La gestion des sous-traitants : une clé pour des projets réussis

Les projets de construction doivent être bien orchestrés. De nombreux entrepreneurs travaillent sur divers aspects du projet global. La gestion des sous-traitants est un processus permettant de gérer les sous-traitants et de s'assurer qu'ils font ce qu'ils doivent faire, quand ils doivent le faire et qu'ils respectent les normes de qualité.

Qu'est-ce qu'un entrepreneur ?

Dans le sens le plus général du terme, un entrepreneur est une personne qui a signé un contrat qui l'oblige légalement à un travail spécifique, y compris la main-d'œuvre et les matériaux. Un entrepreneur est généralement indépendant et travaille en tant que pigiste dans un sens pour le propriétaire ou l'entrepreneur général.

La capacité à gérer des prestataires extérieurs est facilitée par l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui relie les entrepreneurs aux entrepreneurs généraux, aux propriétaires fonciers, aux architectes, aux ingénieurs et aux sous-traitants, le tout en temps réel. Notre logiciel dispose de plusieurs vues de projet afin que chacun puisse travailler sur les outils les plus appropriés. Ils peuvent ensuite partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et plus encore, créant ainsi un lieu de travail virtuel qui relie le bureau, le chantier et partout où le travail est en cours. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Qu'est-ce que la gestion des sous-traitants ?

La gestion des sous-traitants est un processus utilisé dans les projets où une partie ou la plupart des travailleurs sont employés sous contrat par opposition à ceux qui sont des employés salariés d'une entreprise. L'objectif de la gestion des sous-traitants est de planifier, gérer et suivre le travail des sous-traitants pour s'assurer qu'ils respectent les étapes du calendrier et respectent le budget du projet tout en maintenant des conditions de travail sûres et en fournissant un travail de qualité.

Processus de gestion des entrepreneurs

Pour atteindre les objectifs de la gestion des entrepreneurs, certaines étapes doivent être suivies. Voici une liste du processus de gestion des entrepreneurs.

1. Utilisez une structure de répartition du travail pour identifier les tâches de votre projet

Une structure de répartition du travail est un organigramme hiérarchique dans lequel le livrable final est en haut et tous les livrables qui mènent à cette branche en dessous. Une fois que vous avez identifié tous les livrables de votre projet, vous pouvez les décomposer en tâches.

2. Déterminez quelles tâches ne peuvent pas être accomplies par votre équipe

Chaque tâche aura une date de début et une date de fin, qui est sa durée. C'est le début d'un calendrier pour les travaux du projet. Ensuite, vous voudrez déterminer quelles tâches peuvent être effectuées par quel membre de l'équipe et leur attribuer ces tâches.

3. Créer un énoncé des travaux

Ensuite, créez un énoncé de travail (SOW), qui est un document juridiquement contraignant qui définit tout le travail qui doit être effectué dans le projet. Cela comprend les activités, les produits livrables et un calendrier. C'est un document très détaillé qui fixera le cap de tout le projet à venir.

4. Choisissez le bon type de contrat de service pour votre projet

Il est temps de contracter avec vos entrepreneurs. Il existe plusieurs types de contrats, qui sont énumérés ci-dessous, afin que vous puissiez déterminer celui qui convient le mieux à votre travail.

• Offre fixe ou contrat à portée fixe : ce contrat est lorsqu'un fournisseur ou un entrepreneur s'engage à un montant fixe pour le projet avec des livrables définis.
• Contrat temps et matériaux : Dans un contrat temps et matériaux, l'entrepreneur facture au client le coût des matériaux, plus un taux horaire fixe pour la main-d'œuvre.
• Contrat de services professionnels sans dépassement : ce contrat permet à l'entrepreneur de modifier un taux horaire spécifique jusqu'à une limite définie, ce qui est idéal pour les entrepreneurs qui sont convaincus qu'ils peuvent faire le travail sans dépasser la limite.
• Contrat basé sur des acomptes : l'entrepreneur effectuera un montant de travail défini sur une base mensuelle ou s'engagera à un nombre d'heures défini pour le travail pour lequel le client dépense un montant fixe pour la durée convenue.
• Contrats de services professionnels de services gérés : il s'agit d'un contrat en cours qui peut être basé sur un projet et qui traite généralement d'un problème spécifique.

