Heures nécessaires pour le CRM : le logiciel CRM est-il un gain de temps ou un gain de temps ?

Jusqu'à 69 % de la mise en œuvre du CRM échoue parce qu'il n'y a pas assez de planification et d'efforts dans le processus.

Le temps est une ressource rare pour les petites entreprises, et l'utilisation d'un nouveau CRM peut sembler effrayante.

• Combien de temps faudra-t-il pour mettre en place un nouveau logiciel CRM ?
• Le CRM créera-t-il plus de travail pour mes équipes une fois en place ?
• Cela prendra-t-il une éternité pour apprendre à utiliser le nouveau système ?
• Quelle part de ma journée vais-je consacrer à la gestion de mon CRM ?

Qui a le temps ? Cela peut sembler trop écrasant ou chronophage.

Mais faites-le de la bonne façon la première fois, et cela en vaudra la peine. Vous économiserez des centaines d'heures plus tard.

Si vous ne consacrez pas de temps et d'efforts à la mise en œuvre, votre logiciel CRM ne pourra pas vous faire gagner du temps sur toute la ligne.

Dans cet article, nous aborderons :

• Combien de temps faut-il pour mettre en place un CRM
• Pourquoi « le CRM prend trop de temps » est un mythe
• Comment un CRM peut vous faire gagner des heures chaque semaine

L'horloge tourne — commençons !

Combien de temps faut-il pour mettre en place un CRM ?

La configuration du CRM peut prendre entre une semaine et un an. Le temps de configuration du CRM dépend de la quantité de données que vous devez migrer depuis votre CRM existant, de la taille de votre équipe, des personnes qui ont besoin d'accéder à votre CRM et de la complexité que vous souhaitez pour votre automatisation CRM.

Certaines plateformes CRM, comme ActiveCampaign, migreront vos données CRM gratuitement, ce qui signifie une configuration rapide pour vous !

Un an sonne comme une longue période. Et c'est!

Mais si vous prenez des raccourcis maintenant, vous pourriez vous retrouver dans une situation délicate plus tard :

• Vos rapports de vente et de marketing sont inexacts
• Vos prospects passent entre les mailles du filet
• Vous perdez du temps à rechercher des informations qui devraient être à portée de main

Alors, comment pouvez-vous déterminer combien de temps la mise en place d'un CRM prendra pour votre entreprise ?

Le processus de mise en œuvre du CRM comporte 5 étapes :

1. Déterminez ce dont vous avez besoin de votre CRM
2. Nettoyez vos données
3. Migrez vos données dans votre CRM
4. Mettre en place des automatisations et des intégrations
5. Former votre équipe

La durée de chaque étape dépend de divers facteurs, notamment :

• À quel point vos données actuelles sont-elles organisées et propres ?
• Le nombre de parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre
• Taille de l'entreprise et nombre d'utilisateurs du CRM
• Le nombre de contacts et d'automatisations que vous devez transférer
• Le nombre d'intégrations que vous devez configurer
• Si vous avez actuellement ou non des conventions de dénomination, une taxonomie et des processus de données en place

Plongeons dans chaque étape plus en détail.

(Remarque rapide : les estimations de temps fournies ne sont que des estimations. Toute étape impliquant vos données peut prendre beaucoup plus de temps si vous rencontrez des problèmes de traitement ou de qualité des données.)

Étape 1 : Déterminez ce dont vous avez besoin dans votre CRM

Quelles lacunes avez-vous besoin que votre logiciel CRM comble ? Cela pourrait ressembler à :

• Votre équipe marketing ne sait pas quels types de prospects cibler
• Votre équipe de vente ne dispose pas des informations et des outils dont elle a besoin pour convertir les prospects du marketing
• Les prospects mettent une éternité à se conclure – ou restent toujours bloqués au même endroit de votre cycle de vente
• Les clients abandonnent après quelques mois seulement
• Le marketing, les ventes et le support client travaillent en silos sans communication claire

Avec ces lacunes à l'esprit, vous pouvez créer une liste de souhaits de fonctionnalités et définir vos objectifs CRM.

