Comment gérer les attentes des parties prenantes

Les parties prenantes sont des personnes ayant un intérêt direct dans le projet. Ils voudront savoir comment le projet progresse et s'il est prévu de livrer à temps et dans les limites de son budget. Les chefs de projet doivent gérer les attentes de leurs parties prenantes.

Quelles sont les attentes des parties prenantes ?

Les attentes des parties prenantes sont les critères selon lesquels une partie prenante considérera le projet comme un succès. Il s'agit généralement d'une combinaison de choses, de la livraison du produit ou du service final répondant aux attentes de qualité définies par les parties prenantes à la finition du projet dans les délais et dans les limites du budget.

Les parties prenantes voudront des mises à jour régulières et les chefs de projet peuvent utiliser ces présentations des parties prenantes pour gérer leurs attentes. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé doté de fonctionnalités de création de rapports personnalisables qui peuvent être facilement partagées dans une variété de formats pour tenir les parties prenantes informées. Il est facile de générer des rapports d'état et de portefeuille, ainsi que des rapports sur la variance qui peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données susceptibles d'intéresser les parties prenantes. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi est-il important de gérer les attentes des parties prenantes ?

La dernière chose qu'un chef de projet souhaite, c'est que les parties prenantes interrompent leurs opérations quotidiennes de gestion d'un projet avec des questions sur l'avancement et les dépenses. Ce sont des questions légitimes, mais si un chef de projet ne possède pas cette conversation, cela l'éloignera du travail essentiel du projet et pourrait même compromettre le plan du projet.

Bien sûr, toutes les parties prenantes ne sont pas des clients. Toute personne ayant un intérêt direct dans le projet est une partie prenante. Les membres de l'équipe sont des parties prenantes. La gestion de leurs attentes renforcera la confiance et développera de meilleures relations avec l'équipe. Cela booste le moral et la productivité. La gestion des attentes des parties prenantes est si importante car elle conduit au bon déroulement du projet.

Comment gérer les attentes des parties prenantes en 6 étapes

Il peut être difficile de gérer les attentes des parties prenantes, mais c'est une partie importante de la gestion de projet. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour maîtriser ce processus.

1. Identifiez vos parties prenantes

Avant de pouvoir gérer les attentes des parties prenantes, vous devez savoir qui elles sont. Identifiez toutes les parties prenantes du projet et leurs intérêts dans le projet afin que vous puissiez comprendre comment elles sont liées au projet.

2. Cartographiez vos parties prenantes

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, utilisez une carte pour visualiser leur relation avec le projet. Une carte des parties prenantes comporte quatre quadrants, restez satisfait, gérez étroitement, surveillez et restez informé. Vous placerez chaque partie prenante dans le quadrant approprié pour mieux comprendre comment les traiter.

3. Recueillez les attentes de vos parties prenantes

Comprendre les attentes en les interrogeant et en obtenant leur point de vue, par exemple sur les critères qu'ils prendraient en compte pour un projet réussi. Ces informations vous aideront à gérer leurs attentes tout au long du cycle de vie du projet.

4. Créez un document sur la portée du projet et faites-le approuver par les parties prenantes

Un document de portée explique les limites du projet. Il établira les responsabilités de l'équipe et établira des procédures sur la façon dont le travail terminé est vérifié et approuvé. Laissez vos parties prenantes examiner ce document et l'approuver avant de le mettre en œuvre afin qu'elles comprennent comment le projet va avancer.

5. Créer un plan de gestion des parties prenantes

Un plan de gestion des parties prenantes est utilisé pour définir et documenter l'approche et les actions visant à accroître le soutien des parties prenantes et à réduire tout impact négatif qu'elles pourraient avoir sur le projet. Cela implique d'identifier les parties prenantes et de définir le niveau de pouvoir et d'influence qu'elles ont sur le projet.

6. Communiquer avec les parties prenantes tout au long de l'exécution du projet

Une fois que vous avez un plan, vous devez tenir les parties prenantes informées. Découvrez comment chaque partie prenante souhaite être mise à jour et la fréquence de ces mises à jour. Ensuite, vous pourrez donner à chaque partie prenante des présentations au besoin pour les tenir à jour, que ce soit en personne, par courriel, etc.

