Comment créer un diagramme de flux de travail pour votre projet (outils gratuits inclus)

Un diagramme de flux de travail vous permet de visualiser l'ensemble du projet dans un seul organigramme. Toutes vos tâches et la façon dont elles passent de l'une à l'autre sont bien sûr décrites dans le plan de projet, mais avoir un visuel est une méthode rapide et facile pour avoir une vue d'ensemble.

Chaque outil qui aide à définir le projet et à le rendre plus gérable est précieux.

Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?

Un diagramme de flux de travail est un type de tableau de gestion de projet qui affiche chaque tâche d'un projet ou d'un processus métier, y compris les tâches dépendantes. Ils peuvent être dessinés à la main et sont souvent utilisés pour présenter rapidement un projet en illustrant son flux de travail. Les diagrammes de flux de travail ont été introduits dans l'industrie manufacturière à la fin des années 1880 pour aider à l'amélioration des processus de production. Cependant, ils sont maintenant utilisés dans diverses industries, notamment la finance, le gouvernement et le commerce.

Un diagramme de workflow est comme une carte. Il a un point de départ et un chemin qui mène au livrable final du projet. En suivant un diagramme de flux de travail, vous ne faites pas de détours inutiles et terminez votre travail plus rapidement. C'est pourquoi les diagrammes de flux de travail sont couramment utilisés pour l'amélioration des processus, la cartographie des processus métier et l'analyse des processus métier.

Vous ne pouvez pas créer de diagramme de flux de travail tant que vous n'avez pas un plan de projet clair, un processus métier ou, au moins, une analyse du flux de travail. Cela vous permet de définir le travail, ainsi que de standardiser et d'identifier les points de décision clés du processus.

L'utilisation d'un diagramme de flux de travail avec un logiciel de gestion de flux de travail rationalisera votre processus métier. ProjectManager est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud qui vous permet de créer des flux de travail automatisés pour éliminer les tâches fastidieuses et accélérer la productivité de votre équipe. De plus, vous pouvez créer des plans de projet complets sur des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des listes de tâches et bien plus encore. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.

Comment les diagrammes de flux de travail aident-ils à la gestion de projet ?

La cartographie des processus d'un diagramme de flux de travail est bénéfique pour la gestion de projet car elle aide les équipes à jouer leur rôle dans la séquence de travail. Cela crée une meilleure communication entre les départements et donne aux équipes une idée précise de ce qu'elles doivent faire.

Les diagrammes de flux de travail vous aident également à découvrir les blocs dans le calendrier de votre projet avant de l'exécuter. Un diagramme de flux de travail identifie donc les domaines qui peuvent faire dérailler votre projet. Cela vous donne le temps de réfléchir à des solutions d'amélioration et de modélisation de processus avec l'équipe avant qu'un goulot d'étranglement n'ait un impact négatif sur votre calendrier et/ou votre budget.

Un organigramme peut également aider les équipes. C'est un excellent outil de collaboration que tout le monde peut utiliser pour comprendre le travail que vous faites. Cette connaissance rend la communication plus claire. De plus, lorsqu'une nouvelle personne est intégrée, le fait de disposer d'un outil de cartographie des processus métier, tel qu'un diagramme de flux de travail, accélère le temps nécessaire à la nouvelle recrue pour s'acclimater au projet.

Les formes des nœuds peuvent également jouer un rôle important dans la définition du diagramme de workflow. Par exemple, un ovale indique le point de départ ou d'arrivée d'un processus. Les rectangles sont des instructions ou des actions. La forme en losange identifie une décision oui ou non qui mènera le flux de travail dans l'un des deux chemins distincts. Un cercle signifie quand quelque chose se déplace d'une section à une autre. Les flèches indiquent la direction de l'étape suivante.

Composants d'un diagramme de flux de travail

Le diagramme de flux de travail est composé de six composants :

• Participants : Ce sont les personnes qui sont dans n'importe quel processus qui est schématisé. Cela inclut également leur rôle dans le processus.
• Activités : Ceci est votre travail. Par exemple, les activités peuvent être la commande, la facturation, les services financiers ou la fabrication. Chaque tâche est détaillée.
• Ordre : cela décrit ce qui se passe avant et après l'activité, et si l'une de ces tâches dépend des autres pour démarrer ou s'arrêter.
• Entrée : C'est ce qui est nécessaire pour faire l'activité, comme les matériaux ou les données.
• Sortie : il s'agit du résultat final de cette activité, comme les données ou le document ou tout ce qui sera transmis à l'activité suivante.
• Normalisation : Habituellement, les étapes sont représentées par des nœuds. Ces nœuds sont reliés par une ligne indiquant la direction dans laquelle l'œuvre se déplace. Par conséquent, plusieurs nœuds peuvent être empilés les uns sur les autres si vous exécutez un travail en même temps.

