10 modèles de planification d'événements gratuits pour Excel et Word

La planification d'un événement peut aller d'une réunion au travail à une convention et tout le reste. C'est un autre projet où vous devez gérer le temps, le coût et la portée (et n'oubliez pas la qualité) pour respecter un délai. L'utilisation de modèles de planification peut vous aider à rester organisé et à respecter votre budget et vous permet de planifier et de créer le type d'événement qui remplit son objectif, qu'il s'agisse de réseauter lors d'un salon professionnel ou de lancer un atelier de renforcement d'équipe.

ProjectManager est un logiciel primé qui peut vous aider à planifier, gérer et suivre vos événements. Nous sommes également la plaque tournante en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet. Vous pouvez lire des blogs hebdomadaires, des guides et télécharger des modèles de planification d'événements gratuits pour Excel et Word. Nous avons des modèles gratuits pour chaque phase d'un projet. Ci-dessous, nous avons rassemblé 10 modèles de planification d'événements gratuits que vous pouvez utiliser pour proposer, planifier et gérer votre prochain événement.

1. Modèle de proposition d'événement

Chaque événement commence par une idée. Quelqu'un ou une organisation veut organiser un événement et lance des demandes de propositions (RFP). Tout comme vous le feriez pour n'importe quel projet, vous devez proposer pourquoi vous êtes le meilleur entrepreneur pour faire le travail. Convaincre ce client potentiel est l'endroit où notre modèle de proposition d'événement gratuit pour Word entre en jeu. Il vous donne l'espace pour prouver aux parties prenantes que vous pouvez faire ce dont elles ont besoin pour organiser un événement réussi.

Ce modèle d'événement gratuit est divisé en sections personnalisables. Vous pouvez ajouter ou supprimer des sections qui ne sont pas pertinentes pour votre proposition, mais nous avons réduit la proposition d'événement à l'essentiel. Vous trouverez un champ à remplir sur le but de l'événement, similaire à l'énoncé de mission. Il y a aussi un endroit pour définir les buts et les objectifs de l'événement pour montrer que vous comprenez ce que le client veut réaliser avec l'événement. Renforcer davantage votre expertise est un domaine pour le public cible que vous attirerez à l'événement, au marketing et aux promotions, à la proposition de valeur et aux coûts. Ce modèle de proposition d'événement gratuit devrait sceller l'affaire pour vous.

2. Modèle de plan d'événement

Une fois que vous aurez obtenu le poste, vous aurez besoin d'un modèle de plan d'événement pour montrer comment l'événement se déroulera du début à la fin. Notre modèle de plan d'événement gratuit pour Excel vous aide à respecter les délais et à respecter le budget approuvé par votre client. Pas différent de tout autre type de plan de projet, le modèle de planification d'événement gratuit identifie les ressources et comprend des phases pour faciliter la gestion.

Mieux encore, il existe une option pour ignorer la feuille de calcul Excel et obtenir un essai gratuit de ProjectManager, un logiciel de gestion de projet primé qui peut faire bien plus qu'un modèle statique. Ouvrez le logiciel dans le diagramme de Gantt pour organiser vos tâches événementielles et ajouter des ressources et les coûts associés. Vous pouvez même faire des affectations, joindre des fichiers et ajouter des descriptions, des balises, des priorités et plus encore. Tout ce que vous ajoutez à la feuille de calcul se remplit sur une chronologie visuelle afin que vous puissiez voir l'événement en un seul endroit, en ajoutant des jalons et en liant les tâches dépendantes pour éviter les retards. Définissez ensuite une ligne de base pour suivre votre effort planifié par rapport à votre effort réel en temps réel, ce que vous ne pouvez pas faire sur une feuille de calcul. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

3. Modèle de budget d'événement

Vous avez le travail et vous faites un plan, mais vous devez avoir un budget d'événement pour savoir quoi facturer à votre client. Si vos prévisions financières sont erronées, vous pourriez éventuellement perdre une grosse somme d'argent. Cela pourrait suffire à faire de tout l'événement une perte pour vous. Pour éviter ce désastre, vous devez utiliser notre modèle de budget d'événement gratuit pour Excel. Cela vous permet d'estimer plus précisément les coûts de l'événement avant de vous y engager afin que vous puissiez réaliser un profit et ne pas perdre d'argent.

