Un guide rapide des éléments d'action et des listes d'éléments d'action

Plus probablement qu'autrement, vous avez créé un élément d'action sans vous en rendre compte. Si vous avez déjà écrit une liste de choses à faire, vous vous êtes créé un ensemble d'éléments d'action : des courses à faire, des tâches ménagères à accomplir, des personnes à contacter, etc.

La gestion de projets à grande échelle est un processus beaucoup plus compliqué et nécessite un système sophistiqué de création, d'attribution et de suivi des éléments d'action.

Que sont les éléments d'action ?

Les éléments d'action sont des tâches discrètes et réalisables servant de « tremplins » vers un objectif plus complexe. La création d'une liste d'éléments d'action est le meilleur moyen d'attribuer ces tâches et de suivre la progression.

Les éléments d'action prennent de nombreuses formes, des activités qui doivent être réalisées aux événements qui doivent avoir lieu. Leur caractéristique déterminante, cependant, est que chaque élément terminé mène à la conclusion d'une tâche plus importante. Ces éléments doivent être concis et sont généralement remplis par une seule personne. Bien qu'ils puissent sembler simples, la création d'une liste d'éléments d'action est plus complexe que vous ne le pensez. Des directives mal créées peuvent ralentir tout un projet ou même conduire à un échec total. Pour cette raison, il est essentiel de comprendre les meilleures façons de les créer et de les utiliser pour propulser votre projet vers l'avant.

Un logiciel de gestion de projet est le meilleur moyen de dresser une liste d'éléments d'action et d'exécuter réellement votre travail en équipe. Avec ProjectManager, vous pouvez collaborer sur des tâches dans cinq vues différentes, suivre les progrès avec des tableaux de bord et même suivre votre temps. Commencez dès aujourd'hui gratuitement.

Qui crée les éléments d'action ?

Les responsables et les chefs d'équipe sont généralement responsables de la création et de l'attribution des éléments d'action. Les personnes occupant ces rôles définissent des tâches et les décomposent en listes que les membres de l'équipe peuvent compléter et «cocher». C'est le travail du responsable de savoir qui doit travailler sur quel élément d'action et qui nécessite plusieurs membres de l'équipe.

Les éléments d'action sont cruciaux lorsque vous travaillez sur des tâches complexes en équipe, car ils empêchent les membres de l'équipe de se marcher sur les pieds et de faire un travail inutile.

Le but d'une liste d'éléments d'action

Une liste continue d'éléments d'action est un bon moyen de suivre les responsabilités de chacun pendant le projet. Cela facilite la recherche de réponses à toutes les questions que vous pourriez avoir à l'avenir. Une liste d'éléments d'action montre exactement ce qui s'est bien passé et ce qui s'est mal passé au cours d'un projet, ainsi que l'effort et les ressources nécessaires à certaines tâches.

Éléments à prendre en compte lors de la création d'une liste d'éléments d'action

Il y a cinq détails que vous devez toujours inclure afin de vous assurer que l'article est compris et peut être suivi :

• Le nom de la tâche
• Les dates importantes – création, réalisation prévue, réalisation effective
• La description de l'élément d'action
• Les risques ou problèmes à surveiller
• Qui sera propriétaire de l'élément d'action

Exemples d'éléments d'action

Imaginez une réunion au cours de laquelle un projet est planifié et une liste de tâches est discutée. Ces tâches doivent être terminées avant que le projet puisse avancer. Afin de rendre ces tâches abstraites plus gérables, le chef de projet les divisera en éléments d'action distincts.