Types de diagrammes de flux de travail

Vous pouvez illustrer un diagramme de workflow de plusieurs manières :

• Organigramme ANSI : l'organigramme ANSI utilise des symboles de l'American National Standards Institute (d'où l'acronyme). C'est la variante la plus utilisée.
• Activité UML : UML, ou langage de modélisation unifié, montre graphiquement l'ordre des étapes d'un processus. Il représente également le flux de contrôle.
• Notation de modélisation métier : La notation de modélisation des processus métier (BPMN) est similaire à l'UML, mais est plus probablement utilisée par les techniciens et les commerciaux qui se concentrent sur les processus métier et les informations plutôt que sur la sortie.
• Swimlane : Swimlane est un diagramme qui sépare les différentes parties d'une organisation pour mettre en évidence l'interaction entre ces unités. Il donne aux utilisateurs une vue de haut niveau qui expose les inefficacités potentielles.
• SIPOC : Le fournisseur, l'entrée, le processus, la sortie, le client ou le SIPOC indique qui a créé et reçu les données. Il décrit également les processus de haut niveau impliqués.

En relation : Diagrammes fléchés pour les projets : Activité sur le nœud et activité sur la flèche

Comment créer un diagramme de flux de travail

Comme indiqué ci-dessus, un diagramme de flux de travail n'apparaît pas comme par magie sur la page. Vous devez faire le travail, ce qui implique une analyse. Suivez ces six étapes pour créer votre propre diagramme de flux de travail :

1. Identifiez les processus que vous suivez : Décider quels processus de projet vous souhaitez suivre aidera à déterminer le type de diagramme que vous utilisez. Gardez à l'esprit qui utilisera le diagramme de flux de travail, technique ou non technique, car cela informera également le diagramme utilisé.
2. Définir les points de début et de fin : le diagramme de flux de travail a besoin d'un point de lancement pour démarrer le processus et d'un objectif final où ce processus est terminé. Il ne s'agit pas d'illustrer un processus continu mais, comme tout projet, un processus avec un début et une fin.
3. Rassemblez vos informations : Décrivez les activités impliquées dans chaque étape du processus et qui est le décideur pour chacune de ces étapes. Vous voudrez également connaître le calendrier du processus, les écarts, les éventuels goulots d'étranglement et les moyens d'améliorer le processus. Ces informations doivent être recueillies en discutant avec les équipes de chaque service impliqué dans le flux de travail.
4. Rechercher et supprimer les inefficacités : définissez vos tâches pour rationaliser votre processus. Décidez si chaque tâche est indispensable, utile, agréable à avoir ou non nécessaire. Assurez-vous que ces distinctions correspondent à votre objectif global et à votre gestion globale du flux de travail.
5. Créer le flux de travail : c'est là que vous prenez toutes les données que vous avez compilées et en faites une carte visuelle du processus de flux de travail. Cela peut être fait à la main ou avec un outil de création de diagrammes. Le diagramme de flux de travail final doit être facile à comprendre, à modifier et à partager.
6. Réviser et affiner : le diagramme de flux de travail n'est pas un document statique. Il doit être continuellement revu et affiné à mesure que des goulots d'étranglement surviennent, que certains processus prennent trop de temps, que les coûts augmentent, etc. Il existe toujours un chemin vers une plus grande efficacité et vous et votre équipe devez y être ouverts.

Exemple de diagramme de flux de travail

Pour mieux illustrer comment créer un diagramme de flux de travail, consultez l'image ci-dessous d'un flux de travail simple consistant à publier un article de blog pour générer du trafic vers un site Web. Comme illustré ci-dessous, le projet commence par la recherche des bons mots-clés. Ce sont des termes de recherche que les clients potentiels utilisent et qui, espérons-le, amèneront votre article de blog en tête d'une requête.

Une fois que vous avez décidé d'un sujet et choisi des mots-clés, vous les attribuez à un rédacteur, qui remet le premier brouillon à son éditeur, qui édite le brouillon. Ceci est représenté par un triangle, plutôt que par un rectangle comme les autres activités. C'est parce que c'est une décision oui ou non.

