Comment créer un diagramme d'étape : Explication des étapes du diagramme de Gantt

Les projets, qu'ils soient grands ou petits, sont des voyages. Ils commencent par la planification et l'initiation et se terminent idéalement par la réalisation des livrables. Mais cela ne signifie pas nécessairement que le point de départ et la ligne d'arrivée sont les seuls points qui comptent.

En fait, si nous nous concentrons uniquement sur le déplacement d'un point A à un point B, nous pouvons perdre de l'élan en cours de route. La définition des jalons du projet sur un tableau des jalons empêche cette perte d'élan.

Qu'est-ce qu'un jalon ?

Tous les projets ont des dates de début et des dates de fin. Mais en cours de route, comment les équipes vérifient-elles qu'elles sont sur la bonne voie pour respecter les délais, terminer à temps et respecter le budget ? La réponse : les jalons du projet.

Comme leur nom l'indique, les jalons sont des marqueurs dans le calendrier du projet indiquant des événements ou des objectifs importants. Sur un diagramme de Gantt, ils sont appelés jalons du diagramme de Gantt. Les jalons du diagramme de Gantt sont un excellent moyen d'estimer la durée de certaines phases d'un projet.

À cette fin, les jalons sont un outil de gestion efficace. En définissant des jalons de projet, un chef de projet peut suivre l'état des différentes phases du projet et décider si des ajustements doivent être apportés pour respecter le calendrier. De plus, des tableaux d'étapes suivent et mettent en évidence les principaux succès. Cela peut améliorer l'efficacité de l'équipe et le moral général de l'équipe. Le résultat est des membres de l'équipe plus heureux qui se sentent appréciés et peuvent voir les résultats directs de leurs efforts.

Exemples d'étapes

Les jalons différeront d'un projet à l'autre, en fonction de la taille, de la portée et de la taille de l'équipe du projet. Pourtant, la plupart des jalons prennent des formes similaires et sont utilisés pour représenter des événements tels que :

• Réunions
• Signer
• Approbations
• Débuts de différents tests
• Achèvements de la phase de construction

Comme vous pouvez le voir, ce sont des événements importants dans le cycle de vie d'un projet. Si cela ne se produit pas, le projet n'avancera pas. En les mettant en évidence en tant que jalons, vous illustrez leur importance.

Les jalons arrivent souvent à la fin des phases du projet, mais ce n'est pas une règle absolue. Ils peuvent exister au milieu de la phase et même agir en tant que membres de l'équipe de poussée finale dont ils ont besoin pour terminer les phases. Les jalons sont parmi les outils de gestion les plus utiles qu'un chef de projet peut déployer pour motiver les membres de l'équipe et maintenir l'élan nécessaire pour faire avancer un projet.

Pourquoi les jalons sont-ils importants ?

En plus de représenter les événements les plus importants dans un calendrier de projet, les jalons sont également un excellent moyen de célébrer le succès. Chaque étape franchie par une équipe signifie qu'elle reste sur la bonne voie et qu'elle se rapproche un peu plus de l'achèvement du projet. Voir ces réalisations sous la forme de jalons stimule le moral de l'équipe.

Les jalons peuvent également indiquer quand les paiements sont dus aux entrepreneurs et autres services externes dans les projets de construction. Par exemple, lorsqu'une étape est franchie, il peut être temps de payer au constructeur un pourcentage de ses honoraires. De cette façon, les jalons ont également un but pratique. Si une étape n'est pas terminée ou atteinte, un projet ne peut pas avancer et il peut être temps de modifier le calendrier du projet ou la stratégie globale.

Qu'est-ce qu'un tableau des étapes ?

Un tableau des jalons est un tableau de gestion de projet qui aide les chefs de projet à visualiser les jalons du projet. Un graphique de jalon affiche généralement chaque jalon et le moment où il doit être terminé, le statut du jalon (complet ou incomplet) et parfois la priorité du jalon. De nombreux graphiques de jalons utilisent des couleurs spécifiques de symboles afin d'afficher les jalons les plus critiques.

Il existe différents types de tableaux d'étapes, chacun d'eux illustrant des points dans un calendrier de projet et l'espace entre eux. Différentes équipes peuvent choisir différents tableaux d'étapes, en fonction de leurs préférences et du projet lui-même. Certaines équipes, par exemple, créent des graphiques de jalons qui illustrent uniquement les jalons eux-mêmes et peuvent être codés par couleur pour indiquer le type et l'importance des jalons.

Ces types de graphiques de jalons sont utilisés dans certaines situations, même s'ils ne décrivent pas d'autres détails du calendrier du projet. Il peut être utile de voir ces jalons dans un format simplifié, mais vous devez les afficher dans le contexte d'un calendrier plus large. Pour cette raison, un jalon et un diagramme de Gantt doivent être combinés.

