Comment rédiger un e-mail de facturation [Modèle gratuit]

Savoir rédiger un e-mail de facturation est un facteur essentiel pour être payé à temps. Vos principaux objectifs sont de faire savoir au destinataire ce que vous voulez de manière claire, concise et polie. Généralement envoyé en pièces jointes, vous aurez besoin d'un modèle de facture par e-mail standardisé pour servir de brève lettre de motivation et rationaliser votre efficacité.

Chez Twilio SendGrid, nous avons les meilleures pratiques d' écriture d'e-mails 101 et des modèles gratuits pour gagner du temps et des maux de tête avec vos tâches quotidiennes essentielles. Continuez à lire pour obtenir des conseils sur les e-mails de facturation, en particulier, ainsi qu'un modèle d'e-mail de facture gratuit que vous pouvez utiliser immédiatement. Nous avons également ajouté des modèles d'e-mails bonus pour les rappels de factures et les factures en souffrance.

Conseils pour rédiger un e-mail de facturation

Avec notre modèle d'e-mail pour les factures, vous n'aurez pas vraiment besoin de conseils de rédaction. Remplissez simplement les blancs pour personnaliser et créer le parfait e-mail prêt à envoyer ! Cependant, par souci de rigueur, nous allons inclure ici quelques points pour expliquer pourquoi nous avons opté pour ce modèle de facture et de reçu particulier.

Évitez les mauvaises surprises grâce à une tarification transparente et à une correspondance régulière

Même avec le modèle parfait, les réactions à votre e-mail de facturation peuvent être négatives. Vous pouvez éviter les retards et l'insatisfaction de vos clients en vous engageant à la transparence de votre structure de prix et en communiquant à l'avance toute différence d'attentes. S'il y a des changements majeurs dans le total prévu, vous devrez envoyer un e-mail préliminaire décrivant pourquoi la facture à venir s'écarte du montant précédemment convenu.

Mieux encore, si vous voyez des obstacles à l'exécution de votre fin de contrat comme prévu, mettez votre activité en pause et discutez des options avec le client pour éliminer les surprises de dépassement de budget.

Gardez votre e-mail simple mais convivial

Alors que le but de votre e-mail est d'être payé, tout type de correspondance régulière avec un client est une opportunité de solidifier une relation. Vous n'avez pas besoin de parler de vos plans du week-end ou de demander à votre client ce qu'il y a pour le dîner ce soir. Cependant, vous souhaitez personnaliser l'e-mail avec le nom du client, exprimer votre gratitude pour l'entreprise et fournir suffisamment d'informations pour que votre client se sente à l'aise avec la transaction. Vous remarquerez que notre modèle utilise un langage simple et exprime ces points en aussi peu de phrases que possible.

Planifier les imprévus

La poursuite des paiements est une réalité malheureuse pour de nombreuses personnes qui envoient des e-mails de facturation. Même les personnes honnêtes sont occupées, oublieuses et jonglent peut-être avec de multiples obligations financières. Sans oublier que les e-mails peuvent atterrir dans un dossier de spam ou arriver dans la mauvaise boîte de réception. Vous pouvez envisager d'envoyer des factures un mois avant la date d'échéance, avec un rappel amical envoyé 1 ou 2 semaines à l'avance si vous n'avez pas immédiatement reçu le paiement de la facture.

De plus, vous devrez peut-être créer un modèle de facture en souffrance ou 2 pour vous préparer au moment où un client ne paie pas rapidement. Les e-mails de factures en souffrance ont tendance à être un peu plus formels et fermes tout en restant courtois.

Pourquoi utiliser un modèle d'e-mail de facture ?

Un e-mail professionnel ne devrait pas prendre plus de 5 minutes à envoyer. Si cela prend plus de temps que cela, ou si vous envoyez de nombreuses factures, rien ne remplace un modèle de reçu de facture simple et rapide qui réduit ce temps à 30 secondes ou moins.

Les pigistes et les propriétaires de petites entreprises ont souvent du mal à être payés en temps opportun. Bien qu'il existe de nombreuses causes de retard, un modèle de facture par e-mail facile à comprendre requiert généralement une plus grande attention, clarifie les conditions de paiement et atténue une grande partie de ces tracas.

Modèle d'e-mail pour les factures

Idéalement, vous créerez votre facture réelle sous forme de fichier PDF téléchargeable qui permet aux clients d'imprimer, d'enregistrer et de télécharger facilement dans leur logiciel de comptabilité. Le modèle d'e-mail d'envoi de facture suivant peut être personnalisé pour votre entreprise et inséré dans la ligne d'objet et le corps de l'e-mail.

