Tout ce que vous devez savoir sur l'hébergement d'une grande conférence virtuelle

Une fois que votre entreprise aura suffisamment grandi, vous pourriez être intéressé par l'organisation d'une conférence virtuelle. Néanmoins, cela peut être difficile. Lorsque vous êtes chargé d'une telle entreprise, vous devez faire face à de nombreux problèmes.

Tout d'abord, vous devez transformer une journée complète de conférences en une activité engageante. Deuxièmement, vous devez déterminer à quelle date votre conférence peut recevoir le plus d'attention. Enfin, vous devez vous occuper de tous les aspects techniques pour offrir à vos participants la meilleure expérience possible. Ci-dessous, vous trouverez de nombreux conseils utiles pour résoudre ces problèmes et d'autres.

Dans un instant, vous découvrirez le meilleur logiciel que vous pouvez utiliser, pourquoi vous pourriez avoir besoin de services de traduction (vous voudrez peut-être en savoir plus sur les traductions techniques) ou comment faciliter les interactions des participants. Continuez à lire et assurez-vous que votre conférence se déroule bien.

Faire en sorte que votre conférence se démarque

Si votre conférence n'offre aucune valeur unique, peu de personnes y assisteront. Pire encore, les personnes qui se présenteront à votre événement n'y prêteront pas une attention particulière, et le nombre d'interactions des participants sera faible.

Pour éviter ce sort, vous devez faire en sorte que votre événement sorte du lot. Comment faire? Il existe plusieurs façons de procéder.

Organisez votre conférence

Organiser votre conférence signifie choisir un thème spécifique et s'y tenir. N'invitez pas tous les présentateurs dont les intérêts sont vaguement liés au sujet traité. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le rassemblement d'autant de spécialistes que possible dans un domaine donné. De cette façon, votre conférence gagnera en prestige et aura un objectif clairement défini du début à la fin.

Rendre l'environnement de la conférence inclusif

Ce point pourrait sembler être le contre-argument parfait pour l'approche que nous avons mentionnée ci-dessus. Cependant, c'est tout le contraire.

L'art de faire en sorte que votre conférence se démarque implique également de créer un environnement inclusif où chacun peut s'exprimer librement. Si vous souhaitez que plus de personnes participent à votre événement en ligne, évitez l'erreur d'inviter les représentants d'une seule organisation.

Lorsque vous rassemblez des participants de cultures et d'horizons différents, mais aussi d'opinions divergentes, leurs interactions seront plus intéressantes. De plus, votre entreprise gagnera la réputation d'une plate-forme équitable, où chacun peut avoir la chance de s'engager dans une discussion significative avec l'autre partie.

Gardez les discussions constructives

Ce point relie parfaitement les deux précédents. Lorsque vous recevez des experts d'horizons différents, l'atmosphère peut parfois devenir un peu tendue. Pour éviter que des incidents désagréables ne se produisent, demandez toujours à quelqu'un de modérer la discussion.

En gardant toutes vos sessions constructives, vous montrerez votre professionnalisme et prouverez que vous vous souciez du sujet. De plus, cela peut vous aider à établir des relations positives et durables avec d'autres entreprises et à renforcer votre réputation.

Planifier votre conférence virtuelle

Il y a beaucoup de planification impliquée dans l'organisation d'une grande conférence virtuelle. Vous devez vous occuper de beaucoup de choses importantes et vous assurer de ne rien perdre de vue.

Pour commencer, vous devez décider du type de conférence que vous souhaitez organiser. Est-ce que ça va être une collection de webinaires ou plutôt quelque chose qui ressemble à un atelier virtuel ? La décision que vous prendrez ici aura un impact sur vos autres choix. En tant que tel, assurez-vous d'examiner attentivement toutes les options.

Une fois que vous savez quel type de conférence vous souhaitez organiser, vous devriez consulter le calendrier et choisir une date appropriée. N'oubliez pas de ne pas planifier votre événement trop tôt, sinon vos participants n'auront pas assez de temps pour s'y préparer. De plus, vous devriez vérifier s'il y a d'autres conférences prévues à peu près au même moment. Si tel est le cas, vous voudrez peut-être déplacer votre conférence à une autre date moins compétitive.

