Gestion des événements : un guide rapide

Organiser un événement, c'est comme exécuter un projet. Il a un plan qui est exécuté par une équipe avec une date limite, le livrable final étant l'événement. Tout comme un projet, la gestion d'événements est la façon dont vous vous assurez que tout se déroule de manière transparente pour vos parties prenantes.

La gestion d'événements peut être n'importe quoi, d'une fête d'anniversaire pour votre enfant à une convention d'affaires et tout le reste. Vous pouvez le faire en personne, virtuellement ou un hybride des deux. Quelle que soit la manière dont vous avez choisi de mettre en scène votre événement, la gestion des événements contribuera à sa réussite.

Qu'est-ce que la gestion d'événements ?

La gestion des événements est le processus de création d'un événement. Cela implique tous les aspects de l'événement, de l'idée à la planification, l'exécution et la maintenance de l'événement. Cela peut même continuer après la fin de l'événement s'il y a une stratégie post-événement impliquée.

La gestion d'événements commence par un gestionnaire d'événements, un sujet que nous explorerons un peu plus tard. Ils initient le plan, décidant des éléments essentiels tels que quand et où l'événement aura lieu. Ils développeront également un thème, le cas échéant, et superviseront l'événement pour s'assurer qu'il se déroule comme prévu.

Le plan d'événement peut impliquer une variété de disciplines telles que la conception de l'approvisionnement, les vérifications réglementaires et la gestion sur site, ainsi que plus de détails. Tout sera décrit dans le plan. Il doit être minutieux et coordonner les activités pour que tout se passe correctement.

Vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour organiser la gestion de votre événement, mais un logiciel de gestion de projet facilite grandement la tâche. ProjectManager est un logiciel en ligne qui peut être facilement partagé. C'est une excellente plateforme collaborative pour connecter toutes les personnes impliquées, du planificateur d'événements aux fournisseurs. Notre diagramme de Gantt en ligne vous aide à organiser les tâches, à lier les tâches dépendantes pour éviter les retards et même à définir une ligne de base. Cela signifie que vous pouvez suivre en temps réel l'effort prévu par rapport à l'effort réel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Gestion d'événements vs planification d'événements

Avant d'approfondir, il est important de comprendre que, bien que similaires, la gestion d'événements et la planification d'événements ne sont pas identiques. La différence générale est que les planificateurs d'événements sont ceux qui ont la vision de l'événement. Ils travaillent également sur les plans préliminaires.

Les gestionnaires d'événements, en revanche, sont ceux qui supervisent l'exécution. Ils ajoutent des détails au plan et s'assurent qu'il est fait correctement.

Comme vous pouvez le voir, il y a chevauchement. Le gestionnaire d'événements et un planificateur d'événements travailleront souvent main dans la main ou parfois une personne remplira les deux rôles en fonction de la taille et du type d'événement planifié.

Par exemple, le responsable de l'événement est celui qui effectue généralement les réservations, coordonne avec les fournisseurs, embauche et gère le personnel et est sur place pendant l'événement. Le planificateur d'événements choisit le thème et le concept, sélectionne le lieu, planifie le menu et organise les divertissements ou les conférenciers.

Types d'événements

Comme nous l'avons mentionné, la gestion d'événements peut être appliquée à n'importe quel événement. Vous devez planifier la fête d'anniversaire d'un enfant ou faire face à une crise potentielle. Les enjeux sont tout aussi importants pour les événements professionnels.

Les personnes qui assistent à des événements ne pensent pas à la planification et aux efforts déployés pour créer une expérience formidable. Cependant, ils expriment leurs objections lorsque quelque chose ne va pas. Vous ne voulez pas ça.

Prenons un instant pour définir les différents événements professionnels car ceux-ci peuvent avoir un impact financier sur votre entreprise, que vous produisiez l'événement ou que vous l'animiez. Une expérience positive renforce les marques, aide au réseautage et peut stimuler les ventes. Un mauvais peut entraîner des clients perdus et une réputation de marque ternie.

