Comment rédiger un e-mail de suivi d'événement qui génère des résultats

Toutes nos félicitations! Votre événement a été un grand succès, avec plus de personnes achetant des billets que prévu. La table de tombola était animée et tout le monde est reparti avec de grands sourires.

Tout cela vaut une bonne tape dans le dos, mais vous n'avez pas encore terminé ! Certains organisateurs d’événements diront que l’e-mail de remerciement envoyé après le grand événement est encore plus important que l’événement lui-même.

Lorsque je travaillais dans des organisations à but non lucratif, je savais qu'il fallait ajouter un e-mail de suivi d'événement au plan marketing post-événement. Et cela est vrai pour tout type d’événement, d’une réunion de classe à une dégustation privée de vins. Toutes sortes d'industries bénéficient de l'organisation d'événements pour les clients potentiels et actuels, et les e-mails envoyés après le grand jour peuvent maintenir l'élan.​

Dans le cadre du suivi, vous devrez collecter les e-mails de toutes les personnes ayant assisté à l'événement. Si vous avez vendu des billets en ligne, vous l'avez peut-être automatiquement intégré dans votre processus. Mais si vous ne l'avez pas fait – ou si certaines personnes ont acheté plus d'un billet et ont amené des amis, ou s'il s'agissait d'un événement qui ne nécessitait pas de billets – vous souhaiterez créer un processus pour recueillir les e-mails pendant l'événement lui-même.

Vous pouvez collecter des adresses e-mail de la manière naturelle pour l'événement, mais j'ai toujours préféré m'occuper de cette tâche importante lors de l'enregistrement. Lorsque vous accueillez les participants à une table d'information, il ne vous faudra pas longtemps pour noter une adresse e-mail et leur dire de rechercher un message de suivi rempli de choses qu'ils veulent savoir. S'il s'agit d'un événement virtuel ou hybride, ce n'est pas grave également. Vous pouvez demander un e-mail pour obtenir un lien ou RSVP vers l'événement.

Une fois que vous recevez les adresses e-mail, ajoutez les contacts à votre compte de marketing par e-mail. Essayez de créer une feuille de calcul et de les ajouter automatiquement à partir de là. Maîtriser cela est l'une des choses que vous voudrez faire en premier lorsque vous apprendrez à faire du marketing par e-mail. Pensez à segmenter ce lot d'e-mails dans son propre groupe afin de pouvoir envoyer ultérieurement des e-mails personnalisés aux participants à l'événement.

Il est crucial de rassembler des adresses e-mail lors d'événements pour créer un e-mail avec des résultats mesurables qui peuvent prolonger le succès de votre événement pendant des mois, voire plus.

L’importance des e-mails de suivi

Il est difficile d’exagérer l’importance d’un e-mail de suivi d’événement. C'est parce que:

• Ces messages démarrent une relation avec de nouvelles personnes qui commencent tout juste à en apprendre davantage sur votre organisation, votre secteur ou votre entreprise.
• Vous pouvez les informer du bon travail que votre équipe accomplit chaque jour.
• Vous pouvez remercier les participants d’avoir passé une partie de leur journée avec vous.
• Vous pouvez partager le montant d’argent collecté, le nombre de personnes présentes et d’autres descripteurs mesurables de votre succès.
• C'est l'occasion de leur faire réserver la date pour d'autres événements à venir qui pourraient être similaires.
• Vous pouvez inclure d'autres moyens pour eux de s'impliquer, y compris les besoins des bénévoles ou des comités.

Lorsqu'il est effectué correctement, un e-mail de remerciement est un moyen naturel et confortable de rapprocher les personnes qui ont assisté à un événement du travail que vous effectuez. Vous établirez des relations avec des personnes dont vous savez qu’elles veulent vraiment en savoir plus et elles seront heureuses de recevoir le message.