Si vous ne savez pas ce que vous attendez du CRM, rassemblez vos parties prenantes dans une salle.

Ces parties prenantes devraient inclure la direction de :

• Ventes
• Commercialisation
• Service client

A quels problèmes chaque équipe est-elle confrontée ? À la fin de la réunion, vous devriez avoir une liste des choses pour lesquelles vous souhaitez que votre CRM vous aide.

Vous êtes maintenant prêt à trouver un logiciel CRM avec des fonctionnalités qui résolvent ces problèmes.

Temps estimé pour l'analyse de vos besoins CRM : Deux à quatre semaines.

Étape 2 : Nettoyez vos données

Les services commerciaux et marketing perdent environ 550 heures par an à cause de mauvaises données.

Ne laissez pas cela vous arriver - nettoyez vos données avant qu'elles n'entrent dans votre CRM !

Aussi technique que puisse paraître le « nettoyage des données », cela signifie simplement :

• Assurez-vous que vos données sont exactes et organisées maintenant
• Ne pas avoir à gérer ultérieurement des données inexactes ou manquantes

Si vous êtes une toute nouvelle entreprise, cela ne prendra pas longtemps du tout. Puisque vous n'avez pas beaucoup de données à nettoyer, déterminez le type de données que vous souhaitez collecter via CRM. Que souhaitez-vous savoir sur vos contacts et leurs interactions avec votre entreprise ?

Si vous avez tout un tas de données à nettoyer, il est temps de faire le point sur :

• Où vous stockez les données
• Comment les données pénètrent dans votre système
• Quelle est la précision de vos données

Voici comment auditer vos données :

• Localisez et rassemblez toutes vos informations client
• Organisez les informations selon vos besoins
• Prioriser les informations client par valeur pour votre entreprise
• Supprimer toute information en double et incorrecte
• Ajoutez toute information manquante
• Créer un système uniforme pour la saisie des données
• Répétez le processus d'audit au moins une fois par an

Temps estimé pour nettoyer vos données : 1 semaine à un an — plus vous avez de données, plus il faudra de temps pour les nettoyer.

La migration de données propres dans votre nouveau système CRM peut vous faire économiser des centaines d'heures de traitement ultérieur de données désordonnées (inexactes).

Saviez-vous qu'OutKast chante sur le nettoyage de ses données dans cette chanson ? Si frais et si propre, propre. (via Ténor)

Étape 3 : Migrez vos données dans votre CRM

Certains fournisseurs de CRM vous aident à migrer vos données — ou même le font pour vous. ActiveCampaign propose des services de migration pour vous aider à intégrer tout ce dont vous avez besoin dans votre nouveau CRM :

• Listes d'abonnés
• Informations de contact
• Mots clés
• Les champs personnalisés
• Automatisations marketing
• Campagnes par e-mail
• Modèles d'e-mails
• Formulaires d'inscription
• Flux de travail d'automatisation

En parlant de champs personnalisés, utilisez-les ! Ils gardent vos données organisées et accessibles dans votre nouveau CRM. Rester organisé fait avancer les choses rapidement (un thème que vous avez probablement déjà remarqué).

Les champs personnalisés permettent à vos équipes commerciales et marketing de s'adapter plus facilement (et plus rapidement) au nouveau logiciel CRM. L'utilisation des mêmes conventions de dénomination et noms de champs auxquels votre équipe est habituée permet une transition plus fluide, que vous soyez nouveau dans le CRM ou que vous migrant depuis une plate-forme obsolète.

Temps estimé pour la migration de vos données : une migration manuelle peut prendre entre un et trois mois. Les services de migration peuvent prendre jusqu'à un mois. Plus vous avez de données, plus cela prend de temps.

Étape 4 : Configurer les automatisations et les intégrations

Chaque système CRM a des capacités d'intégration différentes. Pour la transition la plus fluide possible, assurez-vous que votre nouveau logiciel CRM fonctionne avec vos autres outils de vente et de marketing. Souvent, cela implique d'intégrer chaque outil à votre CRM.

