Comment créer un budget d'événement

Produire un événement, qu'il soit virtuel, en personne ou hybride, est déjà assez difficile. Le fait de devoir établir un budget pour un événement ajoute une autre couche de stress. Mais cela ne doit pas être un cauchemar si vous suivez quelques étapes simples pour créer un budget d'événement.

Les événements réussis doivent être amusants et informatifs. Si vous avez des difficultés avec le budget de l'événement, cela peut avoir un impact négatif sur l'ensemble de l'événement. Si le budget de votre événement est erroné, c'est encore pire ; vous ne pourrez peut-être pas payer les fournisseurs ou les conférenciers. Nous vous aiderons à éviter ces pièges.

Qu'est-ce qu'un budget événementiel ?

Un budget d'événement correspond aux coûts estimés associés à l'organisation d'un événement. Il est basé sur un certain nombre de variables issues de la recherche, des conseils d'experts et de la planification de l'événement. Tous les événements, petits et grands, ont besoin d'un budget pour couvrir les dépenses.

Le budget de l'événement doit prévoir tous les coûts, tels que la location du site, tout équipement nécessaire tel que des chaises, des tables, etc., et la sécurisation des conférenciers ou des participants à une table ronde. Il y a plus de coûts, bien sûr, mais ils dépendent du type d'événement produit.

La planification et la budgétisation d'un événement sont la première étape pour organiser un événement réussi. Même si vous avez produit des dizaines d'événements avant celui que vous budgétez maintenant, il y aura toujours des différences. Les prix des choses changent et il y a un risque inhérent à organiser un événement qui peut avoir un impact sur votre budget.

La création et la gestion d'un budget sont l'une des parties les plus importantes de la réalisation d'un événement réussi. ProjectManager est un logiciel en ligne qui vous aide à suivre les ressources et les coûts en temps réel. Planifiez votre budget sur notre diagramme de Gantt, y compris toutes vos ressources et tous vos coûts, et définissez une base de référence pour capturer ce budget. Vous pouvez maintenant comparer vos coûts planifiés à vos coûts réels en temps réel. Le suivi des coûts en temps réel vous aide à respecter votre budget. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Types d'événements

Il existe de nombreux types d'événements différents. D'une fête de vacances à une conférence d'affaires, ils couvrent toute la gamme, de l'intime au grand. Tous les événements peuvent être décomposés en quatre sous-ensembles principaux. Chacun a des exigences budgétaires similaires, bien qu'il y ait également des différences légères à majeures entre eux.

Privé

Un événement privé pourrait être celui que vous organisez pour l'anniversaire ou un anniversaire de votre partenaire. Mais il peut également s'agir d'un événement d'entreprise ou d'une autre fonction commerciale. Ces divers événements sont généralement sur invitation uniquement, ce qui signifie que seuls les invités peuvent y assister.

Entreprise

Les événements d'entreprise sont ceux qu'une entreprise parraine. Ils ont tendance à se concentrer sur les employés de l'entreprise ou ses clients. Les événements d'entreprise peuvent être utilisés pour former le personnel ou éduquer le public sur la marque ou un produit, célébrer les jalons de l'entreprise, inaugurer des changements dans l'entreprise et offrir des opportunités de réseautage ou des exercices de renforcement d'équipe.

En personne

Un événement en personne est un événement où les participants et le personnel de l'événement sont tous physiquement présents dans le même espace. C'est ainsi que presque tous les événements se sont produits jusqu'à récemment. Mais même il y a des années, des événements pouvaient être organisés par téléphone, comme un appel aux résultats des entreprises pour les investisseurs et les journalistes.

En ligne

Un événement en ligne, également appelé événement virtuel, est un événement qui se déroule sur Internet. Il peut être diffusé en direct ou enregistré, mais le seul souhait d'y assister est d'y accéder en ligne. La technologie s'est améliorée et il est possible pour les participants et les producteurs et fournisseurs d'événements d'interagir en temps réel. Ce type d'événement est devenu si populaire parce qu'il peut attirer un public plus large. Il devient également courant de trouver des événements hybrides proposant un site physique et une plateforme virtuelle.

