Votre guide pour vous organiser pour le succès du PPC

Salut les héros PPC ! À l'approche de 2018, vos flux pourraient être inondés de résolutions du Nouvel An. Bien que j'aie tendance à éviter de faire moi-même beaucoup de choses à propos de résolutions, j'aime réfléchir à mon année passée et me préparer aux changements que je prévois de mettre en œuvre pour un avenir prospère. Cette année, ma priorité absolue est de rester organisé dans le nouveau paysage de la gestion des PPC. En dressant ma liste, j'ai adopté une approche holistique que j'aimerais partager avec vous. Mes stratégies se répartissaient en quatre catégories : l'organisation de mon espace, mon temps, mes ressources et ma charge de travail.

Organiser votre espace

1. Assurez-vous d'avoir toujours les outils dont vous avez besoin.

Gardez un espace organisé dédié à une abondance de stylos, de papier, de cahiers, etc. De cette façon, vous ne serez jamais sur un appel impromptu à chercher des stylos ou du papier supplémentaires dans le bureau.

2. Utilisez vos actifs physiques.

Je suis un apprenant visuel, et l'un de mes outils préférés est une copie imprimée du calendrier du mois avec mes dates d'échéance et mes rappels en surbrillance. Si vous êtes visuellement motivé, je vous recommande de faire une liste des choses auxquelles vous faites le plus souvent référence et de garder une copie physique enregistrée sur votre bureau !

3. Catégorisez et étiquetez ces actifs.

Je suggère des espaces séparés pour vos notes, listes et rappels en fonction des catégories qui vous conviennent. Dans une agence, par exemple, il peut s'agir d'une organisation physique par client/compte.

4. Désencombrer régulièrement.

Une fois par jour ou une fois par semaine, passez en revue tout ce que vous gardez sur votre bureau et déterminez si vous devez le classer ou le jeter. Un espace propre vous donne un nouveau départ et ajoute un rituel à un emploi du temps souvent chaotique.

5. Mettez les rappels physiques là où vous pouvez les voir.

Les post-it sont parfaits pour les notes rapides qui sont pertinentes à court terme, surtout lorsque vous êtes en communication ou au milieu d'une conversation. Collez-les quelque part sur votre bureau que vous regardez fréquemment. Évitez de les conserver plus de quelques heures, de mettre vos rappels dans votre calendrier ou votre liste de tâches lorsque vous le pouvez.

6. Donnez-lui une touche personnelle.

Enfin, votre espace ne doit pas être impersonnel et peu engageant ! Modifiez l'une des suggestions ci-dessus pour l'adapter à vos préférences et apportez dans votre espace de travail des éléments qui vous rendent heureux et à l'aise. Décorez votre espace avec des photos, des œuvres d'art ou tout autre élément qui rendra l'espace unique à vous.

Organiser son temps

1. Profitez au maximum du début et de la fin de votre journée.

Quand je commence ma matinée, je fais un « enregistrement du matin ». Cela implique de vérifier les e-mails, de planifier les tâches que je prévois d'accomplir ce jour-là et de rassembler toutes les ressources dont j'aurai besoin pour les réunions ou la charge de travail de la journée. Ensuite, je range ces affaires pour le matin et me mets au travail.

2. Utilisez votre calendrier et vos rappels.

Votre calendrier n'est pas seulement un outil de planification pour les réunions. J'utilise mon calendrier principalement comme outil de blocage du temps et de notification. Toute tâche que j'ai décidé de faire pour la journée lors de mon enregistrement du matin obtient un créneau horaire sur mon calendrier (défini sur privé, de sorte que moi seul puisse le voir), et toutes les échéances à venir la semaine prochaine (ou mois) obtenez deux rappels programmés - un pour deux jours avant la date limite et un à la date d'échéance elle-même.

3. Priorisez vos tâches.

Cela fait également partie de ma routine matinale, mais cela peut aussi arriver au fur et à mesure que les tâches arrivent. J'utilise un système de priorisation très simple de 3 lettres. « H » pour élevé, « M » pour moyen et « L » pour faible. Je détermine la priorité des tâches de manière subjective, mais il existe des méthodes plus quantitatives.

4. Évitez les réunions consécutives.

Bien que des réunions consécutives soient parfois inévitables, je pense qu'il est important d'essayer de prendre du temps avant et après les réunions pour préparer et traiter. Après chaque réunion, j'aime avoir au moins 10 minutes pour organiser mes notes, définir mes rappels de calendrier pour les échéances et noter les tâches résultant de la conversation.

