Comment créer des rapports d'avancement pour les projets et les entreprises

Les parties prenantes sont préoccupées par l'avancement du projet car elles ont un intérêt direct dans sa réussite. Ils veulent rester en communication constante avec vous et obtenir des rapports sur la progression du projet sur des périodes régulières.

La manière pour un chef de projet de tenir les parties prenantes informées est par le biais de rapports, en particulier avec un rapport d'avancement. Un rapport d'avancement de projet semble simple : il s'agit d'un rapport sur l'avancement du projet. Mais la façon dont il est structuré fait ou défait un rapport d'avancement.

Qu'est-ce qu'un rapport d'avancement ?

Un rapport d'avancement communique ce qui s'est passé dans le projet, sur une période de temps définie, aux parties prenantes. Il montre si le projet est dans les délais, et si ce n'est pas le cas, le rapport est utilisé pour lancer une discussion sur la façon d'ajuster le budget et les ressources du projet pour le remettre sur la bonne voie.

Par conséquent, vous pouvez dire que le but d'un rapport d'avancement est de persuader les parties prenantes que le projet est solide et progresse comme prévu. Pour ce faire, il affiche les travaux en cours, ce qui permet aux parties prenantes de faire des demandes de modification.

Ces suggestions peuvent ensuite être gérées et élaborées pour éviter tout impact négatif sur la portée du projet. Les chefs de projet peuvent également utiliser les rapports d'avancement pour résoudre les problèmes qu'ils rencontrent et, ce faisant, définir des attentes plus réalistes pour les parties prenantes.

Rapport d'avancement vs rapport d'état

Quelle est la différence entre un rapport d'avancement et un rapport d'avancement, étant donné qu'ils sont tous deux des outils de communication et fournissent aux parties prenantes des informations vitales sur le projet ? Les rapports d'avancement et les rapports d'état résument l'état d'avancement du projet en termes d'avancement, de coûts, de problèmes et de toute autre information utile aux parties prenantes.

Il y a cependant une différence essentielle. Un rapport d'avancement est une image du projet au cours d'une période de temps spécifique, tandis qu'un rapport d'état ne capture que le moment où il a été lancé. Le rapport d'avancement offre une plus grande quantité de données, tandis que le rapport d'état affiche les données d'un moment donné sans le contexte plus large.

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Que doit contenir un rapport d'avancement de projet ?

Un rapport d'avancement peut être d'une page ou de plusieurs, selon la profondeur des détails que vous souhaitez transmettre. Ils peuvent être livrés sous forme de mémo, sous forme de lettre ou de rapport formel lorsqu'ils sont présentés aux parties prenantes.

Quel que soit votre choix, les parties prenantes voudront voir où en est le projet et où il va. Par conséquent, vous devez inclure une liste des tâches, des jalons et des progrès réalisés. Cela conduit aux objectifs plus larges du projet et à ce qui a été accompli en termes d'objectifs.

Ceci est généralement structuré par thème. Autrement dit, il y a généralement d'abord un résumé, qui donne un aperçu de l'avancement du projet en termes de portée, de tâches, etc. Cela devrait également inclure des éléments tels que :

• La date de début du projet, sa date de fin prévue et la période couverte par le projet
• Une liste des membres de l'équipe et des autres membres du projet, ainsi que celui qui a compilé le rapport
• Une liste des parties prenantes, qui sont les destinataires du rapport
• Un aperçu du contenu du rapport

Ensuite, vous vous concentrerez sur l'état du projet. Ici, vous verrez ce qui a été fait, ce qui est encore en cours et ce qui reste à faire. Il devrait être divisé en tâche et pourrait inclure les éléments suivants :

• Une liste des jalons et des livrables liés au projet
• Un calendrier des travaux restants et quand ils seront terminés
• Tous les problèmes ou problèmes qui sont survenus et qui peuvent avoir un impact sur le projet

Il devrait également y avoir une mention du budget, combien a été dépensé au cours de la période faisant l'objet du rapport et combien il reste dans le budget global. Notez toutes les dépenses imprévues et autres anomalies.

Comment créez-vous un rapport d'avancement ?

Si vous exécutez un projet, vous devrez produire périodiquement un rapport d'avancement tout au long de son cycle de vie. Pour gagner du temps, il est bon d'utiliser un modèle de rapport d'avancement. ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits liés à la gestion de projet sur notre site, y compris un modèle de rapport d'avancement gratuit.

