Comment embaucher un assistant virtuel pour votre entreprise

Lorsque vous démarrez votre entreprise, vous faites tout : exécuter les commandes, répondre aux clients, gérer vos médias sociaux, et bien plus encore.

Mais alors que nous poursuivons l'entrepreneuriat pour de nombreuses raisons, avoir moins de temps dans nos vies n'en fait pas partie.

C'est pourquoi le premier « employé » que de nombreux entrepreneurs de commerce électronique embauchent est un assistant virtuel : quelqu'un qui peut assumer les tâches et les processus quotidiens qui sont importants pour la gestion de votre entreprise, mais pas nécessairement axés sur sa croissance.

Un assistant virtuel, c'est comme avoir une paire de mains supplémentaires sans embaucher un véritable employé. Si vous éprouvez du stress et les autres "bons problèmes" qui accompagnent le succès, il est peut-être temps pour vous d'envisager d'embaucher votre propre assistant virtuel et de récupérer certaines de ces heures de votre journée.

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel (AV) ?

Un assistant virtuel (VA) est toute forme d'aide à distance que vous contractez pour transférer votre charge de travail. Ils peuvent opérer n'importe où dans le monde, avoir plusieurs clients et peuvent être embauchés pour assumer diverses tâches quotidiennes.

Un assistant virtuel est une "première embauche" courante pour de nombreux entrepreneurs, en particulier parmi les entreprises en ligne, qui n'ont pas le budget pour un employé à temps plein ou le temps de continuer à tout faire eux-mêmes.

La différence entre un VA et un pigiste ou un employé traditionnel est que les VA sont des généralistes ingénieux (parfois compétents dans des domaines comme les communications marketing ou la conception) qui effectuent des tâches ou des routines plutôt que de posséder une fonction entière de votre entreprise.

Et bien qu'ils ne soient pas des employés permanents, ils offrent un moyen abordable d'obtenir une aide continue pour gérer votre entreprise sans aucune des dépenses supplémentaires liées à l'embauche d'une personne à temps plein (de plus, leurs services en tant qu'entrepreneur sont souvent déductibles d'impôt).

Un assistant virtuel ne construira pas l'intégralité de votre site Web, mais il peut vous aider à gérer certaines parties de votre magasin. Ils n'écriront et ne géreront probablement pas tout votre contenu, mais ils pourraient vous aider dans vos recherches. Ils ne doivent pas assumer une fonction entière de votre entreprise, mais plutôt posséder un processus spécifique ou une partie de l'ensemble de la machine.

Abandonner le contrôle peut être difficile pour les entrepreneurs, et donc embaucher un VA est le moyen idéal pour mettre en pratique les compétences non techniques de gestion, de délégation et d'embauche à plus petite échelle, qui sont toutes essentielles pour être un bon leader.

Que pouvez-vous sous-traiter à un assistant virtuel ?

Alors que les assistants virtuels effectuent souvent de nombreuses tâches administratives, vous pouvez également les embaucher pour effectuer des rôles allant de la vente à la gestion des médias sociaux (si vous leur donnez des directives et des instructions claires).

S'il s'agit d'une routine répétitive, vous pouvez probablement la confier à un VA. Si vous pouvez écrire un processus fastidieux sur papier, vous pouvez probablement apprendre à votre VA comment le faire pour vous.

Tant que les tâches ou les processus sont quelque chose qu'une personne raisonnablement intelligente et ingénieuse peut accomplir lorsqu'elle reçoit des instructions claires, vous pouvez probablement demander à un assistant virtuel de les prendre en charge.

