Comment planifier un événement : étapes, conseils et liste de contrôle pour la planification d'un événement

Besoin de savoir comment organiser un événement ? Si vous planifiez un grand événement comme une conférence, nous pouvons vous aider à créer, structurer et mettre en page avec succès votre plan d'événement. Ce blog passera en revue tout ce que vous devez prendre en compte lors de la planification d'un événement, y compris les étapes de planification de l'événement, des conseils et une liste de contrôle facile à utiliser.

Qu'est-ce qu'un plan d'événement ?

Un plan d'événement définit comment un événement sera exécuté. Il aborde tous les composants d'un événement tels que les dates de début et de fin, le budget, le lieu, le marketing, les participants et plus encore.

La portée et la complexité du plan d'événement peuvent varier en fonction de la taille de l'événement, mais les défis fondamentaux restent les mêmes. La plupart d'entre nous ont une certaine expérience dans la planification d'un événement, que ce soit à la maison, au travail ou dans leur communauté. Pour cet article, concentrons-nous sur les grands événements.

Planifier un événement

La plupart d'entre nous ont une certaine expérience dans la planification d'un événement, que ce soit à la maison, au travail ou dans leur communauté. Pour cet article, concentrons-nous sur les grands événements.

Une conférence est un type courant de grand événement, donc pour nos besoins de gestion d'événements, parlons d'une conférence TEDx à laquelle nous avons participé pour illustrer comment planifier un événement. Cet exemple est un bon scénario pour expliquer la structure et les défis de la planification d'un grand événement, ainsi que les avantages de la planification d'un événement avec un logiciel.

Éléments clés de la planification d'événements

La première chose à considérer lors de la planification d'un événement est la date. C'est une ancre qui ne peut pas changer. Vous voudrez également estimer le nombre de participants. Ce seront deux éléments essentiels qui aideront à éclairer les autres aspects de la planification de votre événement.

Décomposons les autres composants pour mettre en place un événement. Ils sont résumés ci-dessous :

• Événement : Tout d'abord, vous devez avoir un événement quelconque à planifier, bien sûr. Cet événement va nécessiter une série de responsabilités, tournant autour de ses opérations, de ses fonctions juridiques et comptables.
• Budget : Estimez tous les coûts de votre événement et créez un budget. Votre budget disponible influencera de nombreuses décisions de gestion d'événements telles que votre lieu, les méthodes de marketing et de publicité, etc.
• Lieu : L'événement doit avoir lieu quelque part, ce qui implique la gestion de la logistique, la nourriture et les boissons ainsi que le décor.
• Marketing : Une fois que vous avez sélectionné un lieu, vous devez commencer à y attirer des gens grâce à un programme de marketing qui peut inclure un site Web, une campagne sociale, des e-mails et des travaux d'impression.
• Publicité : La publicité va de pair avec le marketing. Cela peut inclure des publicités à la radio, à la télévision, dans les journaux et dans les magazines.
• Bénévoles : Un grand événement a besoin d'une grande équipe de personnes pour démarrer et se dérouler sans heurts. Cela signifie des bénévoles, ce qui signifie rédiger des contrats, définir leurs rôles, organiser des réunions et déterminer des horaires.
• Conférenciers : Vous devez avoir un conférencier principal ou un groupe de conférenciers pour attirer un public. Cela impliquera des contrats, des conservateurs pour sélectionner le talent, un programme, des biographies et des répétitions.
• Sponsors : Tout cela coûte de l'argent, et le budget d'un grand événement est fourni par ses sponsors. Cela impliquera à nouveau des contrats, du marketing et de la logistique.
• Production : La production va impliquer la création de contrats pendant que vous travaillez sur la création d'un enregistrement audiovisuel des débats, ainsi qu'une diffusion sonore et vidéo pendant l'événement.
• Scène : L'événement se déroule dans un lieu spécifique et sur ce lieu se trouve une scène sur laquelle l'événement proprement dit sera présenté. Cela comprendra généralement un projecteur, un écran, des microphones, une connexion Internet, des batteries, des câbles et plus encore.
• Participants : n'oubliez pas les personnes qui viennent à l'événement ! Vous aurez besoin de communications pour les informer des informations sur l'événement, des processus de paiement pour percevoir les frais, des e-mails pour rester en contact, des directions, des badges et des points d'accès.