Tout au long de toute campagne par e-mail d'événement, ce message de suivi vise à améliorer votre retour sur investissement de l'événement et à informer les lecteurs sur les valeurs, les programmes, les groupes, les produits ou les objectifs soutenus par l'événement. Et si vous ne l’envoyez pas, vous n’aurez peut-être pas d’autre chance de renforcer cette nouvelle connexion.

Éléments clés d'un e-mail de suivi d'événement efficace

Lorsque vous rédigez un e-mail de suivi d'événement, assurez-vous que le destinataire comprend pourquoi vous l'envoyez et qu'il est heureux de le découvrir dans sa boîte de réception. Pour y parvenir, incluez ces éléments essentiels.

Personnalisez le message d'accueil

Lorsque vous écrivez cet e-mail, n'oubliez pas qu'il est envoyé à des centaines, voire des milliers de personnes. Cependant, le destinataire ne voit que le message qui lui est envoyé. L'ajout d'un message d'accueil personnalisé souligne le sentiment que cet e-mail est envoyé uniquement pour eux.

La personnalisation est l'une des choses les plus essentielles de tout guide qui vous apprend à créer des e-mails de marketing événementiel efficaces. En effet, cette stratégie offre une opportunité rare de se connecter directement avec la personne qui reçoit l'e-mail.

Lorsque vous utilisez une plateforme de marketing par e-mail comme Constant Contact, cette touche personnelle peut être automatisée en ajoutant une invite dynamique qui dépose le prénom du contact directement dans l'e-mail envoyé. Vous pouvez même essayer cette technique dans la ligne d’objet de l’e-mail pour potentiellement augmenter votre taux d’ouverture.

exprimer de la gratitude

Avant toute chose, vous devez remercier les participants à l'événement qui reçoivent l'e-mail d'être venus à votre événement. Après tout, l'événement n'aurait pas été un succès sans toutes les personnes qui l'ont rendu possible !

Cela devrait être un processus distinct de l'envoi d'une lettre de « remerciement pour votre don », qui est généralement envoyée par courrier postal et comprend des informations sur la déduction fiscale, le cas échéant. Cet e-mail post-événement doit offrir une expression générale de gratitude pour le soutien du destinataire.

Récapitulons l'événement

Ensuite, faites savoir au lecteur comment l’événement s’est déroulé dans son ensemble. Partagez combien de personnes ont participé, combien d'argent a été collecté si tel était un objectif, une explication générale du plaisir que vous avez eu et toute autre information globale qui leur permet de savoir qu'ils font partie d'un effort plus vaste.

Si vous avez une galerie de photos sur une page de réseau social, vous souhaiterez peut-être inclure un lien et une demande pour qu'elles vous suivent sur vos plateformes sociales. Encouragez les participants à s'identifier sur les photos, permettant ainsi à leurs amis de voir le plaisir qu'ils ont eu à soutenir votre cause.

Fournir un contenu précieux

Pensez à ce que le destinataire de l'e-mail de suivi de l'événement veut savoir. Si l'événement a soutenu un projet ou une campagne particulière, partagez des informations sur les avantages qu'il apporte à la communauté. Si vous avez proposé un cours privé de dégustation ou de mixologie, partagez des recettes. S'il s'agissait d'un événement de réseautage, prévoyez un endroit pour partager les informations de contact. Incluez des ressources utiles ou même un article de blog intéressant que le lecteur appréciera.

Demandez-vous toujours si vous envoyez du contenu pertinent. Laissez le lecteur repartir de votre message avec quelque chose de précieux qui lui fera savoir que vous vous souciez de lui et que vous souhaitez créer une relation plus solide. La clé d’un contenu de courrier électronique de qualité n’est pas toujours de demander de l’aide, mais de fournir une assistance.

