10 conseils pour déléguer des tâches comme un pro

Certaines personnes ont le sentiment qu'elles doivent tout assumer elles-mêmes. C'est une recette pour un désastre. Les vrais leaders comprennent le pouvoir de déléguer le travail. C'est pourquoi vous constituez une équipe, chacun expert dans son domaine.

Pourquoi est-il important que les dirigeants délèguent des tâches ?

Les leaders sont des leaders pour une raison. Ils doivent mener le projet, avoir une vision globale et ne pas s'enliser dans les mauvaises herbes. Les mauvaises herbes sont importantes, mais le temps d'un leader est mieux dépensé sur les choses qu'un leader devrait faire. La délégation de travail donne à chacun le travail pour lequel il a été formé et libère le leader pour une plus grande responsabilité, comme la réflexion stratégique, l'encadrement des équipes et plus encore.

C'est pourquoi les meilleurs dirigeants utilisent ProjectManager, un logiciel de gestion de projet primé qui permet aux dirigeants de déléguer le travail. Notre logiciel dispose de plusieurs vues de projet afin que les responsables puissent planifier et programmer le travail sur des diagrammes de Gantt robustes et que les équipes puissent basculer vers des listes de tâches, des tableaux kanban ou des calendriers où le plan est partagé dans un outil plus approprié à ce qu'ils ont à faire. Et tout est mis à jour en temps réel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

10 conseils pour déléguer efficacement les tâches

C'est facile de dire, de déléguer, et c'en est une autre de le faire efficacement. Voici quelques conseils que tout le monde peut appliquer pour gérer une équipe et déléguer le travail entre eux.

1. Autonomisez les membres de votre équipe

Faites savoir à votre équipe qu'ils sont une ressource précieuse. Demandez leur contribution, leurs idées et leurs idées. Donnez-leur des commentaires positifs et développez des leaders au sein de l'équipe. Ils aideront ensuite les dirigeants en partageant la charge, en prenant leurs responsabilités et en servant mieux le projet.

2. Définir clairement les buts et les objectifs lors de la délégation de tâches

Bien sûr, pour qu'une équipe partage le travail, elle doit comprendre de quoi il s'agit et ce qu'on attend d'elle. Les dirigeants doivent donc définir clairement les buts et les objectifs. Utilisez des objectifs SMART, qui sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

3. Déléguez les tâches aux bons membres de l'équipe

Les dirigeants doivent connaître leur équipe et ce dont ils sont capables. De cette façon, lorsque vient le temps de déléguer le travail, ils sauront qui peut assumer quoi. Si vous ne connaissez pas votre équipe au début du projet, prenez le temps de l'interviewer afin de connaître ses compétences et son expérience.

4. Donnez votre avis aux membres de votre équipe

Personne ne travaille bien dans le vide. Même après avoir délégué le travail, vous voudrez garder les lignes de communication ouvertes. Les membres de l'équipe doivent se sentir à l'aise de donner des commentaires aux dirigeants et de recevoir les commentaires des dirigeants. L'objectif commun est de mener à bien le projet.

5. Soyez patient lorsque vous déléguez des tâches

Lorsque vous déléguez, donnez à l'équipe suffisamment de temps pour accomplir ses tâches. Les choses prennent du temps et la dernière chose que vous voulez faire est de mettre la pression sur l'équipe. Cela ne signifie pas que vous voulez qu'ils aient un temps illimité. Mais soyez réaliste lors de la création des échéanciers du projet et offrez tout conseil ou direction qui pourrait être nécessaire.

6. Fournir les ressources nécessaires après avoir délégué

Déléguer ne sert à rien si votre équipe ne dispose pas des outils nécessaires pour faire le travail. Les ressources sont tout ce qui est nécessaire pour exécuter les tâches, des personnes aux équipements et logiciels. Assurez-vous que votre équipe dispose de ce dont elle a besoin quand elle en a besoin.

7. Évitez les délais serrés lors de la délégation de tâches

Les délais sont importants. Le travail peut durer éternellement sans eux. Cependant, si vous fixez un délai trop serré, tout ce que vous allez faire, c'est faire pression sur l'équipe et dans leur hâte de respecter ce délai, ils vont faire des erreurs. Cela ne fera que prolonger la durée du projet. Fixer des délais réalistes permet de gagner du temps à long terme.