Il est difficile de savoir combien coûtera un événement. Il y a beaucoup de variables et vous devez tenir compte du risque, ce qui pourrait avoir un impact sur les coûts de l'événement. Notre modèle de budget gratuit vous permet de collecter les coûts, tels que ceux associés à la main-d'œuvre, les frais de consultant que vous pourriez avoir, les matières premières et plus encore. Bien sûr, il n'y a pas deux événements identiques. C'est pourquoi notre modèle gratuit est personnalisable. Vous pouvez ajouter des éléments tels que le marketing et les promotions ou tout autre élément qui pourrait manquer dans le modèle pour vous assurer d'obtenir un chiffre précis. Il y a même des colonnes pour suivre votre budget réel par rapport à votre budget prévu pour rester sur la bonne voie.

4. Modèle de calendrier de marketing événementiel

En parlant de marketing, aucun événement n'est réussi sans une campagne de marketing pour attirer le public cible de l'événement. C'est plus facile à dire qu'à faire. Tout comme le plan d'événement, il y a des délais, des ressources et des coûts impliqués. Peu importe si vous travaillez sur un blitz d'e-mails, un publipostage ou même des panneaux d'affichage ; il y a beaucoup à coordonner. Notre modèle de calendrier de marketing événementiel gratuit pour Excel vous aide à aligner tous ces canards. Cet outil polyvalent vous montre la campagne marketing sur un calendrier mensuel, trimestriel ou annuel. Vous pouvez voir qui est responsable de quoi et quand ce travail est dû.

La conception d'une simplicité trompeuse est très puissante pour la gestion du marketing. C'est une grille, la même que celle que vous verriez dans n'importe quel calendrier, mais elle vous permet d'avoir une vue d'ensemble et de voir la campagne marketing répartie sur le mois, le trimestre ou l'année. Le modèle est divisé en onglets, chacun avec la date à gauche et le nom de la campagne. Viennent ensuite les tâches associées à cette campagne, y compris une description, une date d'échéance et qui est responsable de l'exécution de ce travail. Ensuite, vous pouvez ajouter le coût de cette tâche, qui est un poste du budget total. Il y a même de la place pour ajouter les objectifs de la campagne et la durée de toute la campagne marketing.

5. Modèle de suivi des tâches d'événement

Nous avons parlé de décrocher l'emploi, de planifier l'événement, d'estimer le budget et même de la campagne de marketing et de promotion qui garantira une bonne participation. Ce dont nous n'avons pas encore parlé, c'est de savoir comment vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Pour ce faire, vous devez comparer l'effort prévu par rapport à l'effort réel. De cette façon, vous pouvez voir si vous respectez votre calendrier d'événements ou si vous êtes en retard. Vous ne voulez pas découvrir que vous êtes en retard lorsqu'il est trop tard pour agir. Vous n'avez pas à vous inquiéter si vous utilisez notre modèle gratuit de suivi des tâches d'événement pour Excel.

Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour suivre vos tâches. Il y a un endroit pour lister le nom de vos tâches et ajouter une description du travail. S'il y a une dépendance, vous pouvez également la lister pour éviter des retards coûteux. Ajoutez ensuite le membre de votre équipe qui est affecté à cette tâche. Il y a un endroit pour ajouter la priorité des tâches pour savoir ce qui doit être fait en premier et les dates d'échéance, y compris les dates de début, de fin prévue et de fin réelle. Ajoutez ensuite le statut de la tâche pour savoir si elle est retardée, en pause ouverte ou terminée.

