Segmentation des e-mails pour les organisations à but non lucratif

J'ai travaillé avec des organisations à but non lucratif pendant près d'une décennie dans le cadre d'une carrière dans le marketing, les communications et le journalisme. Et les directeurs et leaders du développement qui réussissent au sein de presque tous les organismes de bienfaisance que je connais accordent la priorité aux relations.

En effet, les relations sont les liens entre les personnes qui aident les organismes à but non lucratif à recueillir des dons remarquables et un soutien indéfectible pour leurs missions. C'est pourquoi nous sortons déjeuner avec des prospects, organisons des événements spéciaux pour les membres du conseil d'administration et arrêtons ce que nous faisons lorsque de gros donateurs passent au bureau.

Vous voulez que les gens sachent que vous vous souciez d'eux et partagez les mêmes valeurs et la même mission qu'eux.

Mais il n'y a pas beaucoup de déjeuners dans la semaine. Vous devez également intégrer le marketing numérique pour atteindre vos supporters. Le courrier électronique direct est l'une des méthodes les plus efficaces, s'il est fait correctement.

"Cher VOTRE NOM ICI" n'est pas assez bon. Vous ne pouvez pas établir de relations sans une personnalisation consciente.

Pour que vos supporters se sentent comme des membres spéciaux de la communauté de votre organisme de bienfaisance, vous devez intégrer une pratique marketing connue sous le nom de segmentation des e-mails. Ce raffinement dans votre campagne d'e-mails directs peut plus que doubler l'engagement de vos destinataires d'e-mails, et ce n'est pas aussi compliqué que vous ne le pensez.

Avec la segmentation des e-mails pour les organisations à but non lucratif, il est possible de diviser votre liste en différents groupes ou segments. Vous êtes en mesure d'adapter vos messages à chaque groupe, en donnant à chaque personne une raison claire d'ouvrir votre e-mail et de répondre en un clic.

Prêt à en savoir plus ? Ce guide vous aidera à comprendre rapidement les meilleures pratiques de segmentation des listes à but non lucratif - afin que vous puissiez recommencer à faire une différence dans votre communauté.

Qu'est-ce qu'un "segment" d'e-mail ?

Dans le monde de l'immobilier, les gens parlent toujours de "l'emplacement, l'emplacement, l'emplacement". Dans le marketing et l'établissement de relations avec la clientèle, c'est « audience, audience, audience ». En d'autres termes, vous devez créer le bon message et utiliser les images les plus pertinentes afin de vous connecter avec des données démographiques spécifiques.

Les segments d'e-mails sont donc essentiellement de petits publics cibles qui sont séparés de l'ensemble de votre liste d'e-mails pour adapter votre contenu à eux. Par exemple, un groupe de personnes âgées qui vivent dans une communauté de retraités répondra radicalement différemment à une invite donnée qu'une poignée de milléniaux célibataires vivant au centre-ville.

Cependant, les segments d'e-mail ne sont pas seulement séparés par âge ou emplacement. Vous pouvez choisir de diviser votre liste de diffusion en différents groupes selon des méthodes personnalisées qui conviennent le mieux à votre organisation.

Pourquoi les organisations à but non lucratif devraient-elles utiliser la segmentation des listes de diffusion ?

En ce qui concerne l'efficacité de la segmentation des listes de diffusion, peu importe si votre organisation est à but non lucratif ou à but lucratif - chaque entreprise doit segmenter ses listes de diffusion. Voici deux raisons principales :

1. Plus de personnes ouvriront vos e-mails.

Si vous n'avez jamais analysé le backend de votre fournisseur de services de messagerie directe, vous risquez d'être choqué. Si vous obtenez un taux d'ouverture égal ou supérieur à la moyenne de 20,57 % pour les organisations à but non lucratif, vous vous en sortez très bien ! Mais cela signifie que 80 % pourraient manquer ce que vous souhaitez partager. La segmentation des e-mails permet d'améliorer cette statistique pour vous.

2. Plus de personnes interagiront avec votre message.

Les relations sont des rues à double sens. Vous voulez que les gens cliquent, envoient des e-mails, lisent, téléchargent, appellent ou, surtout, fassent un don. Lorsque vous divisez votre liste de diffusion en différents groupes, les gens savent que vous leur parlez directement et seront plus susceptibles de répondre.