La puissance des jalons du diagramme de Gantt

En utilisant un diagramme d'étapes avec un diagramme de Gantt, vous combinez efficacement deux des outils de gestion de projet visuels les plus efficaces disponibles pour créer le calendrier ultime. Les diagrammes de Gantt vous permettent de voir un visuel de l'ensemble du calendrier de votre projet, ainsi que des tâches, des destinataires, des dépendances de tâches et bien plus encore. L'ajout d'un tableau des jalons à cette équation signifie que vous pouvez voir les points de contrôle que vous devez être sûr d'atteindre.

Les diagrammes de Gantt affichent un large éventail de données dans un format simplifié. Cela les rend parfaits pour une référence rapide, mais cela signifie également qu'ils regorgent d'informations. Lorsque c'est le cas, vous avez besoin de quelque chose pour décomposer les informations et « mettre en évidence » les points focaux. Les jalons font exactement cela.

En définissant des jalons lorsque vous créez un calendrier, vous configurez un système pour vérifier l'état de votre projet à l'avenir. Supposons que vous travaillez sur un projet à grande échelle avec de nombreuses tâches dépendantes exécutées simultanément. Cela peut représenter beaucoup d'informations à examiner et il peut être difficile de trouver l'essentiel de ce que vous devez savoir. Les jalons se démarquent des détails et facilitent la recherche des informations que vous recherchez.

Comment créer un diagramme d'étape avec un diagramme de Gantt

1. Créez une liste de tâches

Peu importe l'outil de planification que vous choisissez, vous devez créer une liste de tâches complète. De nouvelles tâches se produiront naturellement tout au long du cycle de vie du projet, mais la liste des tâches d'origine doit être aussi exhaustive que possible. La liste détaillée des tâches simplifie le processus d'identification des tâches principales et secondaires et la cartographie du meilleur emplacement pour un jalon.

2. Planifier des tâches sur un diagramme de Gantt

Une fois que vous avez créé une liste de tâches et documenté tous les détails nécessaires - nom de la tâche, cessionnaire, date de début, date de fin, etc. - vous disposez maintenant de toutes les informations dont vous avez besoin pour planifier ces tâches sur un diagramme de Gantt. Entrez les informations que vous avez déjà recueillies et visualisez votre emploi du temps en quelques secondes. À partir de là, apportez des modifications et des ajustements en faisant glisser et en déposant les barres de tâches.

3. Déterminer les phases du projet

L'utilisation d'un diagramme de Gantt pour planifier des projets signifie que vous êtes presque automatiquement en mesure de visualiser votre projet par phases en analysant et en catégorisant les tâches. Chaque barre représente une tâche différente et différentes couleurs peuvent représenter différentes phases du projet. Lorsque vous pouvez voir ces phases, placer des jalons est presque sans effort. Une fois que vous avez décidé où les placer, ce n'est qu'une question de quelques clics.

4. Placer des jalons

Les outils modernes de gestion de projet permettent de fixer des jalons sans effort. Lorsque vous avez créé votre calendrier et décidé quelles tâches sont considérées comme des jalons, entrez les détails des jalons et partagez les informations avec votre équipe afin que tout le monde puisse les voir. Lorsque vous avez placé vos jalons, ces réalisations peuvent être représentées par quelque chose d'aussi propre qu'un petit symbole de diamant qui n'encombrera pas le calendrier.

ProjectManager simplifie les tableaux d'étapes

Lorsque vous gérez vos horaires avec un outil de gestion de projet en ligne primé comme ProjectManager (vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit ici), les jalons sont représentés sur des diagrammes de Gantt avec un petit diamant assis sur le calendrier en relation avec les tâches. Pour créer des jalons, sélectionnez la tâche importante dans le calendrier et modifiez la propriété en jalon. En survolant l'icône du jalon, vous pouvez voir son nom.

Cela élimine le besoin de se référer simultanément à différents graphiques et risque de confusion en cours de route. La meilleure partie? Il est facile d'apporter des modifications où que vous soyez en faisant glisser et en déposant les icônes en forme de losange.

Collaborez en temps réel

Notre diagramme de Gantt offre à votre équipe une plateforme interactive sur laquelle collaborer. Ils peuvent voir la progression des membres de leur équipe sur la tâche et partager des commentaires et des fichiers au niveau de la tâche. Vous pouvez même configurer des alertes automatiques pour vous assurer que les jalons sont atteints !

Lorsque vous avez besoin de rendre compte de vos progrès sur l'atteinte des jalons à vos parties prenantes, ProjectManager dispose à la fois d'un tableau de bord pour suivre les progrès en temps réel et de rapports en un clic pour générer des rapports partageables à toute personne qui en a besoin. Les jalons n'ont jamais été aussi faciles à utiliser !

Les jalons ne sont qu'un des nombreux outils de gestion de projet que vous obtenez lorsque vous vous inscrivez à ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet basé sur le cloud vous offre un diagramme de Gantt en ligne robuste avec des jalons, des données en temps réel et une plateforme collaborative pour rendre votre équipe plus efficace et productive. Voyez par vous-même en prenant un essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui !