Comment améliorer votre temps de réponse aux e-mails

Rien n'est plus précieux que d'envoyer une réponse rapide à un client en difficulté. L'envoi d'une réponse rapide présente de nombreux avantages.

Un client qui reçoit une réponse instantanée est satisfait de votre service. S'ils doivent prendre une décision concernant le choix d'un produit ou d'un service, ils peuvent décider plus rapidement. S'ils sont confrontés à un problème et qu'une assistance leur est fournie rapidement, ils loueront le service après-vente de l'entreprise. De plus, un taux de réponse rapide par e-mail signifie que le nom de votre entreprise reste frais dans l'esprit des utilisateurs.

Discutons des façons dont votre taux de réponse par e-mail peut être amélioré.

Configurer des réponses automatiques par e-mail aux questions génériques

Ainsi, par exemple, si un client potentiel demande combien de temps prendra la livraison du produit, il peut recevoir une réponse standard relative aux délais de livraison. Lors de la création de la réponse automatisée, personnalisez le message électronique avec les détails du client.

Dans ce cas, le numéro de suivi de la commande doit être inclus dans l'e-mail. De même, ajouter l'adresse du client dans l'email améliorera la satisfaction de l'utilisateur.

Utilisez des outils d'e-mailing qui fonctionnent grâce à l'intelligence artificielle

Les outils artificiellement intelligents utilisent le traitement du langage naturel pour effectuer une analyse des sentiments.En lisant le contenu de l'e-mail, l'outil peut classer le ton du client.Si l'expéditeur n'est pas satisfait, il peut recevoir une réponse pertinente. Par exemple, si le client envoie un e-mail indiquant un service médiocre, il peut recevoir une réponse d'excuse ou peut-être un cadeau gratuit.

Les représentants du service client peuvent généralement prendre beaucoup de temps pour réfléchir à la bonne réponse, surtout si le client est de mauvaise humeur. D'autre part, les outils d'IA peuvent envoyer une réponse immédiate en recherchant la réponse la plus appropriée dans la base de données.

En plus d'analyserl'intention du message, les e-mails peuvent être classés en fonction de leur contenu et de leur objet. En gérant les e-mails avec l'IA , un marquage automatique peut être effectué. De cette façon, il est plus facile de les trier et ils peuvent être transmis aux services concernés.

Les outils aident à créer des flux de travail. Par exemple, un flux de travail peut acheminer les e-mails en fonction des types de sujet. Chaque représentant du service client peut être affecté au sujet particulier de l'e-mail. Cependant, cela constitue une menace de travail monotone pour les employés.

Clarifier la responsabilité de chaque membre de l'équipe

Attribuez des e-mails aux membres de l'équipe désignés. Il ne devrait pas y avoir de confusion quant à savoir qui répond aux e-mails. Les e-mails sont laissés sans réponse lorsque les membres de l'équipe pensent que quelqu'un d'autre pourrait répondre à un e-mail client.

Pour un support client continu, embauchez des personnes dans différents fuseaux horaires. Un représentant doit être désigné pour répondre à votre demande à tout moment. Pour répondre plus rapidement, les représentants doivent utiliser des modèles prédéfinis et les modifier si nécessaire.

Embauchez des personnes qui se consacrent à fournir une assistance par e-mail. Si le représentant est chargé de fournir une assistance par le biais d'appels et d'e-mails, son attention sera alors détournée. Si vous n'utilisez pas d'outils automatisés,un taux de réponse rapide est possible si un membre de l'équipe se concentre sur le courrier électronique.

Utiliser un outil de vérification orthographique

Lors de l'envoi d'e-mails professionnels, il est important d'utiliser la grammaire et l'orthographe correctes. Même si les compétences linguistiques des représentants sont exceptionnelles, les humains commettent des erreurs. Avoir une extension d'un outil de grammaire garantira qu'il n'y a pas d'erreurs grammaticales. L'e-mail est prêt à être envoyé dans un délai plus court avec l'aide d'un outil.

Vous ne voulez pas faire d'erreurs comme écrire « expédition » au lieu de « expédition » ou « commande » au lieu de « commande ». En d'autres termes,l'outil aide à envoyer des réponses rapides par e-mail tout en garantissant que le ton et la langue sont cohérents et professionnels.

Embauchez des personnes avec de grandes compétences analytiques

Les clients envoient des e-mails de toutes tailles. Les représentants du service client n'auront peut-être pas le temps de parcourir de longs e-mails. Une lecture rapide ou un survol est une compétence précieuse.

Un taux de réponse rapide dépend de l'efficacité avec laquelle le représentant du support client analyse le problème et envoie une réponse .Bien sûr, la rapidité de la réponse dépend également de la rapidité avec laquelle le représentant peut taper. Le représentant deviendra un expert à mesure qu'il acquiert plus d'expérience dans le travail.