La durée de chacune de ces intégrations dépend du type d'intégration dont vous avez besoin : directe/native, tierce ou personnalisée.

Les intégrations directes/natives prennent le moins de temps. Ces connexions ont été pré-construites par l'entreprise qui a construit votre CRM ou d'autres outils. Vous pouvez utiliser ces intégrations depuis votre CRM, souvent simplement en liant vos comptes.

La bibliothèque d'applications d'ActiveCampaign contient plus de 250 applications, ce qui facilite l'utilisation des outils que vous aimez aux côtés de Deals CRM.

Les intégrations tierces connectent deux outils via un middleware.

Les intégrations tierces telles que Zapier comblent le fossé entre deux applications qui, autrement, ne pourraient pas communiquer.

Celles-ci prennent un peu plus de temps que les intégrations directes - vous devez dire au middleware quoi faire avec les informations qu'il obtient de chaque plate-forme - mais une grande partie du travail de backend est déjà faite pour vous.

Les intégrations d'API personnalisées prennent le plus de temps. Vous devez avoir quelqu'un qui peut construire cette intégration à partir de zéro en se basant sur ses connaissances techniques à la fois de votre logiciel CRM et de l'outil avec lequel vous souhaitez vous intégrer.

En plus de mettre en place des intégrations, prenez le temps d'automatiser la façon dont votre CRM partage et reçoit les données. Faire cela dès le départ peut vous faire économiser jusqu'à 23% de votre journée plus tard.

En automatisant la manière dont votre CRM enregistre et partage les données, vous pouvez voir comment vos contacts :

• Engagez-vous dans votre marketing
• Parcourir le cycle de vente
• Convertir (ou pas) en clients
• Interagissez avec votre équipe de support client
• Beaucoup plus!

Temps estimé pour les intégrations natives ou tierces : une heure à quelques jours. Plus vous avez besoin d'intégrations, plus cela prendra de temps.

Temps estimé pour les intégrations personnalisées : une semaine à quelques mois , selon la complexité de l'intégration à créer.

Étape 5 : Former votre équipe

55 % des commerciaux pensent que la facilité d'utilisation est la fonctionnalité CRM la plus importante. Et s'ils ne les trouvent pas faciles à utiliser, ils ne les utiliseront tout simplement pas : 79 % des données relatives aux opportunités recueillies par les commerciaux ne sont jamais saisies dans leur logiciel CRM.

Pourquoi? Les CRM sont-ils vraiment si difficiles à utiliser ? Eh bien, certains d'entre eux le sont. Mais ce qui fait une différence encore plus grande, c'est la formation CRM. Donnez à vos équipes de vente et de marketing suffisamment de temps et de ressources pour se familiariser avec la façon dont elles utiliseront le nouveau logiciel spécifique à leurs rôles.

L'enseignement des meilleures pratiques à l'avance adoucit la courbe d'apprentissage et fait gagner du temps aux équipes de vente et de marketing qui utiliseront le système CRM au quotidien.

Avant de commencer à utiliser le nouveau CRM, déterminez comment vous allez gérer :

• Conventions de nommage
• Taxonomie
• Données en double
• Données manquantes
• Scénarios de données inconnues

Créez de la documentation et des guides d'utilisation pour votre nouveau logiciel. Si votre logiciel CRM propose des formations individuelles ou des heures de bureau, profitez de ces ressources.

Temps estimé pour former votre équipe : Une demi-journée à une journée par collaborateur.

Mythe : L'utilisation d'un logiciel CRM prend trop de temps

Vous pouvez choisir le logiciel CRM le meilleur et le plus efficace au monde, mais si votre équipe ne l'utilise pas, c'est du temps et de l'argent perdus.

La plus grosse plainte des équipes commerciales contre le CRM ? La saisie des données prend trop de temps.

