15 meilleurs outils logiciels de planification des employés (gratuits et payants)

Alors que le monde continue de se tourner vers le numérique, de nouveaux outils ont vu le jour pour faciliter tous les aspects de l'entreprise, de la comptabilité à la publicité en passant par la planification des employés.

Si vous êtes un employeur, vous vous demandez probablement s'il existe un moyen plus simple de planifier vos employés. Bien que l'utilisation d'un stylo et de papier ou de feuilles de calcul fonctionne sans aucun doute, il existe aujourd'hui des moyens beaucoup plus efficaces à envisager.

Ici, nous allons présenter certaines de vos options pour les outils logiciels de planification des employés. Nous couvrirons 15 des meilleurs outils du marché et ce qui les rend uniques. À la fin de ce guide, vous devriez avoir une bonne idée de l'outil le mieux adapté à vos besoins.

Caractéristiques des meilleurs outils logiciels de planification des employés

Avant de plonger dans les détails de chaque outil individuel, obtenons un aperçu plus large de ce que vous devriez rechercher dans un outil de planification des employés. Cela vous aidera à comprendre comment chaque outil s'intègre dans le paysage plus large du marché.

• Interface utilisateur : Personne ne veut regarder une interface utilisateur laide - cela abaisse le moral des travailleurs et rend tout beaucoup moins agréable. De plus, certaines interfaces utilisateur sont si difficiles à naviguer qu'elles peuvent réduire la productivité. Assurez-vous que quel que soit le logiciel que vous choisissez, l'interface utilisateur est agréable et intuitive.
• Prix ​​: Malheureusement, l'argent n'est pas illimité et les entreprises doivent toujours respecter leur budget. Bien que certaines des options haut de gamme puissent sembler attrayantes, assurez-vous de ne pas aller trop loin et de ne pas dépenser de l'argent là où vous n'en avez pas besoin.
• Fonctionnalités de planification : les outils de planification d'aujourd'hui offrent une grande variété de fonctionnalités différentes, telles que les demandes d'échange de quarts de travail, les planificateurs par glisser-déposer et la planification automatisée. Examinez attentivement chacune des offres et notez les fonctionnalités les plus importantes pour vous.
• Outils d'analyse : certains outils de planification fournissent des fonctionnalités d'analyse approfondie des coûts de main-d'œuvre qui peuvent vous aider à maximiser votre retour sur investissement et à améliorer l'efficacité des travailleurs. Tous les outils ne l'incluent pas.
• Outils RH et paie : Certains des outils que nous couvrons sont des suites RH et paie qui incluent des fonctionnalités de planification. Pour de nombreuses entreprises, cela peut être exagéré, alors gardez vos besoins à l'esprit lors de la lecture de ce guide.

Top 15 des outils logiciels de planification des employés

Maintenant que vous avez une compréhension de base de ce que les outils de planification des employés peuvent offrir, examinons certaines des meilleures options disponibles sur le marché à l'heure actuelle.

1. ZoomShift

Site Web : www.zoomshift.com

Prix ​​: À partir de 2 $ par membre actif de l'équipe/mois

ZoomShift est un outil robuste qui facilite la communication d'équipe, le suivi du temps et la planification. Les employeurs peuvent ajouter des quarts de travail au calendrier, qui se met à jour en temps réel pour s'assurer que les membres de l'équipe sont toujours sur la même longueur d'onde.

De plus, l'application mobile ZoomShift permet aux employeurs et aux employés de prendre toutes les fonctionnalités du logiciel en déplacement et d'apporter des modifications de n'importe où. Grâce à ZoomShift, les employeurs peuvent envoyer automatiquement des rappels de quart de travail par SMS, e-mail et notifications push pour améliorer la responsabilité des employés et réduire les erreurs.

ZoomShift permet également aux employés de demander facilement de nouveaux quarts de travail, de demander des congés et d'échanger des quarts de travail avec d'autres employés. La fonction Shift Swap aide les employés à communiquer avec leurs collègues pour remplir les quarts de travail lorsqu'un membre de l'équipe a une autre obligation. Les managers peuvent exiger l'approbation des échanges de quarts de travail ou laisser les employés s'en occuper de manière totalement autonome.

