Inventaire de l'équipement : un guide rapide

Toutes les entreprises ont des actifs, et si vous voulez rester en affaires, vous devez savoir quels sont ces actifs. Pour commencer, vous devez faire un inventaire du matériel et faire une liste d'inventaire du matériel. Ce n'est pas aussi facile que cela puisse paraître.

Il existe de nombreux éléments à suivre dans votre inventaire d'équipement. Bien sûr, vous devez commencer par faire un inventaire du matériel. Cependant, nous commencerons par définir ce qu'est un inventaire d'équipement et vous montrerons comment créer une liste d'inventaire d'équipement, y compris un modèle d'inventaire d'équipement gratuit.

Qu'est-ce qu'un inventaire d'équipement ?

L'inventaire des équipements est tout ce qu'une entreprise a en sa possession. Cela peut varier d'une entreprise à l'autre et même d'un département à l'autre. Par exemple, une équipe informatique disposera d'un inventaire d'équipements comprenant des actifs tels que des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des imprimantes, des scanners, des systèmes de point de vente, des accessoires informatiques, des applications logicielles, etc.

Les fabricants auront une liste d'équipement qui comprendra les biens et les matériaux ainsi que les machines. Les entreprises de construction auront probablement de la machinerie lourde à moins qu'elle ne soit louée, ainsi que des outils et d'autres articles commerciaux. Indépendamment de la composition des actifs, ils doivent être répertoriés en détail et détaillés.

Avoir un inventaire d'équipement est essentiel pour avoir plus de contrôle sur nos actifs commerciaux. À son tour, avoir un inventaire complet des équipements devient un atout pour l'entreprise. Il fournit un tampon entre les exigences du service et l'exécution des commandes. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet vous aide à suivre l'inventaire de votre équipement.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous offre un hub central pour votre inventaire d'équipement et la possibilité de le suivre en temps réel. Collectez votre inventaire d'équipement sur notre vue de liste et générez des rapports sur votre inventaire d'équipement pour savoir quand vous devez vous réapprovisionner. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Qu'est-ce qu'une liste d'inventaire d'équipement ?

Une liste d'inventaire des équipements est un aperçu complet des actifs d'une organisation. Il est essentiel pour les audits et les polices d'assurance et est utile pour décider si vous devez vous réapprovisionner ou acheter de nouveaux équipements.

Avoir une liste d'inventaire des équipements est la clé d'une bonne gestion. Il peut être créé dans n'importe quel nombre de feuilles de calcul, d'Excel à Google Sheets ou Numbers, mais il existe des solutions logicielles qui vous offrent plus de fonctionnalités qu'une feuille de calcul statique.

Si vous n'avez pas d'outil pour faire une liste d'inventaire des équipements, envisagez d'en créer un tout de suite. Ce n'est pas une procédure difficile, mais elle doit être approfondie.

Comment créer une liste d'inventaire d'équipement

Afin d'avoir une liste d'inventaire complète et utile de l'équipement, vous devez mettre en place un système pour inventorier systématiquement vos actifs. C'est beaucoup de travail en amont, mais il est payant d'avoir une liste d'inventaire des équipements à jour et exacte.

Vous voudrez commencer par savoir exactement ce que vous avez, y compris la marque et le modèle, etc., comment et où les actifs sont utilisés et comment utiliser au mieux l'inventaire des équipements. Cela inclut ce dont vous avez besoin et ce que vous pouvez faire pour tirer le meilleur parti de votre inventaire d'équipement.

Encore une fois, cette liste d'inventaire d'équipement devrait avoir tous vos atouts. Utilisez les membres de votre équipe comme ressources pour vous assurer que vous couvrez tout. La liste, comme vous le voyez, doit être détaillée. Mais ne pensez pas à cela comme un fait ; vous devrez revoir et réviser au fur et à mesure que l'équipement est endommagé, réparé et remplacé.

1. Rassemblez des informations générales sur votre équipement

Pour commencer, commencez à collecter des informations générales sur votre équipement. Ce processus est dirigé par le responsable du bureau ou de l'équipement et d'autres membres du personnel aideront à le mettre à jour. Ce processus doit être structuré pour s'assurer que le nouvel équipement est ajouté et que toute modification apportée à l'équipement est enregistrée.

C'est une bonne idée de commencer la liste d'inventaire de l'équipement en la divisant en catégories. Chaque catégorie a des sous-onglets pour collecter les détails sur l'équipement. Les détails suivants font partie de toute liste d'inventaire approfondie de l'équipement.

