Comment maîtriser le processus d'approvisionnement SEO de l'entreprise

Ce que de nombreux référenceurs sous-estiment lorsqu'ils commencent à travailler pour une entreprise, c'est que le travail ne se limite pas à l'optimisation du site Web.

La plupart des entreprises ont des processus d'approvisionnement stricts qui pourraient être plus faciles à naviguer. Cependant, si vous, en tant que référenceur, comprenez ce processus et êtes préparé, cela peut se dérouler plus facilement.

Pendant que mon équipe évaluait certains des meilleurs outils de référencement utilisés dans les entreprises, j'ai déployé les efforts nécessaires pour que le processus d'approvisionnement se déroule le mieux possible.

J'ai suivi ce processus pour cinq entreprises différentes et je dois dire que ce n'est jamais facile. Bien qu'on m'ait dit que je détenais le record du processus d'approvisionnement le plus rapide pour l'une de ces entreprises, ce processus a tout de même nécessité quelques ajustements.

Je vais vous expliquer les bases et le processus suffisamment pour vous donner un coup de pouce lorsque vous serez prêt à faire appel aux fournisseurs que vous avez choisis.

Qu'est-ce que l'approvisionnement pour le référencement en termes simples ?

L'approvisionnement est le terme fantaisiste qui désigne l'obtention de ce dont votre entreprise a besoin auprès de sources extérieures. En ce qui concerne la technologie, en ce qui concerne le référencement, il s'agit de trouver les bons services qui prennent en charge votre référencement pour assurer le bon fonctionnement de vos opérations.

Les grandes entreprises adoptent de longs processus d'approvisionnement, car cela les aide à aligner leurs achats technologiques sur la stratégie commerciale, à économiser de l'argent, à gérer les fournisseurs, à gérer les risques tels que les chevauchements et les problèmes de sécurité, et à rester à la pointe de la technologie.

Pensez-y de cette façon : en maîtrisant le jeu de l'approvisionnement technologique, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles obtiennent les gadgets, les logiciels et le support informatique qui leur vont comme un gant.

Ils peuvent conclure les meilleures offres, contrôler les fournisseurs de technologie, éviter tout incident majeur et apporter de l'innovation à la table.

Si vous vous lancez dans ce processus pour comprendre d'où vient l'entreprise, vous devez avoir la patience d'y naviguer.

Le SEO a besoin du soutien de la direction

Les référenceurs connaissent la valeur d'obtenir l'adhésion et le soutien des cadres supérieurs de l'organisation de l'entreprise pour exécuter les changements nécessaires pour réussir.

Les outils de référencement sont encore une autre coche sur cette liste de support. Dans le monde dynamique du référencement, il est primordial d'obtenir le soutien de la direction avant de mettre en œuvre des outils de référencement.

Voici ce que vous devriez considérer :

1. Aligner les objectifs commerciaux

Le soutien de la direction assure l'alignement stratégique des outils de référencement avec des objectifs commerciaux plus larges, en intégrant les efforts de référencement dans la stratégie commerciale globale dès le départ.

2. Affectation des ressources

La recherche du soutien de la direction garantit le budget et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre et exploiter efficacement les outils de référencement, surmonter les contraintes budgétaires potentielles et garantir un engagement à long terme.

3. Adhésion organisationnelle

Le soutien de la direction favorise l'adhésion des parties prenantes, facilite une adoption et une collaboration plus fluides entre les équipes, surmonte la résistance, rationalise la prise de décision et garantit une approche unifiée de la mise en œuvre des outils de référencement.

4. Surmonter la résistance au changement

Le soutien au leadership communique l'importance et les avantages des outils de référencement à l'organisation, en encourageant une attitude positive envers l'adoption de l'innovation, en facilitant la gestion du changement et en naviguant contre la résistance ou le scepticisme.

5. Influencer la prise de décision

Le soutien au leadership facilite les processus de prise de décision, l'obtention des approbations, la sécurisation des partenariats, la négociation des contrats, la hiérarchisation des initiatives de référencement et l'exploitation de l'influence du leadership pour favoriser une mise en œuvre réussie et maximiser l'impact des outils de référencement.