Prise en charge de la traduction et du support technique

Si vous prévoyez d'héberger une grande conférence virtuelle, vous devrez vous procurer le bon logiciel pour fournir une interaction audio et vidéo, vous permettant de faire des présentations en temps réel pendant l'événement. En outre, autoriser les commentaires et les questions des participants est un autre aspect essentiel que vous ne pouvez pas omettre.

Tout d'abord, assurez-vous que vous disposez de suffisamment d'équipements, tels que des projecteurs, des microphones, des haut-parleurs et des ordinateurs portables avec un logiciel de conférence Web installé. Vous devez également vous assurer que vous disposez de plusieurs options de sauvegarde en cas d'échec. Votre meilleure option ici est de trouver une solution facile à configurer et à gérer.

Vous pouvez également engager des professionnels de l'audiovisuel qui savent utiliser correctement tout l'équipement. Enfin, assurez-vous que tous les sites disposent d'une connexion Internet rapide et que vous avez au moins un technicien pour 10 participants.

C'est aussi une bonne idée de se renseigner sur les services de traduction et de trouver des traducteurs qui connaissent l'anglais et votre langue maternelle. Idéalement, ils devraient être de langue maternelle anglaise et connaître également la langue locale. Ils traduiront les présentations et les séances de questions-réponses dans votre langue maternelle et faciliteront la communication entre les participants de différents pays.

Bien sûr, gardez le doigt sur le pouls même pendant les séances. Assurez-vous que tout le monde peut entendre le présentateur et que tous les participants peuvent voir la présentation. Si quelque chose ne va pas, une personne désignée de votre équipe de support technique doit essayer de résoudre le problème le plus rapidement possible.

Choisir un logiciel d'événement en ligne

Lorsque vous choisissez un logiciel d'événement en ligne pour votre événement virtuel, vous devez tenir compte de plusieurs éléments :

Nombre de participants

Ne choisissez pas un logiciel d'événement en ligne qui peut gérer un maximum de 100 participants car il sera trop petit pour votre événement. Le nombre exact variera en fonction du créneau et de la quantité de marketing impliqué, mais au moins 1000 personnes devraient pouvoir assister à votre événement en même temps. Cela vous donne suffisamment d'espace pour développer votre audience au fil du temps et augmenter la taille de votre prochain événement.

Intégration des médias sociaux

Vous voulez que vos participants puissent partager leurs réflexions et opinions sur votre événement avec leurs amis et abonnés sur les plateformes de médias sociaux. Un excellent logiciel d'événement en ligne devrait leur faciliter la tâche en fournissant tous les outils nécessaires. Cela inclut les badges, les salons de discussion et les boutons de partage social.

Prix

Bien sûr, le prix est toujours important lors de la recherche de nouveaux outils ou services. Assurez-vous de choisir une option abordable qui répond à toutes vos exigences, mais qui ne coûte pas trop cher non plus. De nombreux fournisseurs de logiciels d'événements en ligne proposent des essais gratuits afin que vous puissiez tester de nouveaux outils avant de décider lequel vous convient le mieux.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, organiser une grande conférence virtuelle n'est pas la tâche la plus simple, surtout si vous avez peu d'expérience dans l'organisation d'événements en ligne. Cependant, après avoir lu cet article, rien ne devrait vous empêcher d'organiser un événement en ligne réussi.

N'oubliez pas que vous devez faire en sorte que votre conférence se démarque, prendre soin des aspects techniques et choisir le meilleur logiciel d'événement en ligne. Alors gardez ces choses à l'esprit et assurez-vous qu'elles sont toutes prises en charge avant de passer en direct.

Bio

Przemyslaw est un rédacteur de contenu dont l'objectif principal est de fournir des articles de haute qualité sur les nouvelles technologies. Ses autres principaux champs d'intérêt sont la philosophie et la philologie.