Combattez l'anxiété au travail et augmentez la productivité au travail grâce à la technologie

L'anxiété au travail est réelle et peut affecter considérablement les performances. Elle peut être vécue par tous les employés, qu'ils soient prédisposés à l'anxiété ou non. Son effet peut vraiment épuiser une personne et nuire à sa productivité. La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreuses façons de gérer les niveaux de stress au travail et que des mesures efficaces peuvent être appliquées aux niveaux individuel et organisationnel.

Les gens ressentent assez souvent de l'anxiété, mais elle est généralement négligée. Selon une enquête de l'Anxiety & Depression Association of America, les principaux domaines que l'anxiété au travail affecte le plus sont les performances, la qualité du travail et les relations inter-équipes . Les causes de ceux-ci peuvent aller de longues heures et de lourdes charges de travail à des attentes peu claires, une communication inefficace et l'incapacité de voir la situation dans son ensemble. De plus, s'il n'est pas géré, ce sentiment de peur et de malaise peut avoir des conséquences désastreuses qui peuvent grandement interférer avec la croissance d'une entreprise.

Le lieu de travail doit fournir un environnement favorable qui encourage les individus à donner le meilleur d'eux-mêmes. Ce devrait être un espace sûr où l'on peut se concentrer, traiter les informations, travailler sur ses projets et les mener à bien avec le plus grand succès. Cela devrait motiver les membres de l'équipe à apprendre, à collaborer et à se développer professionnellement. Cependant, lorsque l'anxiété s'installe, il peut être assez difficile d'accomplir ce qui précède.

Ainsi, dans cet article, nous partagerons plus d'informations sur ce qu'est l'anxiété au travail et sur ce que vous pouvez faire pour la gérer avec succès. Nous ferons la lumière sur la façon dont cela affecte à la fois les employés et l'entreprise dans son ensemble et de quelles manières. Mais surtout, nous vous donnerons des conseils sur la façon de le surmonter à l'aide de la technologie.

Allons-y, allons-nous?

Qu'est-ce que l'anxiété au travail?

L'anxiété est le sentiment extrême de malaise, d'inquiétude et de tension que vous ressentez face à des situations stressantes. Cela peut être tout à fait normal, voire ordinaire.

Tout comme les étudiants peuvent être nerveux avant un test, ou un athlète peut ressentir un cocktail d'émotions chargées d'adrénaline avant une compétition, vos employés peuvent se sentir anxieux lorsqu'ils respectent une échéance importante, assistent à une réunion avec un superviseur, présentent ou lancent un nouveau projet.

Cependant, si le sentiment de détresse devient omniprésent et que le travail de vos employés en souffre, c'est le signe d'un problème beaucoup plus important.

Se sentir anxieux est certainement désagréable, peut-être même un peu ennuyeux, mais comme le mentionne The Medical Futurist, cela peut aussi être utile dans certains cas. C'est la réaction naturelle de notre corps aux changements de notre environnement, déclenchant notre mode combat ou fuite. Le mode qui sera activé dépend à la fois de critères situationnels et personnels.

Dans leurs recherches, Cheng et McCarthy ont découvert que l'anxiété au travail est de nature dispositionnelle et circonstancielle . Cela signifie que les personnes qui éprouvent de l'anxiété dans leur vie, en général, sont plus susceptibles de considérer les nouvelles situations comme menaçantes. Alors que d'autres peuvent ressentir différents niveaux d'agitation en fonction de la situation à laquelle ils doivent faire face.

Par exemple, lorsque les procrastinateurs sont anxieux, ils se mettent en mode combat, c'est-à-dire qu'ils se concentrent davantage pour pouvoir terminer leurs projets à temps. Cependant, lorsqu'un planificateur strict éprouve de l'anxiété, il peut passer en mode vol ou se figer complètement.

Vous devez être capable de distinguer comment les différents membres de votre équipe réagissent aux situations stressantes. En règle générale, vous devez faire la différence entre l'anxiété et le stress. Ce dernier est généralement de courte durée, tandis que le premier peut avoir des conséquences à long terme et épuiser votre personnel. Donc, si vous voulez maintenir une productivité et une motivation élevées, vous ne devez pas les laisser sans gestion.

Zones de travail courantes qui causent de l'anxiété

Pour traiter un problème, vous devez d'abord trouver sa cause première. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une personne éprouve de l'anxiété. En ce qui concerne les facteurs de stress liés au travail, cependant, il y a quelques éléments qui ressortent.

