Comprendre le rapport d'exception dans Project Management

C'est un cliché de dire que les projets se déroulent rarement comme prévu, mais ce n'est qu'un cliché parce que c'est vrai. Lorsque des problèmes de projet surviennent, il est important d'agir. Mais comment savoir quelle action entreprendre ? C'est là qu'intervient un rapport d'exception, un outil pour vous aider à comprendre comment vous remettre sur la bonne voie.

Qu'est-ce qu'un rapport d'exception en gestion de projet et comment l'utiliser ? Définissons le terme et expliquons son utilisation dans la gestion de projets qui dérapent. Nous vous montrerons quelques exemples de rapports d'exception et comment un logiciel de gestion de projet peut vous permettre de respecter les délais et le budget.

Qu'est-ce qu'un rapport d'exception ?

Un rapport d'exception est utilisé pour collecter des données sur ce qui ne va pas dans un projet. Autrement dit, y a-t-il des exceptions au projet qui le font dérailler ? Comme pour tous les rapports, le rapport d'exception est un outil important pour collecter les données du projet. Ce qui le rend particulièrement important, c'est qu'en collectant des informations sur ce qui ne va pas dans un projet, vous pouvez concevoir un plan pour remettre le projet sur les rails.

Ce qui ne va pas dans un projet peut être un certain nombre de choses. Peut-être que votre travail s'écarte de vos attentes, que vous n'avez pas atteint un jalon défini dans votre plan de projet ou qu'il y a un problème qui vous retarde et vous oblige à dépenser plus que ce que vous avez prévu dans votre budget.

Un rapport d'exception ne doit pas nécessairement saisir un problème qui fera dérailler votre projet. Ces problèmes peuvent être importants ou mineurs et avoir un impact majeur ou mineur sur le projet ou l'entreprise. Quelle que soit sa taille, le risque peut avoir un impact sur le projet, l'entreprise ou même des problèmes réglementaires. En fait, parfois, les rapports d'exception dévoilent simplement des problèmes de performance, des irrégularités dans la comptabilité et les finances ou des problèmes de contrôle des stocks.

Sans les bons outils de gestion de projet, vous prenez un risque terriblement important. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet avec des tableaux de bord en temps réel pour une vue de haut niveau de votre projet. Aucune configuration n'est requise et notre outil capture des données en direct, les calcule et les affiche sur des graphiques colorés. Vous verrez des données sur six métriques de projet pour vous aider à détecter les anomalies avant qu'elles ne menacent le succès de votre projet. Commencez gratuitement dès aujourd'hui.

Pourquoi utiliser un rapport d'exception ?

La documentation est essentielle dans chaque projet, bien sûr. Les documents et les rapports de projet détaillent qui a effectué quelles tâches et de quelle manière. En documentant les coûts, vous gardez votre équipe responsable et respectez votre calendrier et votre budget tout en impliquant les parties prenantes.

En disposant d'un rapport d'exception qui documente les erreurs de votre projet, vous apportez une contribution précieuse. Le rapport d'exception capture ce qui s'est mal passé en détail, vous permettant d'apprendre de vos erreurs et de ne pas les répéter plus tard dans le projet ou dans des projets futurs.

L'utilisation d'un rapport d'exception permet aux projets et aux entreprises d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes dans leurs processus avant qu'ils ne deviennent trop importants pour causer des dommages. Cela se fait en surveillant les processus d'un projet ou d'une entreprise et en restant attentif à toute anomalie indiquant que les choses évoluent dans la mauvaise direction.

Un rapport d'exception peut également contribuer à la qualité des données. Avoir de bonnes données est essentiel pour répondre probablement à tout ce que le rapport d'exception trouve. Il ne peut pas y avoir de lacunes dans les données, de données en double ou de données extraites d'anciens rapports. Le rapport d'exception aide la direction à comprendre que quelque chose ne va pas avec le projet ou l'entreprise et qu'il doit être livré avec précision et en temps opportun pour résoudre rapidement le problème.

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Que doit contenir un rapport d'exception ?

Tous les rapports d'exception doivent être clairs et faciles à comprendre. Les données doivent détailler ce qui s'est passé et où l'anomalie s'est produite, par exemple à quelle étape du processus. Il convient également de noter l'impact de l'exception sur le projet ou l'entreprise.

Le rapport d'exception doit se concentrer sur le processus ou l'objectif qui n'a pas atteint son but ou ses attentes. Cela permet de s'assurer que cela ne se reproduira plus en essayant d'identifier ce qui a causé l'erreur en premier lieu.

La fréquence d'un rapport d'exception varie en fonction de l'entreprise et du projet. Ils peuvent être remplis quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. En fait, si la situation est critique, vous souhaiterez probablement exécuter le rapport d'exception en temps réel.

Les rapports d'exception sont principalement générés pendant la phase de contrôle d'un projet. Il est dérivé du plan actuel et des données actuelles sur le projet pour enregistrer les problèmes, les risques et la qualité. Les rapports d'exception sont souvent livrés sous forme de document Word ou PDF, bien que cela puisse être fait en face à face ou par e-mail. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, il peut également être fourni via cet outil.

Exemple d'industries qui utilisent des rapports d'exception et dans quels scénarios

Nous avons parlé de la gestion de projet, mais ce n'est qu'une seule industrie qui utilise des rapports d'exception. Toutes les entreprises peuvent bénéficier de rapports d'exception car leurs données alertent l'entreprise de ce qui ne va pas bien.

