Comment rédiger une analyse de rentabilisation (modèle inclus)
Publié: 2022-08-23Qu'est-ce qu'une analyse de rentabilisation ?
Une analyse de rentabilisation est un document de gestion de projet qui explique comment les avantages d'un projet l'emportent sur ses coûts et pourquoi il doit être exécuté. Les business cases sont préparés lors de la phase de lancement du projet et leur but est d'inclure tous les objectifs, coûts et avantages du projet pour convaincre les parties prenantes de sa valeur.
Une analyse de rentabilisation est un document de projet important pour prouver à votre client ou partie prenante que le projet que vous présentez est un bon investissement. Ci-dessous, nous illustrons les étapes pour en écrire une qui les influencera.
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La nécessité d'une analyse de rentabilisation est qu'elle rassemble l'évaluation financière, la proposition, la stratégie et le plan de marketing dans un seul document et offre un aperçu complet de la façon dont le projet bénéficiera à l'organisation. Une fois votre analyse de rentabilisation approuvée par les intervenants du projet, vous pouvez commencer la phase de planification du projet.
Comment rédiger une analyse de rentabilisation
Les projets échouent sans avoir une analyse de rentabilisation solide sur laquelle s'appuyer, car ce document est nécessaire pour démarrer le projet et constitue la base de la charte de projet et du plan de projet. Mais si l'analyse de rentabilisation d'un projet n'est pas ancrée dans la réalité et ne répond pas à un besoin qui correspond aux objectifs commerciaux plus larges de l'organisation, elle n'est alors pas pertinente.
La recherche dont vous aurez besoin pour créer une analyse de rentabilisation solide est le pourquoi, le quoi, le comment et le qui de votre projet. Cela doit être clairement communiqué. Les éléments de votre analyse de rentabilisation aborderont le pourquoi, mais plus en détail. Considérez l'analyse de rentabilisation comme un document créé pendant la phase de lancement du projet, mais qui sera utilisé comme référence tout au long du cycle de vie du projet.
Que vous commenciez un nouveau projet ou que vous en soyez à mi-parcours, prenez le temps de rédiger une analyse de rentabilisation pour justifier les dépenses du projet en identifiant les avantages commerciaux que votre projet apportera et que vos parties prenantes sont les plus intéressées à tirer du travail. Les quatre étapes suivantes vous montreront comment rédiger une analyse de rentabilisation :
Étape 1 : Identifiez le problème de l'entreprise
Les projets ne sont pas créés pour le plaisir des projets. Ils ont un objectif. Habituellement, ils sont initiés pour résoudre un problème commercial spécifique ou créer une opportunité commerciale.
Vous devriez «diriger avec le besoin». Votre premier travail consiste à déterminer quel est ce problème ou cette opportunité, à le décrire, à découvrir d'où il vient, puis à déterminer le délai nécessaire pour y faire face.
Cela peut être une simple déclaration, mais il est préférable de l'articuler avec des recherches sur le climat économique et le paysage concurrentiel pour justifier le calendrier du projet.
Étape 2 : Identifier les solutions alternatives
Comment savoir si le projet que vous entreprenez est la meilleure solution possible au problème défini ci-dessus ? Naturellement, choisir la bonne solution est difficile et la voie du succès n'est pas pavée d'hypothèses infondées.
Une façon d'affiner le focus pour clarifier la bonne solution est de suivre ces six étapes (après la recherche pertinente, bien sûr):
- Notez les solutions alternatives.
- Pour chaque solution, quantifiez ses avantages.
- Prévoyez également les coûts impliqués par chaque solution.
- Déterminez ensuite sa faisabilité.
- Discernez les risques et les problèmes associés à chaque solution.
- Enfin, documentez tout cela dans votre analyse de rentabilisation.
Étape 3 : recommander une solution préférée
Vous devrez ensuite classer les solutions, mais avant cela, il est préférable de définir des critères, peut-être d'avoir un mécanisme de notation pour vous aider à hiérarchiser les solutions afin de choisir au mieux la bonne.
Certaines méthodologies que vous pouvez appliquer incluent :
- En fonction du coût et des avantages de la solution, attribuez-lui une note de 1 à 10.
- Basez votre score sur ce qui est important pour vous.
- Ajoutez plus de complexité à votre classement pour couvrir toutes les bases.
Quelle que soit votre approche, une fois que vous aurez additionné vos chiffres, la meilleure solution à votre problème deviendra évidente. Encore une fois, vous souhaiterez que ce processus soit également documenté dans votre analyse de rentabilisation.
