Comment gérer l'environnement du projet de l'initiation à la clôture

Gérer un projet est difficile. Vous avez un délai à respecter et des budgets à tenir. Et dans cette voie étroite, vous devez fournir un produit ou un service de qualité.

Et ce n'est que le projet ! Qu'en est-il de toutes ces choses qui peuvent avoir un impact sur le projet ? Il y a des forces indépendantes de votre volonté qui peuvent détourner votre travail. Il y a même des problèmes qui peuvent survenir de votre équipe ou des parties prenantes.

Tous ces éléments constituent l'environnement du projet. Tout comme vous vivez dans un environnement qui impacte votre vie, votre projet aussi. Vous devez être conscient de l'environnement du projet et vous préparer à son influence sur votre projet tout au long du cycle de vie de la gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un environnement de projet ?

Un environnement de projet est l'ensemble des forces internes et externes qui s'exercent sur votre gestion de projet. Ce sont des choses à l'intérieur et à l'extérieur du projet qui peuvent avoir un impact sur votre calendrier, votre budget, le moral de votre équipe et bien plus encore.

Le chef de projet doit comprendre l'environnement du projet et planifier de manière proactive la gestion des facteurs susceptibles d'influencer le projet. C'est un peu comme gérer le risque de cette façon.

Considérez l'environnement du projet comme le contexte dans lequel le projet existe. Il existe une vieille expression qui dit : « Le contexte est tout ». Tout chef de projet qui pense qu'il n'a pas besoin de plus de données est un chef de projet qui va recevoir une dure leçon.

Pourquoi l'environnement du projet est-il important ?

Lors de la gestion d'un projet, il est naturel de définir ses objectifs, sa portée, son budget et son calendrier, mais vous négligez souvent l'environnement de gestion de projet. Faites cela à vos risques et périls. Il y a des facteurs en jeu que vous devez identifier et gérer pour vous assurer de mener à bien le projet.

Par exemple, où se déroule le projet et cet espace présente-t-il des risques potentiels ? Il pourrait y avoir un tremblement de terre, un ouragan ou même quelque chose d'aussi simple qu'une mauvaise infrastructure qui rend difficile l'acheminement de vos ressources sur le chantier.

Un autre facteur est l'environnement social. Que pense la communauté locale du projet ? Seront-ils contrariés et pourraient-ils entraver votre progression ? Cela pourrait également être moins dramatique, comme la démographie de la zone qui pourrait influencer le plan de gestion du projet d'une manière ou d'une autre.

L'environnement du projet est de la plus haute importance. La collecte de ces informations est l'endroit où le logiciel de gestion de projet peut vous aider. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui vous permet de télécharger un nombre illimité de documents et d'images sur l'outil. Organisez-les sur notre vue de liste et ils sont toujours à portée de main, que vous soyez sur place, au bureau ou même à la maison. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !

Éléments clés de l'environnement du projet

Deux des principaux éléments d'un environnement de projet sont des facteurs internes et externes :

Structure organisationnelle et culture organisationnelle

La structure organisationnelle a un impact sur la façon dont vous gérez le projet. Ce sont les différents systèmes qui décrivent comment les processus sont exécutés pour atteindre les objectifs de l'organisation et, à leur tour, le fonctionnement du projet. De plus, la culture organisationnelle façonne également la façon dont vous exécutez le projet.

Environnement physique

L'autre facteur clé est l'environnement physique. Cela inclut l'écologie locale à la géographie physique - météo, contraintes d'accès au site, services publics, disponibilité des services locaux et disponibilité des ressources humaines et matérielles. Ce sont des facteurs externes, car ils échappent au contrôle de votre organisation.

Environnement politique

L'environnement politique dans lequel le projet se déroule peut avoir un impact sur la manière dont l'équipe du projet interagit avec les parties prenantes. Il peut y avoir des activités illégales en jeu, telles que la corruption, des différences dans les politiques locales et nationales, des changements de pouvoir ou d'influence politique, etc.

Il y a aussi des questions culturelles et religieuses à considérer. Ceux-ci peuvent entraîner une modification de votre plan de projet en raison de l'hébergement du personnel dans les installations de travail, des vacances, des heures de travail acceptables et des considérations de sécurité.

Autres facteurs internes de l'environnement du projet

D'autres facteurs internes incluent les outils, les compétences et l'expérience de votre équipe. Quelle est leur disponibilité ? Ont-ils besoin de formation ? Avez-vous les outils dont vous avez besoin? Cela peut avoir un impact sur la rapidité et l'efficacité du projet, ainsi que sur la portée et les normes.

Les forces extérieures comprennent également les conditions du marché, qui changent constamment. Selon l'environnement économique, vous pourriez ne pas avoir la capacité de financer le projet. Il pourrait y avoir un manque de ressources humaines et matérielles.

N'oubliez pas les parties prenantes du projet. Les comprendre peut être l'un des aspects les plus importants de la gestion d'un environnement de projet. Connaître son expérience, la culture dont il est issu, la structure dans laquelle il travaille, son appétence pour le risque, ses priorités, etc.

Environnement de projet et cycle de vie de la gestion de projet

L'une des meilleures façons de gérer l'environnement du projet consiste à suivre les phases du projet. Un projet comporte cinq phases : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle et clôture. Lors de chacune de ces phases de gestion de projet, vous devez prendre en compte l'environnement du projet.