Une règle d'or consiste à ne pas confier l'intégralité du travail de réponse aux e-mails à un nouvel employé. Le débutant est susceptible d'avoir beaucoup de questions. La confirmation des réponses des responsables ou d'autres membres de l'équipe prendra du temps, ce qui ralentira le taux de réponse. Un débutant doit toujours être associé à un représentant client expérimenté.

Créer une base de connaissances étendue

Il est peu probable que le représentant du service client se souvienne par cœur des solutions à toutes les requêtes, en particulier s'il fait partie d'une entreprise technique. Les articles de la base de connaissances doivent être facilement accessibles.

L'équipe qui crée les articles et la documentation doit trouver des noms détaillés. Un exemple d'une telle convention de nommage est "politique d'expédition - clients locaux - version mise à jour".

Idéalement, il devrait y avoir une barre de recherche où les mots-clés peuvent être recherchés. Les représentants des clients peuvent rechercher instantanément l'article le plus pertinent contenant la solution à la requête du client.

Importance du temps du taux de réponse dans la création de liens SEO

Pour l'équipe d'optimisation des moteurs de recherche (SEO) qui s'adresse aux sites Web de publication d'invités, une réponse rapide peut grandement améliorer leurs efforts de création de liens. Un taux de réponse rapide signifie :

• Le processus d'obtention de liens est plus rapide – il en résulte une collaboration plus rapide avec l'équipe de contenu pour rédiger un article et le faire publier.
• Si le webmaster n'est pas intéressé à collaborer, il vaut mieux être rejeté plutôt que d'être fantôme.

Un taux de réponse rapide maintient les créateurs de liens motivés pour atteindre plus de personnes.

Imaginez à quel point ce sera décourageant si vous passez du temps à créer une liste de prospects, à rédiger des e-mails personnalisés pour chacun d'eux et que vous n'obtenez toujours pas de réponse d'aucun d'entre eux.

L'envoi de contenu ciblé aide à améliorer les efforts de référencement de la manière suivante :

1. Un client vous envoie un e-mail pour vous demander un produit ou un service particulier.
2. Vous leur répondez en envoyant un article de blog ou d'assistance pertinent à partir du site Web.
3. Votre site Web reçoit une augmentation du trafic (puisque le contenu est ciblé, l'utilisateur est susceptible de rester plus longtemps sur la page Web et le taux de rebond est faible).
4. Google pense que la page Web correspond à l'intention de l'utilisateur et place la page Web plus haut dans les pages de résultats de recherche.

Comment les e-mails aident-ils avec le référencement

Cet article explique comment envoyer des réponses rapides par e-mail. La question est, cela a-t-il un impact sur le référencement de quelque manière que ce soit ? Divisons la réponse en deux catégories.

Envoi d'e-mails à des clients potentiels

L'email marketing est un canal d'acquisition de clients très important. Si quelqu'un n'a pas entendu parler de votre entreprise ou s'il a oublié le nom de votre entreprise, il peut immédiatement vous rechercher sur les moteurs de recherche.

Lire : Comment le marketing par e-mail peut-il vous aider à améliorer vos résultats de référencement à l'aide de la vidéo ?

Si votre site Web ou votre application fonctionne bien en termes de référencement, votre marque apparaîtra en tête des résultats. De cette façon, le trafic sur votre site Web ou votre application augmentera et entraînera directement une augmentation du taux de conversion. Il est important de se rappeler que le référencement n'est pas un service autonome, mais qu'il contribue également à générer du trafic via d'autres canaux.

Envoi d'e-mails aux clients existants

En tant qu'entreprise, vous disposez des adresses e-mail des clients existants. Si quelqu'un s'est inscrit à votre newsletter, il peut recevoir des mises à jour régulières sur les remises, les promotions spéciales, le contenu informatif, les nouveaux produits ou services.

Le trafic ciblé a également une plus grande probabilité de conversion.

Si un client existant vous envoie un problème spécifique, il peut recevoir des liens vers du contenu sur le site Web lié à son problème.

Pour les grandes entreprises, les newsletters peuvent également être classées en différents sujets. Les clients potentiels et existants peuvent s'inscrire sur des sujets de niche qui les intéressent. De cette façon, le site Web de votre marque commencera à générer un trafic utile qui contribuera aux efforts de référencement .

Le but du référencement est de créer un service qui répond aux besoins des clients.Même si la satisfaction des utilisateurs n'est pas directement liée au référencement, un service client de premier ordre se traduira par un marketing de bouche à oreille. Les gens rechercheront votre nom de marque et resteront plus longtemps sur la page Web, ce qui est une victoire en soi.