Conseils pour rédiger un e-mail de suivi engageant

J'ai vu des spécialistes du marketing événementiel et des membres de l'équipe commerciale de mon organisation qui n'étaient pas des rédacteurs lutter pendant des heures pour rédiger un seul e-mail. Vous n'êtes pas obligé de perdre autant de temps ! Suivez ces conseils et inspirez-vous de ces exemples d’e-mails de suivi pour ne pas trop réfléchir – ou vous précipiter – à ce processus critique.

Soyez concis et clair

Premièrement, cet e-mail de suivi d'événement n'a pas besoin d'être trop long. En fait, il vaut mieux rester simple plutôt que d’essayer de tout ajouter d’un coup. N'oubliez pas que maintenant que vous avez obtenu leur adresse e-mail et initié cette relation, vous pouvez leur envoyer des newsletters électroniques, de nouveaux articles de blog et des invitations au prochain événement. Tenez-vous-en au fait. Ce sera plus facile à écrire – et encore plus apprécié.

Injecter la personnalisation

Tout comme vous devez ajouter un message d'accueil personnalisé, vous pouvez également intégrer d'autres personnalisations tout au long de l'e-mail. Une façon d’y parvenir consiste à segmenter davantage la liste originale d’adresses e-mail.

Par exemple, vous souhaiterez envoyer à vos bénévoles l'e-mail de suivi de l'événement et leur remercier tout particulièrement pour leur travail acharné - cela ne s'appliquerait pas à quelqu'un qui se contente d'y assister. Si vous conservez votre liste de bénévoles pour l'événement dans un segment d'e-mail distinct sur votre plateforme de marketing par e-mail, il sera facile de modifier l'e-mail avec une note personnalisée qui leur est réservée.

Utilisez des lignes d'objet d'e-mail de suivi d'événement convaincantes

Sans basculer dans le territoire des appâts à clics avec de multiples points d'exclamation et des majuscules, vous souhaiterez inclure une ligne d'objet d'e-mail passionnante qui attire l'attention du lecteur. N'oubliez pas que ces quelques mots sont parfois la seule chose que le destinataire verra lorsque l'e-mail apparaîtra dans sa boîte de réception.

Choisissez soigneusement votre ligne d'objet. De bonnes lignes d'objet d'e-mail inspirent la curiosité, stimulent l'action et créent un sentiment d'exclusivité. Faites-leur se sentir si importants que vous devez partager cette nouvelle avec eux.

Incorporer des éléments visuels

Les modèles d'e-mails facilitent l'intégration d'éléments visuels dans votre e-mail post-événement. Vous pouvez ajouter des photos des participants ou des activités de l'événement ou déposer un widget ou un lien vers une courte vidéo du grand jour. Et n'oubliez pas d'inclure le logo de votre organisation !

Exemples d'e-mails de suivi d'événements

Avant de rédiger votre e-mail de suivi d'événement, décidez ce que vous souhaitez que vos lecteurs retiennent. Vous voudrez peut-être simplement les remercier, ou vous voudrez peut-être leur faire savoir que vous vous souciez de leurs suggestions sur les moyens de vous améliorer l'année prochaine. Ce brainstorming vous permettra de décider plus facilement quel exemple vous souhaitez suivre.

E-mail de remerciement avec les faits saillants de l'événement

Certains e-mails post-événement expriment uniquement de la gratitude et partagent les moments forts du grand jour, cela suffit ! S’il s’agissait d’un événement virtuel, c’est un excellent moyen de donner aux participants une vision plus large de la portée des activités.

Offre de contenu exclusif

Offrez-leur un lagniappe (lan-ˈyap), un mot cajun qui fait référence à cette petite surprise supplémentaire offerte en guise de remerciement à la fin d'une transaction. Les participants à l'événement peuvent penser que le plaisir qu'ils ont eu est terminé, mais vous pouvez le prolonger en proposant du contenu exclusif dans l'e-mail de suivi de l'événement. Par exemple, vous pouvez leur donner la première chance de réserver des tables ou d’acheter des billets pour de futurs événements.

