Quatre fonctions de gestion : planifier, organiser, diriger et contrôler

Le mot gestion est souvent traité comme s'il avait quatre lettres. Mais essayez de faire quoi que ce soit dans un environnement de travail en évolution rapide sans appliquer les quatre fonctions de gestion.

Peu importe le type de travail que vous faites, avoir une compréhension claire des quatre fonctions de gestion vous aidera à faire ce travail plus efficacement. Il s'agit de s'adapter à n'importe quel environnement de travail dans lequel vous vous trouvez et de le rendre plus performant. Apprenons-en plus sur les quatre fonctions de gestion.

Quelles sont les quatre fonctions de la gestion ?

Les quatre fonctions de gestion sont la planification, l'organisation, la direction et le contrôle. Pour être un bon manager, vous devez faire les quatre tout en gérant votre travail et votre équipe. Ce sont les fondements de tout poste de direction professionnelle. En plus de cela, il existe d'autres compétences et connaissances spécialisées liées spécifiquement au travail que vous gérez.

Le concept d'interaction entre la direction et le personnel a été codifié pour la première fois par Henri Fayol, un ingénieur des mines français. Il a développé une théorie générale de l'administration des affaires et des fonctions de gestion, qui s'est développée dans les quatre fonctions de gestion.

Sans ces quatre piliers de gestion soutenant ces autres responsabilités, rien ne sera fait à temps et dans les limites du budget. Si vous gérez vous-même ou gérez des équipes de travailleurs, vous devez comprendre ces principes fondamentaux de gestion, qui sont à la base des compétences en gestion.

Bien entendu, les quatre fonctions du management sont théoriques. Lorsque vous serez prêt à les mettre en pratique, vous aurez besoin d'outils de gestion du travail hybrides qui vous permettront de vous connecter avec vos collègues et vos équipes où qu'ils travaillent. Cela fait partie des principales responsabilités d'un gestionnaire, quelle que soit votre structure organisationnelle.

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud qui aide les équipes hybrides à mieux travailler en leur offrant une plateforme collaborative avec plusieurs vues de projet. Tout comme il existe différents styles de gestion, ProjectManager a différentes façons de travailler, des diagrammes de Gantt aux listes de tâches, des calendriers aux tableaux kanban. Toutes les vues partagent les mêmes données en temps réel pour que tout le monde travaille toujours sur la vue la plus récente du projet. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Fonction 1 : Planification

La première des quatre fonctions de gestion est la planification : vous ne pouvez pas gérer votre travail tant que vous n'avez pas mis en place un processus de planification. Cela signifie comprendre vos buts et objectifs, ce qui est le début de la planification stratégique. Avoir un plan stratégique ou tactique est la façon dont vous allez d'un point A à un point B.

Bien sûr, la planification tactique ne se limite pas à se déplacer d'un endroit à un autre. Il y a la planification opérationnelle, qui consiste à identifier et à affecter les ressources, tant en termes de personnel que de matériel. Cela signifie constituer une équipe et être en mesure d'allouer des ressources, telles que l'équipement dont elles ont besoin pour exécuter le travail.

Il s'agit également d'organiser vos tâches, de les hiérarchiser et de donner à chacune un délai et une durée. Le plan comprend l'ajout de tâches à un calendrier pour planifier votre travail. Ensuite, vous devez vous tenir au courant des progrès et des performances de votre équipe et, si elle ne respecte pas les critères de référence, ajuster votre plan pour vous remettre sur la bonne voie.

La communication est un élément clé de la planification. Les gestionnaires doivent communiquer clairement le plan à leur équipe afin qu'ils puissent exécuter correctement le travail. Mais, ils doivent également communiquer avec les parties prenantes et les tenir informées de l'avancement des travaux dans lesquels elles sont tant investies.

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Fonction 2 : Organisation

L'organisation relève de tous les aspects de la responsabilité d'un gestionnaire. Vous ne pouvez pas gérer des équipes avec succès sans avoir une sorte d'organisation. Lorsque vous hiérarchisez les tâches dans la planification, vous gardez votre organisation dans le détail.

En termes d'organisation, un responsable est chargé de s'assurer que son entreprise, son département ou son projet fonctionne correctement. Cela se fait en créant des processus et des structures internes, ainsi qu'en comprenant votre équipe ou vos employés afin que vous puissiez les placer là où ils sont le mieux adaptés. Les managers doivent non seulement organiser leur travail, mais aussi gérer le fonctionnement de leur département et des personnes qui y travaillent.

Cela ne signifie pas qu'un responsable délègue uniquement des tâches et s'assure que ceux qui travaillent sous lui disposent des ressources dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Ils doivent garder un œil sur les processus et les structures qu'ils utilisent et les ajuster au besoin pour s'assurer qu'ils fonctionnent efficacement et que tout le monde reste productif. Cette fonction organisatrice est essentielle, c'est pourquoi elle fait partie des fonctions essentielles du management.

Fonction 3 : Diriger

Diriger, c'est avoir les compétences, l'aptitude à la communication et la capacité de motiver ceux que vous dirigez. Le leadership est un rôle essentiel pour toute personne en gestion, c'est pourquoi c'est l'une des quatre fonctions de gestion. Si vous ne savez pas diriger, quel que soit votre style de leadership, vous ne serez pas un bon manager. Il s'agit d'établir une relation de confiance avec votre équipe.