Une fois approuvée, la copie est transférée au département artistique et des éléments visuels sont créés pour accompagner la pièce lors de sa publication. La copie et les actifs sont ensuite téléchargés sur un système de gestion de contenu (CMS), tel que WordPress. Maintenant, une édition finale est faite, encore une fois avec une décision oui ou non quant à savoir s'il doit y avoir des révisions.

Si tout semble bon, le blog est publié. Il est ensuite partagé sur diverses plateformes de médias sociaux pour aider à attirer du trafic vers le site Web. Ce processus est terminé. Bien sûr, il y a d'autres processus par la suite, comme l'analyse du trafic, mais c'est pour un autre organigramme.

Outils gratuits pour créer un diagramme de flux de travail

Dessiner un diagramme de réseau à la main est bon pour faire passer votre message, mais pour en utiliser un pour un projet, vous avez besoin de quelque chose de clair et facile à lire en un coup d'œil. À moins que vous n'ayez une facilité avec le dessin et une bonne calligraphie, il est probablement préférable d'utiliser un outil de création de diagrammes. Ils sont également plus faciles à partager et à modifier. Voici quelques exemples gratuits pour vous aider à démarrer.

• edraw par wondershare : cette solution de diagramme gratuite crée des graphiques de flux de travail, mais également des cartes intermédiaires et d'autres outils visuels. Idéal pour la collaboration.
• draw.io : ce créateur de diagrammes gratuit fonctionne avec Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub, etc. Il crée des organigrammes, des diagrammes de processus, des diagrammes de réseau et bien plus encore.
• SmartDraw : ce programme de dessin gratuit propose de nombreux modèles pour vous aider à démarrer, des organigrammes aux plans d'étage. Il s'intègre également à Google Workspace, Microsoft Office, Confluence d'Atlassian et Jira.

Comment ProjectManager aide avec les workflows

Connaître votre processus et cartographier un diagramme de flux de travail n'est que le début. Vous devez mettre en œuvre ce plan et l'exécuter dans les délais et dans les limites du budget convenu. Cela prend de la visibilité sur les processus et les outils de gestion des ressources pour que votre équipe continue de travailler à pleine capacité. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui fournit des données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées afin de contrôler votre flux de travail.

Créer des flux de travail sur des tableaux Kanban

Transformer un diagramme de flux de travail en un outil qui donne aux équipes les affectations et les responsables de la transparence dans leur travail nécessite des tableaux kanban. Les tableaux Kanban aident à visualiser les workflows agiles, permettant aux équipes de gérer leur backlog et de travailler en collaboration pour planifier les sprints. Les responsables peuvent consulter le tableau et détecter les goulots d'étranglement avant qu'ils ne bloquent l'équipe et réaffecter les ressources pour qu'elle continue de travailler. Même si le responsable travaille sur l'une des autres vues de projet multiples, comme notre diagramme de Gantt interactif, toutes les données sont mises à jour simultanément sur le workflow kanban.

Gérer et suivre les ressources

Les diagrammes de flux de travail montrent la voie à suivre pour les équipes, mais les outils de gestion des ressources les permettent de travailler de manière productive. Une chose à gérer est le nombre de tâches que vous avez attribuées à chaque membre de l'équipe. Notre tableau de charge de travail à code couleur permet de voir rapidement et facilement qui est surchargé et qui a trop peu d'affectations. Ensuite, vous pouvez réaffecter les ressources directement à partir du tableau de charge de travail et équilibrer les tâches de votre équipe pour qu'elle continue de travailler au mieux.

Rapport sur les progrès à la volée

Les parties prenantes voudront voir votre diagramme de flux de travail, mais au fur et à mesure que le projet progresse, elles voudront également des données sur son avancement. Les rapports en un clic sur les tâches, le temps, le budget et plus peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations souhaitées et ils sont facilement partagés sous forme de pièce jointe PDF ou même imprimés si c'est ainsi qu'ils préfèrent obtenir leurs mises à jour de statut.

Ne reposez pas le succès de votre projet sur les seuls diagrammes de flux de travail. Vous avez maintenant la carte dont vous avez besoin pour y arriver avec des outils de gestion de projet qui aident les équipes à collaborer, à automatiser les flux de travail et à surveiller, suivre et rendre compte des performances. ProjectManager est un logiciel primé qui organise le travail pour vous aider à atteindre vos objectifs. Notre outil de gestion du travail est conçu pour travailler avec des équipes hybrides, peu importe où elles se trouvent, comment elles aiment travailler ou leur niveau de compétence. Transformez votre diagramme de flux de travail en un outil de gestion de projet interactif. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.