Commencez par les informations d'identification

Que vous utilisiez notre modèle ou que vous en créiez un à partir de zéro, votre rapport d'avancement doit commencer par les informations principales du projet. De là, il entre dans un résumé du projet. Notre modèle divise ces sujets de haut niveau en cinq : statut, portée, calendrier, coût et risque.

Résumer les données

Le résumé est l'endroit où vous pouvez comparer l'état du rapport d'avancement précédent à celui en cours. Cela indique clairement que le projet avance comme prévu. Au-delà de cela, il y a de la place pour un résumé pour explorer le sujet plus en détail.

Plongez dans les détails les plus fins

Une fois que vous avez identifié le projet et résumé son état général, vous pouvez ensuite entrer plus en détail sur chaque sujet. Par exemple, répertorier les tâches et leur avancement, aborder les problèmes qui auraient pu survenir et examiner votre allocation budgétaire.

Listez vos réalisations

Sur notre modèle de rapport d'avancement gratuit, nous terminons par une boîte de réalisations pour capturer celles qui n'ont pas été collectées ci-dessus. Enfin, il y a une boîte de réalisations attendues, qui est un moyen de définir les attentes pour le prochain rapport d'avancement.

Meilleures pratiques lors de la rédaction d'un rapport d'avancement

Lorsque vous rédigez votre rapport d'étape, une façon de vous assurer qu'il est efficace consiste à réfléchir aux points de vue de vos parties prenantes au fur et à mesure que vous le rédigez. Vous voulez relayer ce qui s'est passé au cours de la période couverte si quelque chose a bloqué cette progression et ce qui va suivre.

Ne soyez pas générique

Les parties prenantes veulent des détails. Ils ne veulent pas que vous entriez dans les détails de la façon dont vous avez accompli quelque chose, mais ils veulent savoir ce qui a été accompli. Ils veulent des mesures, pas des récits. Vos réponses doivent être significatives et éviter les détails inutiles.

Connaître la fréquence

Autrement dit, si vous travaillez sur un très long projet, les parties prenantes peuvent souhaiter qu'un rapport d'avancement leur soit envoyé chaque semaine, voire quotidiennement. Découvrez-le en premier et livrez vos rapports d'avancement lorsque les parties prenantes les attendent.

Le casser

C'est une bonne idée de diviser votre rapport d'avancement en sections. Cela rend le rapport plus lisible. Avoir un titre de section informe le lecteur à quoi s'attendre et aide à le guider à travers le document.

Bien écrire

Utilisez un langage clair et simple; évitez le jargon qui peut dérouter le lecteur. Vous voulez qu'ils sachent immédiatement ce que vous dites et qu'ils n'aient pas à se débattre (ou pire, à mal comprendre) ce que vous essayez de transmettre.

Utiliser le logiciel

Avoir un logiciel de gestion de projet peut faciliter le processus de reporting. Selon l'outil que vous utilisez, vous pouvez obtenir des données en temps réel et les transmettre facilement à vos parties prenantes. Cela permet de gagner du temps et de présenter de meilleures données.

Comment ProjectManager vous permet de créer des rapports d'avancement

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui organise vos tâches, vos équipes et vos projets. Nos fonctionnalités vous aident à planifier, surveiller et générer des rapports sur chaque aspect du projet. Notre outil basé sur le cloud signifie que vous obtenez des données en temps réel pour créer des rapports plus précis et opportuns.

Les parties prenantes veulent avoir une vue d'ensemble et nos outils de reporting en un clic leur permettent d'obtenir facilement les données qu'ils souhaitent voir. Notre fonction de création de rapports vous permet de créer des rapports instantanés sur les tâches, le temps, les coûts, les feuilles de temps, les écarts de projet et plus encore. De plus, le partager avec les parties prenantes est facile !

Pour obtenir un rapport d'état instantané, utilisez notre fonction de tableau de bord. Le tableau de bord en temps réel collecte en permanence les données de votre équipe et les calcule automatiquement pour les afficher dans des métriques de projet faciles à lire qui indiquent le pourcentage d'achèvement des tâches, le temps restant, la charge de travail de l'équipe, etc.

ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui fournit des données en temps réel pour vous aider à prendre de meilleures décisions. Les chefs de projet obtiennent de la transparence sur tous les aspects du cycle de vie du projet et les équipes sont placées sur une plateforme collaborative qui favorise un meilleur travail. Découvrez pourquoi des organisations de la NASA à Nestlé utilisent notre outil et profitez dès aujourd'hui de cet essai gratuit de 30 jours.