Comment communiquer avec vos segments

À présent, vous avez peut-être déjà trouvé des moyens de segmenter votre liste de diffusion. Voici quelques-unes de mes années dans les organisations à but non lucratif, avec des suggestions sur la meilleure façon de communiquer avec chacune :

Membres du conseil d'administration

Ce sont vos meilleures liaisons de développement avec des amis aux poches profondes prêts à soutenir votre mission. Limitez la communication aux articles et aux photos de bien-être, aux invitations à des événements spéciaux, aux bulletins d'information électroniques et aux informations importantes dont ils ont besoin pour prendre des décisions. Rappelez-vous : ils ont un temps limité, il est donc important d'en venir rapidement au fait.

Donateurs

Si quelqu'un a assisté à un événement spécial « se faire des amis » il y a quelques années — qu'il ait enchéri à l'encan silencieux ou non — il s'agit d'un donateur. Consultez le rapport annuel de l'organisation pour obtenir une liste des donateurs et assurez-vous qu'ils ont leur propre segment.

Bénévoles

Ces personnes généreuses et attentionnées sont au cœur de tout organisme à but non lucratif. Montrez que vous appréciez leur intérêt et leur dévouement en les tenant au courant de ce qui se passe dans votre organisation.

Non seulement vous pouvez leur envoyer toutes les mises à jour que les membres du conseil d'administration reçoivent, mais vous pouvez également inclure des sondages ou les mettre à jour sur les besoins administratifs qui peuvent aider votre agence à se renforcer. Ils sont prêts à aider, alors donnez-leur des occasions de le faire.

Bénéficiaires de services

Il est important de se rappeler que tous ceux qui bénéficient de votre organisation à but non lucratif sont au même niveau lorsqu'il s'agit de représenter votre mission dans la communauté. Qu'il s'agisse de parents participant à un programme parascolaire ou de propriétaires fonciers à proximité pour des initiatives environnementales, les personnes qui bénéficient de votre bon travail pourraient devenir certains de vos plus précieux défenseurs.

Personnel

Ne négligez pas les employés qui passent chaque jour à travailler dans votre organisation. Certaines organisations à but non lucratif sont suffisamment grandes ou éloignées pour que les communications inter-agences puissent s'avérer difficiles. Ceux qui sont impliqués dans le fonctionnement interne doivent se sentir inspirés et motivés pour continuer le travail, et vous aurez envie de leur parler d'une manière très différente qu'à n'importe qui d'autre.

Comment commencer à segmenter des listes

Parfois, c'est évident en fonction de la structure de votre organisation à but non lucratif. Par exemple, j'ai déjà travaillé comme directeur des communications pour un programme parascolaire. Nous avions cinq emplacements, avec des conseils consultatifs pour chaque emplacement. Il était simple de créer des segments d'e-mail basés sur la géographie. Voici d'autres façons de segmenter les listes :

Utiliser vos connaissances existantes

Vous pouvez recouper les listes des membres du conseil d'administration ou des bénévoles avec votre liste de diffusion. Vous pouvez rassembler une liste des entreprises locales dans une certaine ville grâce à une adhésion à la Chambre de commerce. Vous devriez également avoir accès à un répertoire du personnel. Vous serez peut-être surpris de voir jusqu'où les connaissances institutionnelles peuvent vous mener.

Rechercher le comportement passé

Lorsque vous êtes vide, vous pourrez peut-être utiliser un logiciel de don ou même des feuilles de calcul internes de suivi des dons pour reconnaître les membres de différents segments. Si quelqu'un a fait un don ou s'est porté volontaire dans le passé, vous pouvez utiliser cette information pour le mettre dans le bon segment.

Mener une enquête

J'ai travaillé, fait du bénévolat et fait des dons pour de nombreux organismes sans but lucratif au fil des ans, donc je sais que l'organisation et la tenue de registres ne sont pas toujours une priorité. Si vous ne savez pas comment diviser votre liste de contacts, vous pouvez leur demander directement !

Il n'y a pas besoin de s'excuser : une simple enquête par e-mail les alertant de vos efforts pour leur fournir les nouvelles les plus importantes et les plus agréables suffira.

Obtenez une leçon de technologie

Si vous êtes encore un peu inquiet au sujet de vos capacités techniques dans les coulisses, Constant Contact a ce qu'il vous faut. Consultez notre guide pour savoir comment segmenter une liste de diffusion.

La segmentation des e-mails fait gagner du temps

Une fois que vous avez compris le backend, vous constaterez que ce processus vous aidera à affiner votre messagerie à long terme. Vous pouvez augmenter les efforts de collecte de fonds et maintenir l'engagement de vos supporters, tout en économisant du temps que vous auriez passé à élaborer des messages génériques et non ciblés.