Comment utiliser Slack pour maintenir la productivité et l'engagement de votre équipe distante

Vous essayez de comprendre comment utiliser Slack ?

Bien. Cela en vaut vraiment la peine.

Avec plus de 10 millions d'utilisateurs actifs quotidiens , la popularité de Slack parle d'elle-même. En fait, la plate-forme est désormais un incontournable du travail à distance, car de plus en plus d'équipes comptent sur Slack comme hub de communication tout-en-un.

Et bien que Slack puisse sembler être une simple application de chat en surface, la plate-forme propose toute une série de fonctionnalités permettant de gagner du temps pour que les équipes restent productives et engagées.

Dans ce guide, nous expliquerons comment utiliser Slack pour les entreprises.

Qu'est-ce que Slack, de toute façon ?

Commençons par les bases.

Slack est un outil de collaboration d'équipe et de gestion de projet. La plate-forme peut être utilisée dans le navigateur ou comme sa propre application native sur ordinateur et mobile.

Les utilisateurs communiquent dans des canaux désignés par des hashtags spécifiques. Par exemple, une équipe marketing peut avoir des canaux distincts pour les #rédacteurs de contenu, #SEO et #design.

Au sein de chaque canal, les utilisateurs peuvent se taguer en fonction de leurs @handles. Ensuite, le plaisir commence.

En termes d'utilisation de Slack pour communiquer, vos options sont pratiquement illimitées. Par exemple, Slack est une excellente alternative aux e-mails ou aux tickets de projet. Le fait que ces messages soient orientés vers l'avant crée un sentiment de responsabilité et de transparence, car les équipes peuvent suivre leur communication du point A au point B jusqu'à ce qu'un problème soit résolu.

Slack peut également être utilisé pour une communication informelle. Célébrer un nouveau contrat ou un anniversaire ? Vous voulez déposer des mèmes ou des .GIF ? Fonce.

Les utilisateurs peuvent modifier leur état de disponibilité tout au long de la journée pour signaler à leurs collègues lorsqu'ils sont en baisse pour parler ou lorsqu'ils effectuent un travail approfondi.

En bref, Slack sert d'endroit où les collègues peuvent toujours être "activés". Cela offre une alternative plus rapide à la communication exclusive par e-mail, tout en recréant la fontaine à eau de bureau à l'ancienne.

Mais pourquoi Slack est-il si populaire auprès des équipes distantes ?

Slack peut ne pas sembler si spécial en un coup d'œil.

Après tout, il existe de nombreuses applications de chat (pensez : Teams, Google Meet) qui servent un objectif similaire.

La popularité de Slack peut se résumer à son utilisation généralisée parmi les startups et à un afflux de millions de nouveaux utilisateurs pendant le COVID-19. Au début de la pandémie, les entreprises ont opté par défaut pour une poignée d'applications pour s'adapter à la nouvelle « normalité » du travail à distance.

Et pour le chat d'équipe, Slack a été le gagnant. L'application a connu une augmentation du nombre de nouveaux utilisateurs au milieu de COVID-19 et beaucoup ont depuis décidé de s'en tenir à la plate-forme à long terme.

Le principal argument de vente de Slack est peut-être ses intégrations tierces. Si vous comptez sur une application ou un outil professionnel, il y a de fortes chances qu'il ait une intégration Slack.

Trello. Google Drive. Perspectives. Vous l'appelez, Slack s'y intègre.

Une autre distinction clé de Slack par rapport aux autres applications de chat est la variété de bots de la plate-forme, dont beaucoup sont axés sur la productivité et l'amélioration de la culture d'entreprise. Par exemple, le populaire bot Donut est conçu pour optimiser l'intégration des nouveaux employés et aider les employés à établir des relations dans un environnement distant.

L'un des objectifs généraux de l'utilisation d'une plate-forme comme Slack est de remplacer purement et simplement les e-mails (ou du moins de réduire la dépendance des équipes à l'e-mail).

Pourquoi utiliser Slack au lieu du courrier électronique, cependant ? Temps.

Il est bien documenté que de nombreux travailleurs perdent des heures par jour dans leur boîte de réception. La plate-forme réduit les allers-retours inutiles, consolidant les notifications par e-mail dans une boîte de réception en temps réel parallèlement à la discussion de votre équipe. Par exemple, vous pouvez programmer et partager un ID de réunion Zoom directement dans Slack sans rebondir entre les liens de la boîte de réception et les invitations.

Comment la plupart des entreprises distantes utilisent-elles Slack ?

Il n'y a pas deux équipes qui utilisent Slack de la même manière, mais l'objectif final est le même : donner aux équipes un endroit où rester connecté sans perdre de temps dans leurs boîtes de réception ou jongler avec un tas d'applications.

Vous trouverez ci-dessous trois objectifs spécifiques pour les entreprises distantes essayant de comprendre comment utiliser Slack :

1. Rationalisez les tâches et documentez la communication interne entre les travailleurs
2. Encourager une communication rapide et ouverte et une culture d'entreprise collaborative
3. Maintenez la productivité des employés grâce aux applications et aux intégrations

La plate-forme est un endroit privilégié pour les équipes pour réfléchir à des idées et garder le pouls de l'état d'avancement d'un projet donné. Par exemple, les équipes créatives à distance peuvent demander des commentaires ou finaliser un élément de contenu. Voici un exemple d'utilisation de Slack pour la gestion de projet (avec Trello) pour faire exactement cela :

Pendant ce temps, stimuler l'engagement des employés est l'un des plus grands défis de la gestion d'une équipe à distance. Slack peut aider dans ce département grâce à sa variété de robots d'engagement et d'outils d'enquête pour sélectionner les cerveaux des travailleurs.