• Charges de travail lourdes – Le fait de travailler et de gérer simultanément plusieurs missions ou de grands projets peut donner aux employés le sentiment d'être surchargés de travail, voire épuisés.
• Longues heures de travail – Même si votre équipe est composée de surperformants qui font des heures supplémentaires volontairement, il arrivera un moment où cela les pénalisera.
• Respect des délais - Surtout si les projets sont trop souvent "dus hier" ou ont un délai irréaliste.
• Attentes de performance contradictoires - Des exigences contradictoires et une formation inefficace peuvent non seulement rendre un projet ingérable, mais aussi faire de chaque journée de travail une lutte.
• Difficulté de communication - Lorsque les employés ne peuvent pas communiquer efficacement entre eux ou avec les gestionnaires, la frustration peut se transformer en stress intense.
• Rétroaction inefficace - En l'absence de rétroaction adéquate, votre équipe peut se sentir nerveuse quant à la qualité de son travail et peut avoir peur de perdre son emploi si les gestionnaires sont insatisfaits. De plus, cela peut ralentir leur progression, entraînant encore plus de tension.
• Manque de contrôle sur les tâches individuelles - Trop de microgestion peut donner à votre équipe l'impression que vous ne lui faites pas confiance.
• Incapacité à voir leur valeur – Si vos employés ne sont pas conscients de leur rôle dans la rentabilité et la croissance de votre entreprise, ils peuvent avoir l'impression qu'ils n'ont aucun but.

Les entreprises peuvent mettre en œuvre divers outils et techniques pour compenser les effets négatifs de l'anxiété et créer un environnement efficace et favorable. Qu'il s'agisse de renforcer la culture de travail ou d'adopter de meilleures pratiques de gestion de projet, ils peuvent vous aider à surmonter les défis quotidiens.

La technologie peut soutenir ce processus de plusieurs manières et améliorer la santé mentale des membres de votre équipe. Lisez la suite pour savoir ce qu'ils sont.

1. Améliorer la planification et la coordination des projets

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez plusieurs projets actifs, donc pour vous assurer que tout se passe bien, vous devez être en mesure de les gérer efficacement. Vous avez besoin d' une solution qui peut vous aider à mieux planifier et coordonner vos projets. La technologie qui peut aider est un logiciel de gestion de projet, comme Asana, Toggl ou Teamwork.

Les outils de gestion de projet peuvent aider les membres de différentes équipes à rester en contact, à répartir les tâches, à suivre les progrès réalisés et à planifier chaque étape de l'ensemble du processus de manière prévisible, précise et rentable.

Cela permet d'améliorer le travail d'équipe et la responsabilisation tout en réduisant l'incertitude et la confusion en matière de planification . Cela permet également aux collègues de se contacter lorsqu'ils ont besoin d'aide, aidant ainsi les membres anxieux de l'équipe à se sentir connectés.

Cependant, l'amélioration de l'efficacité de la planification et de la coordination des projets n'est qu'un début. Ensuite, vous devez rationaliser vos processus pour éliminer les erreurs et les retards.

2. Rationalisez les processus complexes

En rationalisant vos processus à l'aide de la technologie, vous pouvez améliorer la productivité, rendre les opérations plus fluides et gérer l'anxiété au travail au sein de vos équipes. Cela vous aidera à supprimer les activités inutiles qui pourraient ralentir vos employés afin que vous puissiez les aider à hiérarchiser leurs efforts et à se concentrer sur les tâches les plus importantes en premier.

La rationalisation des processus peut être utilisée dans de nombreux domaines différents, et vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des flux de travail, comme ProcessSt ou SaaSBPM, pour vous aider à y parvenir. Qu'il s'agisse d'améliorer les communications, la gestion, la comptabilité, les ventes, etc., vous pouvez répartir les tâches automatiquement afin que tout le monde soit au courant lorsque des changements se produisent.

Cela aidera à réduire les erreurs et la confusion. Les employés se connecteront facilement lorsqu'ils auront besoin d'aide, qu'il s'agisse d'une tâche donnée ou liée au bien-être.

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3. Suivre le bien-être des employés

Quelle que soit l'approche que vous adoptez pour gérer l'anxiété au travail, veiller au bien-être de vos employés jouera toujours un rôle important.

En utilisant un logiciel de ressources humaines, vous pouvez aider vos responsables et professionnels des ressources humaines à offrir un meilleur soutien et à améliorer l'expérience de travail globale dans votre entreprise. Cela leur permet d'adapter les processus et les horaires en fonction des besoins et des demandes des employés.

