mails de Mutual of Omaha si vous voulez de l'inspiration.

5. Faites participer les autres

Une fois construit et documenté, vous devez impliquer les gens et utiliser réellement le système de conception de courrier électronique. Les réunions de lancement et les sessions de formation d'équipe sont un excellent moyen de mettre les gens au courant du système de conception et de la façon dont il doit être utilisé à l'avenir. Trop souvent, cependant, les équipes s'arrêtent après une première rafale de formation et l'utilisation du système de conception de courrier électronique s'essouffle.

« Si vous voulez que les gens utilisent votre système de conception, donnez-leur le temps de se mouiller les pieds, rendez-le accessible et encouragez les gens à poser des questions. » Ted Goas, concepteur principal de produits

Engagez-vous à une formation continue et à des mises à jour de votre système de conception, que ce soit par le biais de réunions en face-à-face (ou virtuelles), de documents régulièrement mis à jour, de publications trimestrielles ou même d'une newsletter interne, afin que votre équipe sache pourquoi et comment continuer à utiliser la conception. système.

« Fiez-vous à l'intégration en personne, établissez des relations entre les équipes et maintenez les ressources à jour. » Crystal Ledesma, responsable de l'ingénierie, systèmes de conception chez Zillow

6. Rincer et répéter

La dernière étape de la mise en œuvre de votre propre système de conception d'e-mails est une étape qui ne se termine jamais !

Les systèmes de conception ne sont pas censés être statiques.

Les meilleurs grandissent et évoluent au fil du temps, tout comme les entreprises et les personnes qu'ils servent. Configurez des périodes périodiques pour examiner collectivement les composants et les normes de votre système de conception. Et n'oubliez pas de revoir vos objectifs commerciaux globaux, vos initiatives marketing et vos mises à jour de produits ou de services pour vous assurer que votre système de conception fait ce qu'il est censé faire : aider votre équipe à prospérer dans un paysage en constante évolution.

Créez votre système de conception et vos e-mails au même endroit

Besoin d'un endroit pour démarrer votre propre système de conception d'e-mails ? Nous sommes partiels (jeu de mots) à Design Library dans Litmus. La bibliothèque de conception est un endroit centralisé pour stocker, organiser et tester le contrôle qualité de vos actifs, modules et modèles de marque pour des mises à jour plus faciles. Accédez ensuite rapidement à vos composants et créez des e-mails avec eux dans Visual Editor. Essayez Litmus dès aujourd'hui !

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