Comment savoir si vos employés distants travaillent

Vos employés distants regardent Netflix au lieu de répondre à leurs e-mails ? Manquent-ils des opportunités de vente cruciales parce qu'ils se sont couchés trop tard ?

Prétendent-ils que leur travail prend une journée entière alors qu'ils peuvent en fait le faire en une heure ?

Dans cet article, je vais vous dire comment savoir si vos employés distants travaillent – ​​et que faire s'ils ne le font pas.

Commençons!

Les avantages du travail à distance

Il est difficile de contester les avantages du travail à distance.

Les employés distants ont tendance à être plus productifs, plus efficaces et plus heureux, avec des ventes et des taux de rétention des employés plus élevés pour les organisations qui les emploient.

De plus, il y a l'argent que vous économisez en ne payant pas l'entretien traditionnel du bureau.

Cependant, vos employés ne sont pas assurés d'être productifs simplement parce qu'ils travaillent à domicile.

En fait, après avoir dirigé une opération entièrement à distance au cours de la dernière décennie, je peux vous dire que beaucoup de gens ne sont tout simplement pas câblés pour être des travailleurs à distance. Sans responsabilité, ils se relâcheront.

Cela m'est arrivé plus de fois que je ne voudrais l'admettre - et c'est pourquoi j'ai créé EmailAnalytics.

En résumé : c'est à vous de déterminer les performances de vos employés distants.

Redéfinir la productivité dans un environnement de travail à distance

La productivité dans un environnement de travail à distance peut et doit être quantifiée différemment de la productivité dans un environnement de bureau traditionnel.

Dans un bureau traditionnel, nous pouvons évaluer la productivité en fonction du nombre d'heures qu'une personne passe à son bureau et de son apparence occupée.

Rétrospectivement, cette approche est un peu stupide ; le simple fait d'être au bureau ne vous rend pas productif et les employés peuvent facilement faire semblant d'être occupés en cliquant et en tapant au hasard. Il y a aussi l'approche de George Costanza pour simuler la productivité, agissant stressé et agacé pour avoir l'air surmené alors qu'il a en fait très peu à faire. Il y a aussi des vantards occupés.

Alors imaginons un scénario hypothétique. De retour au bureau, un employé a effectué 10 tâches en 8 heures. À la maison, ils effectuent 11 tâches en 2 heures, puis s'absentent pendant les 6 heures suivantes. Cet employé est-il plus ou moins productif qu'avant ?

Tout dépend de la façon dont vous définissez la « productivité ».

S'agit-il d'heures travaillées? Ou des tâches terminées ?

Évidemment, la productivité n'est pas toujours aussi simple à mesurer. Mais il est important de réfléchir à la façon dont vous voulez le mesurer - et à la façon dont vous voulez définir le travail pour votre effectif - avant de commencer à décider qui "se relâche" en travaillant à distance.

5 façons de mesurer la productivité des employés à distance (+ les meilleurs outils à utiliser)

Il existe plusieurs bonnes façons de mesurer la productivité des employés à distance, telles que :

1. Heures travaillées.

Combien d'heures vos employés travaillent-ils ? C'était autrefois un excellent moyen de mesurer la productivité, mais de nos jours, il est généralement surclassé. Pour mesurer les heures travaillées, utilisez l'une de nos applications de suivi du temps les mieux classées.

2. Tâches terminées.

Combien de tâches vos employés terminent-ils ? Si vous comptez beaucoup sur des plateformes de gestion de projet basées sur les tâches, c'est très pratique et facile à quantifier - mais toutes les tâches ne sont pas de la même difficulté. Consultez cette liste de nos meilleurs outils de gestion d'équipe.

3. E-mails envoyés et reçus.

L'un des moyens les plus fiables de mesurer la productivité consiste à mesurer les e-mails envoyés et reçus. Étant donné que de nombreux aspects du travail sont liés d'une manière ou d'une autre au courrier électronique, il s'agit d'un moyen facile de déterminer la charge de travail de chaque employé et si certaines personnes en font moins que d'autres.

Et grâce à EmailAnalytics (hé, c'est nous !), il est facile de mesurer ces statistiques.

4. Temps actif.

Vous pouvez également observer le temps qu'un employé est « actif » à l'aide de divers outils. Par exemple, vous pouvez voir la durée pendant laquelle ils sont « en ligne » dans une application de messagerie instantanée ou une plate-forme de gestion de projet. Consultez notre liste des meilleurs logiciels de suivi de la productivité des employés ici.

5. Surveillance à distance.

Si vous souhaitez passer au niveau supérieur, vous pouvez également investir dans des outils de surveillance des employés à part entière. Ces outils peuvent vous permettre de mesurer des statistiques de productivité détaillées, d'observer l'activité de navigation sur le Web et même de suivre des éléments tels que les entrées de la souris et du clavier.