De plus, avec une telle technologie, les équipes RH peuvent mieux comprendre comment les autres équipes travaillent et comment les employés se sentent. Cela peut aider à la formation, à l'intégration et à encourager le personnel à s'exprimer lorsqu'il se sent nerveux.

Le fait de disposer de ces informations permettra aux gestionnaires de trouver des lacunes dans le rendement des employés et de proposer des idées sur la façon de les combler. Une façon de commencer consiste à responsabiliser individuellement et à permettre aux employés de mieux contrôler leurs horaires.

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4. Donnez aux employés le contrôle de leurs horaires

Les employés anxieux peuvent se sentir dépassés lorsqu'ils doivent être responsables de trop de projets et de missions en même temps. Cela est particulièrement vrai s'ils ont de l'anxiété liée à la performance ou à la prise de décision. Ils pourraient même avoir une « paralysie de l'analyse », une condition qui les oblige à trop analyser et à trop réfléchir à chaque tâche de leur liste de tâches.

Si les membres de votre équipe ont du mal à établir des priorités, il pourrait être utile pour eux de diviser le processus en plus petits morceaux. Vous pouvez ensuite allouer des délais distincts pour chacun et permettre à vos employés de planifier leurs responsabilités d'une manière qui leur convient. Ils pourront se concentrer sur une chose à la fois et passer à la suivante après l'avoir terminée.

Selon Harvard Business Review, c'est un excellent moyen pour votre organisation d' augmenter la productivité et même la pensée innovante. Lorsqu'une personne passe d'une tâche à l'autre, elle augmente de 25 % le temps nécessaire pour terminer son projet principal.

Essayez de tester différents outils et techniques de productivité. Quelque chose que vous pouvez faire pour aider à cela est d' encourager les membres de votre équipe à se concentrer strictement sur une seule tâche pendant une période de temps définie , puis à faire une pause et à renouveler leur énergie. Par exemple, vous pouvez utiliser votre outil de gestion de flux de travail pour créer des tâches plus petites que vos employés peuvent cocher. Cela les aidera à se sentir responsables de leurs tâches quotidiennes et du moment où ils doivent soumettre leur projet.

Les employés responsables sont également responsables et transparents , c'est pourquoi notre dernier conseil pour lutter contre l'anxiété au travail est de rendre les communications inter-équipes rapides, faciles et directes.

5. Facilitez la communication

L'efficacité des systèmes de communication de votre entreprise joue un rôle important dans le bon fonctionnement de tout. La technologie peut améliorer considérablement l'accessibilité et la disponibilité , permettant à vos employés d'avoir une connexion instantanée les uns avec les autres et de résoudre les frustrations à temps.

Avec des outils comme Slack, Google Hangouts ou Microsoft Teams, vous créez des canaux collaboratifs où les gens peuvent facilement discuter de différents projets et sujets. Selon Yahoo!Finance, la messagerie instantanée peut améliorer la collaboration, l'engagement et la productivité , ce qui les rend très utiles pour lutter contre l'anxiété, en particulier lorsqu'elle est liée aux communications.

Les outils de messagerie instantanée offrent un bon équilibre entre communication formelle et informelle . Les e-mails sont souvent perçus comme un moyen de communication plus formel. Les employés anxieux peuvent devenir stressés lorsqu'ils leur répondent et craindre de mal comprendre le message ou d'être eux-mêmes mal compris.

Avec un outil de messagerie, cependant, cette friction est supprimée. Au lieu de cela, les employés sont encouragés à partager des informations sans avoir besoin de copier plusieurs membres de l'équipe dans des e-mails ou d'assister à une réunion en direct.

De plus, une fonctionnalité très intéressante des outils de messagerie est la possibilité de définir un statut quotidien . En plus de notifier quand une personne est en réunion ou en pause, cela permet aux employés de communiquer leur état émotionnel actuel afin qu'ils puissent faire savoir aux autres quand ils sont dépassés, ont besoin d'aide ou même d'espace.

Conclusion

L'anxiété au travail est un problème grave qui peut parfois être négligé. C'est pourquoi il est important de comprendre ce qui peut en être la cause et comment cela peut affecter vos employés. C'est un problème difficile à combattre complètement, mais avec l'aide de la bonne technologie, vous pouvez gagner de nombreuses batailles.

Lorsque vous utilisez les bons outils, vous pouvez améliorer le bien-être de vos employés ainsi que la productivité de votre organisation dans son ensemble. Les domaines clés qui nécessitent le plus souvent votre attention comprennent la planification des projets, la répartition des tâches, l'autonomie des tâches et la communication ouverte.