Comment créer un budget d'événement

Comme mentionné, chaque type d'événement nécessite un budget. Cela peut être simple ou complexe selon le type et la taille de l'événement. Mais prendre le temps de prévoir un budget précis est un moyen de s'assurer que l'événement se déroule sans encombre.

Ci-dessous, nous décrivons les étapes de base pour créer un budget d'événement. Il s'agit d'une vision large qui peut être appliquée à tout type d'événement. Naturellement, il y aura des étapes supplémentaires en fonction du type d'événement que vous produisez, mais cela vous donne l'essentiel.

1. Créer un plan d'événement

La première chose à faire est d'identifier votre stratégie événementielle. Cela signifie déterminer le type d'événement que vous produisez et un chiffre approximatif de ce que vous êtes prêt à payer. Cela conduit à un plan de haut niveau dans lequel vous définissez la portée du projet. La portée correspond aux objectifs, aux livrables, aux tâches, aux coûts et au délai de l'événement. Vous devrez déterminer le lieu, les conférenciers, le personnel, l'image de marque, la nourriture, le marketing, l'équipement et plus encore. Une fois que vous avez fait cela, assurez-vous que vos parties prenantes sont d'accord.

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2. Estimer les coûts fixes et variables

Maintenant que vous avez un plan, la prochaine étape consiste à prévoir les coûts. Cela signifie comprendre la différence entre les coûts fixes et variables et faire des estimations précises pour eux. Les coûts fixes sont également appelés coûts indirects ou frais généraux ; ceux qui ne peuvent pas être modifiés. Par exemple, le loyer, les factures de services publics et la masse salariale sont des coûts fixes. Les coûts variables sont des dépenses qui changent d'un événement à l'autre, y compris les coûts de main-d'œuvre, les matériaux nécessaires à l'événement et les factures de services publics de l'événement. Ce dernier est également un coût fixe, mais la facture d'électricité peut être influencée par votre événement, c'est pourquoi il vit dans les deux catégories. Connaître ces coûts vous aide à établir un budget d'événement plus précis.

3. Créer un budget d'événement

Maintenant que vous avez les détails, vous pouvez commencer à assembler un budget d'événement. Vous devez savoir quels fournisseurs vous utiliserez, le lieu de l'événement et les autres fournisseurs de services pour établir le budget de votre événement. La création du budget de l'événement vous aide à suivre ces coûts et à vous assurer que vous restez dans le vert. Pour ce faire, vous devez surveiller vos coûts réels et les comparer aux coûts prévus pour l'événement. Votre événement est plus susceptible de respecter le budget si vous pouvez collecter des données en temps réel.

Quels coûts devez-vous inclure dans un budget d'événement ?

Nous avons déjà abordé certains coûts à inclure dans le budget de votre événement. Vous trouverez ci-dessous une liste des plus courantes, mais elle n'est pas exhaustive. Lorsque vous établissez un budget pour un événement, essayez de tout inclure. Plus vous pouvez couvrir de coûts, plus le budget de votre événement sera précis.

Événements marketing

Pour que l'événement soit un succès, votre public doit savoir quoi, où et quand il se déroule. Ces choses et bien d'autres sont couvertes par vos frais de marketing, qui peuvent être l'envoi d'e-mails à votre personnel, la création d'un site Web ou la diffusion d'annonces en ligne. Que vous fassiez de la publicité traditionnelle ou numérique, ces coûts doivent être définis.

Frais de personnel

Vous aurez besoin de recruter et d'embaucher du personnel pour l'événement. Au lieu de passer par des dizaines d'entretiens d'embauche, vous pouvez passer un contrat avec une agence de placement temporaire qui fournit du personnel et d'autres services connexes, tels que la restauration.

