15 modèles PMO gratuits pour Excel et Word

Un PMO, ou bureau de gestion de projet, peut être un service interne ou un groupe ou une agence externe qui définit et maintient les normes de gestion de projet d'une entreprise. Il existe trois types; de soutien, de contrôle et de direction et chacun a des degrés divers d'implication. Cependant, tous les trois peuvent utiliser des modèles PMO pour prendre en charge les programmes et portefeuilles de projets.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet plus dynamique que les modèles PMO statiques, mais si vous n'êtes pas prêt à effectuer la mise à niveau, notre site est riche en modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word. Nous avons rassemblé 15 modèles gratuits qui conviennent à un PMO. Ces modèles couvrent tout, depuis les diagrammes de Gantt, la planification de projet, l'allocation des ressources, les rapports d'état sur les données du projet et bien plus encore.

1. Modèle de diagramme de Gantt du PMO

Le diagramme de Gantt est l'un des outils indispensables aux chefs de projet. Il fournit une vue de l'ensemble du projet sur une chronologie et comprend des tâches, des jalons, des calendriers et plus encore. Le bureau de gestion de projet peut utiliser notre modèle gratuit de diagramme de Gantt pour Excel pour obtenir un aperçu d'un projet ou l'utiliser comme feuille de route pour suivre plusieurs projets en un seul endroit afin d'allouer les ressources quand et où elles sont nécessaires.

Le modèle de diagramme de Gantt est divisé en deux sections. Sur la gauche se trouve une feuille de calcul standard dans laquelle vous pouvez ajouter les tâches ou les projets que vous supervisez. À côté de cela se trouvent des colonnes pour saisir les dates de début et de fin. Enfin, il y a une colonne pour la durée de la tâche ou du projet. Une fois que vous avez rempli ces informations, la chronologie à code couleur sur la droite se remplit automatiquement et vous permet de voir les tâches, les phases et les projets au même endroit.

2. Modèle de tableau de bord du projet PMO

Les PMO ont besoin d'une vue d'ensemble des projets qu'ils supervisent. Ils ont besoin de mesures pour les aider à tracer le cours de ces projets et savoir quand des changements sont nécessaires pour que tout reste sur la bonne voie. Notre modèle de tableau de bord de projet PMO gratuit pour Excel est composé de graphiques et de tableaux faciles à lire qui leur donnent ces données en un coup d'œil.

Vous avez besoin de données en temps réel pour prendre de meilleures décisions ou vous pourriez agir sur des données inexactes. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec des tableaux de bord de portefeuille qui capturent des données en temps réel qui ne nécessitent aucune configuration fastidieuse ni saisie manuelle comme avec les modèles PMO. Au lieu de cela, vous obtenez des données rapides et fiables sur la santé de vos projets, tâches, progrès, temps, coût et charge de travail chaque fois que vous en avez besoin. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

3. Modèle d'analyse coûts-avantages du PMO

Il y a certains projets qui valent la peine d'être poursuivis, tandis que d'autres vont se retrouver dans un gouffre financier. Un PMO aide les entreprises à choisir des projets qui leur donneront de la valeur pour leur investissement. Pour ce faire, ils peuvent utiliser notre modèle gratuit d'analyse coûts-avantages PMO pour Excel.

Une analyse coûts-avantages est utilisée pour comparer ce que vous vous attendez à payer pour un projet par rapport à ce que vous espérez qu'il offrira en termes d'opportunités. Cela se fait en ajoutant un montant en dollars à tous vos coûts quantitatifs et avantages quantitatifs. À partir de là, il est facile de voir si vous obtiendrez un retour sur votre investissement.

4. Modèle de matrice de priorisation des projets PMO

Une chose que fait un PMO est de fournir des conseils. Ces conseils et ces informations peuvent vous aider à gérer des projets, mais également à déterminer si ces projets valent la peine d'être entrepris en premier lieu. Un outil pour aider à prendre ces types de décisions est notre modèle gratuit de matrice de priorisation des projets pour Excel.