Je trouverai toujours une ou plusieurs personnes au niveau de la direction, y compris quelqu'un à qui je rends compte (soit directement, soit à un niveau ou deux), et j'essaierai d'obtenir le soutien d'autres équipes (il pourrait s'agir du directeur ou du vice-président responsable du contenu, ingénierie, croissance ou marketing numérique).

J'ai commencé le processus d'approvisionnement avec le soutien d'un cadre pour trouver que cette personne a démissionné ou a été licenciée au cours de ce processus. Sans oublier que plus vous avez de soutien, plus il est difficile pour le directeur financier de dire « non » à la dernière minute.

Comprendre le processus d'approvisionnement et son lien avec le référencement

Supposons que vous vous trouviez dans une position où un outil comme Botify, Conductor, Brightedge ou seoClarity ou l'intégration d'une agence aidera votre référencement. Dans ce cas, il est temps pour vous de vous impliquer dans le processus d'approvisionnement.

Le processus évalue les fournisseurs de services de référencement potentiels en fonction de leur expertise, de leurs antécédents, de leurs tarifs et de leurs conditions contractuelles.

L'organisation peut négocier des accords de niveau de service (SLA) et établir des conditions spécifiques liées aux livrables SEO, aux mesures de performance, aux rapports et aux activités d'optimisation en cours. Les étapes trouvées au cours de ce processus incluent :

• Identification des besoins : Définir les biens, services ou ressources dont l'organisation a besoin.
• Identification et évaluation des fournisseurs : recherchez et évaluez les fournisseurs potentiels en fonction de critères de coût, de qualité et de fiabilité.
• Demande de proposition (RFP) ou demande de devis (RFQ) : Sollicitez des propositions détaillées ou des devis auprès de fournisseurs sélectionnés.
• Évaluation et sélection des propositions : Évaluez les propositions reçues et choisissez le(s) fournisseur(s) le(s) plus approprié(s) pour une négociation ultérieure.
• Négociation de contrat : Négociez les termes et conditions, y compris les prix, les conditions de paiement et les garanties.
• Attribution et mise en œuvre du contrat : Attribuez le contrat au(x) fournisseur(s) sélectionné(s) et lancez les biens ou services convenus.
• Gestion de la relation fournisseur : Gérez les performances des fournisseurs, résolvez les problèmes et assurez le respect des obligations contractuelles.
• Renouvellement ou résiliation du contrat : évaluez les performances du contrat et décidez de renouveler, de renégocier ou de résilier le contrat.

Ces étapes ne doivent pas toujours se produire les unes après les autres, et il y a des choses essentielles à vérifier à chaque étape du processus d'approvisionnement.

Par exemple, une fois que vous avez identifié les outils ou l'agence que vous souhaitez évaluer, il est temps de demander une démonstration ou une présentation de leurs services.

Avant que de telles conversations ne commencent, je leur demande de signer un accord de non-divulgation (NDA). Il y a généralement quelqu'un dans mon équipe ou quelqu'un dans le domaine juridique qui sait où accéder aux accords.

Dans certains cas, j'ai constaté qu'il existe déjà une NDA en place. (Microsoft est l'une de ces entreprises. Étant donné qu'elle est si grande, il y a de fortes chances que quelqu'un dans l'organisation ait parlé avec l'outil ou le fournisseur avec lequel je travaille.)

C'est également un excellent moment pour rechercher un contrat-cadre de service dans le dossier au cas où quelqu'un aurait déjà travaillé avec le fournisseur.

Commencer avec un accord de non-divulgation

Pour signer un NDA avec un fournisseur avant de commencer l'approvisionnement et d'examiner les outils de référencement, il y a quelques étapes à considérer :

• Identifiez la nécessité d'une NDA pour protéger les informations sensibles.
• Rédigez ou obtenez un document NDA avec les termes et conditions.
• Partagez le NDA avec le fournisseur et négociez les modifications nécessaires.
• Une fois que les deux parties sont d'accord, signez la NDA.
• Conservez en toute sécurité une copie de la NDA signée pour référence future.