6. Modèle de chronologie de l'événement

Bien sûr, tout cela doit être fait dans un certain délai. Les événements se déroulent sur une heure, un jour ou des jours précis. Il n'y a pas de marge de manœuvre. Le matériel de marketing a été envoyé avec l'heure de l'événement et rien ne changera cela. Produire cet événement à temps signifie que vous devez planifier judicieusement. L'utilisation de notre modèle de calendrier d'événements gratuit pour Excel peut vous aider à vous assurer que tout est fait quand il le faut.

Avec notre chronologie des événements, vous avez deux parties. Sur la gauche se trouve une feuille de calcul, encore une fois entièrement personnalisable, dans laquelle nous avons quatre colonnes. Vous pouvez y lister les tâches, les dates de début, les dates de fin et la durée. Sur la droite se trouve une chronologie visuelle, comme un diagramme de Gantt, qui remplit automatiquement la chronologie de votre événement. Vous pouvez créer des phases de couleurs différentes pour les rendre faciles à discerner lorsque vous obtenez un aperçu du plan d'événement en un seul endroit.

7. Modèle d'analyse coûts-avantages

Avant de proposer de produire un événement, vous devez savoir que le projet va vous rapporter sur votre investissement. Sinon, vous êtes un organisme de bienfaisance, pas une entreprise (bien que même les organismes de bienfaisance doivent rester solvables pour continuer leur bon travail). Pour déterminer si l'événement vaut la peine d'enchérir, utilisez notre modèle gratuit d'analyse coûts-avantages pour Excel et voyez si les dépenses que vous devez engager seront récupérées.

Notre modèle de planification d'événements gratuit le fait en capturant les coûts quantitatifs, tels que les coûts indirects, intangibles et d'opportunité, et les repousse quelle que soit la durée de votre plan d'événement. Ensuite, vous énumérez les avantages quantitatifs, tels que directs, indirects, immatériels et concurrentiels, à nouveau prévus sur le cycle de vie de l'événement. À partir de là, le modèle calcule le coût total et le compare au bénéfice total pour vous aider à prendre la bonne décision.

8. Modèle de matrice RACI

Si vous avez enchéri et remporté l'événement, vous avez déjà effectué une analyse coûts-avantages, un plan et un calendrier. Maintenant, vous devez mettre votre équipe au travail et tenir votre client informé. Ils ont, après tout, un intérêt direct dans votre réussite. Cela nécessite d'identifier les parties prenantes et de définir leurs rôles et responsabilités, y compris votre équipe, et leur relation avec le projet et ses tâches. Cela se fait avec notre modèle de matrice RACI gratuit pour Excel.

RACI est l'acronyme de responsable, redevable, consulté et informé. Notre modèle de planification d'événements gratuit est une feuille de calcul dans laquelle vous pouvez répertorier les tâches du projet sous forme de lignes et en haut de la liste tous les membres de votre équipe, chacun dans une colonne individuelle. Ensuite, à côté de la case où leur nom correspond à la tâche, vous pouvez noter s'il s'agit d'un R, d'un A, d'un C ou d'un I. Cela améliore grandement votre gestion du projet, de l'équipe et du client.

9. Modèle de carte des parties prenantes

Un autre outil pour identifier les parties prenantes de votre projet d'événement est notre modèle gratuit de carte des parties prenantes pour Excel. N'oubliez pas que les parties prenantes peuvent être n'importe qui de votre équipe et du public cible de l'événement, et, bien sûr, le client. L'utilisation de cet outil visuel vous permet de voir facilement l'impact de chaque partie prenante et comment elles influencent votre travail.

Le modèle de planification d'événement gratuit est facile à utiliser. Il est divisé en une grille de quatre carrés. Tout d'abord, répertoriez vos parties prenantes et codez-les en vert pour indiquer qu'elles sont un défenseur, en jaune si elles sont neutres et en rouge si elles sont critiques et peuvent potentiellement bloquer le travail. Ajoutez ensuite chacun à la poignée, qui est divisée par la façon de les gérer, de rester satisfait, de gérer étroitement et le niveau de leur influence, de bas en haut. Cela vous aide à créer un plan de gestion et de communication des parties prenantes.