• Numéro de série de l'article : il s'agit du numéro d'équipement unique, du numéro de suivi ou du code PIN selon le type d'équipement répertorié. Ces numéros sont importants pour suivre les mises à jour ou les rappels ou pour identifier l'équipement s'il est récupéré après un vol.
• Description de l'article : C'est ici que vous notez la marque ou le modèle de l'équipement. Vous devez également décrire sa couleur, toutes les marques et autres détails. Tout cela aide si l'équipement est volé et que vous devez remplir une réclamation d'assurance.
• État : notez l'état de l'équipement, par exemple s'il est neuf, en bon état, nécessite des réparations, etc. Ces informations cruciales vous aident à savoir quand commander à nouveau un article spécifique ou réparer un équipement.

2. Indiquez l'emplacement de votre équipement

Un autre aspect de la liste d'inventaire des équipements est l'endroit où se trouvent ces actifs. Les petites entreprises pourraient ne pas trouver cela aussi utile que les multinationales, mais quelle que soit la taille de votre entreprise, l'emplacement est important. Vous devez trouver l'actif si vous voulez l'utiliser, le réparer, le mettre hors service, etc. Cela signifie dans quel tiroir il se trouve ou dans quel bureau satellite.

• Succursale : pour les entreprises qui ont des succursales, vous devrez préciser dans quelle succursale se trouve l'actif. Ceci est particulièrement utile, encore une fois, si la pièce est volée car elle se concentre sur un rayon cible où la pièce est la plus susceptible d'être trouvée.
• Département : Comme indiqué, même si votre entreprise est sous un même toit, vous voudrez toujours détailler l'emplacement de l'actif afin qu'il soit plus facile de suivre son état.

3. Liste des détails d'acquisition d'équipement

Les informations de gestion des achats liées à chaque pièce d'équipement sont également importantes lors de la compilation d'une liste d'inventaire des équipements. Ces détails aideront à suivre le prêt si ces achats sont à crédit, mais aussi la longévité de l'article et le moment où vous aurez besoin de le réparer ou de le remplacer. Voici quelques-uns des éléments que vous pouvez identifier et ajouter à votre liste d'acquisition d'équipement.

• Vendeur : Il s'agit de l'endroit où vous avez acheté l'article, qu'il s'agisse d'un vendeur, d'une entreprise, d'un magasin, etc. Ceci est important pour que vous sachiez où aller si cette pièce d'équipement doit être remplacée.
• Date d'achat : Savoir quand vous avez acheté l'actif est utile pour prévoir combien de temps encore vous pouvez vous attendre à ce qu'il soit utile. C'est le cycle de vie de l'équipement. Bien sûr, cela est également nécessaire en cas de dépôt d'un rapport de police ou d'une réclamation d'assurance.
• Valeur initiale : Le coût de l'équipement détermine la façon dont vous en prenez soin. Tout équipement est précieux et ne doit pas être négligé, mais si la pièce est chère, elle peut nécessiter une sécurité supplémentaire.
• Acompte : Quel est le montant que vous versez lors de l'achat de l'équipement à crédit ? Ceci est important car vous rembourserez l'équipement sur une période de temps et la valeur de l'article indique comment et quand vous le réparerez ou le remplacerez.
• Années de service restantes : cela indique combien de temps l'équipement est précieux pour votre entreprise et que les membres de votre équipe peuvent l'utiliser en toute sécurité.
• Durée du prêt en années : si vous n'avez pas loué l'équipement mais contracté un emprunt pour l'acheter, cela correspond au nombre d'années que vous avez fixé avec votre banque pour rembourser l'emprunt pour l'équipement.
• Taux de prêt : C'est ici que vous notez le taux d'intérêt tel qu'il est appliqué à votre prêt bancaire.
• Valeur attendue à la fin de la durée du prêt : une fois que vous avez remboursé votre prêt, si l'équipement est toujours utilisable, vous voudrez déterminer combien de temps il sera viable. La plupart des équipements perdent de la valeur avec le temps, vous devrez donc calculer la valeur attendue (EV) pour chaque pièce d'équipement lorsqu'elle est remboursée.

4. Mesurez les coûts mensuels

C'est là que vous calculez le montant d'argent que vous devez payer chaque mois pour l'équipement. Cette connaissance est importante pour prendre des décisions telles que si les réparations valent l'effort sur un équipement qui est déjà à bout de souffle. Vous pouvez effectuer une analyse coûts-avantages rapide pour mieux évaluer la situation.

• Coûts d'exploitation mensuels : déterminer les coûts d'exploitation signifie connaître le coût de possession ou de location de l'équipement plus le coût de son entretien plus le coût de son fonctionnement, comme le carburant, l'électricité, etc.
• Paiement mensuel : C'est ce que vous devez payer chaque mois pour un équipement, qu'il s'agisse d'un crédit-bail ou d'un prêt.

5. Recueillir des informations sur la dépréciation

Une autre chose à suivre est la dépréciation. En d'autres termes, la diminution de la valeur de l'équipement au fil du temps qui est due à l'usure d'utilisation. Ce qui suit vous permet de tracer cela.

