Comment séquencer les activités dans un projet

Tout le monde crée inconsciemment des activités séquentielles dans sa vie de tous les jours. Nous planifions des visites hebdomadaires au magasin, nettoyons et rangeons nos maisons, nous faisons des courses - la liste est longue. De cette façon, nous sommes tous familiarisés avec les compétences de base en gestion de projet.

Lorsque nous pouvons identifier des activités séquentielles dans notre vie quotidienne, il est beaucoup plus facile de les repérer ensuite dans le cadre d'un projet complexe. Alors, définissons les activités séquentielles en termes de quelque chose que nous faisons tous et apprenons comment nous pouvons les relier à la gestion de projet.

Que sont les activités séquentielles ?

Les activités séquentielles sont des tâches ou des tâches qui doivent être accomplies, ou du moins commencées, dans l'ordre. Par exemple, si vous préparez des spaghettis, vous devez d'abord remplir une casserole d'eau, puis faire bouillir l'eau, puis ajouter les pâtes. Ces trois activités sont directement liées et doivent se dérouler dans cet ordre exact pour aboutir à des pâtes cuites.

Quel est le but des activités de séquencement ?

Que vous prépariez un dîner spaghetti hypothétique ou que vous planifiez la construction d'un nouveau bâtiment, vous devrez effectuer des activités pour arriver à l'objectif.

La question est : est-ce vraiment important dans quel ordre ces activités se déroulent si le résultat final est le même ? La réponse est un oui retentissant! Même si deux activités peuvent être démarrées en même temps, une séquence est beaucoup plus logique et efficace que l'autre.

Un exemple de séquence d'activités

Revenons à l'analogie des spaghettis. Dans ce scénario, vous devez mettre l'eau à bouillir avant de commencer à hacher l'ail. Bien sûr, cela ne gâcherait pas le repas de hacher l'ail avant de faire bouillir l'eau, mais de cette façon, vous profitez au maximum de votre temps et de votre énergie.

Poussons cette analogie plus loin et appliquons-la à la façon dont un chef dirige une cuisine. Dans ce cas, chaque plat est une tâche composée d'activités. Lorsque quelqu'un commande un certain plat, les activités doivent être exécutées pour terminer la tâche.

La partie délicate est qu'il y a plusieurs tâches différentes en cours d'exécution en même temps, ce qui signifie qu'encore plus d'activités se déroulent en même temps. Si vous ne faites pas attention, les activités nécessaires pour une tâche peuvent gêner celles d'une autre.

Lorsque vous appliquez ce concept à un projet à plus grande échelle avec plus de ressources et de contraintes, l'enchaînement des activités passe d'avantageux à absolument crucial. Alors, comment procédez-vous exactement pour séquencer les activités ?

Comment séquencer les activités d'un projet

Afin de séquencer les activités, vous devez définir la relation entre ces activités. Il existe de nombreuses façons de procéder, mais aujourd'hui, nous aborderons la méthode de diagramme de priorité :

La méthode de diagramme de priorité utilise un type de diagramme de réseau afin de montrer les activités qui doivent être complétées, comment elles sont connectées et quelle séquence le travail doit suivre. Cette méthode illustre ces choses en représentant les activités avec des cases (ou nœuds) et les dépendances avec des flèches les reliant.

Étapes de séquençage des activités

La méthode de diagramme de priorité peut sembler complexe à première vue, mais elle peut en réalité être décomposée en quelques étapes simples. Supposons que vous ayez déjà une liste d'activités et partez de là.

1. 1. Définir les attributs d'activité : lors du séquencement des activités, vous devez disposer de tous les détails sur chaque activité. Vous devez rester organisé et suivre ces détails. Définir les attributs d'une activité implique de nommer chaque activité, de lui attribuer un numéro, d'écrire une courte description, etc. Chaque activité doit avoir tous les mêmes attributs définis et notés afin de les séquencer avec précision. Ce travail de jambes fait toute la différence.
   2. Déterminer les contraintes : toute tâche s'accompagne de contraintes - des éléments qui la limitent. Ces choses peuvent être de l'argent, de la main-d'œuvre, du temps et un certain nombre d'autres choses. Comme pour la définition des attributs d'activité, la connaissance est le pouvoir, et la détermination de toutes les contraintes possibles est le seul moyen de séquencer les activités de manière à ne pas enfreindre ces contraintes.
   3. Identifier les dépendances : Afin de séquencer avec précision les activités, l'identification correcte des dépendances est peut-être la partie la plus importante du processus. Sans savoir exactement comment les tâches sont liées, il n'y a aucun moyen de les séquencer de manière appropriée. En fait, sans connaissance des dépendances des tâches, il est trop facile de planifier des tâches de manière incorrecte et de mettre tout le projet en échec.

