Comment faire un plan de gestion du changement (modèles inclus)

Un plan de gestion du changement est un élément essentiel de tout plan de projet et peut faire la différence entre le succès et l'échec d'un projet. Voyons comment en créer un afin que vous puissiez mieux gérer le changement de projet, peu importe où il apparaît dans le cycle de vie de votre projet.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion du changement ?

Un plan de gestion du changement est un processus qui met en œuvre un changement ou des changements dans un projet ou dans une organisation. Vous pouvez considérer un plan de gestion du changement comme une feuille de route qui montre toutes les étapes à suivre depuis l'identification du changement jusqu'à sa réalisation. Ce plan définit non seulement le cours par lequel vous pouvez exécuter le changement, mais demande comment cela affectera le projet ou l'organisation, comment les flux de travail seront affectés et s'il modifiera votre relation avec vos clients ou vos équipes.

Gérer le changement, récolter les bénéfices

En utilisant un plan de gestion du changement efficace, vous êtes en mesure de gérer le processus et donc d'être plus productif dans son exécution. Il vous aide à contrôler le budget, le calendrier, la portée et les ressources. Cela a même un impact sur votre processus de communication. En fait, le plan de conduite du changement est systémique, touchant à tous les aspects de la gestion de projet. Lorsque cela est fait correctement, cela minimisera l'impact sur votre projet ou votre organisation.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à exécuter votre plan. ProjectManager dispose d'un diagramme de Gantt primé qui peut être utilisé pour créer votre plan de gestion du changement : organiser les tâches, lier les dépendances, définir des jalons et même filtrer le chemin critique. Le plan peut être partagé avec votre équipe, qui peut utiliser nos multiples vues de projet pour mieux collaborer. Vous ne trouverez pas de logiciel de gestion des changements plus facile à utiliser ou plus puissant. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement !

Éléments d'un plan de gestion du changement

Définissez les éléments suivants ci-dessous pour créer un plan de gestion du changement efficace pour votre projet.

• Rôles de gestion du changement : premièrement, qui va faire quoi dans votre plan de gestion du changement ? Qui a le pouvoir de soumettre une demande de modification, qui les examine et qui les autorise ? Vous devrez définir les rôles et les responsabilités pour un contrôle efficace des changements
• Comité de contrôle des modifications : dotez votre comité de contrôle des modifications de personnes qui recevront les demandes de modification et auront le pouvoir de les approuver ou d'y opposer leur veto.
• Développer un processus : vous avez besoin d'un processus afin de soumettre, d'évaluer, d'autoriser, de gérer et de contrôler efficacement les demandes de changement. Sans processus, la gestion du changement est ingérable.
• Formulaire de demande de modification : vous ne pouvez pas avoir de processus, cependant, si vous ne créez pas d'abord un formulaire de demande de modification pour capturer les données. Il est important que les informations que vous collectez soient cohérentes tout au long du projet.
• Journal des modifications : Fondamentalement, il s'agit d'un endroit pour collecter, puis suivre toutes les commandes de modification. Sans un emplacement central où les changements peuvent être identifiés, les demandes approuvées et les affectations documentées, il n'y a aucun moyen de savoir s'il y a eu des progrès.
• Utilisez un outil : Un logiciel de planification de projet peut vous aider à suivre les changements à chaque phase du projet jusqu'à ce qu'il soit finalement résolu.

Comment faire un plan de gestion du changement

Jennifer Bridges, PMP, explique comment créer un plan de gestion du changement dans la vidéo suivante. Elle explique comment le changement est mesuré par rapport à la ligne de base du projet, qui est la description détaillée du temps, du coût, de la portée et de la qualité du projet que vous avez déterminé lors de la planification. Par conséquent, un plan de gestion du changement va prendre cette ligne de base et demander comment, quoi, quand, où, pourquoi et comment comprendre le changement et comment le gérer.

Après avoir regardé la vidéo, assurez-vous d'essayer certains de nos modèles gratuits ci-dessous pour vous aider à gérer le changement et votre projet.