10. Modèle de feuille de temps

Enfin, vous devrez suivre votre équipe pendant qu'elle fait son travail. Les feuilles de temps sont des outils précieux non seulement pour la paie, mais aussi pour suivre le coût horaire, les vacances et les heures supplémentaires de votre équipe. L'utilisation de notre modèle de feuille de temps gratuit pour Excel peut vous aider à gérer le temps de votre équipe tout en gardant une trace de leurs heures.

Le modèle de feuille de temps vous aide à suivre vos employés. Commencez par capturer les données personnelles, telles que le nom, le service, le taux horaire, etc. Définissez ensuite un délai pour la feuille de temps et collectez leurs heures. Ajoutez le nombre total d'heures de travail et vous êtes en mesure de savoir où ils en sont en termes d'exécution de leurs tâches et de vous assurer qu'ils sont payés rapidement et avec précision.

Utilisez ProjectManager pour organiser un événement réussi

Les modèles de planification d'événements gratuits sont excellents, mais seulement jusqu'à un certain point. Par exemple, notre modèle de feuille de temps doit être saisi manuellement et il n'y a aucune sécurité. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé doté de fonctionnalités de feuille de temps qui se remplissent automatiquement et donnent aux responsables un aperçu en temps réel de l'état d'avancement de leurs tâches. Mais ce n'est qu'une fonctionnalité parmi tant d'autres pour vous aider à gérer et à organiser un événement de qualité pour votre client.

Planifiez votre événement sur un diagramme de Gantt

Plutôt que d'utiliser un modèle de planification d'événement, un modèle de chronologie, un budget d'événement, un tracker, etc., notre diagramme de Gantt organise vos tâches, vos ressources et vos coûts et suit votre progression en temps réel. Vous pouvez lier les quatre dépendances de tâches et définir une base de planification, ce qui permet à notre logiciel de vous montrer des données en temps réel sur vos progrès et vos performances. C'est ainsi que vous restez sur la bonne voie et ne dépassez pas votre budget.

Suivez vos progrès sur des tableaux de bord en temps réel

Il est facile de modifier le Gantt ; faites simplement glisser et déposez au fur et à mesure que les choses changent. Tous les détails de votre plan d'événement s'ajustent en conséquence. Ensuite, vous pouvez basculer vers notre tableau de bord en temps réel et obtenir une vue de haut niveau de tout, de votre temps, du coût à la charge de travail et de la santé globale de votre projet. Vous n'avez pas à perdre de temps à le configurer comme vous le faites avec des outils légers. C'est prêt quand vous l'êtes.

Notre logiciel a plus que des diagrammes de Gantt, qui sont plus adaptés aux managers. Il existe des tableaux kanban pour visualiser le flux de travail, les listes de tâches et les calendriers pour votre campagne de marketing et de promotion. Les multiples vues de projet fonctionnent toutes à l'unisson, donc quel que soit l'outil que vous utilisez, il dispose des données les plus à jour. Tout le monde est toujours sur la même page.

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Que vous soyez nouveau dans la gestion d'un événement ou que vous ayez travaillé sur des dizaines dans le passé, il y a toujours plus à apprendre. Notre site est une plateforme en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet, y compris la planification d'événements. Voici un échantillon de nos blogs, guides et tutoriels vidéo hebdomadaires.

• Comment planifier un événement : étapes, conseils et liste de contrôle pour la planification d'un événement
• Comment planifier un événement virtuel : Liste de contrôle pour la planification d'un événement virtuel
• Gestion des événements : un guide rapide
• Logiciel de gestion de projet événementiel
• Comment créer un budget d'événement

ProjectManager est un logiciel en ligne qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre les événements en temps réel. Utilisez nos fonctionnalités de gestion des tâches, de gestion des risques et de gestion des ressources pour rester productif et sur la bonne voie. Notre plateforme collaborative facilite le commentaire et le partage de fichiers où que vous soyez. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre outil pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.