Voici quelques-unes des choses que vous pouvez engager un assistant virtuel pour faire pour vous :

• Service à la clientèle : Répondre aux courriels et aux appels téléphoniques des clients.
• Gestion des médias sociaux : curation du contenu, réponse aux commentaires et autres tâches de gestion de la communauté.
• Recherche : recherchez une liste de blogueurs/influenceurs à contacter ou organisez des statistiques ou des exemples que vous pouvez utiliser dans un élément de contenu.
• Gestion du magasin : exécution des commandes, gestion des stocks, gestion des ventes pour vous (vous pouvez trouver des VA qui ont de l'expérience avec Shopify, en particulier).
• Saisie de données : tenue de livres ou saisie de données provenant de différentes sources dans un tableur.
• Appels à froid : faire des appels à froid (généralement fournis avec un script et des réponses prédéfinies aux questions courantes) et planifier des réunions entre vous et les prospects.
• Courses personnelles : Obtenir des fleurs achetées et livrées à votre maman pour la fête des mères.

À partir des cas d'utilisation ci-dessus, vous pouvez déjà voir combien de temps un VA peut potentiellement vous faire gagner si vous deviez en incorporer un dans votre journée.

Quand embaucher un assistant virtuel ?

En règle générale, vous voudrez d'abord vous salir les mains avant de confier quoi que ce soit à un assistant virtuel. De cette façon, vous saurez comment leur enseigner le processus, quelles directives vous devez établir et à quoi ressemble un bon travail.

Cela dit, voici quelques-unes des conditions dans lesquelles l'embauche d'un VA serait idéale, même pour une entreprise relativement jeune :

• Vous connaissez très bien un processus au sein de votre entreprise et pensez que vous pourriez facilement l'enseigner à quelqu'un d'autre.
• Vous vous surprenez à penser : « Je pourrais faire des choses plus grandes et plus importantes si seulement j'avais le temps ».
• Vous avez le revenu ou le revenu disponible pour racheter votre temps.
• Il y a une tâche que vous trouvez vraiment épuisante, comme le service client, qui ne vient pas naturellement à quelqu'un comme vous (par exemple, vous êtes un introverti et vous vous sentez épuisé après avoir répondu à quelques e-mails).
• Vous n'aurez peut-être pas besoin d'aide à plein temps, mais seulement quelques heures par jour.
• Vous avez déjà exploré IFTTT, Zapier, Kit (le chatbot marketing gratuit de Shopify) et l'App Store pour trouver des moyens de rationaliser un processus, et vous avez trouvé que ce serait plus facile si une autre personne en était propriétaire.
• Vous vous sentez submergé par le nouveau succès que vous rencontrez avec votre entreprise, ou vous travaillez de 9 à 5 et construisez votre entreprise en parallèle.

En tant que propriétaire d'une boutique de commerce électronique, le service client est probablement la première chose que vous souhaiterez externaliser lorsque vous commencerez à réaliser des ventes à un rythme régulier. Traiter avec les clients est l'un des défis les plus stressants et chronophages pour beaucoup. Et plus vous vendez, plus cela consommera de temps.

Pensez au coût d'opportunité de continuer à effectuer une tâche sur une base régulière . Quelle est la valeur de votre temps? Si vous passez une heure par jour à répondre aux questions des clients, que pourriez-vous faire à la place avec ce temps, cette énergie et cette attention ?

Vous pouvez abandonner ces tâches et utiliser vos nouvelles heures pour rechercher de plus grands profits et d'autres activités, à un prix abordable.

Combien coûte un assistant virtuel ?

Les prix des assistants virtuels varient et, généralement, les assistants virtuels basés aux États-Unis coûtent plus cher que ceux à l'étranger. Beaucoup facturent à l'heure. Certains frais par tâche ou projet. Et certains accepteront un tarif forfaitaire pour un certain laps de temps.

L'horaire horaire est généralement le meilleur itinéraire dans la plupart des cas, en particulier pour les tâches quotidiennes, et vous pouvez surveiller vos factures pour vous assurer qu'il y a une sortie cohérente par heure.