Conseil de pro : Il existe différents types de gestion du changement, et la meilleure façon d'en avoir une compréhension holistique est d'utiliser la triple contrainte. Il existe des processus établis pour aider au processus de gestion du changement, et il est crucial de les connaître. N'oubliez pas non plus que les procédures de gestion des modifications varient en fonction de l'industrie dans laquelle vous évoluez. Par exemple, les formulaires d'ordre de modification sont principalement utilisés dans la construction pour modifier la portée des projets.

Aller plus loin : Parfois, lorsque des changements difficiles se produisent au milieu de l'exécution, une dette technique peut s'accumuler. Apprenez tout à ce sujet et comment le minimiser.

Modèles gratuits de plan de gestion du changement

La gestion des changements peut être mieux planifiée, exécutée et surveillée avec un logiciel de gestion de projet, mais si vous n'utilisez pas cet outil, vous pouvez toujours vous débrouiller avec des modèles. ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits sur son site, qui touchent à tous les aspects d'un projet, y compris le plan de gestion du changement. Vous trouverez ci-dessous trois modèles gratuits pour vous aider à démarrer.

Modifier le modèle de formulaire de commande

Un plan de gestion des modifications commence par la capture de toute révision qui aura un impact sur la portée des travaux de votre projet. Notre modèle de formulaire de demande de modification gratuit pour Excel est l'outil idéal pour vous aider à démarrer du bon pied. Il vous aide à comprendre le changement, de l'opportunité qu'il offre et la raison du changement à combien de temps cela prendra, qui l'a demandé et qui l'autorisera ou le refusera.

Modèle de journal des modifications

Notre modèle de journal des modifications gratuit pour Excel fait partie de tout plan de gestion des modifications approfondi. C'est l'étape suivante une fois qu'un changement a été proposé et autorisé par le chef de projet. Ce modèle gratuit dispose d'un espace pour écrire le type de demande de changement, la date à laquelle elle a été identifiée, une brève description, la priorité et son statut.

Modèle de plan d'action

Exécutez correctement ce plan de gestion du changement avec notre modèle de plan d'action gratuit pour Excel. C'est là que vous pouvez organiser toutes les tâches nécessaires à la mise en œuvre du changement. Vous pouvez noter quelles étapes d'action se produisent au cours de quelle phase du projet, puis les affecter à votre équipe. Ils verront la date de début et la date d'échéance ainsi que les heures prévues que vous prévoyez pour la durée de chaque tâche. Il y a même de la place pour les ressources et les coûts liés aux travaux.

Allez au-delà des modèles de planification avec ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail basé sur le cloud qui connecte des équipes hybrides pour aider à mettre en œuvre des changements dans une organisation ou un projet. Les données en temps réel le rendent collaboratif au cœur et plusieurs vues de projet signifient que n'importe qui dans n'importe quel département, peu importe comment, quand et où il travaille, peut l'utiliser comme il le souhaite, que ce soit dans une liste de tâches, un Gantt ou un tableau Kanban.

Vous avez vu comment un diagramme de Gantt peut organiser le plan de gestion du changement, mais lorsque ce plan est attribué à des équipes qui travaillent peut-être dans un environnement plus agile, elles ont alors besoin d'un outil différent. Les tableaux Kanban visualisent le flux de travail et les flux de travail peuvent être personnalisés pour automatiser les approbations de tâches, par exemple. Les managers ont le contrôle et la transparence, tandis que les membres de l'équipe peuvent gérer leur backlog et collaborer lors de la planification des sprints.

Suivi des modifications sur le tableau de bord

Le suivi du changement est la façon dont vous vous assurez que vos progrès réels sont alignés sur votre plan de gestion du changement. Notre tableau de bord en temps réel obtient des données en direct et calcule les chiffres pour afficher des mesures sur le temps, le coût et plus encore dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Il s'agit d'un rapport d'état chaque fois que vous en avez besoin afin que vous puissiez détecter les problèmes et les résoudre avant qu'ils ne causent des problèmes.

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui connecte des équipes hybrides pour une plus grande productivité. Gérez le changement sans affecter votre calendrier ou votre budget. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui !