Comment répondre à un e-mail pour un entretien

Le processus d'entretien peut être une période passionnante mais stressante pour les candidats. Heureusement, vous êtes en mesure d'apaiser les angoisses. Les employeurs qui savent rédiger un e-mail professionnel semblent compatissants et serviables tout en présentant l'entreprise d'une manière qui se démarque de ses concurrents.

Ce guide vous expliquera comment répondre à un e-mail pour un entretien, que les candidats cherchent à entrer à un moment donné, vous demandent de mettre en place quelque chose, demandent un appel ou posent des questions de suivi.

Comment répondre à un e-mail de demande d'entretien

Les candidats occupés qui ont des engagements professionnels ou familiaux antérieurs peuvent spécifier un moment idéal pour une entrevue. Que vous puissiez ou non répondre à cette demande déterminera le déroulement de l'e-mail.

Si vous pouvez répondre à la demande, essayez ce modèle :

Objet : [ENTREPRISE] Confirmation de l'entretien

Cher [PRÉNOM],

Merci de l'intérêt que vous portez à un entretien pour le poste de [RÔLE] chez [ENTREPRISE]. Je suis disponible le [DATE] à [HEURE] et j'ai hâte de vous rencontrer pour discuter de ce poste plus en détail.

Veuillez me faire savoir si je peux fournir des informations supplémentaires avant notre réunion.

Sincèrement,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Vous pouvez également envisager un modèle plus long qui fournit des détails supplémentaires pour rendre le candidat plus à l'aise :

Objet : [ENTREPRISE] Détails de l'entretien

Cher [PRÉNOM],

Nous sommes impatients de vous rencontrer en personne à [TIME] le [DATE] pour discuter du poste de [RÔLE] chez [COMPANY] et souhaitons que vous vous sentiez à l'aise et préparé à votre arrivée. Vous trouverez ci-dessous quelques informations sur nous pour vous aider à planifier votre entretien.

Vous rencontrerez [INTERVIEWER #1], [INTERVIEWER #1 JOB TITLE] et [INTERVIEWER #2], [INTERVIEWER #2 JOB TITLE]. L'entretien ne durera pas plus de [DURÉE DU TEMPS].

Au cours de l'entretien, il vous sera demandé de remplir une brève évaluation de vos compétences et de répondre à quelques questions sur vos antécédents professionnels récents. Veuillez apporter [ÉCHANTILLONS, CV OU AUTRES DOCUMENTS], ainsi qu'une pièce d'identité pour l'admission dans le bâtiment.

Notre bureau est situé à [ADDRESS], près de [LANDMARK]. Nous sommes à proximité de [OPTIONS DE TRANSPORT EN COMMUN] et disposons d'un grand parking sur le terrain adjacent à notre immeuble.

Vous constaterez que notre code vestimentaire au bureau est [DRESS CODE], mais nous vous encourageons à porter ce qui vous met le plus à l'aise. Pour votre sécurité et la nôtre, nous vous demandons de bien vouloir porter un masque, quel que soit votre statut vaccinal.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'appeler au [NUMÉRO DE TÉLÉPHONE].

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Si vous ne pouvez pas répondre à la demande, voici un modèle formel proposant une autre date et heure :

Objet : Invitation à un entretien chez [NOM DE L'ENTREPRISE]

Cher [PRÉNOM] :

Merci d'avoir envisagé le poste de [RÔLE] chez [ENTREPRISE]. Les meilleures dates et heures pour moi de participer à une entrevue sont [OPTIONS DE DATE ET D'HEURE]. Si cette plage ne convient pas compte tenu de votre emploi du temps, veuillez fournir une liste de dates et d'heures alternatives, et je ferai de mon mieux pour répondre à votre demande.

J'ai hâte de vous rencontrer pour discuter plus en profondeur de vos qualifications pour ce poste.

Sincèrement,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Ou, si vous préférez, vous pouvez utiliser ce modèle décontracté pour proposer une alternative :

Ligne d'objet : Entretien à venir chez [ENTREPRISE]

Cher [PRÉNOM] :

Merci pour votre réponse rapide. [INTERVIEWER], [INTERVIEWER JOB TITLE], a été vraiment impressionné par votre candidature pour le poste [JOB TITLE], et nous sommes ravis de vous inviter à un entretien dans nos bureaux.

En raison d'engagements antérieurs, nous ne sommes pas disponibles à [HEURE SUGGÉRÉE] le [JOUR, MOIS ET DATE SUGGÉRÉS]. Pouvez-vous venir à [NOUVELLE HEURE] le [NOUVEAU JOUR, MOIS ET DATE] ? Sinon, veuillez fournir quelques options, et je ferai de mon mieux pour m'adapter à votre emploi du temps.

J'ai hâte d'en savoir plus sur vous!

