5 stratégies efficaces pour les e-mails de rappel d'événement

La planification d'événements n'est pas pour les âmes sensibles. La partie la plus stressante est aussi la plus importante : amener les gens à vouloir se présenter (en personne ou par voie numérique). Pour obtenir ces RSVP, vous devez avoir une campagne d'e-mails belle et intrigante.

Un élément essentiel de cette campagne est l' e - mail de rappel de l' événement , qui maintient l'intérêt des inscrits, fournit des informations essentielles sur l'événement et aide à obtenir une dernière série de réponses.

L'article d'aujourd'hui traite de nos 5 meilleurs conseils de conception d'e-mails pour faire chanter votre e-mail de rappel d'événement !

Quoi inclure dans tout e-mail de rappel d'événement

En guise de suivi de votre invitation initiale, l'e-mail de rappel n'a pas besoin d'être aussi détaillé que votre invitation d'origine, mais voici quelques détails clés que vous voudrez inclure :

• QUOI : Rappeler aux inscrits ou aux inscrits potentiels quel est l'événement. Incluez ces informations : le titre de l'événement, un slogan et le(s) nom(s) des présentateurs, le cas échéant.
• QUAND : incluez toujours la date et l'heure—et le fuseau horaire, en particulier pour les événements Web !
• O : Fournissez une adresse pour les événements en personne, ainsi que des informations pertinentes sur le transport en commun.
• COMMENT S'INSCRIRE OU PARTAGER : Si votre e-mail de rappel encourage les membres de l'audience qui ne se sont pas encore engagés, assurez-vous qu'il est toujours facile de s'inscrire. (Indice : pensez au bouton CTA optimisé). Si vous contactez ceux qui ont déjà RSVP, facilitez-leur le partage avec leurs amis.
• COMMENT OBTENIR PLUS D'INFORMATIONS : Les e-mails de rappel sont courts, alors assurez-vous de créer un lien vers une page de destination avec plus de détails.
• COMMENT RÉPONDRE AUX QUESTIONS : Que faire si quelqu'un souhaite modifier un RSVP, inviter un ami ou a des questions sur le lieu ? Assurez-vous d'inclure des informations de contact ou un lien vers une page FAQ.

1. Gardez le message concis

Cet e-mail de rappel amical de l'Assemblée générale est un parfait exemple de la façon dont la simplicité peut améliorer la communication. Le message est étonnamment simple, mais il comprend toutes les informations dont un déclarant a besoin.

L'avantage de cet e-mail est qu'il s'agit probablement d'un modèle prédéfini. Le texte d'en-tête extra large, l'illustration et les informations de pied de page peuvent tous être recyclés d'un rappel à l'autre .

Mettez simplement à jour l'heure et le lieu de l'événement et l'e-mail est prêt à être envoyé. Disposer d'un modèle comme celui-ci est certainement un moyen intelligent de rationaliser votre flux de travail.

Punchbowl, le site d'invitations numériques, a également modélisé son système d'email de rappel. Comme pour l'Assemblée générale, la lisibilité de l'e-mail est facilitée par une mise en page simple et blanche , un texte en direct utilisé avec parcimonie et l'inclusion des informations les plus importantes uniquement.

Pour les participants déjà inscrits et prêts à partir, considérez votre e-mail de rappel comme un coup de pouce amical. Vous n'avez pas besoin d'inclure une longue description de l' événement dans l'e-mail ; permettez simplement aux lecteurs de cliquer pour plus d'informations.

2. Vous avez encore des places libres ? Encouragez les invitations d'amis de dernière minute

CourseHorse organise des événements locaux et les rend faciles à trouver pour s'inscrire. En plus d'un e-mail de rappel envoyé quelques jours avant le début d'un cours, CourseHorse envoie également un e-mail d'incitation pour aider à pourvoir les places disponibles . Voici un exemple :

Un concept intelligent, n'est-ce pas ? Et la conception de l'e-mail aide à le réussir : l'en-tête indique clairement le sujet du message, les informations clés sont répertoriées sur des lignes distinctes et un bouton CTA en gras facilite l'action sur l'incitation.

Nous vous recommandons quelques améliorations de conception : corriger l'image floue dans l'en-tête (une solution facile) et donner un peu d'amour à l'image stock grâce à des personnalisations simples. Conceptuellement, cependant, c'est une excellente tactique à essayer lorsque vous devez remplir ces sièges vides de dernière minute !