Celles-ci sont plus faciles à comprendre et à exécuter pour les membres de l'équipe, et plus faciles à suivre pour les chefs de projet. Voici quelques exemples:

• Planifier une réunion à une heure et une date déterminées
• Envoi d'une demande à un fournisseur tiers
• Contacter un intervenant pour organiser un appel
• Soumission d'un bon de travail
• Création d'un graphique

Éléments d'un élément d'action

Suivez les critères définis pour créer des éléments d'action afin d'inclure toutes les informations nécessaires d'une manière compréhensible pour tous. Ce processus n'est pas compliqué, mais il y a des éléments clés à garder à l'esprit :

Titre et numéro de suivi

Il s'agit du nom de l'élément d'action - son descripteur le plus simple. Gardez le titre court, car vous écrirez une description et développerez les détails ici. Il est conseillé d'attribuer un numéro de suivi à chaque article. Cela simplifiera la façon dont vous les suivez et en faites rapport, en particulier lorsque vous traitez de nombreux éléments d'action à la fois.

Niveau de priorité

Lorsque vous traitez plusieurs éléments d'action, attribuez à chacun une priorité afin de savoir sur quoi vous concentrer en premier. Tous ne doivent pas nécessairement être remplis dans l'ordre dans lequel ils ont été attribués. Certains seront naturellement plus pressants que d'autres.

Date de création et achèvement estimé

Il y a trois dates à garder à l'esprit lors de la création d'éléments d'action : la date de création, la date d'achèvement estimée et la date d'achèvement éventuelle. Notez que tous ne seront pas terminés, et certains peuvent plutôt être « résolus ». Ce sont des éléments qui sont devenus inutiles en cours de route et qui n'ont pas besoin d'être complétés.

Créateur et cessionnaire

Indiquez qui a créé l'élément d'action, ainsi qu'à qui il l'a attribué. Cela permet à toute personne impliquée de savoir plus facilement où adresser ses questions. Essentiellement, c'est un moyen d'accélérer la communication.

La description

La description doit s'étendre sur le titre. Gardez à l'esprit qu'il doit s'agir d'une simple description - un résumé, et non d'un guide étape par étape. Généralement, les descriptions des éléments d'action ne sont qu'une phrase ou deux.

Description détaillée

Ici, vous pouvez inclure tout autre détail pertinent dont le destinataire a besoin pour exécuter la tâche. Selon l'élément d'action, cela peut ne pas être nécessaire.

Meilleures pratiques pour maintenir une liste d'éléments d'action

Lorsque vous commencez à écrire, il y a quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit :

Commencer par un verbe

Lorsque les éléments d'action sont écrits sous forme de noms, il y a de fortes chances qu'ils soient trop larges. Cela peut prêter à confusion. Par exemple, intituler un élément d'action "relecture des e-mails des investisseurs" par rapport à "e-mails des investisseurs" donne une idée plus claire de ce qui doit être fait exactement.

Soyez concis

Les éléments d'action doivent rendre les choses plus simples, pas plus compliquées. S'ils sont trop « verbaux » ou contiennent des détails inutiles, ils peuvent semer la confusion chez le cessionnaire et ralentir les choses. Moins est plus.

Écrivez pour que tout le monde puisse comprendre

Les éléments d'action auront toujours un sens pour celui qui les a créés, mais demandez-vous s'ils auront autant de sens pour un premier lecteur. Le cessionnaire doit savoir exactement quoi faire.

Gardez les ressources à l'esprit

Lorsque vous créez un élément d'action, tenez compte des ressources nécessaires telles que le budget, la main-d'œuvre et le temps. Ces ressources peuvent avoir un impact sur les personnes à qui vous les attribuez et sur les autres éléments que vous leur attribuez.

Anticiper les éléments d'action résultants

Réussir un travail peut ouvrir la porte à un autre. Lorsque vous anticipez ces travaux supplémentaires à l'avance, vous aurez une longueur d'avance.

Qu'est-ce que le suivi des éléments d'action ?

Après avoir écrit les éléments d'action, l'exécution et le suivi commencent. Au fur et à mesure que ceux-ci sont travaillés, vous devez suivre et enregistrer leurs progrès afin d'éclairer les décisions et les stratégies. Lorsqu'il est effectué correctement, le suivi devrait révéler où modifier les stratégies de gestion des tâches à l'avenir.