Meilleur,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Ces modèles fournissent les meilleures pratiques en matière d'e-mail et vous guident sur la façon de répondre à un e-mail pour un entretien. Remarquez comment tous les exemples renforcent la date et l'heure. De plus, assurez-vous d'inclure le lieu de l'entretien en bas de la signature de votre entreprise, ainsi que vos coordonnées. Avant tout, les réponses doivent être concises, positives et utiles.

Comment répondre à un e-mail pour programmer un entretien

Les candidats peuvent répondre à votre intérêt en mentionnant de manière ouverte qu'ils sont "disponibles pour un entretien dans les meilleurs délais". Cela met la balle dans votre camp pour la planification. Pour décider comment répondre à un e-mail d'entretien de cette nature, vous pouvez proposer plusieurs moments différents pour éviter les allers-retours inutiles. Réfléchissez à la façon dont vous souhaitez marquer votre entreprise, qu'elle soit formelle ou décontractée.

Voici un exemple d'e-mail de planification d'entretien formel :

Objet : Invitation à un entretien chez [NOM DE L'ENTREPRISE]

Cher [PRÉNOM],

Merci de l'intérêt que vous portez au poste de [JOB TITLE] chez [COMPANY NAME].

Nous aimerions vous inviter à un entretien avec [INTERVIEWEUR], [INTITULÉ DU POSTE DE L'INTERVIEWEUR], à notre bureau, situé à [ADRESSE]. L'entretien ne devrait pas durer plus de [DURÉE DU TEMPS].

Nous programmons des entretiens pour :

• [JOUR, DATE ET HEURE]
• [JOUR, DATE ET HEURE]
• [JOUR, DATE ET HEURE]

Veuillez répondre directement à cet e-mail pour nous indiquer vos disponibilités.

Nous avons hâte de parler avec vous.

Sincèrement,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Si vous préférez une réponse plus décontractée, envisagez le modèle suivant :

Ligne d'objet : [NOM DE L'ENTREPRISE] : disponibilité pour l'entretien

Salut [PRÉNOM],

Merci d'avoir postulé au poste [JOB TITLE] chez [COMPANY]. Nous avons soigneusement examiné votre dossier de candidature et sommes ravis de vous inviter à un entretien !

Vous rencontrerez [INTERVIEWEUR], notre [INTITULÉ DU POSTE DE L'INTERVIEWEUR] ici à [NOM DE L'ENTREPRISE], situé à [ADRESSE]. L'entretien ne doit pas durer plus de [DURÉE DU TEMPS].

Veuillez consulter les options de date et d'heure fournies ci-dessous et indiquez-moi celle qui vous convient le mieux :

• [JOUR, DATE ET HEURE]
• [JOUR, DATE ET HEURE]
• [JOUR, DATE ET HEURE]

Merci encore de votre intérêt à rejoindre l'équipe [COMPANY] ! Une fois que j'aurai reçu votre réponse, je vous enverrai un e-mail de confirmation avec des détails supplémentaires. Nous sommes impatients d'explorer ce que vous pouvez ajouter à notre équipe.

Meilleur,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Il est également possible qu'un candidat que vous n'envisagez pas exprime son intérêt à planifier une entrevue. Dans ce cas, vous devrez rédiger une réponse par e-mail respectueuse pour laisser tomber doucement le candidat.

Considérez ce modèle :

Cher [PRÉNOM] :

Merci de votre intérêt pour le poste de [JOB TITLE] chez [COMPANY]. Ce fut un plaisir d'en savoir plus sur vos compétences et vos qualifications. Pour le moment, cependant, nous avons choisi de poursuivre un autre candidat pour le poste.

Nous apprécions votre temps et vous souhaitons la meilleure des chances dans vos projets de carrière.

Sincèrement,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Il n'est jamais facile de laisser tomber quelqu'un, mais si votre e-mail est poli et professionnel, vous conserverez des relations favorables et potentiellement la porte ouverte à des candidats en surnombre qui peuvent être parfaitement qualifiés et exceptionnels. Si vous embauchez beaucoup, vous pouvez envisager d'ajouter une ligne à ce modèle qui dit : « Nous publierons des postes [JOB TITLE] au cours des prochaines semaines. Nous vous invitons à postuler à nouveau, car nous pensons que vous feriez un excellent choix dans notre organisation. »

Comment répondre à un e-mail demandant un appel pour planifier une entrevue

Souvent, les entretiens téléphoniques sont la prochaine étape du processus d'embauche. Si vous êtes pressé par le temps, envoyer un e-mail pour fixer une date et une heure d'entretien téléphonique peut être la solution idéale.

Voici comment répondre à un email pour un entretien par téléphone :

Objet : [NOM DE L'ENTREPRISE] : Disponibilité de l'entretien téléphonique

Salut [PRÉNOM],

Merci d'avoir postulé au poste [JOB TITLE] chez [COMPANY].