6 signes que vos employés distants ne travaillent pas réellement

Faut-il licencier un salarié qui a travaillé 39 heures au lieu de 40 ? Ou donner une grève pour avoir manqué une seule échéance ?

Probablement pas. Mais comment savoir où tracer la ligne ?

Nous sommes tous coupables de relâchement, d'une manière ou d'une autre, au moins une partie du temps. Mais ce sont les situations où vous devez vraiment vous inquiéter :

1. Travail de mauvaise qualité ou incomplet.

Votre employé remet-il soudainement un travail de mauvaise qualité ou incomplet ? Par exemple, terminent-ils des tâches sans les faire réellement ?

Ou envoient-ils des documents avec une mauvaise orthographe et des erreurs typographiques ?

Au-delà des statistiques superficielles telles que le temps actif ou les heures travaillées, si votre employé prend des raccourcis et fait un travail insatisfaisant, vous devrez intervenir.

2. Baisse significative des performances ou de la productivité.

Vous devez également vous inquiéter en cas de baisse soudaine des performances ou de la productivité, quelle que soit la manière dont vous choisissez de la mesurer, en particulier s'il n'y a pas de cause explicable.

Par exemple, si votre employé envoie généralement 100 e-mails par jour, mais que ce nombre tombe à 40, cela pourrait être un signe que quelque chose entrave sa productivité.

Si le nombre d'emails reçus reste le même, cela pourrait être un signe de relâchement (et si le nombre d'emails reçus diminue proportionnellement, cela pourrait être justifiable).

3. Apprentissage, croissance ou amélioration stagnants.

Il s'agit davantage d'un facteur subjectif que vous devrez observer au fil des semaines ou des mois. Cet employé stagne-t-il en termes d'apprentissage, de croissance ou d'amélioration ?

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous êtes généralement préparé à ce qu'il fasse des erreurs et ait des difficultés avec certains concepts. Mais vous vous attendez à ce qu'ils deviennent progressivement meilleurs et plus cohérents avec l'expérience.

S'ils n'ont pas fait beaucoup d'amélioration après quelques mois de travail, cela pourrait être un signe qu'ils n'essaient pas activement d'avancer.

4. Problèmes d'attitude ou de personnalité.

Recevez-vous beaucoup de répliques, de plaintes ou de négativité de la part d'un employé ? Ou leurs collègues les décrivent-ils comme difficiles à travailler ?

Ce n'est pas toujours un signe de relâchement, mais c'est certainement un problème de productivité. Non seulement ils ne parviennent probablement pas à atteindre leurs objectifs de productivité personnels, mais ils peuvent entraîner toute l'équipe vers le bas.

Si vous remarquez des problèmes d'attitude ou de personnalité, c'est peut-être le bon moment pour intervenir, surtout si vous remarquez également une baisse des performances ou de la productivité.

5. Ils ne semblent jamais être disponibles lorsque vous en avez besoin.

Nous prenons tous des pauses (comme il se doit).

C'est bien de s'éloigner de l'ordinateur pour aller aux toilettes, prendre l'air ou préparer une collation.

Mais si votre patron vous appelle 6 fois par jour et que vous ne décrochez pas le téléphone à aucun de ces moments, c'est un problème. Les employés chroniquement et constamment indisponibles ne font probablement pas ce qu'on attend d'eux.

Même si le reste de leur productivité est au rendez-vous, cela vaut la peine d'en discuter.

6. Violation des responsabilités et devoirs.

Les responsabilités et les devoirs des employés varient à la fois au niveau individuel et organisationnel, il est donc difficile de faire une évaluation objective et quantifiable ici.

Mais si l'un de vos employés ne répond pas aux attentes, ou s'il se dérobe à ses responsabilités de manière significative, il est important d'agir et de faire pression pour des améliorations.

Que faire si vos employés distants ne travaillent pas

Alors disons que vous avez un employé ou deux qui se relâchent.

Ils n'en font pas autant qu'avant, ou ne font plus leur part pour l'organisation – quelle que soit la façon dont vous définissez ces choses.

Comment gérez-vous cela?

1. Avoir une conversation.

Je recommande de commencer par une conversation simple. Il y a peut-être plus dans l'histoire que vous ne le pensez. Par exemple, l'employé peut effectuer un travail supplémentaire qui n'est pas suivi, ou il peut y avoir un problème personnel temporaire qui l'empêche de faire de son mieux.

Dans tous les cas, vous aborderez le problème de front et coopérerez pour améliorer la situation.