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Étapes de planification d'événement

Eh bien, nous venons de parcourir beaucoup de choses sur la planification d'événements, alors décomposons ces conseils en étapes concrètes. Ces étapes de planification d'événement vous guideront vers le succès. Continuons avec notre exemple de conférence.

• Étape 1. Déterminez les buts et objectifs de votre événement
• Étape 2. Constituez votre équipe
• Étape 3. Établir un budget d'événement
• Étape 4. Choisissez la date et le lieu
• Étape 5. Sélectionnez les haut-parleurs
• Étape 6. Marketing événementiel et publicité
• Étape 7. Exécutez votre événement

Lorsque vous décomposez votre plan d'événement en étapes gérables, l'ensemble du processus semble beaucoup moins intimidant. Cependant, il y a quelques autres choses à garder à l'esprit lors de la planification de votre événement.

Conseils de planification d'événements

Malheureusement, il y aura toujours des variables hors de votre contrôle, telles que la météo, les retards de livraison, les difficultés techniques et d'autres confusions potentielles. Comme indiqué précédemment, vous ne pouvez pas modifier la date de votre événement, vous devez donc être aussi préparé que possible à tout risque ou problème pouvant survenir le jour de votre événement.

Liste de vérification pour la planification d'événements

Il y a beaucoup à gérer lors de la planification d'un événement, il est donc important d'avoir une liste de tout ce que vous devez inclure dans votre plan de gestion d'événement. Voici une liste de contrôle générale pour la planification d'événements pour vous aider à démarrer. Plus vous posez de questions, meilleure est la liste de contrôle de votre événement. N'hésitez pas à ajouter vos propres responsabilités et tâches uniques.

Buts et objectifs

• Quelle est la raison d'être de votre événement ?
• Quels sont les objectifs que cet événement devrait atteindre ?
• Quels sont les objectifs de revenus ?
• Quel est votre public cible ?
• Combien de personnes seront présentes ?
• Y a-t-il un coût associé à la billetterie et quel est-il ?
• Où se déroule l'événement ?
• Créer un calendrier d'événements.

Budget de l'événement

• Déterminez quels seront les coûts.
• Si vous avez organisé des événements similaires, utilisez et ajustez un ancien budget pour une ligne de base.
• Quel logiciel de billetterie et d'inscription sera utilisé ?
• Finaliser les contributions des sponsors.
• Définir le prix du billet.

Date & Lieu

• Quand aura lieu l'événement ?
• Ayez une date de sauvegarde en cas de problème.
• Y a-t-il le meilleur endroit pour l'événement ?
• Le lieu est-il adapté au nombre de participants attendu ?
• Décidez de l'infrastructure nécessaire : wifi, capacité, salles de bains, commerces et restaurants à proximité, etc.
• Engagez un traiteur.
• Assurez-vous de l'équipement dont vous aurez besoin.
• Quels sont vos besoins de sécurité ?
• Avez-vous besoin de permis, de licences ou d'assurance?
• Créer une signalisation d'événement et un plan de communication pour les participants.

Haut-parleurs

• Recherchez des conférenciers potentiels.
• Créez une liste d'intervenants pertinents.
• Créez un argumentaire pour les orateurs.
• Haut-parleurs de pitch.
• Finalisez la sélection des conférenciers, obtenez des biographies et des portraits, organisez le voyage et l'hébergement.

Commanditaires

• Élaborez une liste de sponsors et ce que vous pouvez leur offrir.
• Voyez s'il y a des sponsors qui se sont associés à des événements similaires.
• Contactez des sponsors potentiels.

Site Internet

• Approbation de la conception.
• Mettez à jour le site ou créez-en un unique.
• Assurez-vous que le site peut gérer le trafic attendu.
• Ayez un site adapté aux mobiles.

Marketing événementiel et publicité

• Quel est votre message ?
• Coordonner avec les outils numériques et les plateformes sociales.
• Ajoutez l'événement aux calendriers en ligne.
• Événement de marché avec des articles de blog et d'autres promotions comme des vidéos et des publicités en ligne.
• Envoyez des rappels à toutes les parties un mois ou deux avant la date de l'événement.