Ces relations peuvent également être appelées dépendances, dont il existe quatre types différents.

1. 1. 1. • Fin à début (FS) : dans une dépendance Fin à début, la tâche A doit être terminée avant que la tâche B puisse commencer.
         • Fin à fin (FF) : dans une dépendance de fin à fin, la tâche A doit être terminée avant que la tâche B puisse être terminée.
         • Du début à la fin (SF) : dans une dépendance du début à la fin, la tâche B ne peut pas être terminée avant le début de la tâche A.
         • Start-to-Start (SS) : dans une dépendance Start-to-Start, la tâche B ne peut pas démarrer avant le démarrage de la tâche B.

Meilleures pratiques lors du séquençage des activités

Bien que la création d'une séquence d'activités puisse sembler plutôt intuitive, certaines bonnes pratiques doivent être suivies :

Créer une liste de tâches complète avant de séquencer les activités

Lorsque vous travaillez sur un projet, de nouvelles tâches inattendues surgissent naturellement en cours de route. Mais la meilleure façon de commencer à séquencer les activités est de travailler avec toutes les informations dont vous disposez à ce moment-là. Même si vous savez qu'une tâche en produira probablement d'autres, n'hésitez pas à en tenir compte dans votre liste de tâches. Les activités de séquençage commencent comme le meilleur brouillon possible et sont nettoyées en cours de route.

Tenez compte de la charge de travail de votre équipe

Vous devez identifier les contraintes lors du séquencement des activités. Une contrainte souvent négligée est la charge de travail et le temps d'un membre de l'équipe. Il n'y a qu'un certain nombre d'heures dans la journée et une personne ne peut en avoir dans son assiette à la fois. Négliger de garder cela à l'esprit peut entraîner des revers, un épuisement professionnel et des activités prenant beaucoup plus de temps que prévu.

Connaître la différence entre les contraintes obligatoires et les contraintes discrétionnaires

Afin de séquencer avec précision les activités, vous devez garder à l'esprit qu'il n'y a pas qu'un seul type. Les contraintes obligatoires et les contraintes discrétionnaires sont très différentes, et les deux doivent être identifiées. Les contraintes obligatoires sont concrètes et ne peuvent pas être contournées. Les contraintes discrétionnaires, en revanche, sont flexibles et les membres de l'équipe peuvent en décider lors de la planification du projet.

Ne négligez pas les contraintes de tâche

Comme vous pouvez l'imaginer, négliger les contraintes des tâches est l'une des erreurs les plus préjudiciables que vous puissiez commettre lors de l'enchaînement des activités. Mais, il est tout aussi important de prendre en compte le triangle de gestion de projet. Ce triangle est composé des trois contraintes les plus impactantes : périmètre, temps et coût.

Le séquençage des activités est un processus très complexe, et il n'est pas difficile d'oublier les contraintes plus larges de l'ensemble du projet. Garder ces éléments à l'esprit peut faire toute la différence entre le succès et l'échec d'un projet.

Comment ProjectManager aide avec les séquences d'activités

Afin de vous assurer que toutes vos tâches sont correctement séquencées avec des dépendances appropriées, nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous permet de créer, de détailler et de séquencer des activités et de visualiser ces activités de la manière qui convient le mieux à votre projet.

Avec nos diagrammes de Gantt en ligne, vous pouvez tirer pleinement parti des puissantes fonctionnalités de séquencement de projet. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger vos tâches, puis de planifier les tâches dans l'ordre approprié avec des diagrammes de Gantt et des échéanciers. Affichez les dépendances des tâches, les détails des destinataires, les statuts des tâches et plus encore, le tout à partir d'un hub. Et, dans le cas où vous auriez besoin de modifier la séquence des activités, il vous suffit de glisser-déposer.

Les rapports sur votre projet pour les parties prenantes sont également rationalisés grâce à de puissants outils de rapport en un clic qui peuvent générer un rapport de projet approfondi en quelques secondes. De plus, si vous avez besoin d'une vue d'ensemble rapide, vous pouvez utiliser le tableau de bord pour voir les données du projet sous la forme de graphiques clairs et colorés.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui donne aux chefs de projet les outils nécessaires pour contrôler les tâches séquentielles, lier les dépendances des tâches et suivre les progrès avec des rapports intégrés. Les membres de l'équipe bénéficient d'une plateforme collaborative pour travailler de manière plus productive. Découvrez comment nous pouvons vous aider à gérer votre prochain projet en profitant de notre essai gratuit de 30 jours.