Le lancement du processus d'approvisionnement pour les outils de référencement et l'engagement avec les fournisseurs nécessitent ces étapes. Identifier le besoin d'une NDA, obtenir ou rédiger le document approprié et négocier les conditions si nécessaire est crucial.

En s'assurant que les deux parties acceptent et signent la NDA, la confidentialité des informations sensibles est préservée, et l'équipe d'approvisionnement appréciera que vous respectiez et compreniez leur processus.

Naviguer dans le contrat de service principal

Les accords-cadres de service (MSA) résolvent la nature fastidieuse des négociations contractuelles.

J'aime commencer ce processus lorsque l'équipe est convaincue qu'elle aimerait faire appel à l'outil ou au fournisseur, même si elle est encore en train d'évaluer d'autres outils.

Ces accords établissent des conditions fondamentales entre les fournisseurs et les clients, permettant d'économiser du temps et de l'argent tout en améliorant l'efficacité et la productivité.

Un MSA décrit l'étendue du travail, la confidentialité, la géographie (le cas échéant), les exigences de livraison du produit, les normes de travail, les droits de propriété intellectuelle, les conditions de paiement, les taxes et les frais, les limitations de responsabilité, le lieu juridique, les garanties, l'indemnisation, les exigences d'assurance et la résiliation clauses.

Les MSA fournissent également un cadre pour les futurs contrats, rationalisant le processus de négociation et permettant aux parties de se concentrer sur les problèmes spécifiques au projet.

Pour obtenir un MSA approuvé par le service juridique et le fournisseur, j'aime considérer ces étapes :

• Obtenez une ébauche du MSA auprès du fournisseur ou de votre équipe juridique/d'approvisionnement.
• Engagez des négociations avec le fournisseur pour parvenir à un accord mutuellement acceptable.
• Itérer et affiner le MSA en fonction des commentaires.
• Obtenir les approbations finales du service juridique et du fournisseur.
• Exécutez le MSA et conservez-en une copie en toute sécurité pour référence.

Avec de grandes entreprises comme Microsoft ou Google, vous pouvez vérifier s'il existe déjà un MSA, ce qui peut vous faire gagner du temps et des efforts dans les négociations contractuelles.

Sans le MSA, la gestion des contrats pourrait s'avérer longue et frustrante. Le MSA renforce la protection des droits et obligations des deux parties, il vaut donc la peine de le mettre en place au début de votre processus d'approvisionnement.

Passez du temps à évaluer les outils et les fournisseurs

Cette partie du processus d'approvisionnement commence une fois que vous avez identifié les outils et/ou les agences qui répondent le mieux à vos besoins. Idéalement, vous identifieriez d'abord vos besoins, puis vous rassembleriez une liste de fournisseurs qui semblent répondre à ces besoins.

Je demanderai généralement à mon équipe de fournir des commentaires sur leurs difficultés qui pourraient les ralentir ou sur toute frustration avec d'autres équipes leur demandant de l'aide.

Les tâches qui prennent du temps, de la disponibilité en temps ou même un niveau de connaissances peuvent être résolues avec des outils et/ou des agences.

J'ai une bonne idée des outils disponibles dans l'industrie du référencement afin que je puisse apporter ces outils à l'équipe en fonction de cette liste. Cependant, je passe encore du temps à rechercher de nouveaux fournisseurs qui auraient pu apparaître.

La clé consiste à évaluer soigneusement les fonctionnalités, l'évolutivité, les capacités d'intégration, la précision des données et l'expérience utilisateur de chaque outil. Quelques éléments à prendre en compte lors de l'évaluation des outils :

• Fonctionnalités : assurez-vous que l'outil offre des fonctionnalités complètes alignées sur vos objectifs et vos exigences en matière de référencement.
• Évolutivité : l'outil doit être capable de gérer la taille et la complexité d'un site Web d'entreprise, y compris un grand nombre de pages, de domaines ou de campagnes, et garantir que le fournisseur peut fournir une assistance adéquate.
• Intégration : Quelles sont les capacités de l'outil SEO ? Assurez-vous qu'il existe une compatibilité avec votre pile technologique existante pour permettre une synchronisation transparente des données et des flux de travail rationalisés.
• Exactitude des données : examinez la méthodologie et les sources de données utilisées, en privilégiant les outils ayant fait leurs preuves dans la fourniture d'informations précises et à jour.
• Convivialité : Tenez compte de l'expérience de l'équipe et de la facilité d'utilisation de l'outil de référencement, recherchez une interface conviviale, une navigation intuitive et un support disponible pour maximiser la productivité et minimiser la courbe d'apprentissage de votre équipe.

