Comment organiser des réunions d'équipe : conseils et bonnes pratiques

Qu'est-ce qu'une réunion d'équipe ?

Une réunion d'équipe est un événement planifié au cours duquel les personnes impliquées dans un projet se réuniront et auront une conversation sur des sujets liés à ce travail. Les réunions se présentent sous plusieurs formes, mais les plus efficaces ont un ordre du jour créé par le chef d'équipe qui décrit ce qui doit être discuté. Un secrétaire rédige le procès-verbal de la réunion, qui est un résumé de la discussion. Il peut également y avoir des éléments d'action, qui sont des tâches qui doivent être terminées avant la prochaine réunion.

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Réunions d'équipe informelles

Une réunion d'équipe informelle est simplement une réunion informelle où les membres de l'équipe peuvent échanger des idées. Bien qu'il devrait toujours y avoir un ordre du jour pour éviter de dérailler, cet ordre du jour est plus clair et il n'y a probablement pas de présentations ou d'autres éléments qui nécessitent plus de préparation.

Réunions d'équipe formelles

À l'autre extrémité du spectre se trouvent les réunions formelles. Encore une fois, un ordre du jour est recommandé pour toutes les réunions, mais dans une réunion formelle, c'est une structure plus recherchée et composée. Les réunions formelles telles que les réunions de projet auront généralement des présentations et même des orateurs pour s'adresser au groupe. Ils peuvent également avoir des directives plus strictes quant à qui peut parler et quand, contrairement aux réunions informelles qui sont plus souples en termes de décorum.

Pourquoi les réunions d'équipe sont-elles importantes ?

Il y a plusieurs raisons d'avoir des réunions d'équipe. Bien qu'ils puissent être abusés et avoir la mauvaise réputation de perdre du temps, lorsqu'ils sont gérés avec un agenda et axés sur la fourniture d'informations ou la génération de commentaires, ils peuvent être exceptionnellement utiles.

Les réunions d'équipe sont avant tout des canaux de communication par lesquels des informations telles qu'un plan d'action sont diffusées à un large groupe de personnes. Il a tendance à être plus efficace qu'un mémo, que les gens pourraient ne pas lire ou survoler et fournit un forum pour les questions afin de s'assurer que tout le monde est clair sur ce qui est discuté.

Ils sont un excellent moyen de rassembler une équipe grâce à des questions et des activités brise-glace qui aident tout le monde à se connaître et à créer le type de liens qui favorisent la collaboration et, par conséquent, la productivité. Les réunions d'équipe aident également à définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe afin qu'ils sachent ce qu'ils sont censés faire et à qui ils doivent rendre compte ou demander s'ils ont des questions.

Conseils pour organiser des réunions d'équipe

Comme déjà évoqué ci-dessus, les réunions peuvent être problématiques. Ils éloignent les gens de leur travail, peuvent donner l'impression à l'équipe qu'ils perdent du temps qui pourrait être mieux utilisé pour accomplir leurs tâches et, souvent, les gens aiment simplement s'entendre parler. Mais les réunions d'équipe sont trop importantes pour être ignorées simplement parce qu'elles peuvent dérailler. Suivez ces conseils et vous aurez des réunions d'équipe rapides et productives dont tout le monde bénéficiera.

Définir le but de votre réunion d'équipe

Avant de vous rencontrer, assurez-vous que la raison de la réunion est claire. Si vous ne pouvez pas résumer le but de la réunion en une phrase ou deux, il se peut qu'il n'y ait aucune raison de se rencontrer. Très probablement, il y a une raison à la réunion, et en tant que chef d'équipe, c'est votre travail de la définir clairement.

Créer un ordre du jour de réunion

Une fois que vous avez un objectif pour la réunion, vous pouvez commencer à créer l'ordre du jour. Un ordre du jour est une liste de points à discuter lors de la réunion. Cela ne devrait pas être trop long. Une réunion est plus réussie lorsqu'elle se concentre sur un ou, tout au plus, sur quelques points connexes.

