Comment créer un calendrier de projet pour la gestion de projet

Qu'est-ce qu'un calendrier de projet ?

Un calendrier de gestion de projet est l'un des nombreux formats d'affichage d'un calendrier de projet. Dans ce cas, le format est celui que nous connaissons tous très bien - quelle que soit notre expertise en gestion de projet, nous avons tous vu un calendrier. Pour cette raison, les calendriers de projet sont un excellent moyen de partager des informations sur le calendrier du projet avec tous les membres de l'équipe.

Dans cet esprit, les calendriers de planification de projet sont un peu plus complexes que celui que vous utilisez dans votre vie quotidienne. Bien que leur format soit familier, ils incluent un plus large éventail d'informations.

Pourquoi les calendriers de gestion de projet sont-ils importants ?

Il y a une raison pour laquelle nous comptons toujours sur un calendrier traditionnel. Ce sont d'excellents outils pour visualiser le passage du temps et créer un emploi du temps. Les chefs de projet s'appuient sur des vues de calendrier pour illustrer les horaires dans un style facile à digérer, souvent en conjonction avec un diagramme de Gantt, pour afficher les informations aussi complètement que possible. Cela dit, un calendrier de planification de projet est une excellente première étape à franchir avant de définir un calendrier.

Les calendriers de projet présentent toutes les informations dont les équipes ont besoin sur le calendrier du plan de projet dans un format facile à comprendre. Il faut un œil exercé pour discerner tout ce qu'un diagramme de Gantt montre, et, pour beaucoup, des formats comme ceux-ci sont un peu écrasants. Un calendrier de projet, en revanche, est extrêmement simple. Chaque membre d'une équipe est différent, et le fait d'avoir un calendrier de projet à portée de main permet de tenir compte de leurs diverses préférences.

Que contient un calendrier de projet ?

Les calendriers de projet doivent afficher plus que des dates d'échéance importantes. Ce ne sont qu'une partie du puzzle. Si un calendrier de projet ne montre que cet élément du calendrier du projet, les membres de l'équipe seront obligés de référencer d'autres documents, ce qui peut entraîner confusion et erreurs.

Au lieu de cela, créez un calendrier de projet qui regroupe toutes les informations de planification du projet au même endroit. Ces informations incluent les tâches, les ressources, les lignes de base, les dates d'échéance et plus encore.

Comment créer un calendrier de projet dans ProjectManager

Les règles de création d'un calendrier de projet ne sont pas immuables. La façon dont vous abordez un calendrier dépend du projet, de l'équipe et de vos préférences personnelles. Dans cet esprit, vous devrez suivre quelques étapes pour tout calendrier de gestion de projet.

1. Créer des tâches : la création de tâches est un élément essentiel de la création de tout calendrier de projet, et si vous créez un calendrier de projet, il y a de fortes chances que vous ayez déjà une liste de tâches. Il est maintenant temps de transférer ces tâches de la liste vers le calendrier de gestion de projet. Lorsque vous le faites, il est important d'« étoffer » les tâches et de fournir autant de détails que possible. Cela inclut tous les destinataires, liens, images, messages, etc. Les meilleurs calendriers de projet conservent toutes ces informations au même endroit.
2. Définir des priorités : être prêt à mélanger les tâches est un élément très important de la création d'un calendrier de projet. Même avec la meilleure planification de projet , les choses ne se passent pas toujours comme nous le pensons. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose, cela signifie simplement que nous devons être préparés à des résultats différents. Une façon de le faire est de définir des priorités pour chaque tâche. En définissant une priorité élevée, moyenne ou faible, vous pouvez déplacer les tâches sans compromettre les livrables importants.
3. Réviser avec différents filtres : Avant de verrouiller votre calendrier de planification de projet, vous voudrez le revoir sous différents angles. Cela se fait en utilisant des filtres pour ne voir que certains aspects du calendrier. Par exemple, essayez de filtrer votre calendrier par membre de l'équipe pour examiner les charges de travail. Ensuite, filtrez par priorité de tâche pour voir quels éléments hautement prioritaires sont les plus proches les uns des autres. Toutes ces informations éclairent les décisions concernant les ajustements à apporter au calendrier pour de meilleurs résultats.

Comment suivre des projets avec un calendrier de projet

Une façon de suivre les projets avec un calendrier de projet consiste à comparer les dates d'échéance des tâches à l'avancement et à estimer si les tâches sont sur la bonne voie pour être terminées à temps. Une autre façon de le faire est d'utiliser un calendrier pour afficher les ressources, ainsi que les dates importantes.

