Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ? Guide de l'ECM

La gestion de contenu d'entreprise (ECM) est une stratégie de création et d'organisation de divers types de contenu qui est devenue de plus en plus populaire au fil des ans. En fait, le marché de la gestion de contenu d'entreprise a plus que doublé depuis 2017, passant de 31,66 milliards de dollars à 67,14 milliards de dollars.

Si votre entreprise crée régulièrement du contenu à partager avec vos employés, parties prenantes, chefs d'équipe, C-suite, clients, etc., la gestion de contenu d'entreprise peut être une excellente solution.

Tout au long de ce guide, nous parlerons plus en détail de ce qu'est l'ECM, des principaux avantages de son utilisation, des cinq principaux composants, et plus encore.

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ? Guide de l'ECM :

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

La gestion de contenu d'entreprise, ou ECM en abrégé, est une stratégie que de nombreuses grandes entreprises utilisent pour gérer les cinq composants : capturer, gérer, stocker, préserver et diffuser le contenu important aux parties nécessaires. (Plus d'informations sur ces composants sous peu.)

L'ECM implique les différents processus et outils nécessaires à ces composants et garantit que votre organisation est en mesure de suivre le flux de contenu dans l'ensemble de l'entreprise, et que rien d'essentiel ne se perd.

Vos solutions ECM se concentrent généralement sur le contenu interne, comme les rapports, les documents de formation et tout autre type de feuille de calcul, PDF, document Word, etc.

Il peut également contenir à la fois des informations structurées et des informations non structurées. Les informations structurées font référence à la documentation, aux données et à d'autres informations présentées dans un format plus standardisé, comme les fichiers Excel ou les bases de données SQL. Les informations non structurées, en revanche, n'ont pas de format standardisé ou structuré et peuvent prendre toutes sortes de formes et de tailles.

Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise est-elle importante ?

L'ECM est devenu beaucoup plus répandu et important au fil des ans, à mesure que les violations de données ont augmenté et que les gouvernements ont pris des mesures pour aider à garder autant d'informations privées que possible pour les citoyens.

Mais plus que cela, l'ECM est important car il permet de stocker et de gérer les milliers de documents errants que les entreprises pourraient autrement avoir. Ne vous fiez pas aux e-mails et au stockage non sécurisé pour conserver les contrats clients et les fichiers des employés.

Au lieu de cela, investissez dans un logiciel ECM qui peut vous aider à stocker les fichiers essentiels, à les organiser dans des dossiers flexibles pour un accès facile et à protéger les informations sensibles.

Principaux avantages de la gestion de contenu d'entreprise

Sinon, pourquoi votre organisation devrait-elle envisager d'investir du temps et de l'argent dans la gestion de contenu d'entreprise ? Il y a un certain nombre d'avantages à considérer.

Organiser la documentation importante

Votre système ECM hébergera probablement un certain nombre de documents internes, ce qui vous aidera à conserver tous les éléments de contenu les plus essentiels au même endroit. Cela fournit à votre entreprise ce qu'on appelle une "source unique de vérité", garantissant qu'il n'y a pas de doublons, d'erreurs et de documents volants (en particulier contenant des informations sensibles) circulant dans l'entreprise, sauf dans le stockage ECM.

Réduire les risques de sécurité et de conformité

Les outils ECM peuvent garantir que votre contenu est stocké dans un référentiel sécurisé, permettant uniquement à ceux qui y ont accès de rechercher et de trouver la documentation dont ils ont besoin. Cela peut aider à atténuer les problèmes potentiels de sécurité et de conformité, en veillant à ce que seuls ceux qui ont besoin de la documentation puissent y accéder.

Facilitez la recherche de contenu

Avec des outils de recherche simples et tous les membres de votre équipe sachant que le contenu dont ils ont besoin sera stocké dans un endroit sûr, il est beaucoup plus facile de rechercher et de localiser les documents, feuilles de calcul, fichiers, contrats, etc., dont les gens ont besoin pour leur journée- tâches d'aujourd'hui.

Accroître l'efficacité

Les systèmes ECM peuvent réduire les tâches manuelles en automatisant la gestion de votre contenu. Cela permet également à vos employés de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches tout en évitant les tâches redondantes comme la nécessité de recréer des documents perdus, ce qui améliore la productivité et l'efficacité globales.

Éléments de gestion de contenu d'entreprise

Une bonne gestion de contenu d'entreprise peut être décomposée en cinq composants principaux. Votre stratégie ECM doit avoir chacun de ces éléments en place pour vous assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet.

Capture

Ce premier composant, capture , consiste à capturer ou à rassembler la documentation existante pour l'intégrer à votre nouveau système ECM.Vous devrez convertir tous les documents papier en formats électroniques, importer des fichiers électroniques existants et compiler une liste de toute la documentation existante qui doit vivre dans votre stockage ECM.

Cela pourrait inclure des documents tels que :

• Contrats
• Factures et bons de commande
• CV et candidatures
• Dossiers des employés
• Rapports de recherche
• Les propositions

La numérisation de tous ces documents dans un référentiel centralisé peut aider à améliorer les processus organisationnels et rendre le contenu de l'entreprise encore plus facile à trouver.

Gérer

Le composant suivant est lagestion , et c'est là qu'un système logiciel complet de gestion de contenu d'entreprise va entrer en jeu. L'interface de l'outil ECM que vous choisissez doit permettre aux membres de l'équipe qui ont besoin d'accéder à divers documents de rechercher et les trouver.

Les fonctionnalités du composant de gestion doivent inclure la gestion des documents, les systèmes collaboratifs, la gestion du contenu Web et la gestion des enregistrements transactionnels.

Boutique

Le troisième composant est store .Votre outil ECM devrait avoir une option de stockage qui conserve vos fichiers numériques pour vous. Mais plus que cela, vous devriez être capable de :

• Définissez les paramètres sur qui peut accéder aux fichiers
• Utilisez des structures de dossiers flexibles pour organiser vos fichiers
• Sauvegarder les informations fréquemment modifiées
• Autoriser les utilisateurs à modifier des documents et des feuilles de calcul

Préserver

Le quatrième composant,preserve , fait référence à la conservation d'informations qui changent rarement via la gestion des enregistrements.Cela peut également être appelé gestion des archives. Votre système ECM archive essentiellement les documents auxquels vous n'accédez pas souvent pour économiser de l'espace pour les fichiers auxquels vous accédez et que vous mettez à jour régulièrement.

Ces fichiers conservés peuvent toujours être utilisés, mais c'est un excellent moyen de vous assurer que vous restez conforme à votre documentation qui change rarement.

Livrer

Le dernier composant estlivrer .Ce composant garantit que quiconque a besoin d'accéder aux documents de votre système ECM les obtienne. Il peut s'agir de membres de l'équipe ou de clients, mais l'aspect livraison garantit qu'ils tombent toujours entre de bonnes mains.

Comment mettre en œuvre un système de gestion de contenu d'entreprise

Prêt à implémenter votre propre système ECM ? Passons en revue ces six étapes clés pour vous aider à démarrer.

Premiers pas avec la gestion de contenu d'entreprise

Gardez votre entreprise organisée grâce à la gestion de contenu d'entreprise. Trouvez le bon outil ECM pour votre entreprise et apprenez-en plus sur les autres logiciels d'entreprise qui peuvent accroître l'efficacité de votre organisation.