En bref, lors de l'évaluation des outils et des agences au cours du processus d'approvisionnement, il est crucial de prendre en compte ces facteurs pour s'assurer qu'ils correspondent à vos objectifs et exigences SEO et qu'ils peuvent répondre efficacement aux besoins de votre équipe.

L'art de négocier des prix adaptés à votre budget

La négociation des prix contractuels pour un outil Enterprise SaaS est essentielle pour garantir la bonne solution pour votre organisation tout en garantissant la valeur de votre budget.

L'astuce consiste à comprendre votre budget avant d'évaluer les outils et de préciser au fournisseur qu'ils doivent s'inscrire dans ce budget. Quelques éléments à prendre en compte en matière de prix :

• Effectuez des recherches approfondies et comparez les modèles de tarification et les fonctionnalités d'outils SaaS similaires, en tenant compte de votre budget et des besoins exacts de l'outil SaaS.
• Décrivez clairement vos besoins spécifiques et hiérarchisez les fonctionnalités critiques, en soulignant leur importance lors des discussions de négociation.
• Mettez en évidence le potentiel d'un partenariat à long terme et exprimez votre intérêt pour des contrats prolongés ou une tarification basée sur le volume afin d'obtenir des conditions tarifaires plus favorables.
• Discutez des options de personnalisation pour vous assurer que l'outil SaaS répond à vos besoins sans coûts inutiles.
• Explorez des structures de tarification alternatives, des offres compétitives et des services groupés tout en engageant un dialogue ouvert pour trouver un arrangement tarifaire mutuellement avantageux qui s'aligne sur votre budget et vos exigences.

On m'a dit dans une entreprise que j'avais autorité sur un budget annuel de 1 million de dollars. On m'a dit dans une autre entreprise que nous n'avions le budget que pour un seul outil et que je devais obtenir l'approbation de mon directeur.

Chaque entreprise et le rôle de chaque SEO est entièrement différent. Par exemple, utilisons un outil qui coûte entre 250 000 $ et 300 000 $ pour un contrat d'un an.

Les prix peuvent être négociés à la baisse, mais soyez prêt à perdre des fonctionnalités. Lorsque je comprendrai clairement ce dont l'équipe a besoin de l'outil, je l'énumérerai avec le fournisseur et négocierai un outil avec les fonctionnalités dont je sais que nous avons besoin et qui tombent dans un budget qui a du sens.

Les clauses contractuelles sont également utiles lors de la négociation. Certains fournisseurs envisageront de baisser leurs prix s'il y a un engagement de 3 à 4 ans ou plus.

J'ai pu négocier des contrats pour réduire de 600 000 $ le budget annuel, et je suis connu pour négocier un seul outil d'un contrat d'un an de 240 000 $ à 80 000 $ pour une version très simplifiée avec un contrat de trois ans.

Cette compétence a été précieuse pour les employeurs, je recommande donc aux référenceurs d'entreprise d'apprendre à négocier.

Obtenir l'adhésion du service informatique

La plupart des outils de référencement pour les entreprises sont des logiciels en tant que service (SaaS). Lors de la mise en œuvre d'un outil SaaS d'entreprise pour le référencement, le service informatique est crucial pour assurer une intégration transparente et des performances optimales.

L'équipe informatique peut tirer parti efficacement de l'outil SaaS pour améliorer les efforts de référencement tout en donnant la priorité à la sécurité des données et à la compatibilité du système en tenant compte de facteurs clés tels que les exigences techniques, la sécurité et la confidentialité des données.