Les compétences en leadership comprennent la résolution de conflits. Lorsque vous gérez un groupe diversifié, il y aura des conflits qui peuvent retarder les tâches et coûter de l'argent à votre organisation. Mieux vous identifiez et résolvez ces conflits, meilleure sera votre gestion.

Les styles de leadership varient, mais ils ont en commun de donner à leurs équipes un sens aigu de l'orientation lors de la définition des buts et des objectifs. Et ce, qu'ils assignent un travail régulier ou introduisent un nouveau processus dans l'équipe.

Parce que le leadership peut s'exprimer d'une myriade de façons, les gestionnaires de tous bords peuvent se retrouver en tant que leaders. Certains sont plus autoritaires du haut vers le bas. Autrement dit, ils emploient un leadership autocratique. D'un autre côté, il y a les gestionnaires ascendants, qui recherchent la collaboration de tout le monde au bureau et encouragent les employés à participer au processus.

Quel que soit votre style de leadership, ou une combinaison de styles de leadership, il peut être appliqué à la façon dont vous gérez les membres de votre équipe. Même les leaders les plus passifs motivent et conduisent leurs équipes à des fins fructueuses. Il n'y a personne pour le faire, mais les fonctions de base d'un leader fort en gestion sont de comprendre les employés et ce qu'il faut pour en tirer le meilleur parti.

Fonction 4 : Contrôle

La fonction de contrôle implique la surveillance et le suivi des progrès et des performances pour aider à prendre des décisions dans un environnement de travail. Vous pouvez planifier, organiser et diriger à votre guise, mais si vous ne surveillez pas la qualité du travail de vos employés, vous allez avoir des ennuis. Si vous avez besoin d'aide pour le processus de contrôle, essayez notre modèle de tableau de bord gratuit.

Au-delà du progrès, de la performance et de la qualité, le processus de contrôle comprend également l'efficacité avec laquelle ils font leur travail et leur fiabilité dans la prise en charge de leurs tâches. Un autre terme pour cela est la gestion du contrôle et la gestion de la qualité. Cela fait partie de tout processus décisionnel. Vous ne pouvez pas faire un choix judicieux sans de bonnes données à l'appui.

Le but du contrôle dans la gestion n'est pas de dominer vos employés, mais de s'assurer qu'ils atteignent les buts et les objectifs de l'entreprise. Certains gestionnaires préféreront tracer l'ensemble du flux de travail de leurs équipes tandis que d'autres permettront à leurs employés d'être autonomes.

Ce sont les deux faces d'une même médaille, qui est de fournir une qualité dans les délais et dans les limites du budget dans tous les environnements de travail, et l'aspect le plus important des quatre fonctions de gestion. Il s'agit d'atteindre vos objectifs financiers et devrait être au premier plan de votre équipe de direction.

Comment ProjectManager aide avec les quatre fonctions de gestion

ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui donne aux responsables les outils dont ils ont besoin pour planifier, organiser, diriger et contrôler leurs équipes, qu'elles soient sous le même toit, réparties sur plusieurs fuseaux horaires ou dans différents départements. Les fonctionnalités hybrides de gestion du travail de ProjectManager fournissent vos données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées, travailler de manière plus productive et réussir.

Créez facilement des plans de projet robustes

Réaliser un plan réussi signifie organiser les tâches, relier les dépendances et fixer des jalons. L'une des multiples vues de projet de ProjectManager est un diagramme de Gantt interactif qui fait cela et bien plus encore. Vous pouvez facilement filtrer le chemin critique au lieu de prendre du temps avec des calculs compliqués. Ensuite, définissez la ligne de base. Maintenant, vous avez capturé le plan pour le comparer à votre effort réel une fois que vous avez commencé à travailler.

Suivez les progrès de votre équipe en temps réel et améliorez l'organisation

Vous ne pouvez pas contrôler votre équipe si vous ne la surveillez pas. Cependant, vous ne voulez pas vous mettre en travers de leur chemin, c'est pourquoi le tableau de bord en temps réel de ProjectManager collecte automatiquement des données et calcule ces informations dans des graphiques et des tableaux faciles à lire sur la charge de travail, le temps, le coût et plus encore. C'est comme obtenir un rapport d'état instantané quand vous le souhaitez.

Générez des rapports pour les actionnaires et améliorez la fonction de contrôle

Pour approfondir les données, utilisez les rapports en un clic de ProjectManager, que vous pouvez filtrer pour vous concentrer uniquement sur les informations que vous souhaitez voir. ProjectManager a un rapport sur les feuilles de temps pour voir combien de temps les équipes prennent leurs tâches, la variance du projet pour capturer l'effort prévu par rapport à l'effort réel et même des rapports sur l'état du portefeuille si vous gérez plus d'un projet. Les rapports peuvent ensuite être partagés avec les parties prenantes pour les tenir à jour. Cela a des applications évidentes pour les quatre fonctions de gestion.

ProjectManager est un logiciel primé qui permet de gérer des équipes hybrides, peu importe où elles se trouvent, comment elles travaillent ou leur niveau de compétence. Notre outil connecte les équipes pour les aider à mieux travailler tout en donnant aux managers la transparence dont ils ont besoin pour mieux diriger et produire des résultats pour leurs parties prenantes. Commencez dès aujourd'hui gratuitement et rejoignez plus de 35 000 professionnels utilisant ProjectManager.