Après avoir examiné votre candidature, nous avons le plaisir de vous proposer un entretien téléphonique avec notre [INTERVIEWER JOB TITLE], [INTERVIEWER]. Nous passerons en revue les implications du poste et vous poserons quelques questions complémentaires concernant votre expérience.

Nous avons les créneaux d'entretien suivants disponibles :

• [JOUR, DATE ET HEURE]
• [JOUR, DATE ET HEURE]
• [JOUR, DATE ET HEURE]

Veuillez répondre directement à cet e-mail pour nous indiquer si vous êtes disponible à l'un des horaires ci-dessus. À partir de là, je me coordonnerai avec [INTERVIEWER] et vous enverrai un e-mail de confirmation. Si vous avez des questions, vous pouvez me contacter au [NUMÉRO DE TÉLÉPHONE].

Meilleur,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

L'ouverture par un remerciement donne un ton amical. Vous devrez confirmer le nom de l'entreprise et le poste pour lequel il a postulé, car le candidat a probablement postulé à plusieurs offres d'emploi. Notez également que ce modèle offre une flexibilité dans les jours et les heures pour réduire le potentiel de conflits d'horaire tout en réduisant les options pour vous faciliter la vie. Assurez-vous d'inclure un numéro de téléphone où ils peuvent vous joindre.

Comment répondre à un e-mail avec des questions de suivi

Si vous avez plusieurs candidats prometteurs et que vous souhaitez réduire un peu plus le terrain de jeu, vous pouvez envoyer un e-mail contenant des questions de suivi. Voici quelques questions courantes que les employeurs utilisent pour évaluer les candidats, ainsi qu'un modèle pour ce type d'e-mail préliminaire pour un entretien.

Quelles sont vos exigences ou attentes salariales?

Inutile de convoquer un candidat pour un entretien si votre offre est bien en deçà de ses attentes. Certains candidats répondront avec un montant minimum ou une fourchette qu'ils accepteront, tandis que d'autres mentionneront vaguement qu'ils « recherchent une offre compétitive avec avantages » et voudront peut-être en savoir plus sur le poste avant de prendre une décision.

Pouvez-vous nous en dire plus sur [SUJET NÉCESSITANT DES CLARIFICATIONS] ?

Vous voudrez peut-être clarifier quelque chose dans le curriculum vitae d'un candidat pour vous aider à prendre une décision plus éclairée. Il se peut que vous vous demandiez pourquoi il y a un écart d'emploi de deux ans, quelles compétences et compétences le candidat possède, pourquoi le candidat a quitté le dernier employeur ou quelle expérience il a acquise dans un rôle particulier.

Pourquoi voulez-vous le poste [JOB TITLE] chez [COMPANY] ?

Les employeurs peuvent poser des questions amusantes basées sur la personnalité pour apprendre à connaître un candidat et briser la glace avant l'entretien. Ou, ils peuvent approfondir leur compréhension des raisons pour lesquelles un candidat est intéressé par le poste et/ou l'entreprise. Le candidat bien étudié avec le plus d'enthousiasme brillera souvent.

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour poser des questions de suivi :

Cher [PRÉNOM] :

Merci de votre intérêt pour le poste de [JOB TITLE] chez [COMPANY]. Avant de commencer à programmer des entretiens, nous avons quelques questions à vous poser.

• [QUESTION 1]
• [QUESTION 2]
• [QUESTION 3]

Nous apprécions cette occasion de mieux vous connaître. Veuillez envoyer vos réponses d'ici le [JOUR, DATE ET HEURE], et je vous recontacterai dès que possible pour prendre connaissance des prochaines étapes.

Sincèrement,

[VOTRE NOM ET LA SIGNATURE DE L'ENTREPRISE]

Encore une fois, commencez toujours par un merci poli et rappelez clairement au candidat pourquoi vous le contactez. Dans cet e-mail, vous expliquez les questions dans le cadre du processus préliminaire avant la planification des entretiens et faites savoir au candidat que vous le contacterez une fois que vous aurez reçu les réponses.

Obtenez plus de conseils pour interviewer des candidats avec Twilio SendGrid

Alors maintenant, vous savez comment répondre à un e-mail pour un entretien. Comme vous pouvez le constater, la rédaction d'e-mails est à la fois une science et un art. La collecte de conseils et de modèles garantira à votre entreprise une apparence professionnelle à tout moment tout en gardant toutes les portes ouvertes pour acquérir des talents de premier ordre.

Nous avons de nombreux autres articles sur la maîtrise de l'étiquette des e-mails et des processus d'embauche sur le site Web Twilio SendGrid, y compris ce blog opportun sur la lutte contre les préjugés inconscients lors des entretiens . Merci de votre visite et bonne chance avec vos futures recrues !