Utiliser les activités brise-glace

Pour que les réunions soient réussies, tout le monde doit participer. Utiliser un brise-glace pour impliquer les gens dès le départ avec une question ou une activité amusante sera payant lorsque vous arriverez au cœur de la réunion, et c'est un excellent moyen de faciliter un meilleur travail d'équipe.

Rédiger un procès-verbal de réunion

Comme indiqué ci-dessus, un secrétaire est chargé de tenir le procès-verbal de la réunion. Il peut s'agir d'un poste assigné ou d'une responsabilité tournante, mais c'est un élément crucial du succès d'une réunion. Le procès-verbal de la réunion capture ce qui a été discuté lors de la réunion, mais uniquement les informations critiques. Les procès-verbaux de réunion ne sont pas verbeux, mais une phrase ou deux.

Définir les éléments d'action après votre réunion d'équipe

Le procès-verbal de la réunion doit se terminer par des éléments d'action qui, comme indiqué précédemment, sont des tâches que l'équipe est chargée d'accomplir avant de se rassembler pour la prochaine réunion. Ces éléments d'action doivent être clairement compris par tous avant les pauses de la réunion.

Modèles gratuits pour vous aider à organiser des réunions d'équipe

Pour vous aider lors de votre prochaine réunion, ProjectManager propose des modèles gratuits que vous pouvez télécharger dès maintenant. Notre site est une plateforme en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet, avec des blogs, des tutoriels vidéo et, bien sûr, des modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word. En voici quelques-unes pour vous aider à organiser votre prochaine réunion d'équipe.

Modèle de procès-verbal de réunion

Notre modèle de procès-verbal de réunion gratuit pour Word facilite la configuration et la gestion de vos réunions. Il recueille toutes les données dont vous avez besoin pour organiser une réunion réussie, des personnes présentes aux plats à emporter et quand aura lieu la prochaine réunion.

Modèle de plan d'action

Lorsque vous quittez la réunion, assurez-vous d'avoir d'abord rempli notre modèle de plan d'action gratuit pour Excel. Il répertorie tous les éléments d'action décidés lors de la réunion, avec une priorité, qui est chargé de faire le travail, un calendrier et bien plus encore.

Modèle de suivi des tâches

Pour vous assurer que vos éléments d'action sont effectués à temps, utilisez notre modèle gratuit de suivi des tâches pour Excel. Il répertorie toutes vos tâches, même les tâches dépendantes, et vous permet de les hiérarchiser, de définir la durée, puis de suivre l'état pour vous assurer que vous respectez votre emploi du temps.

Les projets impliquent des réunions à chaque étape du cycle de vie du projet. Dans cette vidéo avec notre hôte Jennifer Bridges, PMP, vous apprendrez quatre bons conseils pour améliorer vos réunions d'équipe de projet.

Vidéo : Meilleures pratiques pour les réunions d'équipe

Les projets impliquent des réunions à chaque étape du cycle de vie du projet. Dans cette vidéo avec notre hôte Jennifer Bridges, PMP, vous apprendrez quatre bons conseils pour améliorer vos réunions d'équipe de projet.

Nous espérons que vous avez apprécié ces conseils pour des réunions d'équipe de projet plus efficaces. Merci d'avoir regardé!

4 étapes pour organiser une excellente réunion d'équipe

Pour ceux d'entre vous qui aiment la méthodologie, considérez ceci comme la méthode PCFW pour organiser votre réunion. Qu'est ce que cela signifie? Préparez, communiquez, facilitez et, par tous les moyens, concluez. Parlons de chacun des quatre éléments clés. Premièrement, dans la préparation, il y a le but et la préparation du but de la réunion. Pourquoi organisez-vous cette réunion, qui doit être là, pourquoi doit-il être là, qu'est-ce qu'il a dû préparer à l'avance, qu'est-ce que vous, en tant que chef de projet, devez préparer à l'avance ?

