Comment écrire un e-mail formel qui obtient des résultats (avec des modèles)

Avez-vous déjà été en train d'écrire un e-mail et vous êtes-vous arrêté pour vous demander si vous n'étiez pas trop décontracté ? Que vous soyez un vendeur rédigeant un e-mail formel, envoyant une demande professionnelle ou travaillant avec un nouveau client, il existe quelques bonnes pratiques à suivre si vous souhaitez obtenir des résultats.

Comment rédiger un e-mail formel en 9 étapes

Suivez ces neuf étapes pour donner le bon ton à votre prochain e-mail formel, qu'il s'agisse de votre premier contact ou d'un suivi.

1. Tenez compte de votre adresse e-mail

Lorsque vous envoyez un e-mail formel à partir de votre adresse e-mail personnelle, il est important de vous assurer qu'il a l'air professionnel et qu'il reflète fidèlement le ton que vous souhaitez obtenir.

Si vous en utilisez encore un d'il y a des années avec des lettres absurdes, des chaînes de chiffres aléatoires, votre équipe sportive préférée ou toute autre chose qui pourrait être considérée comme non professionnelle par un associé ou un client, il est temps de faire une mise à jour. La meilleure adresse e-mail pour envoyer des e-mails formels est généralement une combinaison de votre prénom et de votre nom.

2. Utilisez les bonnes polices

Le bleu est peut-être votre couleur préférée, mais cela ne signifie pas qu'il convient comme couleur de texte pour un e-mail formel. Dans le même ordre d'idées, bien que vous puissiez avoir une police préférée lorsque vous envoyez des messages à vos amis et à votre famille, respectez des styles sans distraction pour les e-mails formels : Arial, Calibri ou Times New Roman.

Vous voulez que votre message soit ce qui attire l'attention de quelqu'un, pas la police que vous choisissez.

3. Choisissez soigneusement votre ligne d'objet

Plus c'est court, mieux c'est, dans une certaine mesure. Selon Kinsta, la majorité des lignes d'objet des e-mails sont de 100 caractères ou moins, mais le point idéal pour des taux d'ouverture et de clics plus élevés se situe entre 110 et 140 caractères.

Il y a quelques éléments à prendre en compte lors de la rédaction de votre ligne d'objet :

• Quel est votre public ? Votre ligne d'objet sera différente lors de l'envoi d'un e-mail formel à un responsable marketing par rapport à un collègue professionnel.
• Qu'est-ce qui intéresse vos lecteurs ? Outre votre adresse e-mail, la ligne d'objet de votre e-mail formel est ce qui donne à votre lecteur sa première impression de vous. Incitez-les à l'ouvrir en vous concentrant sur ce qui les intéresse, qu'il s'agisse des points faibles des clients ou d'une connexion mutuelle.

L'un des aspects les plus importants de votre ligne d'objet est qu'elle doit refléter avec précision le message de votre e-mail formel. Les lignes d'objet de spam sont un excellent moyen de perdre confiance et crédibilité.

Besoin d'idées d'objet? Découvrez ces bonnes pratiques et exemples .

4. Utilisez la bonne salutation

Une fois ces trois étapes franchies, il est temps de choisir un message d'accueil formel approprié. Enregistrez les salutations informelles telles que "Hey" et "Hi" pour vos amis et votre famille.

Voici quelques salutations formelles par e-mail qui portent le bon ton :

• Bonjour
• Les salutations
• cher

Si vous envoyez un e-mail à un prospect ou à un associé, un ton plus formel est nécessaire. Vous souhaitez également toujours inclure le nom de votre destinataire. Si vous ne le connaissez pas, trouvez-le. Si ce n'est pas plausible, vous pouvez adresser votre e-mail officiel à « Qui cela peut concerner » ou « Équipe de vente », « Équipe de marketing », etc., mais ces salutations ne doivent jamais être votre premier choix.

5. Présentez-vous de manière appropriée

La première phrase de votre e-mail officiel doit vous présenter brièvement, ainsi que votre entreprise. Le destinataire n'a pas besoin de votre histoire de vie.

Voici quelques conseils pour vous présenter officiellement par e-mail :

• Soyez bref. Si vous prenez plus d'une phrase pour vous présenter, le lecteur sautera probablement tout le paragraphe.
• Commencez par une question. "Pourriez-vous utiliser plus de trafic Web ? Je suis John Smith de GenericSEOCompany, et j'aimerais aider. »

Gardez à l'esprit que le lecteur veut savoir ce que vous pouvez faire pour lui ; ils ne sont pas aussi intéressés par qui vous êtes ou pourquoi vous faites ce que vous faites (encore).