Étape 4 : Décrire l'approche de mise en œuvre
Donc, vous avez identifié votre problème ou votre opportunité commerciale et comment l'atteindre, vous devez maintenant convaincre vos parties prenantes que vous avez raison et que vous avez le meilleur moyen de mettre en œuvre un processus pour atteindre vos objectifs. C'est pourquoi la documentation est si importante; il offre un chemin pratique pour résoudre le problème central que vous avez identifié.
Maintenant, ce n'est pas seulement un exercice pour apaiser les hauts dirigeants. Qui sait ce que vous pourriez découvrir dans la recherche que vous faites pour explorer le problème sous-jacent et déterminer des solutions alternatives ? Vous pourriez faire économiser des millions à l'organisation avec une solution alternative à celle initialement proposée. Lorsque vous travaillez sur une analyse de rentabilisation solide, vous êtes en mesure d'impliquer vos sponsors ou la direction de votre organisation et d'avoir une vision claire de la manière d'assurer la livraison des avantages commerciaux qu'ils attendent.
Modèle d'analyse de rentabilisation
Notre modèle d'analyse de rentabilisation pour Word est l'outil idéal pour commencer à rédiger une analyse de rentabilisation. Il comporte 9 domaines d'analyse de rentabilisation clés que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Téléchargez le modèle gratuitement et suivez les étapes ci-dessous pour créer une excellente analyse de rentabilisation pour tous vos projets.
Éléments clés d'une analyse de rentabilisation
L'une des étapes clés pour démarrer une analyse de rentabilisation est d'avoir une liste de contrôle de l'analyse de rentabilisation. Voici un aperçu détaillé à suivre lors de l'élaboration de votre analyse de rentabilisation. Vous pouvez choisir lesquels de ces éléments sont les plus pertinents pour les parties prenantes de votre projet et les ajouter à notre modèle de business case. Ensuite, une fois votre analyse de rentabilisation approuvée, commencez à gérer vos projets avec un logiciel de gestion de projet robuste tel que ProjectManager.
1. Résumé
Le résumé analytique est une version courte de chaque section de votre analyse de rentabilisation. Il est utilisé pour donner aux parties prenantes un aperçu rapide de votre projet.
2. Définition du projet
Cette section est destinée à fournir des informations générales sur vos projets, telles que les objectifs commerciaux qui seront atteints et les grandes lignes du plan de projet.
3. Vision, buts et objectifs
Tout d'abord, vous devez déterminer ce que vous essayez de faire et quel est le problème que vous souhaitez résoudre. Vous devrez définir la vision, les buts et les objectifs de votre projet. Cela vous aidera à définir la portée de votre projet et à identifier les livrables du projet.
4. Portée du projet
La portée du projet détermine toutes les tâches et tous les livrables qui seront exécutés dans votre projet pour atteindre vos objectifs commerciaux.
5. Informations générales
Ici, vous pouvez fournir un contexte pour votre projet, expliquer le problème qu'il est censé résoudre et comment il s'aligne sur la vision et le plan stratégique de votre organisation.
6. Critères de réussite et exigences des parties prenantes
Selon le type de projet sur lequel vous travaillez, les exigences de qualité seront différentes, mais elles sont essentielles à la réussite du projet. Rassemblez-les tous, déterminez ce qui détermine si vous les avez rencontrés avec succès et faites un rapport sur les résultats.
7. Planification du projet
Il est temps de créer le plan de projet. Déterminez les tâches que vous devrez effectuer pour mener à bien le projet. Vous pouvez utiliser un modèle de structure de répartition du travail pour vous assurer que vous avez terminé. Une fois que vous avez toutes les tâches collectées, estimez le temps qu'il vous faudra pour terminer chacune d'entre elles.
Un logiciel de gestion de projet facilite considérablement la création d'un plan de projet. ProjectManager peut télécharger votre modèle de structure de répartition du travail et toutes vos tâches sont renseignées dans notre outil. Vous pouvez les organiser en fonction de votre cycle de production avec notre vue tableau kanban, ou utiliser notre vue diagramme de Gantt pour créer un calendrier de projet.
8. Budget du projet
Votre budget est une estimation de tout ce qui se trouve dans votre plan de projet et de ce qu'il en coûtera pour terminer le projet dans le délai imparti.
9. Calendrier du projet
Établissez un calendrier pour le projet en estimant le temps qu'il faudra pour terminer chaque tâche. Pour un calendrier de projet plus percutant, utilisez un outil pour créer un diagramme de Gantt et imprimez-le. Cela fournira cette floraison supplémentaire de visualisation de données et de compétences qui manquent aux feuilles Excel.
10. Gouvernance du projet
La gouvernance de projet fait référence à toutes les règles et procédures de gestion de projet qui s'appliquent à votre projet. Par exemple, il définit les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe de projet et le cadre de prise de décision.