De plus, la fonction d'horloge GPS permet de s'assurer que les employés pointent depuis le bon endroit, au bon moment. Les managers peuvent choisir d'être alertés de tout pointage non valide afin qu'ils puissent rester au top de leur équipe à tout moment.

2. Adjoint

Site Web : www.deputy.com

Prix ​​: À partir de 2,50 $ par utilisateur/mois

La combinaison d'analyses approfondies et de fonctionnalités de planification uniques d'Adjoint en fait un acteur de premier plan dans l'espace. L'une des principales fonctionnalités de Deputy est la possibilité d'importer des horaires à partir de feuilles de calcul et des informations sur le personnel à partir d'autres outils tels que Gusto, Oracle NetSuite OneWorld et Quickbooks.

De plus, Deputy fournit des outils d'analyse des coûts utiles qui aident les employeurs à décider quel membre du personnel sera le choix le plus rentable pour un quart de travail particulier. Il comprend également un profil de stress, qui aide les gestionnaires à garder à l'esprit les employés surmenés lors de l'établissement des horaires. Cela peut réduire l'incidence de la redoutable « fermeture » ​​(lorsqu'un employé doit fermer une nuit, puis ouvrir le lendemain matin), ce qui peut affecter négativement le moral des employés.

3. Quand je travaille

Site Web : wheniwork.com

Tarification : À partir de 0 $ par utilisateur/mois

When I Work est une plateforme mobile avec une interface utilisateur intuitive qui aide à améliorer le processus de planification des employés. Bien qu'il ne puisse pas importer les données des employés comme l'adjoint peut le faire, il permet aux employés de remplir eux-mêmes leurs informations, ce qui peut accélérer les temps de configuration.

When I Work met une grande partie du processus de planification entre les mains des employés. Par exemple, les employés peuvent sélectionner les heures auxquelles ils sont disponibles pour travailler et échanger des quarts de travail avec d'autres collègues avec ou sans l'approbation du responsable, selon les paramètres.

Comme Deputy, il fournit des analyses des coûts de main-d'œuvre pour aider à maximiser l'efficacité du point de vue du retour sur investissement. Vous pouvez également utiliser l'API de When I Work pour vous connecter à un logiciel de point de vente ou de paie.

4. Feuilles Google

Site Web : google.com/sheets/about

Prix ​​: Gratuit

Google Sheets n'est pas spécifiquement conçu pour la planification des employés, mais il mérite une place dans cette liste car il est entièrement gratuit, très flexible et la plupart des responsables et des employés en ont déjà une certaine expérience.

Google Sheets est simplement un tableur. Cependant, contrairement à Excel, il est basé sur le cloud, donc les modifications sont mises à jour en temps réel. Cela signifie que vous ne rencontrerez pas de problèmes avec les employés qui consultent les anciennes versions de l'horaire et manquent des quarts de travail ou se présentent aux mauvais.

Dans l'ensemble, Google Sheets peut être une solution adéquate pour les équipes avec seulement quelques employés qui ne peuvent pas se permettre de dépenser de l'argent supplémentaire sur un outil de planification. Il n'est pas conçu pour la planification, mais il fera le travail en un clin d'œil.

5. Google Documents

Site Web : google.com/docs/about

Prix ​​: Gratuit

Comme Google Sheets, Docs fournit un moyen gratuit, basé sur le cloud, de planifier les employés. La seule différence est que Docs est un traitement de texte, pas une feuille de calcul. Par conséquent, vous n'aurez pas la flexibilité supplémentaire d'écrire du code pour étendre ses fonctionnalités.

Google Docs se met également à jour en temps réel afin que tout le monde puisse rester sur la même page. Il ne s'agit essentiellement que d'une étape par rapport à la planification papier-crayon et n'offre pas trop d'avantages.

6. Google Agenda

Site Web : calendar.google.com/calendar

Prix ​​: Gratuit

La source

Comme Docs et Sheets, Calendar est un programme gratuit qui vous permet de planifier des employés à l'aide d'un calendrier. Par rapport aux deux autres produits Google, cependant, Calendar peut également envoyer des notifications par e-mail pour alerter les employés des quarts de travail.

Dans l'ensemble, il est un peu mieux adapté à la planification (c'est un calendrier, après tout), mais il ne fournit pas toutes les fonctionnalités utiles d'un outil de planification dédié. Pourtant, pour le prix très bas de la gratuité, c'est une option à considérer si vous avez un budget serré.