6. Coupez les peluches

Les e-mails formels doivent toujours être courts et précis. Il est préférable d'envoyer un e-mail de deux ou trois phrases plutôt que d'inclure des informations non pertinentes. Dans le même ordre d'idées, n'envoyez pas vos e-mails sous la forme d'un seul gros bloc de texte, décomposez-le en utilisant des paragraphes courts et des puces.

Des morceaux de texte rendent difficile pour le destinataire de trouver les principaux points de votre e-mail formel. Le formatage de votre e-mail pour inclure beaucoup d'espace blanc facilite la lecture et la recherche d'informations importantes ; cela augmente également la probabilité d'obtenir une réponse.

7. Terminez-le de manière appropriée

Prêt à conclure ? Assurez-vous de terminer votre e-mail officiel de manière appropriée.

Comme votre message d'accueil, laissez les phrases décontractées pour correspondre avec la famille et les amis. Par exemple, plutôt que de terminer par "Merci", optez pour le "Merci" plus formel.

Certaines fermetures d'e-mails officielles qui portent le bon ton sont :

• Sincèrement
• Avec respect
• Meilleures salutations
• Hâte de vous entendre

Une fois que vous avez établi une relation avec votre correspondant, vous pouvez choisir des terminaisons d'e-mail formelles plus décontractées et amusantes. Jusque-là, respectez les phrases de clôture formelles énumérées ci-dessus.

8. N'oubliez pas une signature professionnelle

L'adresse e-mail et la ligne d'objet donnent à votre destinataire sa première impression de vous, et votre signature d'e-mail lui laisse la dernière.

Une signature électronique officielle doit inclure votre :

• Nom complet
• Titre d'emploi
• Informations de contact
• Liens vers vos profils de médias sociaux pertinents

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9. Relisez (et relisez encore)

Une fois que vous avez envoyé votre e-mail officiel, il n'y a pas de retour en arrière. Même si vous le lisez plusieurs fois avant d'appuyer sur envoyer, il est facile d'oublier de simples erreurs.

Grammarly et Hemingway sont tous deux des outils gratuits que vous pouvez utiliser pour détecter les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales que vous avez peut-être manquées.

Les éléments les plus importants à vérifier deux, trois et quatre fois sont le nom de votre destinataire et le nom de sa société. Si vous ouvrez un e-mail et que votre nom est mal orthographié, prendriez-vous même la peine de le lire ? Probablement pas. Il en va de même pour le nom de l'entreprise : Milkshake et Mailshake sont deux choses très différentes.

Exemple et modèle d'e-mail formel

Maintenant que nous avons couvert les neuf étapes à suivre lors de la rédaction d'un e-mail formel, examinons un excellent modèle que vous pouvez utiliser pour commencer.

[Ligne d'objet]

Bonjour [nom] ,

Je m'appelle [Nom complet] . Je vous contacte au sujet [du bénéfice que votre produit/service peut leur apporter ou d'une demande] .

[2–3 phrases qui appuient votre argument énoncé dans l'introduction. Vous pouvez inclure une liste à puces des avantages, le cas échéant].

[Un appel à l'action spécifique : réservez un appel/une démo/une réunion/etc.]

Au plaisir de vous entendre bientôt,

[Votre signature électronique]

Ensuite, prenons ce modèle et appliquons les neuf étapes énumérées ci-dessus pour lui donner vie.

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Bonjour Adam,

Je m'appelle John Smith de Mailshake et j'ai récemment remarqué que vous travailliez sur une nouvelle campagne de création de liens. Je voulais vous expliquer comment Mailshake aide d'autres entreprises de votre secteur à étendre leur portée :

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Au plaisir de vous entendre bientôt,

John Smith

Chargé de compte, Mailshake

(123) 456-1234

Rédaction d'un e-mail formel ne doit pas être un défi. Suivez ces neuf étapes et vous serez prêt à envoyer des e-mails professionnels et formels qui obtiendront des résultats. Si vous souhaitez maîtriser l'art de la diffusion par e-mail, consultez notre Masterclass gratuite sur les e-mails froids.