10 modèles gratuits de gestion des parties prenantes pour Excel et Word

Les parties prenantes sont toute personne ayant un intérêt direct dans le projet. Ils peuvent être internes, tels que des chefs de projet, des équipes, des propriétaires ou des investisseurs, ou externes, tels que des clients, des clients ou des fournisseurs. Il peut y avoir de nombreuses parties prenantes dans un projet et leur gestion nécessite des modèles de gestion des parties prenantes.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à gérer les projets et les parties prenantes. Si vous n'êtes pas prêt pour un essai gratuit du logiciel, nous proposons également des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word qui peuvent vous aider à chaque phase de votre projet. Voici quelques modèles gratuits de gestion des parties prenantes.

1. Modèle d'analyse des parties prenantes

Il peut y avoir de nombreuses parties prenantes dans un projet, mais votre travail en tant que chef de projet consiste à les identifier. Chaque partie prenante peut avoir un intérêt différent ou ces intérêts peuvent évoluer au cours du projet. L'utilisation de notre modèle d'analyse des parties prenantes gratuit pour Excel vous aide à concevoir un plan de communication efficace avec les parties prenantes pour les tenir correctement informés.

Il existe des champs pour saisir les informations de base des parties prenantes, y compris leur titre, leurs coordonnées et leur influence ou leur pouvoir sur le projet. Ensuite, vous pouvez placer chaque acteur tel qu'il se situe par rapport au projet, en notant sa priorité, s'il a une expertise en la matière et s'il est décideur. Ensuite, vous pouvez évaluer l'engagement de chaque partie prenante dans le projet et mieux les gérer.

2. Modèle de rapport sur l'état du projet

Les parties prenantes doivent rester informées tout au long du projet. Selon la partie prenante, cependant, ce niveau d'information et la fréquence à laquelle ils sont mis à jour peuvent changer. Qu'ils aient besoin de détails ou simplement d'une vue d'ensemble, les chefs de projet doivent toujours faire rapport régulièrement. L'utilisation de notre modèle de rapport d'état de projet gratuit pour Excel est un excellent outil pour capturer une période de temps dans le projet.

Le problème avec un modèle statique est qu'il doit être mis à jour manuellement et que les informations ne peuvent pas être personnalisées pour refléter les préoccupations de chaque partie prenante. Contrairement aux outils statiques, ProjectManager est un outil en ligne qui fournit des données en temps réel qui peuvent être filtrées pour afficher uniquement les informations pertinentes pour chaque partie prenante. Non seulement vous pouvez générer un rapport d'état en quelques touches, mais vous pouvez également générer des rapports sur la variance, le portefeuille et plus encore. Tous les rapports capturent des données en temps réel afin qu'elles soient précises et puissent être facilement partagées dans une variété de formats. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

3. Modèle de carte des parties prenantes

Si vous recherchez un outil visuel qui peut vous aider à identifier et à cartographier vos parties prenantes, vous devez télécharger notre modèle de carte des parties prenantes gratuit pour Excel. Vous pouvez utiliser la carte des parties prenantes pour éclairer votre prise de décision lorsque vous traitez avec des parties prenantes. Il est essentiel d'établir un plan de communication viable avec les parties prenantes.

Le modèle de carte des parties prenantes vous aide à déterminer qui veut savoir quoi, quand ils ont besoin de le savoir et comment ils préfèrent obtenir leurs mises à jour. Cette carte des parties prenantes comporte quatre catégories pour gérer vos parties prenantes : gérer de près, rester satisfait, rester informé et surveiller. Placez chaque partie prenante que vous identifiez dans la bonne case et utilisez un code couleur pour indiquer si elle est favorable, neutre ou essentielle au projet.

4. Modèle d'analyse de rentabilisation

Étant donné que les parties prenantes ont un intérêt direct dans le projet, l'une des choses qui les préoccupent le plus est les coûts liés à l'exécution du projet. Ils veulent savoir si les coûts d'investissement en valent la peine. Vous pouvez leur montrer cela avec notre modèle de dossier commercial gratuit pour Word, qui résume les objectifs, les coûts et les avantages du projet.