7. Planday

Site : www.planday.com

Prix ​​: À partir de 2 $ par utilisateur/mois

Planday est un outil de planification basé sur le cloud qui propose une horloge, un planificateur de quarts, un calendrier de travail par quarts et un horaire de travail. L'une des fonctionnalités les plus utiles de Planday est son reporting financier dans les délais.

Cela permet aux employeurs de voir les coûts salariaux, les heures travaillées et le pourcentage des revenus versés en salaires directement à partir de la vue du calendrier. Planday permet également aux employeurs de créer des paramètres de conformité, qui enverront des alertes lorsqu'un horaire enfreint les règles de conformité.

8. Tableau de bord

Site Web : shiftboard.com

Prix ​​: Inconnu

L'une des meilleures fonctionnalités de Shiftboard est son interface utilisateur - la plupart d'entre elles sont incroyablement propres et bien organisées, ce qui rend l'utilisation de l'outil une expérience agréable. Cependant, la vue du calendrier est un peu exiguë et désordonnée, de sorte que les administrateurs peuvent ne pas avoir une aussi bonne expérience avec Shiftboard que les employés.

Comme Deputy, Shiftboard peut importer les données des employés depuis Excel, ce qui accélère l'intégration. Il comporte également une sous-section pour les candidatures en attente, ce qui peut faciliter l'embauche de nouveaux employés.

9. Applications de chat (WhatsApp, Messenger)

Site Web : Divers

Prix ​​: Gratuit

Les applications de chat, telles que WhatsApp, Messenger et Telegram, ne sont pas conçues pour la planification, mais de nombreuses entreprises les utilisent avec succès à cette fin. Ce ne sont pas les meilleurs outils pour le travail, mais ils peuvent être utilisés pour programmer des employés gratuitement.

Cependant, bien que le prix inexistant soit définitivement attrayant, vous risquez de perdre de l'argent à cause d'une erreur humaine. Les applications de chat ne peuvent pas mettre à jour les horaires en temps réel comme d'autres outils, vous comptez donc sur les employés et les responsables pour suivre manuellement les horaires et mettre à jour les employés en conséquence. Si vous avez une petite équipe, cela peut bien fonctionner, mais cela peut être un cauchemar logistique pour les grandes entreprises.

10. Asanas

Site Web : asana.com

Prix ​​: À partir de 0 $/mois

Asana est un autre outil qui, bien qu'il ne soit pas conçu pour la planification des employés, peut être truqué pour le faire assez bien.

À la base, Asana est un outil de gestion de projet. Pour l'utiliser pour la planification des employés, vous pouvez configurer des tâches qui correspondent à des quarts de travail et leur affecter différents employés. Asana peut ensuite envoyer des e-mails pour alerter les membres du personnel des quarts de travail qui approchent, et les employés peuvent commenter les tâches pour communiquer entre eux.

Les équipes qui utilisent déjà Asana ou un logiciel similaire peuvent envisager cette option. Cependant, Asana ne fournit aucune fonctionnalité supplémentaire pour les échanges de quarts de travail, l'analyse des coûts de main-d'œuvre ou tout autre élément directement lié à la planification des employés.

11. Humanité

Site Web : humanité.com

Tarification : À partir de 3 $ par utilisateur/mois avec un minimum de 80 $/mois

Humanity est l'un des meilleurs choix pour les entreprises qui utilisent déjà des outils RH ou POS dans leurs opérations quotidiennes. Il s'intègre à de nombreux outils standard de l'industrie et propose également une API afin que les utilisateurs experts puissent effectuer leurs propres intégrations.

L'outil permet aux employeurs de planifier, d'intégrer et de mettre à jour les employés. Deux caractéristiques uniques de la plateforme sont ses prévisions de ventes et sa planification automatisée. Humanity extrait les données du logiciel de point de vente pour analyser le nombre d'employés qui doivent travailler pour maximiser les ventes.

Pour automatiser les horaires, les employeurs saisissent les données et les exigences des quarts de travail, et Humanity les compare aux prévisions de ventes pour créer un horaire optimisé. Cependant, les employeurs intéressés à utiliser cette fonctionnalité devront payer des frais supplémentaires.