11. Plan de communication
Ayez des jalons pour les enregistrements et les mises à jour de statut, ainsi que pour déterminer comment les parties prenantes resteront au courant des progrès tout au long du cycle de vie du projet.
12. Rapports d'avancement
Ayez un plan en place pour surveiller et suivre vos progrès au cours du projet afin de comparer les progrès prévus aux progrès réels. Il existe des outils de suivi des tâches qui peuvent vous aider à surveiller les progrès et les performances.
Encore une fois, l'utilisation d'un outil de gestion de projet améliore votre capacité à voir ce qui se passe dans votre projet. ProjectManager dispose d'outils de suivi tels que des tableaux de bord et des rapports d'état qui vous donnent respectivement une vue de haut niveau et plus de détails. Contrairement aux applications légères qui vous obligent à configurer un tableau de bord, la nôtre est intégrée à l'outil. Mieux encore, notre logiciel basé sur le cloud vous fournit des données en temps réel pour une prise de décision plus éclairée. Obtenez également des rapports sur plus que des mises à jour de statut, mais aussi des feuilles de temps, la charge de travail, l'état du portefeuille et bien plus encore, le tout en un seul clic. Filtrez ensuite les rapports et partagez-les avec les parties prenantes pour les tenir à jour.
13. Évaluation financière
Il s'agit d'une section très importante de votre analyse de rentabilisation, car c'est là que vous expliquez comment les avantages financiers l'emportent sur les coûts. Comparez les coûts financiers et les bénéfices de votre projet. Vous pouvez le faire en faisant une analyse de sensibilité et une analyse coûts-avantages.
14. Évaluation du marché
Faites des recherches sur votre marché, vos concurrents et votre industrie pour trouver des opportunités et des menaces
15. Analyse des concurrents
Identifiez les concurrents directs et indirects et faites une évaluation de leurs produits, de leurs forces, de leurs avantages concurrentiels et de leur stratégie commerciale.
16. Analyse SWOT
Une analyse SWOT vous aide à identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de votre organisation. Les forces et les faiblesses sont internes, tandis que les opportunités et les menaces sont externes.
17. Stratégie de commercialisation
Décrivez votre produit, vos canaux de distribution, vos prix, vos clients cibles, entre autres aspects de votre plan ou stratégie marketing.
18. Évaluation des risques
De nombreuses catégories de risques peuvent avoir un impact sur votre projet. La première étape pour les atténuer est d'identifier et d'évaluer les risques associés aux activités de votre projet.
Comment ProjectManager vous aide dans votre analyse de rentabilisation
ProjectManager, un logiciel de gestion de projet primé, peut collecter et assembler toutes les différentes données que vous collecterez, puis les partager facilement avec votre équipe et les sponsors du projet.
Une fois que vous avez une feuille de calcul avec toutes vos tâches répertoriées, vous pouvez l'importer dans notre logiciel. Ensuite, il est instantanément rempli dans un diagramme de Gantt. Définissez simplement la durée de chacune des tâches, ajoutez des dépendances et votre projet est maintenant réparti sur une chronologie. Vous pouvez définir des jalons, mais il y a tellement plus que vous pouvez faire.
Vous disposez maintenant d'un plan de projet et, à partir du diagramme de Gantt en ligne, vous pouvez affecter des tâches aux membres de l'équipe. Ensuite, ils peuvent commenter directement les tâches sur lesquelles ils travaillent, en ajoutant autant de documents et d'images que nécessaire, favorisant ainsi un environnement collaboratif. Vous pouvez suivre leur progression et modifier la durée des tâches selon vos besoins en faisant glisser et en déposant les dates de début et de fin.
Mais ce n'est qu'un avant-goût de ce que propose ProjectManager. Nous avons des tableaux Kanban qui visualisent votre flux de travail et un tableau de bord en temps réel qui suit six métriques de projet pour une vue la plus précise possible de votre projet.
Essayez ProjectManager et voyez par vous-même avec cet essai gratuit de 30 jours.
Regardez notre vidéo de formation sur l'analyse de rentabilisation
Si vous voulez plus de conseils sur l'analyse de rentabilisation, prenez un moment pour regarder Jennifer Bridges, PMP, dans cette courte vidéo de formation. Elle explique les étapes à suivre pour rédiger une bonne analyse de rentabilisation.
Voici une capture d'écran pour votre référence.
Transcription:
Aujourd'hui, nous parlons de la façon d'écrire une analyse de rentabilisation. Eh bien, au cours des dernières années, nous avons vu le marché, ou peut-être des organisations, des entreprises ou même des projets, s'éloigner des analyses de rentabilisation. Mais, de nos jours, les entreprises, les organisations et ces mêmes projets examinent les investissements et recherchent vraiment un taux de rendement.