Le business case est une diligence raisonnable importante pour les parties prenantes en prouvant que leur investissement dans le projet est bénéfique. Ils peuvent lire un résumé analytique, l'énoncé de mission du projet et le livrable final qui sera produit. Il y a un endroit pour montrer les objectifs du projet et comment ils seront atteints, l'évaluation financière et l'évaluation du marché et plus encore. Cela aidera à obtenir l'adhésion des parties prenantes.

5. Modèle d'analyse coûts-avantages

Un autre modèle gratuit qui peut aider à prouver aux parties prenantes que le projet vaut leur investissement est notre modèle gratuit d'analyse coûts-avantages pour Excel. Cela vous aide à examiner les chiffres et à déterminer si l'argent que vous investissez dans le projet vaut les livrables.

Un modèle d'analyse coûts-avantages le fait en ajoutant un montant en dollars aux coûts et avantages du projet. En soustrayant les avantages des coûts, vous pouvez voir quel est le profit, le cas échéant, pour le projet. Il peut s'agir de gains financiers, mais cela peut également déterminer si les objectifs et les buts de l'entreprise en valent la peine. Ces informations peuvent aider à impliquer les parties prenantes dans le projet.

6. Matrice RACI

Il est clairement important d'identifier et de définir les rôles et les responsabilités de votre équipe de projet, mais souvent les chefs de projet négligeront le même exercice lorsqu'ils traiteront avec les parties prenantes du projet. Après cela, votre équipe de projet n'est probablement qu'une des nombreuses parties prenantes du projet. L'utilisation de notre modèle de matrice RACI gratuit pour Excel vous permet de catégoriser toutes les personnes impliquées dans le projet, y compris les parties prenantes.

RACI est synonyme de responsable, redevable, consulté et informé. Sur notre modèle gratuit, vous listez toutes les parties prenantes (ou toute l'équipe du projet) sur le côté gauche, tandis qu'en haut du graphique se trouve leur titre. Dans la case correspondante, vous notez s'ils sont responsables, imputables, consultés ou informés. Vous disposez maintenant d'un document pour guider tous les membres de l'équipe, y compris les parties prenantes, qui ont différents niveaux d'implication et d'impact sur le projet.

7. Modèle de collecte des exigences

Les parties prenantes veulent connaître les problèmes résolus par le projet, comment il prévoit d'atteindre son objectif, quelle condition ou capacité doit être remplie et plus encore. Tout cela est traité dans notre modèle gratuit de collecte des exigences pour Word. Il s'agit d'un document clé pour les parties prenantes et qui rassemble des informations vitales sur le projet en un seul endroit.

Il y a beaucoup de choses couvertes dans le modèle gratuit. Il répertorie les exigences du projet, de l'utilisateur, fonctionnel et système au logiciel, interface, flux de travail, changement et risques. Il s'agit plutôt d'une vue de haut niveau, qui convient à la plupart des parties prenantes et évite d'entrer dans les détails. Il y a même une section où tout le monde peut signer le document pour s'assurer qu'ils sont informés et d'accord.

8. Modèle de charte d'équipe

Les membres de l'équipe sont des parties prenantes, mais pas les seuls dans un projet. Le modèle de charte d'équipe gratuit pour Word est principalement axé sur eux, mais c'est un autre modèle de gestion des parties prenantes essentiel. Il explique comment l'équipe s'intègre dans le contexte plus large du projet, comme les parties prenantes du projet.

En outre, la charte gratuite répertorie toutes les personnes impliquées dans le projet et fournit des informations de contact. Il y a une section pour décrire le contexte du projet, sa mission et son objectif, son budget et ses ressources et le processus de prise de décision utilisé par l'équipe. Il y a des informations sur la portée, les évaluations de performance, les activités et les jalons et bien plus encore. C'est un excellent outil pour communiquer et embarquer tout le monde dans le projet.

9. Modèle de plan de communication

En parlant de communication, vous avez besoin d'un plan de communication pour transmettre des informations à votre équipe de projet. L'utilisation de notre modèle de plan de communication gratuit pour Word vous aidera à définir des objectifs et à planifier des mises à jour de communication avec les parties prenantes. C'est l'un des modèles de gestion des parties prenantes les plus importants dans la mesure où une partie prenante bien informée est plus facile à gérer et moins susceptible d'interférer dans le projet.