Finalisation, dernières étapes

• Programme
• Traiteur
• Intervenants et scripts
• Lieu
• Équipement
• Décorations
• Contrats

Conseil de pro : cela représente beaucoup à coordonner et à planifier, c'est pourquoi il existe un réel besoin d'un logiciel de gestion de projet doté des fonctionnalités adéquates pour la gestion d'événements. Il fournit un portail commun, où vous pouvez suivre les coûts et les tâches avec des alertes automatisées. Il offre également à la fois une communication et une plate-forme collaborative qui réduit le besoin d'e-mails inutiles. Le logiciel collecte tous vos fichiers en un seul endroit et simplifie la création de rapports d'équipe en améliorant l'efficacité et en réduisant le stress.

Comment ProjectManager aide à la planification d'événements

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui convient parfaitement à la planification d'événements. Nous avons les outils pour organiser toutes les parties de vos événements, de la gestion des fournisseurs aux promotions.

Notre logiciel de planification vous aide à garder une trace de tous les éléments qui composent votre plan d'événement. Nous avons déjà montré votre diagramme de Gantt en ligne, mais nous proposons également des listes de tâches et des tableaux kanban pour exécuter votre plan d'événement. Déplacez les tâches d'une colonne à l'autre au fur et à mesure que vous collaborez avec votre équipe. Il est facile de repérer les goulots d'étranglement et de tout régler à temps pour l'événement.

De plus, les feuilles de temps facilitent la facturation de tous vos événements. Ils peuvent être soumis et approuvés en appuyant simplement sur une touche. Notre logiciel offre également une variété de vues, d'une liste à un calendrier et même un tableau kanban qui vous aide à visualiser le flux de travail pour vous concentrer sur la tâche.

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En savoir plus sur la planification d'un événement

La planification d'événements peut être complexe. Il y a beaucoup de balles à garder en l'air. Si ce qui précède est trop difficile à digérer immédiatement, vous pouvez commencer avec notre modèle de plan d'événement et regarder l'un de nos experts en planification. Jennifer Bridges, PMP, a des années d'expérience et l'utilise pour vous enseigner les principes fondamentaux de la planification d'événements dans cette courte vidéo.

Voici une capture d'écran pour votre référence.

Merci d'avoir regardé!

Transcription:

Aujourd'hui, nous parlons de la façon de planifier un événement. Eh bien, la plupart d'entre nous s'impliquent d'une manière ou d'une autre dans la planification d'un événement, que ce soit à la maison, au travail ou dans la communauté.

Mais aujourd'hui, je veux me concentrer sur des événements plus importants. Pensez donc aux conférences. Donc l'exemple que je vais partager aujourd'hui est l'un des plus amusants auxquels j'ai participé, une conférence TEDx.

Je veux donc parler de la structure et de la disposition. Je veux parler de certains défis que vous pourriez trouver communs dans les événements, de certaines choses que nous avons faites pour les résoudre et de la façon dont le logiciel nous a vraiment aidés.

Donc, tout d'abord, dans la présentation d'un événement, il y a plusieurs composants d'événements. Je vais donc prendre cela à un niveau élevé. Donc, à un niveau élevé, nous avons l'événement. Il s'agit donc de parler de ce qu'est l'émission, de tout type d'opérations, juridiques et comptables.

Ensuite, on parle du lieu. Nous devons donc tout planifier concernant l'emplacement, la logistique de cet emplacement, la nourriture, les boissons et les décorations.

Ensuite, on parle de commercialisation. Nous avons donc un site Web et nous avons des médias sociaux, du marketing par e-mail, tout type d'impression. Et puis nous avons aussi la publicité. Nous avons utilisé la radio, la télévision, les journaux et les magazines.

Et puis il fallait prévoir les bénévoles ce qui était beaucoup de travail aussi. Nous avions donc des contrats et nous devions définir les rôles et les responsabilités, et nous devions planifier nos réunions et planifier le travail et toutes sortes d'informations de contact.

Ensuite, nous avons eu les conférenciers pour l'événement TEDx. Nous avons donc dû trouver les contrats pour cela. Nous avons dû passer par la curation et rechercher les conférenciers, les examiner et travailler avec eux pour établir leur programme, obtenir leur biographie et avoir une pratique.

Ensuite, nous avons eu les sponsors. Encore une fois, nous avions des contrats avec eux, tout type de garantie marketing dont ils avaient besoin de nous et nous avions besoin d'eux, tout type de matériel dont ils avaient besoin, planifiant la logistique pour qu'ils arrivent et s'installent.