2. Définissez des attentes claires.

Ensuite, définissez des attentes claires. Identifiez exactement comment et pourquoi cet employé ne répond pas à vos exigences et expliquez comment il peut s'améliorer. Essayez d'être aussi objectif que possible ici.

Au lieu de dire « vous devez être meilleur », essayez de le quantifier avec quelque chose comme « vous devez fermer 12 tâches par jour » ou « j'ai besoin que vous soyez disponible jusqu'à 17 heures tous les jours ».

3. Prenez des mesures correctives.

Avec de nouveaux paramètres définis, commencez à évaluer les performances de vos employés. S'ils continuent de se relâcher ou s'ils ne répondent pas à vos nouvelles attentes, il est temps d'agir.

La mise en place d'un système de grève, la rétrogradation de l'employé ou son licenciement peuvent toutes être des options, selon les circonstances.

5 conseils pour avoir « la conversation » avec votre employé à distance

Ces conseils peuvent vous aider à obtenir de meilleurs résultats et à gagner plus de respect de la part de vos employés qui se relâchent.

1. Concentrez-vous sur ce que vous savez.

Ne laissez pas vos soupçons ou vos intuitions dominer la conversation. Au lieu de cela, concentrez-vous uniquement sur ce que vous savez avec certitude.

Au lieu de dire « on dirait que vous regardez des films au lieu de travailler », dites « votre taux de clôture des tâches a baissé de 20 % ».

Au lieu de dire « vous ne faites pas votre poids », dites « vos temps de réponse aux e-mails sont 40 % plus longs que la moyenne de l'équipe ». Soyez prêt à prouver vos déclarations.

2. Soulignez les solutions, pas les problèmes.

Autant que possible, concentrez-vous sur les solutions plutôt que sur les problèmes eux-mêmes. C'est bien d'introduire un problème comme le temps de réponse lent des e-mails, mais ensuite de se concentrer sur la résolution du problème.

Au lieu d'insister sur la lenteur du temps de réponse aux e-mails ou sur les ramifications de ces retards, suggérez des possibilités d'amélioration.

Par exemple, « Je pense que garder votre plateforme de messagerie ouverte toute la journée peut vous aider à mieux répondre » ou même, « Que comptez-vous faire pour répondre plus rapidement ? »

3. Soyez bref.

Vous n'avez pas besoin de prévoir une heure pour mâcher votre employé pour ne pas travailler. La plupart du temps, vous pouvez garder vos conversations et vos directives brèves.

Tant que vous clarifiez votre point de vue et tracez un chemin vers la résolution, vous pouvez tous les deux passer au reste de votre journée. Aucun de vous ne veut avoir cette conversation, alors soyez bref.

4. Soyez sans ambiguïté.

Trop de gestionnaires et de superviseurs utilisent l'ambiguïté comme outil pour éviter la confrontation et préserver les relations.

Bien que cela puisse être utile dans les relations personnelles, cela conduit à des malentendus et à des conflits supplémentaires dans les relations professionnelles.

Au lieu de dire quelque chose comme « je pense que nous serions tous plus à l'aise si vous étiez plus disponible », dites « nous attendons de vous que vous soyez disponible sur le chat de 12h à 15h ».

5. Ne menacez pas.

Les employés doivent comprendre qu'il y a des conséquences à se relâcher ou à ne pas répondre aux attentes de productivité. Mais si vous les menacez ouvertement, ils vont devenir défensifs – et peut-être hostiles.

Des phrases comme « si vous ne vous améliorez pas, je vais devoir vous virer » ne doivent être utilisées qu'en dernier recours.

Au lieu de cela, gardez un ton positif et encourageant. Par exemple, vous pouvez dire : « vous devez respecter vos délais de manière plus cohérente si vous voulez réussir dans ce poste », et fournir des outils et des ressources qui peuvent les aider à le faire.

Cela implique la nécessité d'améliorations sans porter d'accusation hostile ou de menace ouverte.

Donc, maintenant vous savez comment savoir si vos employés distants travaillent ou non.

Qu'ils le soient ou non, anticipez le problème en visualisant l'activité de messagerie de votre équipe. En tant que responsable, vous devez savoir combien d'e-mails ils envoient et reçoivent. Combien de temps ils passent sur les threads. À quelle vitesse ils ont tendance à répondre aux nouveaux prospects, clients, fournisseurs et clients.

Vous pouvez trouver ces métriques et bien d'autres avec un outil simple : EmailAnalytics.

Il s'agit d'une plate-forme d'analyse tout-en-un pour vous aider à obtenir une plus grande transparence dans votre organisation et à augmenter la productivité en même temps. Inscrivez-vous pour un essai gratuit aujourd'hui pour voir comment cela fonctionne !