1. Événements corporatifs

Un événement d'entreprise est organisé par une entreprise ou une organisation et est organisé pour les employés ou les clients. Il peut également y avoir des événements commerciaux qui intègrent de nombreuses entreprises, employés et clients. Les événements d'entreprise couvrent toute la gamme du formel à l'informel et peuvent être conçus pour la constitution d'équipes, les conférences, le recrutement, les lancements de produits, etc.

2. Événements privés

Un événement privé peut signifier une fête d'anniversaire ou un événement pour adultes. En termes d'événements professionnels, un événement privé peut également être d'entreprise. La différence entre cet événement et l'événement d'entreprise est que seuls ceux qui sont invités à l'événement privé peuvent y assister, contrairement à un événement public, tel qu'un cours ou un atelier, qui est ouvert à tous.

3. En personne

Un événement en personne se déroule dans un espace physique et les personnes qui y assistent sont là physiquement. La plupart des événements à travers l'histoire ont eu lieu en personne, mais, bien sûr, avec l'avènement d'Internet et le développement du streaming, il y a maintenant plus d'options, comme nous le verrons ci-dessous.

4. En ligne

Les événements virtuels deviennent de plus en plus populaires car la technologie rend ces événements transparents pour les participants. Ils peuvent également aider à éviter des frais de déplacement, d'hôtel et de nourriture coûteux. En termes de gestion d'événements, le processus est fondamentalement le même. La plupart des gens, cependant, préfèrent les rencontres en personne, surtout lorsqu'ils font des affaires. Des modèles hybrides sont également disponibles, ce qui donne à chacun la possibilité de participer en personne ou en ligne.

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Rôles de gestion des événements

Comme dans tout projet, la gestion d'événements est composée de différentes personnes et compétences pour s'assurer que l'événement se déroule sans accroc. Nous avons parlé brièvement d'un gestionnaire d'événements, mais c'est un rôle tellement important qu'il mérite plus de détails.

En plus du gestionnaire d'événements, nous verrons comment un directeur d'événements s'intègre dans la structure globale de gestion d'événements. Nous examinerons les rôles et les responsabilités des deux et décrirons certaines des compétences dont chacun a besoin pour réussir dans son travail.

Responsable de l'événement

Un gestionnaire d'événements fait le gros du travail dans la gestion d'événements. Comme son nom l'indique, ce sont eux qui gèrent l'événement. Cela signifie qu'ils exécutent le plan et gèrent l'événement au fur et à mesure pour s'assurer que tout se passe comme prévu. Comme nous l'avons expliqué, le gestionnaire d'événements et le planificateur d'événements peuvent être légèrement différents ou partager des responsabilités. Nous avons décidé d'examiner le rôle d'un gestionnaire d'événements qui comblerait ces deux postes.

Rôle et responsabilités

Les gestionnaires d'événements aident à réfléchir au concept de l'événement et à mettre en œuvre le plan de l'événement. A ce titre, ils s'occupent de la budgétisation de l'événement et de toutes les facturations afférentes. Cela signifie qu'ils travaillent également avec des fournisseurs et négocient des contrats et des accords de parrainage. Ils gèrent la logistique, tiennent les parties prenantes informées, obtiennent les permis nécessaires et s'occupent de tout rapport post-événement.

Compétences

Un gestionnaire d'événements doit avoir un diplôme en relations publiques, en communication ou en hôtellerie, bien que la gestion de projet puisse également s'avérer utile (et une expérience de gestion de projet indispensable). Ils ont besoin de compétences supérieures en communication et en marketing. Un gestionnaire d'événements doit être un leader fort, organisé et capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Il est important d'avoir des compétences en gestion du temps et de comprendre la gestion des risques, ainsi que de savoir utiliser une variété de logiciels. Les compétences interpersonnelles et la résolution de conflits sont également un plus.