Le suivi des éléments d'action est le processus de surveillance d'un élément d'action du début à la fin et d'enregistrement des informations. Ces informations peuvent être facilement consultées et même éclairer les décisions futures.

Le suivi est particulièrement important après la fin d'un projet. Sans cela, des informations utiles sur la façon dont un élément d'action a été géré sont essentiellement gaspillées. Idéalement, ces informations seront enregistrées et utilisées ultérieurement.

Utiliser un suivi des éléments d'action

Un outil de suivi des éléments d'action permet aux chefs de projet d'enregistrer et de mettre à jour les éléments d'action. Traditionnellement, il s'agissait de simples feuilles de calcul. Désormais, les meilleurs trackers offrent des fonctionnalités supérieures et permettent la collaboration en équipe.

Le formatage correct d'une liste d'éléments d'action est essentiel afin de garder les données organisées pour l'avenir. Il y aura plus que probablement un regard neuf sur ces listes, et ils doivent comprendre ce qu'ils regardent. Cela signifie garder un formatage cohérent et inclure le même ensemble de données sur chaque liste, quel que soit le projet.

Pourquoi devriez-vous utiliser un modèle

Les éléments d'action font partie intégrante de la gestion des tâches. Ils sont quelque chose que les chefs d'équipe créent et utilisent tout au long de la vie de tout projet. Pour cette raison, vos listes doivent être formatées de la même manière et inclure les mêmes informations. Cette cohérence réduit la confusion et améliore les résultats.

En tant que cessionnaire, vous devez savoir exactement ce qui est attendu de vous, peu importe ce qui vous a été attribué ou qui l'a attribué. Un modèle d'élément d'action garantit que toutes les informations dont vous avez besoin sont présentes dans un format que vous pouvez comprendre.

Notre modèle d'élément d'action garantit que vous incluez tous les détails nécessaires et formatez les listes de la même manière à chaque fois. Ce faisant, vous n'aurez pas à perdre un temps précieux à vous réhabituer à un nouveau format. Vous avez les informations dont vous avez besoin et vous savez où les trouver.

Pour des résultats encore meilleurs, combinez ce modèle avec un puissant logiciel de gestion de projet avec des outils de suivi de projet et de création de rapports.

Comment utiliser le modèle d'éléments d'action avec ProjectManager

ProjectManager est un outil primé qui vous permet d'organiser, d'exécuter, de suivre et de générer des rapports sur vos listes d'éléments d'action avec un plus haut degré de productivité.

Répertorier les éléments d'action dans différentes vues de projet

Une simple feuille de calcul peut faire le travail, mais sa nature statique peut être limitée. Avec notre logiciel, vous présentez toutes vos actions sur un diagramme de Gantt, une liste de tâches ou un tableau kanban. Chaque vue de projet vous permet d'attribuer facilement des éléments d'action et de suivre la progression du concept à l'achèvement.

Suivre l'état de l'élément d'action sur le tableau de bord

Pour suivre les progrès et les performances du responsable, vous pouvez utiliser le tableau de bord en temps réel, qui alimente les données en temps réel de chacun des membres de votre équipe et les convertit en graphiques et tableaux affichant des mesures telles que le temps, la variance, etc.

Collaborez avec votre équipe avec un logiciel basé sur le cloud

Grâce à notre plateforme collaborative, les membres de l'équipe peuvent collaborer et aborder le travail de manière plus efficace. Les utilisateurs peuvent joindre des fichiers et des images, commenter et taguer des personnes pour s'assurer que tout le monde est sur la même page.

ProjectManager est une solution de gestion de projet primée qui accompagne votre projet à chaque étape. Les outils de planification en ligne et les fonctionnalités de gestion des tâches basées sur le Web vous permettent de collaborer en déplacement et d'effectuer des ajustements tout au long de la vie du projet. Ensuite, créez des rapports complets à partir des données en quelques clics seulement. Voyez par vous-même en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.