Si vous êtes diligent et prêt à regarder à l'international, il est possible d'obtenir un excellent assistant virtuel pour aussi peu que 3 $ à 10 $ de l'heure pour un rôle comme le service client. Cela dépend aussi du travail que vous souhaitez leur confier. Gardez à l'esprit que vous obtenez généralement ce que vous payez et que vous devez toujours examiner correctement toute embauche potentielle.

Si vous êtes un entrepreneur occupé qui est prêt à payer un tarif plus élevé, vous pouvez également embaucher un "assistant exécutif" à distance, qui peut agir comme votre bras droit et effectuer un large éventail de tâches professionnelles et personnelles en votre nom.

La plate-forme que vous utilisez pour embaucher votre assistant virtuel affectera également le temps que vous passerez à gérer cette relation, ce qui doit également être pris en compte parallèlement au prix.

Comment embaucher votre premier assistant virtuel

Toutes les VA ne sont pas identiques. Comme tout autre employé, vous devrez les examiner attentivement et cela commence par la présentation de vos besoins et conditions dans une description de poste .

Mais avant d'écrire cela, assurez-vous d'enregistrer le processus que vous souhaitez transmettre.

1. Documentez votre processus avant de l'externaliser

Travailler avec un VA n'est pas aussi simple que d'expliquer ce que vous voulez au téléphone et d'espérer qu'il le fasse correctement. Vous pouvez vous assurer qu'il y a moins d'erreurs et que le travail se fait comme vous le souhaitez, si vous documentez d'abord l'ensemble du processus et créez des directives à suivre.

S'il s'agit d'une routine de base, comme la gestion d'aspects de votre magasin, vous pouvez enregistrer votre écran et chaque clic que vous faites pendant que vous le faites vous-même en utilisant Quick Time ou n'importe quelle application d'enregistrement d'écran.

Non seulement cet enregistrement facilite l'intégration de quelqu'un d'autre dans ce processus, mais il vous permet également de parcourir consciemment chaque petite étape que vous devrez éventuellement communiquer à votre assistant virtuel.

Pour le service client, la gestion des médias sociaux et d'autres tâches où votre VA traitera directement avec les clients, les partenaires ou les fournisseurs, passez en revue vos réponses passées et créez des scripts ou des "réponses standardisées" pour chaque scénario courant, comme lorsqu'un client pose des questions sur l'état de sa commande ou souhaite un remboursement.

L'une des clés d'une délégation efficace consiste à anticiper les obstacles communs et à offrir des conseils sur la meilleure marche à suivre. Écrivez-les sous forme de règles conditionnelles : "SI X se produit, ALORS faites Y".

Tenez également compte des outils et des plates-formes que vous utilisez tout au long du processus, car il est beaucoup plus facile de trouver un assistant virtuel expérimenté dans l'utilisation de certaines applications (par exemple, Zendesk, Hootsuite, Facebook) que d'enseigner à quelqu'un à partir de zéro.

N'oubliez pas : Votre objectif avec l'externalisation de toute sorte est de créer moins de travail pour vous-même, pas plus.

2. Rédigez une description de poste pour attirer le bon assistant virtuel

Afin de trouver le bon VA, vous devrez rédiger une description de poste susceptible d'attirer une personne possédant les compétences et les qualités dont vous avez besoin. Ce sera votre premier filtre pour trouver la bonne personne.

Assurez-vous d'inclure :

• L'échelle de votre entreprise (par exemple, le nombre de tickets de vente/d'assistance que vous recevez généralement par jour).
• Les applications/outils qu'ils utiliseront.
• Des expériences passées qui feront leur succès.
• Exigences linguistiques (par exemple "Excellent anglais parlé/écrit" s'ils communiqueront avec des clients aux États-Unis).
• Une liste précise des tâches qu'ils effectueront pour vous.
• Les mots-clés que les candidats potentiels pourraient rechercher, tels que "gestion des médias sociaux".

N'hésitez pas à adapter l'exemple de description de poste ci-dessous pour un service client VA en fonction de vos besoins.