• Lancement du projet : Cette phase est celle où vous déterminez si le projet est viable. Les considérations relatives à l'environnement de votre projet incluent l'identification des besoins de vos clients, la réalisation d'une étude de faisabilité et l'alignement de la planification du projet sur les objectifs de l'organisation.
• Planification de projet : la planification de projet implique la création d'un budget, d'un calendrier et l'analyse des risques (qui est une composante majeure de tout environnement de projet). C'est vous qui décidez de ce qui sera fait par l'équipe de projet interne et de ce qui sera sous-traité.
• Exécution du projet : Lorsque vous exécutez le projet, l'environnement du projet inclut les ressources et l'équipement nécessaires pour effectuer les tâches. L'équipe gardera un œil sur les risques et identifiera les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Tous les tests et vérifications des performances auront également lieu.
• Suivi et contrôle : Ces deux activités se déroulent en même temps que l'exécution du projet. À ce stade, l'environnement du projet s'étend pour inclure des processus et des outils qui suivent les progrès et les performances. Tout écart par rapport au plan de gestion du projet sera signalé et des ajustements seront apportés pour maintenir le projet sur la bonne voie.
• Clôture du projet : la clôture a lieu une fois que le livrable final a été achevé. Maintenant, les détails doivent être réglés. L'environnement du projet à ce stade comprend la gestion du processus d'examen et d'acceptation, le règlement de tous les comptes ouverts et la clôture des contrats. Ceci est suivi d'un examen du projet, documentant toutes les leçons apprises et fermant tous les dossiers du projet.

Exemple d'environnement de projet

Prenons un moment pour réfléchir à l'environnement du projet d'un prolongement d'autoroute.

1. Premièrement, le projet est exécuté à l'extérieur. Vous devez penser à l'environnement physique et déterminer la meilleure saison pour exécuter le projet, de préférence lorsque le sol n'est pas détrempé par la pluie ou gelé en hiver.
2. Ensuite, il y a l'environnement politique à considérer. L'État ou le comté est-il d'accord avec le projet et dispose-t-il de fonds suffisants pour l'exécuter ? Existe-t-il des politiques ou des réglementations susceptibles d'avoir un impact sur le projet ? Y a-t-il une bonne volonté politique pour l'achever?
3. Quel est l'impact environnemental du projet et bénéficie-t-il du soutien de la communauté ? Si vous n'avez pas les locaux derrière le projet, il peut y avoir une impasse. Il peut également y avoir des problèmes de sécurité pour le site - ou peut-être que l'autoroute est proposée pour traverser des terres protégées dans une certaine mesure.
4. Un environnement de projet interne peut inclure la complexité de la conception et les ressources humaines disponibles pour exécuter ce plan. Cela peut avoir un impact sur la rapidité et l'efficacité de votre travail. Un environnement externe à considérer est si les conditions du marché soutiennent le projet. Cela peut modifier la portée du projet.

L'environnement du projet touche tous les aspects du projet. Les problèmes les plus évidents et les plus importants sont souvent les plus difficiles à voir. C'est pourquoi la gestion de l'environnement du projet ne doit jamais être considérée comme acquise.

Comment ProjectManager vous aide à gérer l'environnement du projet

ProjectManager peut surveiller et gérer l'environnement du projet à travers les cinq phases de votre projet. Il peut collecter des documents de projet et servir de hub central pour tous les enregistrements de projet, connectant les équipes sur sa plateforme collaborative pour les aider à planifier, suivre et rendre compte de l'environnement du projet afin de maintenir le cap.

Planifiez du début à la fin sur les diagrammes de Gantt

Les plans de projet doivent tenir compte de l'environnement du projet. Les diagrammes de Gantt de ProjectManager sont suffisamment robustes pour organiser toutes les activités de votre projet, lier les dépendances qui peuvent retarder votre progression et même définir une ligne de base une fois que vous avez créé le calendrier du projet. Avec une ligne de base, vous pouvez voir rapidement l'écart du projet et en temps réel car notre logiciel est mis à jour instantanément lorsque l'état du projet est classé.

Obtenez un statut en temps réel avec des tableaux de bord en direct

Obtenir une vue de haut niveau du projet vous permet de voir l'environnement complet du projet et de capturer rapidement les problèmes afin qu'ils puissent être résolus rapidement avant d'avoir un impact négatif sur le projet. Le tableau de bord en direct de ProjectManager n'a pas besoin d'être configuré comme sur les outils légers, mais est prêt à fonctionner quand vous l'êtes. Il collecte des données en temps réel et calcule automatiquement les métriques du projet qui sont ensuite affichées dans des graphiques et des tableaux faciles à lire.

Les rapports en un clic fournissent des données rapidement

Si vous avez besoin d'examiner les données de plus près, utilisez les rapports en un clic de ProjectManager. Générez des rapports sur les écarts de projet, les tâches, les coûts et bien plus encore. Tous nos rapports peuvent être filtrés pour vous permettre de vous concentrer uniquement sur les informations que vous souhaitez voir. Vous pouvez filtrer les rapports pour montrer ce sur quoi les parties prenantes souhaitent également être mises à jour, puis les partager facilement avec elles.

De la planification à la clôture, notre logiciel possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer l'environnement de votre projet et atténuer les risques qui y sont associés. Recevez des notifications, des outils de gestion des ressources et des tableaux kanban qui visualisent le flux de travail de votre équipe afin que vous puissiez détecter les goulots d'étranglement et réaffecter rapidement les ressources pour que les équipes continuent de travailler à pleine capacité. De plus, vous obtenez plusieurs vues de projet afin que chaque membre de l'équipe puisse travailler comme il le souhaite et rester à jour.

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