Mais si vous configurez votre CRM de la bonne manière, son utilisation est simple :

• Lorsque vous disposez de données propres et de processus clairs pour le formatage des données et la gestion des informations de contact, tout reste organisé et facile à trouver à tout moment
• Lorsque vous formez votre équipe de vente et que vous lui donnez les ressources dont elle a besoin pour utiliser efficacement le logiciel CRM, vous obtenez son adhésion et elle se sent en confiance avec l'outil.
• Lorsque vous intégrez le CRM à votre routine quotidienne en l'intégrant à chaque processus de vente et de marketing, l'utiliser devient une seconde nature

Quiz pop : quelle option prend le moins de temps ?

R : Saisie manuelle des informations client dans une feuille de calcul
B : Votre CRM l'inclut automatiquement dans les informations sur la transaction

A : Écrire une liste de choses à faire
B : Recevoir des affectations de tâches automatiques

A : Envoyer manuellement un e-mail à chaque contact
B : Envoi de suivis automatiques et de campagnes de nurture

A : Estimer si un prospect est qualifié
B : Utilisation d'un système de notation automatique des prospects qui élimine les conjectures

R : Griffonner des notes de chaque appel de vente pour que votre équipe de support client puisse les déchiffrer plus tard
B : Saisie de notes dans une base de données centrale, accessible à tous

Si vous avez répondu B à toutes les questions ci-dessus, vous avez raison ! Ce n'est pas un hasard si vous pouvez utiliser votre système CRM pour chacun de ces gains de temps.

Les applications CRM peuvent augmenter la productivité des ventes jusqu'à 34 %. La courbe d'apprentissage peut être abrupte - bien qu'un processus de mise en œuvre stratégique l'adoucisse - mais les résultats en valent la peine et peuvent faire gagner beaucoup de temps à votre équipe de vente.

Considérez ce mythe CRM brisé ! (via GIPHY)

Comment le CRM peut vous faire gagner des heures chaque semaine

Voici 5 façons dont votre CRM peut vous faire gagner des heures chaque semaine, ce qui rend le temps que vous avez consacré à la mise en œuvre plus que rentable.

Assurez-vous que chacun dispose des informations dont il a besoin

Un CRM suit toutes les informations de contact et les interactions au sein de chaque transaction - plus besoin de courir avant un appel de vente pour essayer de déterminer qui sait quoi sur chaque prospect.

La mise en place de normes universelles pour la saisie des données CRM contribue également à améliorer les processus au sein des équipes. L'adoption du CRM augmente la qualité de la communication entre les commerciaux et les responsables de 56,9 %, ce qui signifie moins de temps passé sur les malentendus et plus de temps passé à vendre.

Débarrassez-vous du travail chargé de votre assiette

Avec le bon système CRM en place, les directeurs des ventes n'auront pas à assigner manuellement des tâches à leurs équipes (ou à les harceler pour le faire). Configurez des automatisations des ventes qui attribuent automatiquement des tâches pour assurer le suivi d'un contact ou déplacer un prospect vers une nouvelle étape.

Lorsque la valeur de la transaction d'un prospect dépasse 500 $, cette automatisation attribue au propriétaire de la transaction une tâche pour appeler le client - aucune intervention du responsable n'est nécessaire.

Vous pouvez déclencher des affectations de tâches en fonction de :

• Comportement des contacts
• Score de piste
• Valeur de la transaction

Votre CRM peut également faire gagner du temps à vos équipes commerciales en automatisant la distribution des leads. Plus besoin de se battre pour des pistes ou de se disputer pour savoir qui est le prochain sur la feuille de calcul du tournoi à la ronde. Attribuez automatiquement des prospects à différents vendeurs en fonction de :

• Territoire
• Score de piste
• Valeur de la transaction
• Industrie
• Et plus!

Cette vidéo est « Automatisez ça ! » un segment de "Growth Decoded", une émission qui étudie la relation entre l'expérience client et la croissance de l'entreprise - un sujet à la fois. Inscrivez-vous ici et ne manquez jamais un épisode !