Directeur d'événement

Un directeur d'événement est responsable de la planification et de l'exécution d'un événement, mais à un niveau supérieur à celui du responsable d'événement, qui s'occupe davantage des opérations quotidiennes. Alors que le responsable de l'événement peut être impliqué dans le brainstorming et la planification, le directeur de l'événement a le dernier mot. Ils peuvent travailler pour des particuliers, des entreprises, des organisations à but non lucratif et des agences gouvernementales.

Rôle et responsabilités

Le directeur de l'événement est responsable de s'assurer que le personnel de l'événement est formé et comprend ses responsabilités. Ils communiqueront avec l'équipe de l'événement tout au long du processus de planification pour organiser un événement réussi. Cela implique de s'assurer que les vendeurs, les traiteurs et les autres prestataires de services ont été embauchés et sont programmés de manière appropriée. Ils supervisent les initiatives de marketing et toutes les promotions d'événements pour s'assurer qu'ils ciblent le bon public.

Compétences

Un directeur d'événement doit être titulaire d'un diplôme en hôtellerie, en gestion d'événements ou dans un domaine connexe, comme la gestion de projet. Des cours de gestion hôtelière, de planification d'événements, de gestion d'entreprise, de marketing et de vente sont également utiles. Les certifications sont bonnes pour montrer qu'ils sont compétents et qualifiés. Au-delà de cela, ils doivent faire preuve de leadership, avoir des compétences de communication claires, être bien organisés et comprendre le marketing et la budgétisation.

ProjectManager aide à la gestion des événements

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui possède les fonctionnalités dont vous avez besoin pour vous aider à gérer votre événement. Comme nous l'avons mentionné, le diagramme de Gantt peut organiser vos activités, qu'il s'agisse d'un petit ou d'un grand événement. Mais le diagramme de Gantt n'est qu'une de nos vues multi-projets.

Planifiez vos événements sur les calendriers en ligne

Même si vous organisez votre événement sur le Gantt, il vous suffit de basculer vers la vue calendrier pour voir vos activités sous forme de calendrier. Cela signifie que vous pouvez voir les dates de début et les dates de fin de votre travail en un coup d'œil. Intégrez votre équipe et partagez le plan. Ils peuvent utiliser la vue liste ou les tableaux kanban s'ils le préfèrent. Partagez des laissez-passer en lecture seule avec les fournisseurs et ils obtiennent de la transparence sans pouvoir modifier quoi que ce soit d'important.

Gardez une trace des heures de travail avec les feuilles de temps

Une fois votre équipe intégrée, vous pouvez configurer sa disponibilité grâce à nos fonctionnalités de gestion des ressources. Cela permet de voir facilement quand ils ont un PTO ou des vacances lors de l'attribution de tâches. Vous pouvez ensuite utiliser nos feuilles de temps sécurisées pour rationaliser la paie et suivre le temps qu'ils prennent pour terminer leur travail en temps réel. De cette façon, s'ils prennent du retard, vous pouvez réaffecter les ressources et revenir rapidement sur la bonne voie.

Les données en temps réel vous aident non seulement à prendre de meilleures décisions, mais permettent également à votre équipe de collaborer et de mieux travailler ensemble. Ils peuvent partager des fichiers, commenter et taguer d'autres personnes qui ne sont pas affectées à la tâche afin qu'ils puissent aider si nécessaire. Ajoutez à cela notre tableau de bord en temps réel qui vous donne une vue de haut niveau du projet et des rapports personnalisables qui approfondissent les données et aident au reporting post-événement et vous avez un puissant allié dans la gestion des événements.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à planifier, programmer et suivre votre travail en temps réel. Notre plateforme collaborative relie les équipes, les fournisseurs et les parties prenantes afin qu'ils puissent tous rester à jour avec une seule source de vérité. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.