Le processus est d'une simplicité trompeuse, mais c'est un moyen efficace de hiérarchiser vos projets. La matrice est divisée en quatre sections. En haut, il y a deux colonnes, une pour faire maintenant et l'autre pour faire plus tard. Le côté gauche a deux rangées, une pour cruciale et l'autre pour non cruciale. Selon l'endroit où vous placez le projet, il peut s'agir d'une action immédiate, planifiée dans un avenir proche, déléguée, supprimée ou déplacée. Vous pouvez également l'utiliser pour des tâches ou tout ce dont vous avez besoin pour prioriser.

5. Modèle de budget de projet PMO

L'argent va toujours dominer les décisions lors de la supervision de projets. Les entreprises ont des coûts finis et ne veulent pas se retrouver à constamment mettre à jour un budget car cela demande plus de fonds. L'utilisation de notre modèle de budget de projet PMO gratuit pour Excel peut vous aider à prévoir avec précision les budgets et à éviter les dépenses excessives pour les projets.

Il y a tellement de coûts liés à un projet que notre modèle gratuit vous aide à les capturer tous. Le modèle lui-même est personnalisable, donc s'il y a quelque chose dont vous n'avez pas besoin ou que vous voulez ajouter, c'est facile à faire. Notre modèle comporte des champs pour les coûts de main-d'œuvre, les frais de conseil, les matières premières, les licences de logiciels, les déplacements, les services publics, les espaces et équipements de bureau et bien plus encore. Obtenez des estimations précises des coûts du projet avant de l'exécuter.

6. Modèle d'analyse des parties prenantes pour les PMO

Si vous considérez les PMO comme des fournisseurs de services, il est clair qu'ils ont des parties prenantes. Pour un bureau de gestion de projet, ces parties prenantes peuvent inclure des cadres, des chefs de projet, des responsables fonctionnels et même des membres d'équipe. Tous auront leurs attentes spécifiques. Avec notre modèle d'analyse des parties prenantes gratuit pour Excel, vous pouvez tous les identifier et les gérer.

Ce modèle PMO commence par des informations de base sur les parties prenantes. C'est-à-dire que vous énumérez toutes les parties prenantes et leurs projets. Ensuite, vous pouvez ajouter leur relation à ces projets, qu'ils aient une expertise en la matière ou qu'ils soient des décideurs. Vous pouvez également définir comment communiquer avec eux. Enfin, un menu déroulant permet de définir son engagement, de C pour le niveau d'engagement et R pour le niveau d'engagement requis.

7. Modèle de feuille de temps PMO

Être capable de suivre le temps sur une période spécifique permet de s'assurer que le projet progresse dans les délais. Il s'agit d'un outil essentiel de gestion des ressources ainsi que d'une partie de la paie. Par conséquent, le PMO voudra avoir accès aux feuilles de temps pour suivre les progrès. Ils peuvent utiliser notre modèle de feuille de temps gratuit pour Excel.

La première chose que vous faites avec notre modèle gratuit définit un délai pour la feuille de temps. Ensuite, vous pouvez ajouter l'heure de début, le début et la fin du déjeuner et l'heure de fin de la journée de chaque personne. Il y a une colonne pour ajouter les heures normales, les heures supplémentaires, puis le total des heures de travail. Vous avez maintenant une vue d'ensemble de vos coûts.

8. Modèle de plan de communication pour les PMO

Toutes les activités qui font partie de la gestion de projet d'une entreprise passent par le PMO. La communication est un élément essentiel de ce processus. Si les choses ne sont pas clairement énoncées et distribuées correctement, des problèmes surgiront qui peuvent avoir un impact sur le résultat net. C'est pourquoi notre modèle de plan de communication gratuit pour Word est si important.

Ce modèle PMO vous aide à définir la vision et les objectifs du projet, du programme ou du portefeuille ainsi que leurs objectifs et leurs délais. Il y a aussi des endroits pour ajouter le personnel de communication et les outils qu'ils utiliseront. Ensuite, vous pouvez montrer comment vous allez mesurer l'efficacité de votre plan de communication pour vous assurer qu'il fait ce que vous voulez qu'il fasse.