L'utilisation d'un calendrier de ressources comme celui-ci permet de comparer facilement le plan à la réalité. Comparez simplement l'emplacement prévu des ressources à l'état actuel de ces ressources.

Meilleures pratiques pour créer un calendrier de gestion de projet

Les calendriers de projet sont propres à chaque équipe. En fait, une partie de la beauté d'un calendrier de planification de projet est le potentiel de personnalisation. Cela dit, il y a quelques règles de base importantes à suivre afin d'éviter de tomber dans les pièges du calendrier des projets :

Code couleur

Parce que les calendriers de projet sont utilisés depuis aussi longtemps qu'ils le sont, les gens ont appris quelques astuces pour en tirer le meilleur parti. L'un d'eux est le code couleur. Le codage couleur n'est pas qu'une question d'esthétique. Il s'agit de rendre les calendriers de projet faciles à comprendre, en un coup d'œil.

Lorsque vous savez quelles couleurs représentent quoi sur votre calendrier de gestion de projet , il n'est pas nécessaire de lire les détails chaque fois que vous avez besoin d'informations. Cela améliore grandement l'efficacité. Et, pour les apprenants visuels et les travailleurs, le codage couleur signifie que les calendriers ont encore plus de sens.

Tenir compte des charges de travail

Les calendriers de projet offrent un excellent moyen de vérifier les charges de travail individuelles et d'effectuer des ajustements, en vous donnant la possibilité de filtrer votre calendrier par responsable de tâche avant d'attribuer un nouveau travail. Cela vous permet de voir à quel point l'emploi du temps de quelqu'un peut être occupé ou ouvert. Bien sûr, vous pouvez également vérifier la charge de travail d'autres manières, mais l'avoir sur le calendrier du projet rationalise le processus. Certains chefs de projet choisissent même d'attribuer un code couleur à leurs calendriers en fonction des membres de l'équipe.

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de représenter les charges de travail, vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe occupe « trop d'espace » sur le calendrier. Cela indique que quelqu'un se noie plus que probablement dans les tâches, ce qui peut affecter la qualité du travail ou même le calendrier du projet . Heureusement, les calendriers sont un excellent moyen de vérifier ces détails en quelques secondes.

Créer des imprévus

Il est très utile de définir des priorités pour les tâches. En plus de vous éviter de dépasser les dates d'échéance critiques, ces priorités créent également une feuille de route pour les plans d'urgence. Plus que probablement, les choses ne se dérouleront pas exactement comme elles sont indiquées sur le calendrier du plan de projet . C'est pourquoi les meilleurs chefs de projet ont mis en place des plans pour adapter l'ensemble du calendrier du projet à chaque revers potentiel.

Il ne suffit pas d'être prêt pour un seul scénario. Au lieu de cela, les chefs de projet doivent «jouer» avec des calendriers afin de tracer différents itinéraires vers la même destination (cette destination étant le projet terminé). La bonne nouvelle est que les calendriers de gestion de projet en ligne facilitent ce processus d'expérimentation et permettent aux utilisateurs d'essayer autant de plans d'urgence qu'ils peuvent imaginer sans rien perdre de leur travail original.

ProjectManager a les meilleurs calendriers de projet

La vue Calendrier de ProjectManager permet aux utilisateurs d'accéder au meilleur calendrier de projet en ligne du jeu et de le rendre 100 % unique pour vous. La mise en route est simple. Créez simplement des tâches comme vous le souhaitez, que ce soit via des diagrammes de Gantt, des cartes Kanban, des listes de tâches ou dans la vue du calendrier elle-même.

Besoin de poser une question à un membre de l'équipe sur une certaine tâche ? Il n'est pas nécessaire de sauter à votre e-mail. Ouvrez simplement la tâche et identifiez la personne dans un commentaire.

Les diagrammes de Gantt

En plus de la vue du calendrier du projet, ProjectManager propose des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban et des listes de tâches pour vous offrir les meilleurs outils de gestion de projet pour planifier et exécuter vos projets. Un diagramme de Gantt vous permet de contrôler le calendrier de votre projet, d'attribuer des tâches aux membres de votre équipe, de définir des jalons et de collaborer avec votre équipe en temps réel.

La vue du calendrier de ProjectManager vous permet de disposer votre travail sur un calendrier traditionnel, donnant à toute votre équipe un point d'accès pour voir le calendrier de travail. Démarrez ProjectManager gratuitement pendant 30 jours et découvrez comment l'accès à nos outils de gestion du travail vous aidera à réussir votre prochain projet.