Comment rendre la collecte des commentaires sur la campagne moins pénible

« Pouvez-vous revoir cet e-mail pour moi ? Je vous envoie un test rapide ! »

« Hé, pourriez-vous revoir l'e-mail que je vous ai envoyé l'autre jour ? Merci!"

« Attendez, où sont les commentaires de Tom ? »

Si vous avez utilisé l'une de ces expressions au cours du mois dernier, vous avez probablement le blues de l'examen des e-mails. Les symptômes incluent des commentaires dispersés, des commentaires contradictoires, des heures de rebond entre les commentaires et l'édition et une augmentation des maux de tête.

Malheureusement, c'est une tendance que notre communauté connaît de plus en plus. Au cours des dernières années, notre rapport State of Email Workflows a révélé un pourcentage en baisse de spécialistes du marketing qui estiment que leur processus de révision des e-mails est juste.

Pour certains, le processus d'approbation par courrier électronique est trop lourd. En moyenne, les spécialistes du marketing passent 4,2 heures à recueillir des avis et des approbations pour un seul e-mail, ce qui est généralement plus long qu'il n'en a fallu pour le coder. D'autres peuvent être aux prises avec un flux de travail de révision des e-mails trop laxiste, ce qui entraîne des erreurs qui passent entre les mailles du filet.

Cela doit-il vraiment être ainsi ? Explorons.

Qu'est-ce qui peut ruiner les révisions et les approbations par e-mail

En théorie, vous devriez pouvoir accueillir le processus de révision des e-mails à bras ouverts. Quiconque a déjà fait remarquer à un membre de l'équipe un défaut évident que vous avez totalement ignoré comprend à quel point il est agréable d'avoir un regard neuf sur votre travail.

Alors, quelle est la cause de cette terrible épidémie de révision ? Il y a trois principaux coupables.

Problème n° 1 : Commentaires éparpillés

Imaginez que vous vouliez vous préparer un sandwich pour le déjeuner, mais que le pain est dans la salle de bain, les légumes sont dans le garage et le fromage est dans votre garde-robe. Se promener pour rassembler les ingrédients et se retrouver dans la cuisine prendrait du temps et serait ennuyeux.

Cela peut sembler un scénario ridicule, mais c'est ce à quoi les spécialistes du marketing par e-mail doivent faire face lorsqu'ils ont besoin d'obtenir les commentaires de différents actionnaires. Nous avons demandé à notre communauté comment elle recevait les commentaires par e-mail, et de nombreux spécialistes du marketing ont indiqué qu'ils utilisaient plusieurs canaux pour collecter des commentaires sur un seul e-mail .

Le moyen le plus courant de recevoir des commentaires était par e-mail, 75 % des personnes déclarant utiliser cette méthode. Oh génial. Plus de choses dans votre boîte de réception ! Naturellement, cela semble être un endroit naturel pour envoyer des commentaires en réponse aux e-mails de test, mais des informations importantes peuvent se perdre dans le fil de discussion. 25 % des personnes qui utilisent Slack pour obtenir des commentaires peuvent être confrontées à des problèmes similaires en parcourant les conversations pour trouver un commentaire particulier.

Une autre méthode populaire pour recueillir les avis par e-mail est la communication verbale, 28 % d'entre eux gérant les avis de cette façon. Bien que le fait de parler face à face avec quelqu'un minimise le risque que vous ayez un malentendu sur l'intention, cela ne laisse pas non plus de « trace écrite ». Avec tout le reste dans votre assiette, vous pouvez facilement oublier les détails d'une conversation.

21 % des spécialistes du marketing collaborent via Google Docs ou d'autres documents partagés. La bonne nouvelle est que cette méthode consolide un peu mieux les notes qu'un fil de conversation dans un e-mail. Cependant, il y a l'étape supplémentaire de traduire les commentaires sur un document en e-mail réel dans un autre programme.

La liste des méthodes utilisées pour collecter les approbations par courrier électronique s'allonge encore et encore. Cependant, le problème n'est pas tant de savoir quel canal vous utilisez. Les maux de tête commencent vraiment à apparaître lorsque différents membres de l'équipe envoient des commentaires par diverses méthodes. Ensuite, le chef de projet doit réconcilier toutes les informations et les traduire en modifications réelles.