12. Élingue

Site Web : getsling.com

Prix ​​: Gratuit

Sling est un outil de planification des employés de premier plan auquel des entreprises comme Amazon, Subway et The UPS Store font confiance. La chose la plus impressionnante à propos de Sling est peut-être que les principales fonctionnalités de l'outil sont disponibles gratuitement.

En effet, pour le bas prix de 0 $ par mois, les employeurs ont accès à la planification des quarts de travail, aux demandes de quart de travail, aux offres de quart de travail, aux alarmes de quart de travail, aux demandes de congés et à de nombreuses autres fonctionnalités pour un nombre illimité d'utilisateurs.

Cependant, des fonctionnalités plus avancées, telles que le géofencing, le suivi des heures supplémentaires, la synchronisation de Google Calendar et les échanges de quarts de travail, ne sont disponibles que sur les forfaits payants. Dans l'ensemble, Sling est un bon moyen de tester les eaux avant de faire un investissement monétaire important dans un outil de planification.

13. Kronos Workforce Ready

Site Web : kronos.com/products/workforce-ready-suite

Prix ​​: À partir de 6 $ par employé/mois

Kronos Workforce Ready est une solution RH. Alors que Kronos déclare qu'il est conçu pour les PME, son ensemble de fonctionnalités met l'accent sur les grandes entreprises et les entreprises. En effet, de nombreux propriétaires de petites entreprises se sentiront perdus en parcourant les fonctionnalités étendues.

Bien que Kronos fournisse une plateforme RH complète, il propose également un outil de planification dans le cadre de la suite ou en tant qu'outil autonome. L'une de ses meilleures fonctionnalités est les paramètres d'horaire, qui vous permettent d'exécuter plusieurs horaires avec différentes règles (pauses déjeuner, nombre maximum de quarts de travail, etc.), le tout sans interférer les uns avec les autres.

Malheureusement, Kronos n'inclut pas de fonctionnalité de chat pour faciliter la communication avec les employés.

14. APS en ligne

Site Web : apspayroll.com

Tarification : 3 $ par employé/mois pour la planification uniquement

APS OnLine est un logiciel de RH, de paie et de planification destiné aux entreprises comptant entre 100 et 3 000 employés. De nombreuses petites entreprises trouveront cela exagéré (surtout compte tenu de son prix élevé de 5 $ par utilisateur et par mois), mais si vous avez besoin d'une solution qui prend en charge ces trois tâches, c'est une option à considérer.

Si vous souhaitez garder un œil sur vos employés, la fonction de configuration des présences d'APS peut vous permettre de configurer des paramètres avancés pour le pointage d'entrée et de sortie. Par exemple, vous pouvez choisir de recevoir une alerte si un employé arrive cinq minutes en retard. Cependant, l'esthétique de la plateforme est plutôt sombre et grise, ce qui n'en fera pas un succès auprès des employés.

15. Horaires chauds

Site Web : fourth.com

Prix ​​: À partir de 49 $/mois pour un emplacement et jusqu'à 30 utilisateurs

Contrairement à certains des autres outils que nous avons examinés, HotSchedules est entièrement axé sur la planification des employés, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin d'outils de planification sans une tonne de fonctionnalités de paie et de RH.

Il est particulièrement bien adapté aux équipes qui s'appuient sur leurs téléphones portables au lieu des ordinateurs de bureau. Cela en fait un choix parfait pour les restaurants, les magasins de détail et les autres entreprises où les employés sont debout. En fait, il existe une suite de logiciels complémentaires spécialement conçus pour les restaurants et les entreprises hôtelières.

De plus, HotSchedules est l'une des rares plates-formes qui fournit des mises à jour en temps réel sur les coûts et d'autres mesures. Cependant, l'interface utilisateur du bureau est un peu terne.

L'essentiel

Avec autant d'outils de planification des employés parmi lesquels choisir, les employeurs n'ont aucune excuse pour continuer à utiliser des méthodes de planification inefficaces et obsolètes. Au mieux, ils sont un tracas supplémentaire, et au pire, ils perdent de l'argent.

Cette liste devrait vous donner un point de départ solide pour commencer votre recherche. Bien que rechercher autant d'options puisse sembler intimidant, les résultats de vos efforts en valent la peine.