3. Engagez votre assistant virtuel

Bien que vous puissiez publier votre rôle d'assistant virtuel sur un site d'emploi traditionnel, un forum ou un réseau social, cela n'en vaut généralement pas la peine si l'on considère le manque de contrôle de la qualité ou les avantages que vous obtenez en utilisant une plate-forme spécialement conçue à cet effet.

Si c'est la première fois que vous embauchez un assistant virtuel, en particulier pour votre boutique Shopify, nous vous recommandons d'utiliser Upwork pour trouver une aide abordable et expérimentée.

Upwork vous donne également les outils dont vous avez besoin pour faciliter la gestion de vos assistants virtuels, notamment :

• Un système d'examen qui garantit la qualité sur l'ensemble du marché.
• Une fonction de suivi du temps qui prend des captures d'écran régulières de l'écran de votre VA pour les tenir responsables.
• Une fonctionnalité de chat pour partager des fichiers et des commentaires.
• Facturation facile et paiements globaux.
• Un accord de non-divulgation intégré à leurs conditions d'utilisation
• Paiements via un service d'entiercement, de sorte que vous ne payez que pour le travail effectué.

Une fois que vous avez publié votre description de poste, vous pouvez contacter des prospects ou inviter des assistants virtuels à postuler à votre offre d'emploi, et attendre de commencer à recevoir des réponses. Assurez-vous d'interroger toutes les recrues potentielles sur Skype ou Google Hangouts pour vous assurer qu'elles conviennent avant de les embaucher, en recherchant des références d'anciens clients et d'autres signes attestant de leurs performances passées en tant qu'assistant virtuel.

Gestion de votre assistant virtuel

Une fois que vous avez embauché votre assistant virtuel et que vous l'avez mis au courant à l'aide de la documentation que vous avez créée, et que vous avez établi un canal de communication préféré (Skype, Hangouts, Slack ou e-mail), vous devrez vous assurer de ne donner qu'un accès limité à votre magasin, vos comptes sociaux ou tout ce qu'ils utiliseront pour effectuer leur travail.

La confiance est une grande partie de la relation entre vous et votre assistant virtuel, et vous devez le laisser gagner grâce à ses performances. Évitez donc de leur donner vos identifiants de connexion pour vos comptes et optez pour des autorisations utilisateur restreintes dans la mesure du possible.

4. Protégez vos informations et vos comptes

Dans votre boutique Shopify, vous pouvez ajouter votre assistant virtuel en tant que compte personnel avec des autorisations spécifiques en fonction des tâches qu'il devra exécuter.

La plupart des outils que vous utilisez probablement offrent une forme d'accès limité aux autres utilisateurs.

Dans le gestionnaire de pages de Facebook, vous pouvez leur attribuer un rôle spécifique afin qu'ils puissent organiser et publier du contenu. Dans Zendesk ou tout autre logiciel de service client que vous utilisez, vous pouvez les ajouter en tant que nouvel utilisateur avec la possibilité de répondre aux tickets d'assistance. Avec un compte professionnel Paypal, vous pouvez leur donner des autorisations d'utilisateur spécifiques afin qu'ils puissent effectuer des paiements sans leur donner les informations de votre carte de crédit. Et dans Gmail, vous pouvez configurer la délégation des e-mails afin qu'ils puissent voir et répondre aux e-mails en votre nom.

Si vous faites du dropshipping via Oberlo et AliExpress, vous pouvez leur donner accès à votre compte AliExpress avec les options de paiement enregistrées et prêtes à l'emploi, en surveillant l'historique de vos transactions pour tout comportement que vous devez traiter.

Étant donné que les assistants virtuels travaillent avec plusieurs clients, parfois avec des concurrents dans le même créneau, il est sage de leur faire signer un accord de non-divulgation . Vous ne voulez pas qu'ils révèlent vos secrets, après tout. Certaines plates-formes comme Upwork l'ont couvert dans leurs conditions d'utilisation, mais assurez-vous de vérifier avant de remettre à votre VA toute information qui pourrait être utilisée contre vous ou par des concurrents.