• Exigences techniques : assurez-vous que l'outil SaaS s'aligne sur l'infrastructure informatique existante, comme les systèmes d'exploitation, les bases de données et les serveurs Web. Vérifiez la compatibilité et les capacités d'intégration pour une mise en œuvre transparente.
• Sécurité et confidentialité des données : Vérifiez que l'outil dispose de mesures de sécurité robustes pour protéger les données SEO sensibles. En outre, confirmez que l'outil SaaS pour le référencement ne collecte pas de données utilisateur et se concentre uniquement sur l'analyse du contenu destiné au public.
• Intégration et migration des données : évaluez comment l'outil SaaS s'intégrera aux systèmes et processus existants. Déterminez la facilité de migration des données, les transformations potentielles ou le mappage requis, et assurez un flux de données fluide entre l'outil SaaS et les autres systèmes informatiques.
• Performances et fiabilité : évaluez les antécédents du fournisseur SaaS en matière de disponibilité, de disponibilité des services et de performances globales. Envisagez la redondance des serveurs, l'équilibrage de charge et les mécanismes de reprise après sinistre pour garantir un fonctionnement fiable.
• Support informatique et formation : Comprendre le niveau de support technique fourni par le fournisseur SaaS et la disponibilité des ressources de formation pour le personnel informatique. Assurez-vous qu'il existe des canaux d'assistance, des temps de réponse rapides et un accès à la documentation ou aux forums d'utilisateurs pour utiliser efficacement l'outil SaaS pour le référencement.

Compte tenu de ces points, le service informatique peut intégrer et exploiter avec succès l'outil SaaS d'entreprise pour le référencement tout en donnant la priorité à la sécurité des données, à la compatibilité du système et à des performances fiables.

De plus, ils peuvent s'assurer que l'outil se concentre uniquement sur l'analyse du contenu destiné au public et n'implique pas la collecte de données sur les utilisateurs.

Revue juridique et signature du contrat

À ce stade, vous devez avoir la NDA dans le dossier, le MSA approuvé et finalisé, les prix et les conditions du contrat solidifiés (ou 1 à 3 options disponibles) et l'approbation informatique.

Bien que le contrat lui-même soit similaire au MSA, la seule différence entre les deux est que le MSA établit le cadre juridique global de la relation commerciale, en particulier pour les partenariats à long terme ou la prestation de services continue.

En revanche, le contrat de l'outil SaaS régit spécifiquement les conditions d'utilisation du logiciel.

Le MSA couvre les termes généraux tels que la confidentialité, les garanties et les limitations de responsabilité. Pendant ce temps, le contrat SaaS se concentre sur les conditions spécifiques liées à l'utilisation de l'outil SaaS, telles que la tarification, la durée de l'abonnement, la protection des données et les dispositions de support.

Lors de la signature d'un contrat pour un outil SaaS pour le référencement dans une entreprise, il y a plusieurs considérations importantes à retenir.

Tout d'abord, examinez attentivement les conditions et la durée du contrat, en vous assurant qu'elles correspondent aux objectifs à long terme de votre organisation et qu'elles permettent une flexibilité pour les ajustements si nécessaire.

J'ai constaté que certaines entreprises n'autorisent que des contrats d'un an, il est donc bon de travailler avec le fournisseur pour avoir quelques options prêtes à éviter de nouvelles négociations.

Les référenceurs doivent prêter attention aux SLA du contrat, comprendre les garanties de performance, les engagements de disponibilité et les temps de réponse du support.

Il est également bon de considérer l'évolutivité de l'outil SaaS, d'évaluer s'il peut répondre aux besoins croissants et si des options de personnalisation sont disponibles, surtout si vous avez négocié une version simplifiée à un budget inférieur.

Vous voulez être sûr qu'il y a de la place pour des ajouts avec un simple avenant sans renégocier un nouveau contrat. Évaluez le niveau d'assistance du fournisseur, les ressources de formation disponibles et le processus de résiliation du contrat et de récupération des données.

Travaillez avec votre équipe juridique pour assurer la conformité aux exigences légales et aux normes de l'industrie et aidez-les à traiter des clauses spécifiques par la négociation si nécessaire.