Alors maintenant, considérez l'analyse de rentabilisation comme votre opportunité de présenter votre projet, votre idée, votre opportunité, et montrez ce que cela signifie et quels sont les avantages et comment d'autres personnes peuvent en bénéficier.
Nous voulons jeter un coup d'œil aujourd'hui pour voir ce qu'il y a dans l'analyse de rentabilisation et comment en rédiger une. Je tiens à préciser que lorsque vous recherchez des informations sur une analyse de rentabilisation, ce n'est pas une mallette.
Quelqu'un a appelé l'autre jour et ils étaient confus parce qu'ils cherchaient quelque chose, et ils n'arrêtaient pas de sortir des mallettes. Ce n'est pas de cela dont nous parlons aujourd'hui. Ce dont nous parlons, ce sont des analyses de rentabilisation, et elles comprennent des informations sur vos stratégies, sur vos objectifs. C'est votre proposition commerciale. Il contient les grandes lignes de votre entreprise, votre stratégie commerciale et même votre plan marketing.
Pourquoi avez-vous besoin d'une analyse de rentabilisation ?
Et alors, pourquoi est-ce si important aujourd'hui ? Encore une fois, les entreprises recherchent non seulement leurs chefs de projet, mais également les membres de leur équipe, pour avoir une meilleure compréhension des affaires et davantage un sens aigu des idées. Cette analyse de rentabilisation fournit donc la justification du changement ou du plan d'affaires proposé. Il décrit l'allocation de capital que vous recherchez et les ressources nécessaires pour la mettre en œuvre. Ensuite, il peut s'agir d'un plan d'action. Cela peut simplement servir de vision unifiée. Et puis, cela offre également aux décideurs différentes options.
Examinons donc davantage les étapes nécessaires pour assembler ces analyses de rentabilisation. Il y a quatre étapes principales. Premièrement, vous voulez étudier votre marché. Regardez vraiment ce qui existe, où sont les besoins, où sont les lacunes que vous pouvez combler ? Regardez votre concurrence. Comment abordent-ils cela, et comment pouvez-vous proposer d'autres alternatives ?
Vous souhaitez comparer et finaliser différentes approches que vous pouvez utiliser pour vous lancer sur le marché. Ensuite, vous compilez ces données et vous présentez des stratégies, vos objectifs et d'autres options à considérer.
Et puis vous le documentez littéralement.
Alors, à quoi ressemble le document ? Eh bien, il existe des modèles aujourd'hui. Les composants varient, mais ce sont les plus courants. Et puis ce sont ce que je considère comme essentiel. Il y a donc le résumé exécutif. Il ne s'agit que d'un résumé de votre entreprise, de ce à quoi pourrait ressembler votre équipe de direction, d'un résumé de vos produits et services et de votre marché.
La description de l'entreprise donne un peu plus d'histoire sur votre entreprise et l'énoncé de mission et vraiment sur ce qu'est votre entreprise et comment ce produit ou service s'intègre.
Ensuite, vous décrivez les détails du produit ou du service que vous souhaitez développer, déployer ou mettre en œuvre. Vous pouvez même inclure dans leurs brevets que vous avez peut-être des marques déposées ou autres.
Ensuite, vous souhaitez identifier et mettre en place votre stratégie marketing. Comme, comment allez-vous apporter cela à vos clients ? Allez-vous avoir un magasin de brique et de mortier? Tu vas faire ça en ligne ? Et, quels sont vos plans pour le commercialiser ?
Vous souhaitez également inclure des informations détaillées sur votre analyse des concurrents. Comment font-ils les choses ? Et, comment comptez-vous, je suppose, battre vos concurrents ?
Vous voulez également regarder et identifier votre SWOT. Et le SWOT est votre force. Quelles sont vos forces pour aller sur le marché ? Et où sont les points faibles ? Peut-être certaines de vos lacunes. Et plus loin, où sont vos opportunités et peut-être les menaces que vous devez planifier ?
Ensuite, la vue d'ensemble de l'opération comprend des informations opérationnelles comme votre production, même des ressources humaines, des informations sur les opérations quotidiennes de votre entreprise.
Et puis, votre plan financier comprend votre compte de résultat, vos profits et pertes, tous vos états financiers, toute garantie que vous pourriez avoir et tout type d'investissement que vous pourriez rechercher.
Ce sont donc les éléments de votre analyse de rentabilisation. C'est pourquoi c'est si important. Et si vous avez besoin d'un outil qui peut vous aider à gérer et à suivre ce processus, inscrivez-vous dès maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.