Demande d’enquête et de commentaires

Si vous envisagez d'organiser le même événement l'année prochaine, un excellent moyen d'améliorer votre retour sur investissement consiste à interroger les participants, les bénévoles et les parties prenantes sur les améliorations de l'événement qu'ils aimeraient voir. Vous pourriez être surpris par certaines des suggestions qu’ils proposent – ​​et vous pourriez aussi gagner de nouveaux bénévoles.

Offre personnalisée en fonction des intérêts des participants

Lorsque vous collectez des adresses e-mail, vous souhaiterez peut-être créer une courte enquête qui interroge les participants à l'événement sur leurs intérêts. Vous pouvez ensuite segmenter vos listes de diffusion en fonction de ces différents intérêts et envoyer des e-mails personnalisés avec des offres ou des ressources supplémentaires qui les intéresseront.

Par exemple, ils souhaitent peut-être participer à un événement de réseautage, et vous pouvez leur offrir un ticket de boisson gratuite simplement pour avoir assisté à un événement précédent.

Meilleures pratiques pour des e-mails de suivi d'événement réussis

Il existe de nombreuses bonnes pratiques en matière de marketing par e-mail, comme par exemple s'assurer que les personnes qui reçoivent vos e-mails savent à quoi elles se sont inscrites. Vous avez réglé tout cela grâce à vos discussions à la table d'enregistrement. Voici quelques autres conseils que les spécialistes du marketing utilisent pour obtenir des résultats grâce aux e-mails de suivi des événements.

Utiliser la rapidité

N'attendez pas trop longtemps ! Planifiez votre e-mail au plus tard trois jours après l'événement. Assurez-vous que c'est encore frais dans leur esprit.

Segmentez votre public cible

Le travail que vous effectuez en séparant les différents segments de participants à votre événement dans vos listes de diffusion sera récompensé par votre capacité à envoyer le bon message aux bonnes personnes. Prenez le temps de le faire, même au lendemain d’un grand événement.

Automatisez votre processus de suivi

Une façon de gagner du temps consiste à automatiser l’ensemble du processus. Les feuilles de calcul segmentées peuvent être immédiatement téléchargées sur un logiciel de marketing par e-mail. Des salutations personnalisées peuvent être automatiquement ajoutées. Vous pouvez même programmer une série d’e-mails plusieurs jours à l’avance.

Mesurer et suivre les résultats

Qu'il s'agisse d'un événement de collecte de fonds en personne ou virtuel, vous voudrez connaître votre retour sur investissement. Cela est vrai pour votre campagne par e-mail post-événement. Suivez les mesures, telles que la vitesse à laquelle les personnes cliquent sur les liens dans le message. Cela vous aidera à voir comment vous pouvez vous améliorer la prochaine fois.

Offrez un engagement continu

Enfin, ne vous arrêtez pas à un seul email. Planifiez une communication régulière par e-mail avec ces participants à l'événement pour les tenir au courant des dernières nouvelles de l'organisation et des dates des nouveaux événements. N’oubliez pas que les relations – celles qui se traduisent par de nouveaux dons, soutiens et bénévoles – peuvent prendre du temps et des efforts pour se développer.

Générez des résultats grâce à des e-mails de suivi efficaces

Maintenant que vous disposez des bases pour créer un e-mail de suivi engageant et efficace pour votre prochain événement. Vous serez prêt à collecter des adresses e-mail, à les segmenter en listes ciblées et à inclure des informations pertinentes que tout le monde appréciera.

À l'étape suivante, parcourez les modèles d'e-mails de votre logiciel de marketing par e-mail pour trouver un design qui vous plaît. Si vous pouvez concevoir l'e-mail à l'avance et savoir où vous souhaitez ajouter des photos ou des vidéos de l'événement, vous pouvez commencer à rédiger un brouillon du message. Cela vous permettra d'avoir une longueur d'avance une fois l'événement terminé et qu'il sera temps d'appuyer sur envoyer.