5. Rédigez un contrat de service pour établir un accord avec les entrepreneurs

Au niveau de base, un contrat de service doit inclure :

• Coordonnées : nom et adresse de toutes les parties concernées.
• Portée des travaux : la portée des travaux décrit l'ensemble des travaux à effectuer.
• Exigences de conformité et d'assurance : tout problème de réglementation ou de code auquel le travail doit se conformer.
• Conditions de paiement : comment le paiement sera effectué.
• Échéancier : durée et date limite de réalisation.
• Conditions d'indemnisation : Obligation légale pour une partie d'indemniser l'autre pour toute perte ou tout dommage.
• Garanties : Promesse de réparer ou de remplacer tout travail défectueux.
• Règlement des différends et recours : en cas de conflit entre les parties, cela indiquera comment le résoudre.
• Termes et conditions : Régissant la relation contractuelle entre les parties.

6. Suivez la performance des sous-traitants

Pour s'assurer que les travaux sont exécutés conformément au contrat, le temps, l'étendue et le coût des travaux doivent être contrôlés régulièrement. S'il y a des problèmes, ils peuvent être résolus pour maintenir le travail sur la bonne voie. En fin de compte, cela garantit non seulement une livraison dans les délais au coût convenu, mais aussi que le travail répond aux normes de qualité.

3 avantages clés de l'embauche d'entrepreneurs

Certains entrepreneurs coûtent cher et la relation entre l'entrepreneur et la personne qui les embauche peut être difficile. Mais il est toujours recommandé que les travaux, en particulier les travaux de construction, soient effectués par des entrepreneurs agréés. D'une part, ils ont une assurance responsabilité civile et des accidents du travail pour protéger toutes les parties en cas d'accident. Mais ce n'est qu'une des raisons.

Les entrepreneurs ont des compétences spécialisées

Les entrepreneurs sont des experts dans une compétence très spécifique qui est requise pour différents aspects des projets de construction. Très peu de travailleurs de la construction sont capables de tout faire, de la plomberie à l'électricité et à la toiture, et vous ne voudriez pas qu'ils le fassent. Mieux vaut embaucher ceux qui connaissent leur spécialité à fond.

L'embauche d'entrepreneurs est rentable

L'embauche d'un entrepreneur peut sembler coûteuse au début jusqu'à ce que vous le compariez à l'embauche d'un employé salarié pour faire ce travail. Un salarié devra être formé, il y a des avantages attachés au travail et des impôts que l'entreprise devra payer. Tout cela mis à part, vous ne pourrez peut-être toujours pas embaucher quelqu'un ayant l'expérience et les compétences d'un entrepreneur axé sur cette seule activité.

Les entrepreneurs n'ont pas besoin de formation

Nous avons déjà mentionné qu'un employé salarié devra suivre un certain type de formation, mais si vous avez besoin d'un couvreur, par exemple, ou de quelqu'un pour couler du ciment, vous devrez le former spécifiquement pour ce travail. C'est beaucoup de temps loin du chantier et même après avoir été formés, leurs compétences sont si spécifiques qu'ils ne peuvent rien faire d'autre. Mieux vaut embaucher un entrepreneur et économiser du temps, de l'argent et des efforts.

Vidéo : Conseils de gestion des entrepreneurs

Jennifer Bridges, PMP offre ses conseils pratiques sur la façon dont les chefs de projet peuvent gérer les entrepreneurs sur leurs projets.

Jennifer a averti qu'un environnement « nous contre eux » avec des entrepreneurs sur le projet est un signe que votre projet est déséquilibré et pourrait déraper. Vos sous-traitants doivent être considérés comme faisant partie intégrante du projet et vous devez favoriser les moyens de travailler ensemble pour le bien du projet.

Vous devez également vous assurer que vous tirez le meilleur parti des sous-traitants, surtout s'ils sont externes. Elle a noté les sept conseils qui l'aident à gérer les sous-traitants :

• Sachez pourquoi vous embauchez
• Documenter le contrat
• Solliciter leur apport
• Apporter un soutien
• Favoriser le travail d'équipe
• Maintenir la concentration
• Préparez-les pour le succès

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Nous avons créé des blogs, des modèles et des guides pour faciliter le processus de gestion des sous-traitants. En voici quelques-uns.

• Qu'est-ce que l'administration des contrats ? Pratiques et processus clés
• Gestion des contrats : comprendre le cycle de vie des contrats
• Processus d'appel d'offres : un guide rapide
• Modèle d'estimation de l'entrepreneur