Voici un exemple utilisant Polly, qui fournit aux travailleurs un endroit anonyme pour donner leur avis et répondre aux questions des managers.

Et encore une fois, l'objectif de Slack est de s'assurer que les employés restent productifs. C'est encore un autre défi des équipes distantes où les travailleurs sont indépendants et le suivi des tâches individuelles peut être un problème.

Voici un exemple de la façon dont un outil de suivi du temps comme Timebot.chat, qui donne aux travailleurs un endroit pour suivre leurs tâches quotidiennes, bloque le temps et met en évidence ce sur quoi ils ont travaillé.

Ceci n'est qu'un aperçu de la façon d'utiliser Slack en tant qu'équipe à distance. Vos applications et flux de travail préférés peuvent être différents, mais vous pouvez tout de même utiliser la plate-forme.

Comment utiliser Slack : conseils et bonnes pratiques

Bien que Slack lui-même soit assez intuitif, utiliser la plateforme à son plein potentiel signifie comprendre ses meilleures pratiques. Voici quelques conseils rapides pour vous assurer que votre équipe utilise Slack de manière significative.

Choisissez vos chaînes

Le Slack de votre entreprise ne devrait pas être un canal aléatoire gratuit pour tous. Au lieu de cela, les discussions doivent être limitées aux canaux en fonction des objectifs de votre entreprise pour la plate-forme.

Par exemple, chaque équipe dispose-t-elle d'un endroit pour faire des allers-retours ? Existe-t-il un endroit où exprimer les préoccupations à l'échelle de l'entreprise ? Voulez-vous limiter les mèmes et les affaires amusantes à un seul canal ?

Il n'y a pas de "bonne" façon de configurer vos canaux Slack. Bien sûr, cette liberté peut être un peu intimidante. Pour commencer, voici quelques exemples de canaux recommandés mis en évidence par Slack lui-même.

• #Annonces
• #Aléatoire
• #AMA (demandez-moi n'importe quoi)
• #Culture-d'entreprise
• #Boîte à suggestion

Décrire les attentes

À l'instar des médias sociaux, certains critiques considèrent Slack comme une perte de temps potentielle pour les employés, ce qui peut en fait entraîner une baisse de la productivité.

De plus, le phénomène de «fatigue relâchée» et le stress des utilisateurs insistants sur la plate-forme peuvent contribuer à l'épuisement professionnel.

Il est important de souligner les attentes concernant l'utilisation de Slack au sein de votre équipe. Cela peut éviter les pertes de temps et garantir également que les discussions sont significatives et productives.

En bref, les équipes ne doivent pas le voir uniquement comme un lieu de discussion. Nous recommandons le propre guide de Slack pour intégrer votre entreprise afin de vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie dès le départ.

Profitez pleinement des intégrations

Si vous utilisez Slack pour les entreprises , vous avez l'embarras du choix en termes d'intégrations que vous pouvez utiliser. Ceci comprend:

• Outils de gestion de projet (Trello, Asana, Jira)
• Outils de visioconférence (Zoom, RingCentral)
• Applications de calendrier (Google Calendar, Outlook)
• Logiciel collaboratif (Google Drive, Box)
• Outils d'engagement des employés (OfficeVibe, TINYpulse)

Par exemple, regardez Slack G-Suite pour Slack. Avec une seule intégration, vous pouvez gérer vos réunions…

…et téléchargez des fichiers à partager avec le reste de votre équipe.

Mais encore une fois : le but de Slack est de gagner du temps. Il peut être tentant d'entasser autant d'applications et d'intégrations que possible dans la plate-forme, mais essayez d'abord de vous en tenir aux plus utilisées.

Promouvoir la positivité

Cela peut sembler ringard, mais cela vaut vraiment la peine d'être mentionné.

Vos collègues ne devraient pas craindre d'ouvrir un canal Slack donné. Qu'il s'agisse de commentaires ou de demandes, insistez sur l'importance de maintenir une communication positive et constructive.

Il ne fait aucun doute qu'être connecté 24 heures sur 24 à votre équipe peut être potentiellement stressant. Pour lutter contre cela, encouragez les membres de votre équipe à faire attention à leur ton et à ne pas avoir peur de laisser briller leur personnalité. Slack est un excellent outil de consolidation d'équipe et de collaboration, à condition que les équipes comprennent comment l'aborder.

Et avec cela, nous terminons notre guide sur la façon d'utiliser Slack !

Prêt à démarrer avec Slack ?

Bien que le concept d'apprendre une nouvelle plate-forme puisse être un casse-tête, commencer avec Slack est plus facile que vous ne le pensez.

Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, Slack peut rapprocher votre équipe tout en soutenant vos objectifs commerciaux plus importants. Nous le recommandons à presque tous ceux qui cherchent à faire plus de travail, en particulier les spécialistes du marketing social.

Et tout comme comprendre comment utiliser efficacement Slack permet à votre équipe d'être productive, gardez à l'esprit que Sprout Social peut vous aider à faire de même.