Ensuite, nous avons eu la production. Encore une fois, plus de contrats. Et réfléchir et planifier l'audio et la vidéo, et il y avait plusieurs composants de ceux-ci.

Ensuite, il a fallu monter la scène. Donc, sur le TEDx, vous savez que la scène est très importante et qu'il y a toutes sortes d'exigences pour celles-ci. Nous avons donc dû installer la scène en fonction des besoins et de leurs projecteurs, écrans, micros et Internet, toutes sortes de batteries et de sauvegardes, et toutes sortes de câbles.

Et puis il y avait les participants. Ainsi, communiquer avec les participants, recevoir leurs paiements, leur envoyer des e-mails, leur donner des itinéraires, des badges et tout type d'accès.

Il y avait donc plus que cela, mais c'est juste une sorte de portée de haut niveau. Vous pouvez donc voir que cela devient complexe avec l'événement. Toutes les différentes personnes impliquées, les bénévoles, les conférenciers, les sponsors, les participants, les parties prenantes et les fournisseurs, vous pouvez imaginer à quel point cela devient complexe.

Donc, avec cela, nous avons rencontré plusieurs défis comme la date de l'événement ne change pas. Donc, si quelque chose se passe, déraille ou tourne mal, cette date ne peut pas changer. Et dans la plupart des événements, donc si vous faites une conférence, cette date ne peut vraiment pas changer. Donc ça amène aussi un niveau de stress.

Et juste le nombre de personnes avec qui vous avez affaire. Même si vous avez affaire à un événement plus petit, il y a toujours des défis en raison du nombre de personnes. Et puis il y a des variables qui sont hors de votre contrôle. Pensez donc à la météo, aux différents types de conditions météorologiques défavorables, qu'il neige ou qu'il pleuve ou à tout ce qui pourrait avoir un impact sur cet événement.

Et puis il peut y avoir la livraison de différents équipements ou de la nourriture ou de la boisson. Si cela n'apparaît pas à temps, alors il y a un gros problème. Vous devez réfléchir à toutes sortes de plans. Et puis commander des mélanges. Pensez donc à commander différents supports marketing ou à commander la nourriture ou différentes choses et cela ne se produira pas.

Et puis il y a toutes sortes de communications. Voyez, encore une fois, penser à communiquer avec tous les différents types de personnes, c'est juste beaucoup de défis.

Donc, ce que nous avons fait, c'est que nous avons établi une structure et une fondation, un flux de processus, puis nous avons également implémenté un logiciel de gestion de projet qui a été d'une grande aide car l'avantage est qu'il permet de fournir un portail commun à toutes les personnes impliquées.

Ils peuvent s'y rendre pour obtenir des mises à jour en temps réel sur ce qui se passe. Il permet également le suivi des tâches et des coûts. Ensuite, vous pouvez configurer des alertes lorsque des tâches sont peut-être terminées ou lorsqu'elles sont en retard, puis lorsque certaines choses doivent être payées ou si elles sont en retard.

Donc aussi, c'est très précieux d'avoir des communications et des collaborations. Il n'y a donc rien de pire que de devoir parcourir autant d'e-mails pour fouiller et trouver des informations. Donc, si quelqu'un vous envoie quelque chose, un fichier ou quelque chose comme ça par e-mail, cela aide simplement à collaborer et à communiquer via ce portail commun.

Ensuite, il fournit également un référentiel central pour vos fichiers. Il peut s'agir de documents marketing. Il peut s'agir de contrats. Il peut s'agir de factures. Alors ils sont tous bien là.

Et puis ça permet aussi le reporting d'équipe. Donc, qu'il s'agisse de vos bénévoles ou de certains de vos partenaires fournisseurs, cela permet aux gens de faire des rapports en temps réel. Cela permet également l'efficacité de l'ensemble de l'événement et de toutes les personnes impliquées, et cela réduit considérablement le stress.

Donc, comme vous pouvez le voir avec la structure, comment cet outil de gestion de projet peut vous aider.

Et si vous avez besoin d'un outil qui peut vous aider à planifier votre événement, inscrivez-vous dès maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.com.

(Cet article a été mis à jour en décembre 2019)