Comment utiliser les états financiers pour votre entreprise de commerce électronique

Un état financier est un document officiel qui détaille les activités liées à l'argent et au capital de votre entreprise - un enregistrement formel pour résumer toutes sortes de données liées à l'argent.

Il existe de nombreux types d'états financiers pour différents contextes et utilisations. La personne chargée de préparer un état financier dépend de la situation. Parfois, vous, le propriétaire de l'entreprise, devez préparer des états financiers. Dans d'autres cas, il peut s'agir de votre comptable, comptable, gestionnaire de compte ou même d'un auditeur.

Les états financiers ont de nombreuses utilisations. Ci-dessous, nous expliquerons pourquoi vous en avez besoin et comment préparer les états financiers de votre entreprise de commerce électronique.

Avantages des états financiers

Les états financiers sont avantageux dans la comptabilité des petites entreprises pour un certain nombre de raisons, la principale étant qu'ils fournissent une vue d'ensemble de la santé financière de votre entreprise. Les états financiers facilitent la compréhension des données et permettent d'avoir une idée de votre situation financière. Vous pouvez utiliser les états financiers pour déterminer si vous avez suffisamment d'argent pour réinvestir ou développer votre entreprise, ainsi que pour vous payer et payer vos autres comptes créditeurs. Connaître les finances de votre entreprise aide également à la gestion des flux de trésorerie.

Les avantages et les cas d'utilisation des états financiers s'étendent également au-delà de l'évidence. Les états financiers peuvent également vous aider à :

• Investisseurs sécurisés . Si vous avez besoin de fonds auprès d'investisseurs ou si vous souhaitez lever des capitaux par le biais du financement participatif, les états financiers peuvent prouver que votre entreprise vaut la peine d'investir.
• Obtenez des prêts . Lors de la demande de prêts et de financement aux petites entreprises, les prêteurs potentiels voudront également examiner vos états financiers pour évaluer la probabilité d'être remboursé. Vous pouvez rechercher un financement via Shopify Capital et les programmes d'aide gouvernementaux pour les petites entreprises touchées par COVID-19.
• Traiter les audits . Votre agence fiscale locale peut auditer votre entreprise à tout moment, et les états financiers vous aideront à traverser ces tempêtes plus facilement.
• Valorisez votre entreprise . Vous voudrez peut-être vendre votre entreprise sur Shopify Exchange ou ailleurs. Les états financiers vous aident à évaluer votre entreprise afin que vous puissiez établir un juste prix.
• Planifiez mieux . Lorsque vous préparez régulièrement des états financiers, vous disposez de plus de données pour voir les tendances. Vous pouvez utiliser des données historiques pour faire des prévisions, et ces projections seront plus précises car elles sont basées sur des données réelles.

Vos états financiers informent également les rapports annuels. Les rapports annuels sont des résumés financiers et opérationnels pour chaque année d'exploitation d'une entreprise. Ce sont des rapports complets qui sont distribués aux actionnaires afin qu'ils puissent avoir une compréhension approfondie de votre entreprise. Nous publions les rapports annuels de Shopify à l'intention des investisseurs et du grand public, ainsi que quelques autres états financiers.

Types d'états financiers

Il existe de nombreux types d'états financiers différents, mais les trois plus importants et les plus couramment utilisés sont :

1. Releve de revenue
2. Bilan
3. Tableau des flux de trésorerie

Releve de revenue

Le compte de résultat de votre entreprise, également appelé état des résultats ou état des profits et pertes, calcule les revenus moins les dépenses pour vous indiquer combien d'argent votre entreprise gagne. Les comptes de résultat sont également préparés sur une base régulière, peut-être mensuellement, trimestriellement ou même annuellement.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un état des résultats d'une petite entreprise :

Le compte de résultat est le premier document financier à préparer. En effet, vous avez besoin que les calculs du compte de résultat soient intégrés à votre bilan et à votre état des flux de trésorerie. Sans les informations du compte de résultat, votre bilan et votre tableau des flux de trésorerie seront incomplets.

Bilan

Le bilan répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres de votre entreprise. Les bilans sont généralement préparés mensuellement ou trimestriellement et donnent un aperçu rapide de la valeur de votre entreprise après que tous les passifs ou dettes et les paiements aux actionnaires ont été comptabilisés.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler le bilan d'une petite entreprise :

De manière générale, vous voulez que votre bilan reflète un chiffre positif et non négatif. Ce chiffre est représentatif de la valeur de votre entreprise. Vous pouvez également suivre ce nombre au fil du temps pour voir comment vous augmentez ou perdez de l'argent.

Tableau des flux de trésorerie

Le flux de trésorerie fait référence à la quantité d'argent qui entre dans votre entreprise et à la quantité d'argent qui en sort - vos revenus et vos dépenses, essentiellement. Ainsi, votre état des flux de trésorerie est un enregistrement d'exactement cela : un résumé de vos rentrées et sorties de fonds pendant une période donnée.

Vous pouvez utiliser le calculateur de flux de trésorerie Shopify pour saisir vos chiffres et obtenir un état des flux de trésorerie pour votre entreprise de commerce électronique. Vous pouvez le faire régulièrement pour projeter votre flux de trésorerie dans le futur. Voici un exemple de ce à quoi ressemblera cet état des flux de trésorerie :

Comment préparer les états financiers

Avant de préparer vos états financiers, vous devez rassembler et vérifier vos données. Cela implique généralement une sorte de rapprochement de compte. Le rapprochement de compte consiste à vérifier que vos données financières correspondent à ce qui est reflété dans votre ou vos comptes financiers réels.

Une fois que vous avez terminé la validation de vos données, vous pouvez utiliser notre modèle de feuille de calcul financière et saisir vos chiffres pour commencer avec vos propres états financiers.

Vous pouvez également préparer des états financiers dans le tableau de bord Shopify. Accédez à vos rapports financiers pour afficher la page de résumé de vos finances ainsi que des rapports sur le financement des ventes, le financement des paiements, le passif, les cartes-cadeaux et le total des ventes. Vous pouvez également générer des rapports de bénéfices ventilés par produit, SKU et emplacement POS.

Si vous souhaitez exporter un rapport pour l'enregistrer et le partager facilement dans Microsoft Excel ou Google Sheets, vous pouvez le faire directement à partir de la vue du rapport. Ouvrez simplement le rapport et cliquez sur Exporter . Vous devrez peut-être spécifier le rapport et les données que vous souhaitez exporter pour certains rapports financiers.

Les états financiers en valent-ils la peine ?

Les états financiers peuvent être complexes, mais il existe de nombreuses façons d'utiliser Shopify et notre suite d'outils et d'applications professionnelles pour simplifier le processus. Lorsque vous préparez régulièrement vos états financiers, vous pouvez repérer les tendances, maintenir un flux de trésorerie positif et vous préparer à une quantité infinie d'opportunités de croissance.