• Valeur actuelle : En termes simples, c'est la valeur actuelle de l'équipement. En d'autres termes, c'est le prix d'origine de l'article avec la valeur dépréciée de l'âge, de l'usure et de la déchirure soustraite.
• Amortissement linéaire annuel : il s'agit d'une méthode permettant de déterminer le montant de l'amortissement de l'équipement au cours de son cycle de vie. L'idée sous-jacente est qu'une pièce d'équipement se déprécie uniformément sur une période de temps jusqu'à ce qu'elle n'ait plus de valeur et soit récupérée.
• Amortissement linéaire mensuel : Identique à l'amortissement linéaire annuel, mais sur une période plus courte d'un mois seulement.

Modèle d'inventaire d'équipement gratuit

Cela fait beaucoup de données à collecter pour chaque équipement. Vous multipliez ensuite cela par les actifs d'une entreprise pour avoir une idée de la durée de ce processus. L'utilisation d'un modèle de liste d'inventaire des équipements est un moyen de rationaliser l'effort. Le document présente les différents aspects d'une liste d'équipements, et tout ce que vous avez à faire est de remplir les blancs. Téléchargez notre modèle d'inventaire d'équipement gratuit pour commencer.

Avantages des listes d'inventaire d'équipement

Après avoir lu jusqu'ici, vous pourriez lever la main et dire que ce processus prend trop de temps, cela n'en vaut pas la peine. Bien que ce soit beaucoup de travail, les avantages l'emportent largement sur l'effort. D'une part, vous prendrez de meilleures décisions commerciales une fois que vous aurez rassemblé cette connaissance essentielle de vos actifs. Il aide à informer votre gestion des ressources.

L'équipement est cher. Avoir une liste d'inventaire des équipements est un moyen de comprendre ces coûts. Cela vous informe des routines d'achat et d'entretien. La liste d'inventaire de l'équipement est particulièrement utile pour l'entretien préventif. Vous pouvez tirer le meilleur parti de vos actifs et mieux suivre la maintenance.

Il ne s'agit pas seulement de gérer les ressources, mais aussi de créer des budgets renforcés par des listes d'inventaire des équipements. Vous pouvez budgétiser les achats et la maintenance à venir avec plus de précision, ce qui signifie garder ces machines en ligne et éviter les interruptions de votre production. Cela augmente l'efficacité tout en responsabilisant les membres de votre équipe en sachant qui a quel équipement.

Chef de projet & Inventaires des équipements

Nous avons poussé notre modèle de liste d'inventaire d'équipement gratuit comme point d'entrée pour avoir plus de contrôle sur vos actifs, mais les modèles sont des documents statiques et l'inventaire d'équipement est tout sauf statique. ProjectManager est un logiciel en ligne qui vous aide à suivre les ressources en temps réel. Vous disposez désormais des outils dont vous avez besoin pour savoir quand il est temps d'effectuer une maintenance ou de remplacer un ancien équipement sans causer de retards dans votre production.

Gérer les ressources sur les diagrammes de Gantt interactifs

Il y a une tonne de données liées à l'inventaire des équipements. Avec nos diagrammes de Gantt, vous pouvez suivre les coûts et les ressources liés à votre production sur un projet ou sur plusieurs projets grâce à la fonction de feuille de route. Basculez simplement de la vue de liste sur laquelle vous avez créé votre liste d'inventaire d'équipement sur le diagramme de Gantt. Vous pouvez désormais suivre les états financiers, les dates d'échéance et plus encore. Une fois que vous avez terminé votre plan, définissez une ligne de base pour capturer ces données. Vous pouvez désormais suivre l'effort prévu par rapport à l'effort réel en temps réel et toujours connaître l'état actuel de vos ressources.

Suivre les ressources avec un tableau de bord en temps réel

Une fois que vous avez défini une ligne de base, vous pouvez suivre vos ressources sur toutes les fonctionnalités de notre logiciel. Chaque fois que vous souhaitez une vue d'ensemble de votre inventaire, utilisez le tableau de bord en temps réel pour suivre six mesures, y compris le coût. Aucune configuration n'est requise comme avec d'autres outils légers qui vous permettent de configurer le tableau de bord. Notre tableau de bord est né prêt quand vous l'êtes.

Lorsque vous avez besoin de plus de données, utilisez nos fonctionnalités de création de rapports en un clic. Vous pouvez créer des rapports sur la charge de travail, les coûts, l'état et l'état du portefeuille de votre équipe, et bien plus encore. Chaque rapport peut être personnalisé pour afficher uniquement les informations qui vous intéressent, puis facilement partagé avec les parties prenantes. Maintenant que vous avez le contrôle sur votre inventaire, il n'a plus de contrôle sur vous.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à gérer et à suivre votre inventaire d'équipement en temps réel. Notre plate-forme collaborative permet à chaque service de mettre à jour facilement ses listes d'inventaire d'équipements en temps réel, de partager des fichiers et de commenter. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.