1. Préparez

But. Encore une fois, savoir qui est censé être là, pourquoi ils sont là, s'ils sont des décideurs, s'ils sont là pour apporter leur contribution et pourquoi vous avez besoin d'eux. Et puis les accessoires. Comment allez-vous animer et animer votre réunion ? Avez-vous besoin d'accessoires, avez-vous besoin d'un ordinateur portable, avez-vous besoin d'un projecteur LCD, avez-vous besoin de tableaux à feuilles mobiles, avez-vous besoin de tableaux, de marqueurs, avez-vous besoin de stylos et de papier ? De quoi avez-vous besoin pour que les gens l'utilisent et pour que vous animiez la réunion ? Vous êtes-vous déjà présenté sur un site et vous n'aviez pas le matériel dont vous aviez besoin ou que vous pensiez devoir y trouver ? En tant que chef de projet, vous pouvez préparer cela.

2. Communiquer

Le deuxième élément clé, Communiquer, est de communiquer au préalable avec les gens. Les inviter à la réunion, l'ordre du jour, leur faire savoir quand ils sont censés être là, pourquoi ils sont censés être là et cinq minutes à l'avance. Informez les gens à l'avance afin qu'ils sachent et puissent se préparer selon leur emploi du temps, en gardant à l'esprit que d'autres personnes ont également des horaires, donc informez les gens à l'avance afin qu'ils puissent se préparer à l'avance, rassembler ce dont ils ont besoin pour se présenter et peut-être demander des questions. Peut-être vous contacter ou d'autres membres de l'équipe avant.

Alors faites-leur savoir ce qui est à l'ordre du jour. De quoi allons-nous parler ? Ils voudront peut-être également inviter d'autres personnes et vous donner l'occasion de dire : « Oui, c'est très bien, mais nous ne voulons pas vraiment qu'ils soient présents à cette réunion. »

3. Faciliter

Faciliter la rencontre. Nous avons tous vu celui où la chose devient incontrôlable, c'est censé être peut-être une réunion de statut de 20 ou 30 minutes ou un court appel ou une réunion debout, qui se transforme en une bagarre de deux heures. Nous ne voulons pas cela. Nous voulons nous assurer que tout est à l'heure et sur le sujet.

• À l'heure : assurez-vous que votre équipe respecte le calendrier de la réunion.Si vous avez différents points à l'ordre du jour, sachez combien de temps vous allez y consacrer et vous, en tant que chef de projet, faites en sorte que vous restiez dans ce délai. De cette façon, les gens resteront engagés avec vous, vous ne perdrez pas votre crédibilité et les gens sauront quand s'attendre à quitter la réunion. cet article.
• Sur le sujet : Il est important de rester sur le sujet lors de la tenue de réunions d'équipe.Il y a d'autres personnes qui ont d'autres agendas qui essaieront de prendre le contrôle et de détourner votre réunion à leurs propres fins, vous devez donc faciliter cela et rester sur le sujet. Si quelqu'un aborde un sujet qui n'est pas à l'ordre du jour, cela peut être important mais cela peut ne pas être dans le but de cette réunion. Il est important de mettre cela sur un parking et à la fin de faire savoir aux gens ce qu'on va en faire.

4. Conclusion

Dernier point, mais non le moindre, Récapitulez. Nous avons tous été dans ces réunions qui ont duré trop longtemps, donc tout le monde est juste pressé de sortir de là donc ils partent sans savoir exactement quoi faire ou quelles sont les prochaines étapes. L'élément important de cette étape est de conclure avec les éléments d'action et les prochaines étapes. Quels éléments doivent être laissés à la fin, qui est censé le faire et quand est-ce qu'ils sont censés le terminer ? Ensuite, alors connaître les prochaines étapes. Faire savoir aux gens quand vous vous réunirez à nouveau ou quelles décisions devront être prises.

Ce sont les quatre éléments clés de la méthode PCFW et comment gérer vos réunions plus efficacement afin que vous ne repartiez peut-être pas avec un mal de tête et que les membres de votre équipe non plus.

J'espère que vous les avez trouvés utiles, et si vous avez besoin de conseils, d'outils ou de techniques supplémentaires pour organiser vos réunions, venez nous rendre visite sur ProjectManager.