Vidéo : Conseils pour gérer les attentes des parties prenantes

Les chefs de projet doivent parfois répondre aux attentes divergentes de multiples parties prenantes. Dans cette vidéo avec notre propre Jennifer Bridges, PMP, apprenez à gérer les attentes des parties prenantes et assurez-vous qu'elles correspondent à votre projet.

Voici quelques-uns des conseils que tout chef de projet devrait suivre lorsqu'il gère les attentes des parties prenantes.

• Documenter les parties prenantes : tout le monde n'est pas partie prenante.Très souvent, lorsqu'un projet est lancé, il y a différentes personnes au sein de l'organisation, des membres du client, des membres de l'équipe et des partenaires fournisseurs qui essaient de donner un impact et des commentaires et demandent des modifications au plan de projet et nous devons nous rappeler qu'ils ne sont pas nécessairement parties prenantes. Généralement, toutes les organisations qui sont impactées par le projet ont des parties prenantes qui sont représentées sur le projet et des membres du comité de contrôle des changements. Mais ils ont un représentant auquel ils s'adressent et à qui ils rendent compte de l'organisation, donc tout le monde n'est pas partie prenante.
• Appliquer le processus : il est important, en tant que chef de projet, de maintenir l'alignement des processus afin que d'autres personnes de l'organisation, peut-être un chef de projet ou les membres de votre équipe, leur fassent savoir qu'il existe un processus, un processus de gestion du changement.Donc, si un retour d'information doit passer par le projet ou si des décisions doivent être prises, il doit passer par le processus formel de gestion du changement. Encore une fois, sachant que même si vous appliquez un processus, vous devez parfois ajuster votre processus, afin de le maintenir à jour et de garder tout le monde au sein du projet et en dehors du projet sur la bonne voie.
• Fournissez des rapports d'état fréquents et réguliers : les parties prenantes ont généralement plusieurs projets en cours, elles assistent donc à un million de réunions, elles ont un million de tâches dont elles sont responsables et elles consultent de nombreux rapports de projet pour essayer de prendre des décisions.Ils comptent donc sur vous, le chef de projet, pour documenter, gérer et livrer les choses. C'est pourquoi il est important de fournir des rapports d'état fréquemment, régulièrement, à jour et dans le format qui convient à vos parties prenantes. N'oubliez pas que les cadres ont besoin d'un statut différent de celui des membres de l'équipe. Les membres de l'équipe peuvent avoir besoin de plus de détails sur leur tâche, les cadres peuvent avoir besoin de plus de détails sur l'état général du projet et la santé du projet.
• Posez des questions : Ensuite, contactez régulièrement la base et posez des questions à vos parties prenantes.Contactez-les à nouveau, restez en contact constant et contactez la base et dites : « Comment ça se passe, que pensez-vous du projet ? » « Est-ce que cela répond à vos attentes ? » Ainsi, en posant des questions, vous pouvez voir quelles sont leurs préoccupations au lieu d'assister à une réunion de direction et d'être le dernier à savoir que vous allez être touché par quelque chose que votre équipe a manqué ou que vous, en tant que chef de projet, avez manqué.
• Dissiper les mythes : Parce que les parties prenantes ont de multiples projets, tant de choses se passent, il leur est difficile de suivre, il y a différentes personnes au sein du projet, en dehors du projet qui donnent des informations et c'est là que les mythes surgissent.Là où les gens font des hypothèses et des inexactitudes sur les choses, il est donc important de constamment dissiper ces mythes en cours de route et de faire en sorte que les gens disent la vérité sur ce qui se passe réellement dans le projet.

Nous pensons donc que c'est la once de prévention qui vous fera économiser une livre de remède pour maintenir les attentes de vos parties prenantes alignées et sur la bonne voie. Suivez ce conseil simple et vous aurez géré les attentes de vos parties prenantes. Mieux encore, vous aurez épinglé ces attentes à un calendrier aligné sur votre projet. Merci d'avoir regardé!

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Une carte des parties prenantes visualise comment vous gérerez chaque partie prenante. En plaçant vos parties prenantes sur notre modèle gratuit de carte des parties prenantes pour Excel, vous pouvez tracer le niveau d'intérêt et d'influence de chacune.

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