Le rapport d'exception est une partie importante de la comptabilité et de la finance et il peut aider les entreprises à accroître leur efficience et leur efficacité. L'utilisation d'un rapport d'exception pour le crédit et les recouvrements expose les factures impayées Toute entreprise disposant d'un service de comptes fournisseurs peut utiliser le rapport d'exception pour identifier les escomptes de paiement qui expireront. Ces factures peuvent être approchées en premier pour le paiement, en profitant de remises et en économisant de l'argent.

Cela est également vrai pour les achats, où les rapports d'exception peuvent être utilisés pour identifier les factures qui n'ont pas de bon de commande. Cela peut signifier des comptes avec des dépenses non approuvées, ce qui aura un impact sur votre capacité à prévoir les flux de trésorerie et à révéler des problèmes avec vos contrôles internes.

En fait, les rapports d'exception peuvent aider n'importe quelle entreprise avec ses flux de travail. Il peut être utilisé pour trouver des bons de commande non approuvés qui peuvent ralentir la production. Les retards de livraison des fournisseurs ne feront que boule de neige et auront un impact négatif sur vos clients.

Un exemple de rapport d'exception

Nous avons beaucoup parlé des rapports d'exception sans en examiner un seul. Il existe de nombreux modèles de rapport d'exception en ligne qui peuvent vous aider à en générer un. Regardons un de ProjectManagement.com.

Comme vous pouvez le voir, il y a un endroit pour saisir les informations du projet telles que le nom, qui est le chef de projet, l'entreprise et la période examinée. En dessous se trouve une feuille de calcul qui numérote chaque section pour la différencier.

Les données saisies comprennent la date du rapport, le nom du problème et sa description. Il y a un espace pour lister qui dans l'équipe est responsable de le résoudre et un espace pour noter s'il a été résolu et comment il a été résolu.

Il y a aussi un espace pour l'impact que cela aura sur le projet, les parties prenantes et le coût. La dernière colonne ajoute un endroit où vous pouvez ajouter les meilleures pratiques afin que ce problème ne se reproduise plus.

Modèle de rapport d'exception gratuit

Vous avez peut-être remarqué que le rapport d'exception ressemble beaucoup à un rapport de problème. C'est parce que, du moins en gestion de projet, ils ont beaucoup en commun. En fait, ProjectManager propose des tonnes de modèles gratuits pour toutes les étapes de votre projet, y compris un modèle de suivi des problèmes gratuit qui peut être utilisé comme un rapport d'exception.

Le suivi des problèmes a un format similaire au modèle d'exception ci-dessus. Téléchargez-le et vous pourrez l'utiliser pour capturer les exceptions dans votre projet et travailler à l'élimination de ces problèmes à l'avenir. Vous verrez que le modèle gratuit de suivi des problèmes pour Excel peut être téléchargé, mais il existe une autre option.

Vous pouvez également ouvrir le suivi des problèmes dans notre logiciel. Cela vous permet de gérer les problèmes de votre projet sans une feuille de calcul Excel statique. Au lieu de cela, vous aurez le choix entre cinq vues de projet, toutes mises à jour en même temps. Si vous utilisez le diagramme de Gantt et que votre équipe utilise le tableau Kanban, vous travaillez toujours sur les données les plus récentes.

Qui prépare le rapport d'exception pour un projet ?

Comme nous l'avons noté ci-dessus, le rapport d'exception fait généralement partie de l'étape de contrôle de la gestion de projet. C'est le moment du projet où le chef de projet examine les problèmes liés au projet.

Si l'un de ces problèmes menace le projet, le chef de projet doit créer un rapport d'exception. Cela permet au chef de projet d'obtenir plus de contexte sur le problème et de gérer sa résolution. Cela permet également d'éviter que de tels problèmes ne menacent le projet à l'avenir.

Alors que l'équipe de projet sera impliquée dans la réponse aux résultats d'un rapport d'exception, le chef de projet en est responsable car c'est lui qui présente le problème au comité de projet. Ils seront également le fer de lance de l'initiative pour y répondre, en proposant des options et des recommandations.

Comment ProjectManager aide avec les rapports d'exception

Nous avons déjà mentionné comment ProjectManager peut aider à la création de rapports d'exception avec des tableaux de bord en temps réel qui capturent les données de projet en direct et fournissent aux utilisateurs plusieurs vues de projet pour résoudre le problème avec les outils avec lesquels ils sont à l'aise. Mais ce n'est que le début.

Créer et suivre les exceptions sur les tableaux Kanban

L'une de nos multiples vues de projet est constituée de tableaux kanban, un outil agile qui visualise le flux de travail du projet. Les équipes peuvent gérer leur backlog et planifier des sprints ensemble sur notre plateforme collaborative, leur permettant de commenter et de partager des fichiers. Les responsables obtiennent de la transparence dans le processus et peuvent réaffecter les ressources pour éviter les goulots d'étranglement et faire en sorte que les équipes travaillent à pleine capacité.

Approfondissez vos données avec des rapports en un clic

Le tableau de bord en temps réel vous donne un excellent aperçu, mais lorsque vous souhaitez vous concentrer sur des détails plus spécifiques, utilisez nos rapports qui peuvent être générés en appuyant simplement sur une touche. Vous pouvez obtenir des rapports d'état, des rapports sur les tâches, les coûts et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour se concentrer sur ce que vous recherchez et sont facilement partageables sous forme de PDF ou d'impressions pour informer votre tableau de bord de projet.

ProjectManager a une source de vérité qui permet à tout le monde d'être toujours sur la même page. En tant qu'outil en ligne, il connecte les équipes travaillant dans le même bureau, à distance ou même dans différents départements avec différentes méthodologies, le tout en temps réel. Cela signifie des rapports d'exception plus précis et des projets plus réussis.

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