J'examinerai généralement le contrat avant de l'envoyer à l'équipe juridique de mon entreprise. Il y a de fortes chances que l'équipe juridique soit très occupée et n'aura pas le temps de se pencher sur le contrat.

Avoir une compréhension complète de ces points critiques et résumer que je les ai vérifiés à l'équipe juridique aide le processus à aller plus vite.

L'approvisionnement n'est pas terminé avec la signature du contrat

Après la signature d'un contrat, un professionnel du référencement doit garder à l'esprit plusieurs considérations importantes.

Pendant que le contrat est en cours d'examen et que les négociations se terminent, j'entamerai des conversations avec le fournisseur au sujet de la mise en œuvre et de l'intégration de l'outil.

L'élaboration d'un plan clair pour intégrer l'outil SaaS dans les systèmes et flux de travail existants aide mon équipe à se sentir soutenue, et l'équipe de direction qui a soutenu la décision se sent à l'aise que les choses se passent bien.

C'est le moment de coordonner avec les parties prenantes concernées et d'établir des échéanciers pour assurer une transition en douceur.

Ensuite, investissez du temps dans la formation et familiarisez-vous, ainsi que votre équipe, avec les caractéristiques et fonctionnalités de l'outil.

Lorsque je rencontre des situations où il existe des données sur l'efficacité de l'équipe avant d'intégrer l'outil, je vais suivre les mesures pertinentes, analyser les données et prendre des décisions éclairées en fonction des rapports et des tableaux de bord fournis par l'outil ou en utilisant le système de billetterie (comme GitHub, Jira ou AirTable).

Lorsque j'étais directeur marketing chez Smartsheet, l'une de nos plus grandes difficultés n'était pas d'inciter de nouveaux utilisateurs à s'inscrire, mais de les maintenir engagés et d'utiliser l'outil.

Je transmets ces connaissances aux outils que j'intègre à mes équipes de référencement à ce jour. Je maintiens la communication ouverte avec le fournisseur SaaS en fournissant des commentaires, en résolvant les problèmes et en explorant les possibilités de personnalisation ou d'amélioration.

La plupart des outils de référencement disponibles incluent des gestionnaires de compte et des services d'assistance qui remplacent pratiquement le besoin de consultants ou d'agences.

J'encourage mes équipes à utiliser ces services en leur demandant d'effectuer des tâches simples ou en leur permettant de proposer des recommandations pour des opportunités de croissance.

La gestion des fournisseurs nécessite également de revoir régulièrement les termes et conditions du contrat, d'en assurer la conformité et de se tenir au courant de toute mise à jour ou modification communiquée par le fournisseur.

Enfin, j'évalue régulièrement le retour sur investissement (ROI) de l'outil SaaS en évaluant son impact sur les performances SEO et les objectifs commerciaux globaux.

Je planifie du temps sur mon calendrier tous les 6 à 12 mois pour faire des ajustements ou réévaluer l'ajustement de l'outil si nécessaire pour assurer un succès continu.

En tenant compte de ces considérations post-contractuelles, SEOsl peut gérer efficacement la mise en œuvre, l'utilisation et l'optimisation de l'outil SaaS pour générer des résultats SEO percutants.

Maîtriser le processus d'approvisionnement SEO de l'entreprise

Bien que le processus d'approvisionnement soit difficile et chronophage, il s'agit d'une étape cruciale pour obtenir les bons services et outils qui soutiennent les efforts de référencement.

Peu importe le nombre de fois où j'ai suivi le processus, je suis toujours surpris de voir à quel point cela peut être si différent avec chaque entreprise.

Quand j'ai l'impression d'être le pro des achats, je suis surpris par un autre défi à relever. Néanmoins, c'est une nécessité à maîtriser, et je suis heureux d'avoir l'expérience dans mes compétences.

En gérant efficacement les aspects de l'approvisionnement, les SEO peuvent améliorer leurs stratégies, maintenir la confidentialité, rationaliser les accords contractuels, maximiser le retour sur investissement et obtenir des résultats SEO percutants.