Lieu

Si votre événement est en personne ou en ligne, vous aurez toujours besoin d'un lieu. Ce lieu dépend si l'événement est physique ou virtuel. Par exemple, un événement en personne nécessite un espace suffisamment grand pour accueillir tous les participants, les fournisseurs et des salles de sous-commission ou une scène pour les tables rondes et les conférenciers principaux. Un événement en ligne a besoin d'un lieu physique pour enregistrer et diffuser, ce qui signifie un éclairage, une caméra, des microphones, etc.

nourriture et boissons

La plupart des événements ont un certain type de rafraîchissement. Le lieu peut fournir cela ou même une agence de placement temporaire ou un traiteur. Sinon, vous devrez déterminer ce que vous voulez et les coûts associés à l'achat, au stockage et à la livraison de la nourriture et des boissons.

Équipement

L'équipement fait souvent partie du prix de location de la salle, mais ce n'est pas toujours le cas. Si le lieu ne fournit pas d'équipement ou seulement une liste partielle de ce dont vous avez besoin, vous devrez chercher d'autres endroits pour louer des haut-parleurs, des générateurs, des outils de diffusion en direct, etc.

Voyage et hébergement

Selon le lieu de l'événement, le transport et l'hébergement seront nécessaires. Cela peut signifier n'importe quoi, d'une limousine allongée à un taxi. C'est un large éventail de coûts. Si les gens viennent de l'extérieur de la ville, les faites-vous venir par avion ou les installez-vous simplement ? Toutes les variables doivent être clouées afin que vous puissiez ajouter les coûts correctement.

ProjectManager aide à la budgétisation des événements

Cela fait beaucoup de choses à suivre, c'est pourquoi un logiciel de gestion de projet a été développé. ProjectManager est un logiciel en ligne qui vous aide à planifier et à suivre le budget de votre événement en temps réel. La planification sur les diagrammes de Gantt vous aide à organiser les tâches et à lier les dépendances pour éviter des retards coûteux. Vous pouvez également surveiller les écarts en temps réel pour vous aider à respecter votre budget. Mais ce n'est que le début de la façon dont nous aidons avec les budgets des événements.

Utilisez les feuilles de temps en ligne pour suivre le temps et les coûts

Parce que notre logiciel est en ligne, vous obtenez des mises à jour de données en temps réel pour vous aider à suivre le temps et les coûts. Cela permet de respecter le calendrier de votre événement et d'éviter les dépenses excessives. Un outil qui suit le temps et les coûts est nos feuilles de temps sécurisées. Vous pouvez voir combien de temps chacun travaille sur ses tâches et quels sont les coûts qui y sont liés, car le taux de rémunération est également dans l'outil. Non seulement nous rationalisons la paie, mais nous vous aidons à garder votre événement sur la bonne voie.

Utiliser les calendriers de projet pour programmer des événements

Produire un événement nécessite de coordonner beaucoup de personnes différentes. Notre logiciel vous donne des outils pour faciliter ce processus tout en permettant à chacun d'utiliser les outils avec lesquels il est à l'aise. Planifiez sur un Gantt, mais votre traiteur peut afficher ses tâches dans la vue de liste. Le calendrier du projet prend le plan de Gantt et le transfère automatiquement dans un format de calendrier pour voir le calendrier et les délais.

Lorsque vous traitez avec des fournisseurs et des sous-traitants extérieurs à votre entreprise, vous devez garder tout le monde connecté. Notre plate-forme collaborative en temps réel permet à chacun de partager des fichiers, de commenter des tâches et de marquer les autres pour les garder en boucle. Notre stockage de fichiers illimité signifie que vous disposez également d'un hub centralisé pour tous vos documents et plans chaque fois que quelqu'un en a besoin.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à planifier, programmer et suivre les événements. Notre logiciel flexible est capable de s'adapter à votre façon de travailler, vous offrant les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer les tâches, les risques, les ressources et plus encore. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.