9. Modèle de plan de projet pour les PMO

Les PMO améliorent la gestion de projet en normalisant les processus et en augmentant l'efficacité. Cela signifie qu'ils créent et maintiennent la documentation, le suivi et la formation. Mais ils planifient aussi. C'est là que notre modèle de plan de projet gratuit pour les PMO est utile.

Ce modèle PMO contient tout ce dont vous aurez besoin pour un PMO. Il y a un endroit pour définir la portée du projet, du programme ou du portefeuille, y compris les jalons, les phases et les tâches. Vous pouvez également ajouter vos efforts et vos besoins en ressources. Planifiez ensuite le plan, y compris les dépendances des tâches, les hypothèses et les contraintes du projet, le budget, le journal des risques, le processus de gestion du changement et bien plus encore.

10. Modèle de suivi de projet PMO

Les PMO surveillent les projets qu'ils supervisent. Ils doivent suivre leurs progrès afin de s'assurer qu'ils fonctionnent selon le calendrier. Si ce n'est pas le cas, il faudra peut-être réaffecter les ressources pour tout remettre sur les rails. Notre modèle de suivi de projet PMO gratuit pour Excel est conçu pour fonctionner comme un système de gestion des tâches pour suivre les tâches et s'assurer que le travail est effectué à temps.

L'utilisation du modèle de suivi de projet vous permet de suivre des projets ou des programmes et des portefeuilles individuels. Tout d'abord, vous indiquez le nom de la tâche ou le nom du projet et une brève description. S'il existe des dépendances de tâches, vous les ajoutez à la colonne suivante. Il y a de l'espace pour ajouter à qui la tâche est assignée ou le chef de projet. Notez maintenant la priorité, la date de début, la date de fin prévue et la date de fin réelle. Enfin, il y a un menu déroulant pour capturer l'état.

11. Modèle de collecte des exigences pour les PMO

Le but de la collecte des exigences est de guider le PMO tout au long du projet, du lancement à la livraison. Les exigences sont une condition ou des capacités dont les parties prenantes ont besoin pour résoudre un problème ou atteindre un objectif. En utilisant notre modèle gratuit de collecte des exigences pour les PMO, vous pouvez tout collecter au même endroit.

Tout ce dont vous avez besoin pour comprendre le projet se trouve dans les pages de ce document Word, y compris le plan de projet, une description de l'objectif du projet, sa portée et un calendrier comportant des jalons, des dépendances, etc. Les buts et objets sont également définis ainsi que les contraintes et restrictions et comment les résoudre.

12. Modèle de journal des risques pour les PMO

Le risque est toujours quelque chose que les PMO surveillent. Qu'il s'agisse d'un bon ou d'un mauvais risque, plus tôt il est identifié et traité, mieux c'est. Notre modèle gratuit de journal des risques pour les PMO vous offre un outil pour vous préparer au risque et mettre en place un plan pour le résoudre s'il se présente comme un problème.

Commencez par décrire le risque et son impact. Ensuite, ajoutez comment vous réagirez au risque s'il devient en fait un problème. Pour vous aider dans votre réponse, ajoutez le niveau de risque, tel que élevé, moyen ou faible. Vous savez maintenant comment prioriser le risque s'il devient un problème. Il y a aussi un endroit pour ajouter le chef de projet ou le membre de l'équipe qui détient ce risque et qui est chargé d'identifier et de diriger la réponse à celui-ci.

13. Modèle de journal des modifications du PMO

Le changement va se produire, et le PMO est là pour aider à s'assurer qu'il n'a pas d'impact négatif sur le projet. Pour ce faire, vous pouvez notamment utiliser notre modèle gratuit de journal des modifications PMO pour Excel. Cela fait partie de tout plan de gestion du changement plus large et efficace qui aide à contrôler le changement en le suivant depuis le moment où il est identifié jusqu'à ce qu'il soit résolu.