5. Mettre en place un système pour les responsabiliser

Il est difficile d'évaluer le rythme auquel votre assistant virtuel devrait travailler ou la quantité de travail qu'il devrait effectuer par heure. C'est pourquoi il est important d'appliquer le suivi du temps.

Bien qu'il existe des outils gratuits comme Toggl et que certains VA disposent d'un logiciel qui les aide à suivre leur propre temps, Upwork dispose d'une fonction de suivi du temps robuste qui prend également des captures d'écran de l'écran de votre VA à intervalles réguliers.

Bien que vous souhaitiez idéalement que votre VA fonctionne de manière indépendante sans trop de surveillance, vérifiez avec lui de temps en temps pour voir s'il existe des moyens de rationaliser le processus ou d'améliorer son travail.

Vous pourriez même découvrir que votre assistant virtuel trouve une meilleure façon d'accomplir la tâche que celle que vous avez prescrite, ou qu'il s'est tellement familiarisé avec votre entreprise qu'il commence à proposer de nouvelles suggestions comme le ferait un employé à temps plein.

Une fois que votre VA est à l'aise avec ses tâches, vous pouvez même envisager d'élargir son rôle et d'externaliser davantage de processus, ou d'embaucher un VA supplémentaire pour gérer un autre aspect de votre entreprise.

Autres endroits pour embaucher un assistant virtuel

Bien que Upwork soit un excellent choix pour embaucher un VA qui peut prendre en charge certains aspects de votre entreprise de commerce électronique, il existe de nombreuses autres façons d'embaucher un VA qui ont leurs propres avantages et inconvénients.

Pour un assistant virtuel à la demande abordable dont vous n'avez besoin qu'occasionnellement, vous pouvez utiliser Fancy Hands pour accéder à un pool d'assistants virtuels qui peuvent effectuer des tâches ponctuelles. Il est préférable d'externaliser les courses personnelles (organiser des réunions ou négocier votre facture de téléphone pour vous), ou des parties d'un projet, plutôt qu'un processus complet, car vous n'obtiendrez pas la même AV à chaque fois.

Zirtual est une autre option populaire pour un assistant de direction virtuel basé aux États-Unis, expérimenté et compétent dans un ou plusieurs aspects de la gestion d'une entreprise. Ils coûteront plus cher (à partir de 398 $ par mois), mais peuvent gérer un mélange de tâches professionnelles et personnelles pour vous tout au long de chaque mois.

Il existe également des agences et des VA indépendants que vous pouvez embaucher en dehors de toutes ces plateformes, mais vous devrez probablement gérer de nombreux détails, comme trouver un bon outil de suivi du temps et faire respecter vous-même la confidentialité.

Apprendre à lâcher prise

D'une manière amusante, le but de l'entrepreneuriat n'est pas seulement de posséder une entreprise, mais d'en abandonner autant que possible, en laissant des pièces entre des mains compétentes, afin que votre entreprise puisse rester à flot sans toute votre attention.

L'externalisation peut être une pratique peu naturelle pour de nombreux entrepreneurs qui aiment le contrôle. Mais c'est une considération clé pour atteindre l'insaisissable équilibre travail/vie personnelle qui est encore plus difficile lorsque vous faites tout par vous-même.

L'embauche d'un assistant virtuel vous permet de vous concentrer sur les choses qui comptent le plus : développer votre entreprise, passer du temps avec votre famille ou simplement vous donner quelques instants de plus pour reprendre votre souffle.

Un merci spécial à Corey Ferreira pour avoir partagé ses conseils et son processus d'embauche d'un assistant virtuel pour l'aider à gérer sa boutique de commerce électronique à 6 chiffres.