8. Soutenez votre équipe dans l'exécution des tâches

Un leader ne se contente pas de déléguer puis de disparaître. Le leadership consiste à encadrer, à encadrer et à aider davantage l'équipe, quelle que soit la capacité dont elle a besoin. Ils pourraient avoir besoin de vous pour demander plus de ressources ou retrousser vos manches et les rejoindre. Soyez prêt à faire tout ce qu'il faut.

9. Utilisez les outils de suivi des tâches

Déléguer implique la confiance. Les leaders peuvent regarder par-dessus les épaules de leur équipe. Ils ont leur propre travail à faire. Mais cela ne veut pas dire qu'ils ne font pas attention. Les outils de suivi des tâches donnent aux dirigeants une visibilité sur le travail de l'équipe et leur permettent de surveiller s'il progresse comme prévu.

10. Favoriser la collaboration d'équipe

Déléguer est important, mais un leader doit également faciliter la collaboration en équipe. Il existe plusieurs façons de le faire, y compris des exercices de consolidation d'équipe. Si vous n'avez pas eu le temps avant de commencer la réunion de vous engager dans des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe, les réunions brise-glace peuvent aider à créer des liens entre les membres de l'équipe.

Avantages de la délégation de tâches

Il y a tellement d'avantages à déléguer des tâches. Voici quelques exemples de ces avantages. D'une part, cela crée une culture de confiance, qui favorise le travail d'équipe, renforce le moral, retient les employés et les maintient productifs.

Déléguer empêche les dirigeants de s'éparpiller trop là où ils ne sont d'aucune aide pour personne. Il engage également l'équipe et crée l'adhésion au projet, stimule la créativité et développe de nouvelles compétences pour l'équipe. C'est un gagnant-gagnant.

N'oubliez pas l'équilibre travail-vie personnelle. Il y a beaucoup à dire sur le maintien d'un équilibre entre le travail et la maison, mais déléguer va de soi. Vous constaterez que cet équilibre travail-vie se traduit également par de meilleurs travailleurs.

Vidéo : comment déléguer des tâches

Regardez cette courte vidéo avec Jennifer Bridges, PMP, pour apprendre à déléguer des tâches avec votre équipe.

Jennifer a discuté de l'art de déléguer et a commencé par les bases de la définition de ce terme. La première chose que vous devez comprendre est ce que vous voulez déléguer et pourquoi. Votre objectif en tant que manager est d'éliminer les barrages routiers et les obstacles de votre équipe. C'est aussi pour créer de l'engagement avec votre équipe. Merci d'avoir regardé!

Voici les conseils de Jennifer pour déléguer comme un pro de la gestion de projet :

• N'oubliez pas votre rôle : vous êtes le gestionnaire. Votre travail ne consiste pas à vous enliser dans le travail opérationnel. Non seulement cela perturbe l'équipe en sapant ses capacités, mais cela vous laisse peu de temps pour la gestion.
• Identifiez les pertes de temps : qu'est-ce qui vous prend trop de temps en ce moment ? Pouvez-vous le confier à quelqu'un d'autre ?
• Clarifier les tâches routinières : Les tâches régulières peuvent facilement être enseignées. Voyez ce qui peut être partagé au sein de l'équipe. Ils n'ont pas besoin d'être routiniers pour tout le monde. Vous pouvez également alterner les tâches de routine entre les personnes.
• Connaissez les points forts de votre équipe : Identifiez à qui vous pouvez déléguer du travail. Vous ne voulez pas confier un travail hautement technique à un membre de l'équipe créative dont les compétences ne sont pas bien adaptées à la tâche à accomplir, par exemple. Préparez votre équipe pour réussir.
• Déléguez, rincez et répétez : distribuez les tâches et, comme indiqué précédemment, faites tourner une partie du travail au sein de l'équipe.

L'équipe fonctionne mieux lorsqu'elle collabore pour le bien du projet. Il peut être difficile d'inculquer de nouveaux processus et une culture de collaboration à votre équipe, mais cela en vaut la peine pour faire fonctionner une équipe sans heurts. Si vous avez besoin d'un outil pour vous aider à déterminer les tâches de routine à déléguer, essayez ProjectManager.