Obtenez des prospects "bloqués" pour continuer à avancer

Un CRM suit l'ensemble de votre processus de vente en un seul endroit. Cela vous donne une vue d'ensemble de votre cycle de vente, vous permettant d'identifier exactement les domaines qui ont besoin d'aide.

Le CRM ActiveCampaign Deals vous permet de visualiser l'ensemble de votre pipeline de ventes, de déplacer des offres d'une étape à une autre, d'envoyer des e-mails à des contacts individuels, de suivre chaque interaction avec un contact, et bien plus encore.

Exécutez des rapports sur les performances des ventes pour déterminer où les offres stagnent. Ces rapports aident à identifier les pipelines, les étapes ou même les vendeurs qui retardent les choses. Plus tôt vous pourrez déterminer ce qui doit être réparé, plus vite vous pourrez le réparer.

Créez des campagnes qui personnalisent chaque message

Un CRM avec automatisation du marketing permet de personnaliser facilement chaque communication avec vos contacts sans passer des heures à créer l'e-mail parfait. Dans ActiveCampaign, les réponses enregistrées facilitent la création et la personnalisation de tous les différents types de messages individuels que vous envoyez le plus souvent.

La fonctionnalité de réponses enregistrées d'ActiveCampaign vous permet d'ajouter des touches personnelles à vos e-mails les plus envoyés.

Par exemple, Dawn Manske utilise ActiveCampaign pour personnaliser le pipeline de bénévoles de son entreprise sociale, Made for Freedom. Voici à quoi ressemble son pipeline :

1. Les volontaires potentiels s'inscrivent sur une page de destination
2. ActiveCampaign envoie automatiquement un e-mail au volontaire potentiel avec les options disponibles
3. Dawn assure le suivi en utilisant des réponses enregistrées personnalisées en fonction des intérêts du volontaire
4. En fonction de la réponse du volontaire, Dawn peut faire un suivi par un appel téléphonique
5. Dawn entre toutes les informations pertinentes dans le CRM d'ActiveCampaign pour les utiliser plus tard

Dawn utilise l'automatisation d'ActiveCampaign pour développer son réseau de bénévoles dans le monde entier. En savoir plus sur la façon dont l'activité de commerce électronique de Dawn aide à lutter contre la traite des êtres humains ici.

Donnez la priorité aux prospects plus qualifiés pour conclure des affaires plus rapidement

Votre logiciel CRM collecte des informations sur les clients qui aident à identifier ce qui rend un prospect qualifié.

Utilisez la notation des prospects et la probabilité de gain pour déterminer quels prospects votre équipe de vente doit prioriser, lesquels entretenir et lesquels laisser seuls pour se clôturer eux-mêmes.

Cette vidéo est « Automatisez ça ! » un segment de "Growth Decoded" - une émission qui étudie la relation entre l'expérience client et la croissance de l'entreprise - un sujet à la fois. Inscrivez-vous ici et ne manquez jamais un épisode !

La photographe Heather Read gagne 10 heures par semaine en se concentrant uniquement sur les prospects qualifiés au lieu de ce qu'elle appelle les « prospects zombies ». Elle utilise les automatisations d'ActiveCampaign pour attirer des prospects qui acceptent de télécharger du contenu, puis automatise les e-mails de suivi pour gagner encore plus de temps.

En se concentrant uniquement sur les leads qualifiés, Heather récupère le temps passé sur les leads zombies. En savoir plus sur la façon dont Heather automatise la génération de leads ici.

Prenez le temps de configurer le CRM maintenant, gagnez du temps plus tard

Vous savez maintenant à quel point un CRM peut vous faire gagner du temps et vous faciliter la vie. Mais d'abord, vous devez être prêt à prendre le temps de mettre en place votre système CRM.

Si votre entreprise est toute nouvelle, cela ne prendra pas plus de quelques semaines. Si vous avez une tonne de données, cela peut prendre jusqu'à un an. Dans tous les cas, cela vous rapportera dix fois plus de temps en termes de gain de temps.

Par boule, nous entendons des affaires conclues. Beaucoup d'offres. (via Ténor)