Cette feuille de calcul vous donne un endroit pour mettre tout ce que vous devez savoir sur le changement de votre projet pour le gérer. Notez quand le changement est observé pour la première fois, qui dans l'équipe du projet en est propriétaire, ce qui signifie qu'il dirigera l'effort pour le résoudre, et vous pouvez également ajouter la priorité et le statut de ce changement.

14. Modèle de demande de modification du PMO

Avant de résoudre ou de répondre à tout changement, vous devez décider si cela vaut la peine d'être fait. Il y a des changements, tels que des intempéries ou une panne d'équipement, qui doivent être traités. Mais le plus souvent, les changements viennent des propriétaires et des autres parties prenantes. Notre formulaire de demande de changement PMO gratuit pour Word vous permet à chacun de s'entendre sur ce qu'il faut faire.

Vous pouvez personnaliser le formulaire de demande de modification pour avoir autant ou aussi peu de détails que vous le souhaitez. Nous avons inclus un espace pour une brève description et l'impact que cela aura sur le projet. Il y a suffisamment d'informations sur le formulaire pour que les chefs de projet travaillent avec le PMO pour décider si le changement vaut la peine d'être fait, et si oui comment, ou pour ne prendre aucune mesure.

15. Modèle de rapport sur l'état du projet pour les PMO

Les rapports sont essentiels au travail du PMO. Par exemple, un rapport d'état fournit des données de projet clés qui indiqueront comment un PMO guidera la gestion de projet de ce projet. Grâce à notre modèle de rapport d'état de projet gratuit pour les PMO, vous pouvez, entre autres, tracer la santé et l'avancement du projet sur une période de temps spécifique.

Le rapport d'étape contient un résumé des principales réalisations, le travail qui a été achevé au cours de cette période, le travail prévu qui reste à venir dans la portée du projet, les jalons atteints et les produits livrables. Il y a aussi un endroit pour lister les éléments d'action pour ce qui doit venir ensuite. D'autres éléments à l'étude comprennent le budget, le calendrier, la qualité, les risques, les problèmes et les obstacles.

Comment ProjectManager aide les PMO

Cela fait beaucoup de modèles. Et même si la gratuité est gratuite, il y a toujours un prix. Les modèles PMO sont statiques et vous devez faire tout le travail. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui offre des fonctionnalités de gestion des tâches, des risques et des ressources pour aider les PMO à guider leurs projets, programmes et portefeuilles en temps réel. Il a une automatisation et des mises à jour pour que vous consultiez toujours les informations les plus récentes.

Gérer les ressources avec des feuilles de route

Les PMO supervisent de nombreux projets à la fois. Ils doivent indiquer quels besoins, quelles ressources et quand. Pour ce faire, ils ont besoin de plus que ce que les modèles PMO peuvent fournir. Notre logiciel de gestion de projet vous donne un aperçu de tous vos projets sur un seul écran. Visualisez-les du début à la fin sur une chronologie visuelle, y compris des mesures telles que l'effort prévu, l'effort réel et plus encore. Vous pouvez ouvrir n'importe quel projet, imprimer la feuille de route et facilement modifier et ajuster la colonne pour afficher ce que vous voulez.

Gardez les équipes équilibrées avec des tableaux de charge de travail

Les équipes sont votre ressource la plus précieuse. Vous pouvez suivre leur temps sur les tâches avec nos feuilles de temps sécurisées, mais notre vue de la charge de travail va encore plus loin dans la gestion des ressources. Utilisez-le pour suivre efficacement la progression et la charge de travail des projets. Vous pouvez voir le nombre total d'heures et réaffecter les tâches pour équilibrer la charge de travail et maintenir la productivité de chacun.

Les PMO peuvent également bénéficier de rapports personnalisés, y compris des rapports de statut et de portefeuille, et bien d'autres. Tout peut être filtré pour se concentrer sur ce que vous voulez voir, puis facilement partagé. Il existe également une vue de portefeuille où vous pouvez regrouper les projets et afficher la progression, le chef de projet, les membres de l'équipe, le statut et bien plus encore.

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