Problème n°2 : aucun flux de travail établi

Un autre problème qui fait que les révisions par e-mail traînent en longueur est l'absence d'un flux de travail établi. En termes simples, s'il n'y a pas d'attentes, personne ne peut les satisfaire. Il est utile de travailler sur des détails tels que :

• À quelle vitesse les gens doivent-ils partager des commentaires ?
• Quel type de retour recherchez-vous ?
• Qui a le dernier mot sur les décisions individuelles ?
• Comment gérez-vous les opinions contradictoires ?

Sans procédure d'exploitation standard, vous réinventez à chaque fois le processus d'approbation des e-mails.

Problème n°3 : Trop d'opinions

Enfin, les avis par e-mail deviennent écrasants s'il y a trop de cuisiniers dans la cuisine. Même un seul canal de commentaires sera écrasant s'il y a trop de personnes. Il peut être tentant de penser que plus de commentaires équivaut à la perfection des e-mails, mais il y a une limite à l'utilité de plus de commentaires.

Avoir de nombreux membres de l'équipe impliqués dans la révision des e-mails n'est pas seulement mauvais pour les spécialistes du marketing par e-mail. Chaque service ou responsable supplémentaire que vous amenez doit prendre du temps pour ajouter des commentaires. Bien que certains de ces commentaires soient importants, d'autres peuvent mieux servir l'entreprise en gardant leurs talents ailleurs.

Comment créer le workflow de révision des e-mails de vos rêves

Les avis par e-mail sont un goulot d'étranglement pour de nombreuses équipes de messagerie, ce qui signifie simplement qu'il s'agit d'un domaine prioritaire à améliorer. Il existe deux leviers que vous pouvez utiliser pour repenser votre workflow d'approbation d'e - mails : le qui et le comment.

Limitez le nombre de réviseurs d'e-mails à 2 ou trois membres de l'équipe

L'amélioration de votre processus de révision des e-mails commence par un examen attentif des personnes impliquées dans votre flux de travail.

Le point idéal de la collaboration est d'avoir 2-3 personnes qui contribuent aux avis par e-mail. De cette façon, vous pouvez obtenir quelques avis sans avoir à répondre aux préférences de chacun. Ces quelques personnes peuvent faire partie de votre équipe de messagerie ou s'étendre à des services tels que le service juridique. Si vous ne savez pas qui éliminer de l'examen quotidien des e-mails, commencez par le haut. C'est-à-dire l'équipe de direction.

27 % des spécialistes du marketing reçoivent des commentaires de la direction ou de l'équipe d'exploitation, et ces équipes sont plus susceptibles de considérer leurs processus d'approbation comme trop lourds. S'il s'agit toujours d'un processus d'examen précieux pour vous, alors, par tous les moyens, conservez-le. Pour la plupart des organisations, cependant, le leadership exécutif serait mieux servi par des conseils sur la stratégie de haut niveau, par opposition à des e-mails uniques.

Convenir des délais et de la structure du processus d'examen

Une fois que vous avez décidé qui est essentiel pour votre processus d'examen, réfléchissez à la manière dont il doit être structuré. Quels sont les délais réalistes pour la collecte et la mise en œuvre des commentaires ? Est-ce que tout le monde est invité à examiner un e-mail en même temps, ou passe-t-il par différents niveaux de « filtre » d'examen ? La communication contribue grandement à s'assurer que tout le monde est à bord avec les mêmes attentes.

Choisissez un outil pour centraliser tous les retours

Après avoir trié votre équipe de révision des e-mails et votre calendrier, il est temps de mettre de l'ordre dans vos outils. La partie la plus importante du « comment » de votre processus de révision des e-mails est que tout le monde utilise une méthode unique pour partager des commentaires. Même un seul fil de discussion très long vaut mieux qu'un e-mail, un Slack, un commentaire Google Drive et un Post-It de votre patron.

Réduisez de moitié le temps de révision des e-mails avec Litmus Proof

Si vous voulez vous simplifier encore la vie, pensez à utiliser Litmus Proof . Cette fonctionnalité de collaboration consolide les commentaires de chacun aux côtés de votre code de messagerie et de vos tests. Vous pouvez inviter votre équipe principale à passer en revue, et ils peuvent laisser des commentaires à des endroits spécifiques dans l'e-mail.

Vous devrez abandonner les commentaires et votre équipe pourra voir les notes de tout le monde, évitant ainsi les doublons. En plus de partager des épreuves au sein de votre compte Litmus, vous pouvez également partager des liens vers des épreuves par courrier électronique via un lien public à joindre aux outils de gestion de projet.

Curieuse? En savoir plus sur Litmus Proof .