3. Gardez les informations clés en haut, sur une image

Un rappel d'événement efficace rend impossible d'ignorer les informations clés, donc les détails comme le nom de l' événement, la date et l'emplacement doivent toujours être répertoriés dans le texte HTML (afin qu'ils apparaissent toujours) et affichés sur des lignes séparées (pas perdus dans le corps d'un paragraphe ).

C'est exactement ce que fait la Social Media Week dans l'exemple ci-dessous. Mais ce qui rend l'e-mail de rappel spécial, c'est que les détails ont été présentés sur une image d'arrière-plan. La tactique a permis à SMW d'afficher les détails clés "au-dessus du pli" au lieu de sous une image.

Les marques utilisent tout le temps une superposition de texte avec des images, mais ce qui est crucial ici, c'est que la conception de SMW inclut du texte en direct sur une image, ainsi qu'un bouton CTA à l'épreuve des balles. De cette façon, les détails s'afficheront toujours , même si un lecteur a désactivé l'affichage des images ou si l'image ne se charge pas. Nous ne voyons pas cette technique utilisée aussi souvent dans les e-mails, mais c'est un moyen puissant d'optimiser votre message.

4. Inclure une carte pour les événements en personne

La dernière chose que vous voulez lors d'un événement en personne est la confusion parmi les participants sur la façon de s'y rendre . S'il y a quelque chose de bizarre à propos de votre emplacement, comme passer du temps à passer la sécurité, attendre un ascenseur ou se garer autour du pâté de maisons, incluez-le dans votre e-mail de rappel d'événement. Un moyen simple mais important de faciliter les déplacements des participants à un événement ? Incluez simplement une carte. L'expert en événements Eventbrite inclut des cartes dans tous ses e-mails de rappel, comme celui-ci :

Eventbrite inclut également des fonctionnalités d'ajout au calendrier, ce qui est un moyen intelligent d'aider les personnes inscrites à inscrire l'événement sur leur calendrier et d'augmenter leur probabilité de se souvenir d'y assister.

5. Optimisez votre ligne d'objet

Ah, la bonne vieille ligne d'objet. Les spécialistes du marketing par e-mail sont angoissés à l'idée d'écrire et de choisir celui qui convient le mieux. Et ce n'est pas étonnant : environ 35 % des abonnés décident d'ouvrir ou non votre e-mail en fonction de la seule ligne d'objet .

La bonne nouvelle : les personnes inscrites à un événement sont plus susceptibles d'ouvrir votre e-mail de rappel d'événement puisqu'elles ont déjà commencé à s'inscrire. Néanmoins, il est essentiel de vous assurer que votre e-mail se démarque avec une ligne d'objet solide pour vous assurer que votre e-mail de rappel fait son travail. Voici un échantillon de lignes d'objet d'e-mails de rappel :

• Vous avez un cours à venir !
• Rappel pour l'atelier d'introduction à la gestion de projet
• Rappel pour la marche des femmes à New York
• Rappel d'événement : Une soirée avec Ray LaMontagne
• Rappel : Safari anniversaire de Seth !
• Rappel — Vous êtes invité ! Fête du livre avec Lori Weitzner
• [AUJOURD'HUI] Podcast en direct : Les UnSpammy Awards 2016
• [Dernière chance !] Réservez votre place dans le Sommet Lancer une carrière en design
• Rappel : La date limite de soumission des événements est le 2 décembre pour le #SMWNYC en 2017

Remarquez les tendances? Voici nos plats à emporter :

• Incluez le mot RAPPEL dans la ligne d'objet. C'est transparent et clair.
• Nommez l'événement et le nom de l'invité vedette, le cas échéant.
• Faites apparaître la ligne d'objet en mettant le texte entre crochets et/ou en utilisant toutes les majuscules.

Conclusion

Concevoir un excellent e-mail de rappel d'événement ne doit pas être compliqué ! Plus vous serez clair et concis, mieux ce sera. Et, si vous créez un modèle, l'envoi d'un e-mail de rappel d'événement peut être très simple.

Concevez-le dans l'éditeur BEE glisser-déposer de MailUp en quelques minutes. Aucune connaissance HTML n'est requise, et votre e-mail sera réactif pour les mobiles. Inscrivez-vous pour un essai gratuit!