Outre les objectifs, le modèle de plan de communication vous aide à définir comment vous atteindrez ces objectifs, dans quel délai et avec quelles mesures pour mesurer votre succès. Vous comprendrez le personnel et les outils associés à la diffusion de l'information ainsi qu'à l'examen de son efficacité. Une fois que vous avez un plan, il est susceptible de changer afin de rester pertinent et efficace.

10. Modèle d'organigramme

Bien que cela puisse ne pas sembler être un modèle de gestion des parties prenantes clés, connaître la composition organisationnelle d'une entreprise ou d'un projet est la façon dont chaque membre de l'organisation ou de l'équipe de projet sait à qui il rend compte. Utilisez notre modèle d'organigramme gratuit pour Excel. C'est un organigramme qui montre la structure interne hiérarchique d'une organisation ou d'un projet.

Ce document est un visuel facile à digérer de la chaîne de commandement. Alors que les petites organisations, telles que les startups, ou les projets peuvent ne pas avoir besoin de l'outil, plus l'organisation ou le projet est grand et complexe, plus ce modèle de gestion des parties prenantes devient essentiel. Il est impératif que chacun sache à qui il rend compte et qui a autorité, ce qui est exactement ce que ce modèle illustre.

ProjectManager aide à la gestion des parties prenantes

Une fois que vous avez téléchargé et utilisé nos modèles gratuits de gestion des parties prenantes, vous constaterez rapidement qu'ils ne peuvent vous mener que jusqu'à un certain point. Les modèles, après tout, doivent être saisis et mis à jour manuellement, ils ne sont pas collaboratifs et sont isolés du reste de vos outils de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à planifier, gérer et suivre la gestion de vos parties prenantes en temps réel.

Partager les plans de projet avec les parties prenantes

Les projets ont besoin de plans, mais les plans ne fonctionnent pas sans vos parties prenantes. La création d'un calendrier sur nos diagrammes de Gantt robustes vous permet de gérer les parties prenantes de votre équipe de projet, d'organiser leurs tâches, de lier les dépendances pour éviter des retards coûteux et de les affecter à des travaux que vous pouvez suivre en temps réel. Le plan de projet peut être facilement partagé avec l'équipe de projet et les parties prenantes pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Surveillez les progrès et les performances en temps réel

Une fois que vous avez défini une ligne de base sur le Gantt, vous pouvez suivre votre effort planifié par rapport à votre effort réel. Non seulement cela vous aide à respecter votre calendrier et votre budget, mais les parties prenantes souhaitent également être informées de ces précieuses données. Le tableau de bord en temps réel ne nécessite aucune configuration, comme avec les outils légers, et suit tout, de la charge de travail au coût et au temps dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. C'est un excellent moyen d'obtenir une vue d'ensemble du projet quand vous le souhaitez.

Les chefs de projet peuvent utiliser les fonctionnalités de gestion des ressources pour maintenir la productivité de leurs équipes. La disponibilité peut être définie à l'avance pour simplifier la planification et notre tableau de charge de travail à code couleur vous aide à voir l'allocation de votre équipe. Vous pouvez ensuite équilibrer leur charge de travail à partir du tableau pour les faire travailler à pleine capacité. Ils ne sont pas surutilisés et les parties prenantes sont heureuses de voir la productivité.

Contenu connexe

Si cela ne vous suffit pas pour gérer les parties prenantes, notre site regorge de contenu gratuit. Il existe des blogs hebdomadaires, des guides, des vidéos et, bien sûr, d'autres modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word. Voici quelques ressources pour en savoir plus sur la gestion des parties prenantes.

• Guide de gestion des parties prenantes
• Analyse des parties prenantes 101
• Qu'est-ce que la théorie des parties prenantes
• Partie prenante contre actionnaire : quelle est la différence ?
• Cartographie des parties prenantes 101 : Un guide rapide des cartes des parties prenantes

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui permet aux équipes de mieux travailler ensemble. Les outils de gestion des tâches s'ajoutent aux fonctionnalités de production et de gestion des risques pour vous aider à identifier, suivre et atténuer les risques. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui assurent le succès avec notre logiciel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.