5. N'interrompez pas le travail de [client].

Le conseil le plus utile qu'un collègue m'ait jamais donné était de consacrer un jour spécifique de la semaine à un seul client ou projet. Bien que je puisse travailler sur plusieurs autres tâches un mardi, si je consacre principalement le mardi au travail de la semaine pour le client A, j'ai un sentiment d'achèvement et une idée globale des progrès que je fais dans le compte.

6. Fixez des limites de temps.

Certaines tâches causent plus de grattage à la tête que d'autres. Si je sais que je suis régulièrement bloqué dans l'analyse des données - paralysie pour une tâche dans le compte d'un client, alors je ne programme pas plus que le temps que je pense que la tâche devrait prendre si je travaille efficacement. Cela me permet d'en faire plus en une journée et me donne la possibilité d'avoir un nouveau regard sur la tâche plus tard si nécessaire.

Organiser vos ressources

1. Gardez le bureau et les fichiers de votre ordinateur organisés de manière universelle.

Je nomme immédiatement mes fichiers avec cette convention de nommage : Date_Client_Account_Task. À la fin de la journée, je déplace n'importe lequel de ces fichiers résidant dans mon dossier de téléchargements ou sur mon bureau vers un dossier client bien organisé.

2. Faites une liste courante des modifications de compte et des éléments terminés.

Je conserve un document Word avec une liste maîtresse de toutes les modifications que j'ai apportées à chacun de mes comptes à une date donnée. Il s'agit d'un excellent outil de référence s'il y a un doute sur la date d'achèvement du travail.

3. Enregistrez vos notes de toutes les communications [client].

De même, transférez toujours vos notes d'appels ou de réunions vers un document maître que vous pouvez stocker numériquement. J'adore les notes sur papier, mais je les compile systématiquement sous forme numérique pour référence et rapport futurs.

4. Organisez votre boîte de réception.

Hanapin utilise gmail et je configure continuellement mes e-mails pour qu'ils soient automatiquement marqués et catégorisés. J'ai un dossier pour chacun de mes clients, plates-formes, etc. Vous pouvez jouer et trouver un système qui fonctionne pour vous, mais une boîte de réception organisée est un autre excellent outil de référence lorsque vos autres notes ne sont pas aussi robustes que vous. avoir besoin.

Organiser votre charge de travail

1. Faites une liste de choses à faire et conservez-la au même endroit.

Il existe de nombreuses applications et sites Web gratuits pour la gestion des tâches et le suivi des tâches, et lorsque j'ai commencé chez Hanapin, j'ai essayé de tous les utiliser. J'ai découvert que garder une seule liste de tâches numérique, quel que soit le format, était la meilleure option pour moi. J'utilise une feuille de calcul très basique avec des colonnes pour le client, la tâche, la date limite et le statut.

2. Les listes de contrôle sont gratifiantes !

Une liste de tâches dans un format qui permet de marquer les choses comme « terminées » ou de cocher une case est en fait psychologiquement satisfaisante et peut augmenter votre productivité. J'aime écrire mes listes de contrôle sur papier à partir de ma liste de tâches chaque jour – je divise les tâches en tâches plus petites que je peux physiquement vérifier avec un stylo et du papier au fur et à mesure que je les accomplis.

3. Planifiez (et conservez une liste des) tâches récurrentes.

Conservez une liste de tâches PPC et planifiez celles que vous devez effectuer de manière récurrente. Par exemple, je programme mes SQR dans mon calendrier en tant qu'événement récurrent pour chacun de mes comptes. Voici une liste de tâches PPC de ppchero que vous pouvez utiliser comme référence.

4. La responsabilité est nécessaire.

Chez Hanapin, beaucoup d'entre nous gardons un Status Doc que nous partageons avec notre équipe et/ou nos clients pour nous tenir responsables du travail que nous disons que nous allons faire et quand nous allons le faire. La mise en place d'un solide système de responsabilisation vous permet de contrôler et de garantir que toutes les parties sont informées des informations dont elles ont besoin.

5. Automatisez autant que possible.

Il existe de nombreux outils pour automatiser les tâches qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps tout au long de votre semaine. L'automatisation n'est pas toujours la solution, mais à mesure que ces ressources deviennent de plus en plus sophistiquées, de nombreuses tâches ne nécessitent pas une intervention manuelle.

Emballer

La mise en œuvre de solides habitudes organisationnelles dans votre processus de travail quotidien est cruciale pour le succès dans cette industrie, car il y a tellement de pièces mobiles à suivre. C'est une longue liste qui pourrait être décomposée encore plus, mais j'espère que c'est un bon début pour ceux d'entre nous qui cherchent des moyens de garder une trace de la myriade de pièces du puzzle de gestion PPC !