Modèle d'e-mail standard pour les factures

Objet : Facture n° [NUMBER] pour [PRODUCT/SERVICE] due le [DATE]

Bonjour [NOM DU CLIENT],

J'espère que vous allez bien. Veuillez consulter la facture ci-jointe n° [NUMÉRO] pour [PRODUIT/SERVICE] due le [DATE]. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

Sincères amitiés,

[VOTRE NOM ET SIGNATURE DE COURRIEL]

BONUS - Modèle de rappel par e-mail de facturation de suivi

Objet : La facture n° [NUMBER] pour [PRODUCT/SERVICE] doit bientôt être remise le [DATE]

Bonjour [NOM DU CLIENT],

J'espère que vous allez bien. Ceci est un rappel amical que la facture ci-jointe #[NUMBER] pour [PRODUCT/SERVICE] est due dans [TIME FRAME] le [DATE]. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions.

Merci pour votre entreprise,

[VOTRE NOM ET SIGNATURE DE COURRIEL]

BONUS - Modèle d'e-mail de facture en souffrance #1

Objet : Facture en retard n° [NUMBER] pour [PRODUCT/SERVICE] due le [DATE]

Cher [NOM DU CLIENT],

J'espère que vous allez bien. Nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture n° [NUMBER] pour [PRODUCT/SERVICE], qui était due il y a [NUMBER] jours le [DATE]. Veuillez nous faire savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations.

Sincères amitiés,

[VOTRE NOM ET VOTRE SIGNATURE DE COURRIEL, Y COMPRIS UN NUMÉRO DE TÉLÉPHONE]

BONUS - Modèle d'e-mail de facture en souffrance #2

Objet : Facture n° [NUMBER] pour [PRODUCT/SERVICE] **PAST DUE**

Cher [NOM DU CLIENT],

Vous trouverez ci-joint une facture pour le [PRODUIT/SERVICE] fourni le [SERVICE/RECEIPT DATE], qui était dû le [DUE DATE].

Veuillez noter que des frais de retard de [MONTANT] s'appliqueront et que le montant total dû est désormais de [TOTAL].

Les paiements sont acceptables via PayPal, Venmo, Apple Pay ou sur [WEB PORTAL LINK].

Si vous préférez, vous pouvez poster un chèque à l'ordre de [VOTRE NOM OU VOTRE ENTREPRISE] à :

[ADRESSE D'AFFAIRES].

Veuillez me faire savoir quand attendre le paiement et s'il y a des questions ou des préoccupations supplémentaires.

Merci,

[VOTRE NOM ET VOTRE SIGNATURE DE COURRIEL, Y COMPRIS UN NUMÉRO DE TÉLÉPHONE]

Comment envoyer une facture par e-mail

Une fois que vous avez votre modèle, il est facile d'envoyer votre facture par e-mail en :

• Ajout d'une ligne d'objet standardisée afin que le client puisse facilement la remarquer et la localiser
• Insertion du modèle dans le corps de l'e-mail
• Personnalisation des champs ouverts du modèle
• Joindre la facture en attente en cliquant sur le symbole du trombone et en localisant le fichier
• Relecture de l'e-mail pour s'assurer que vous n'avez oublié aucun champ
• Envoyer maintenant ou planifier une heure via votre interface de programmation d'application (API)

Nous vous recommandons vivement d'utiliser une API telle que Twilio SendGrid dans le cadre de votre processus, car vous pouvez concevoir un modèle, tester des variantes, programmer automatiquement des e-mails et suivre les réponses. Si vous êtes en affaires pour vous-même, vous trouverez un large éventail de ressources sur notre site, y compris des modèles gratuits d'e-mails de reçus d'achat au détail qui permettent aux indépendants et aux propriétaires d'entreprise de gagner du temps et de gagner du temps.

Envoyez vos e-mails de facturation d'entreprise avec Twilio SendGrid

Twilio SendGrid offre une plate-forme simple et intuitive pour créer des modèles et envoyer des e-mails de facturation. Nous vous fournissons la base pour créer des campagnes par e-mail réussies à grande échelle, y compris la création, le test et le suivi des factures pour plusieurs clients.

En automatisant davantage votre processus, vous vous assurerez que les e-mails de facturation de votre entreprise répondent aux normes appropriées et sont livrés sans erreur, ce qui vous permet de concentrer votre attention et vos efforts sur la valeur ajoutée de votre entreprise. Visitez notre page API de messagerie pour en savoir plus !