Comment écrire un e-mail de suivi qui obtient des réponses (+ meilleures pratiques)

L'e-mail initial constitue une introduction polie lorsque vous essayez de faire quelque chose, qu'il s'agisse de conclure un accord ou de collecter des informations. Et même si c'est important, ce n'est pas toute l'histoire. C'est là que les e-mails de suivi entrent en jeu. Vous pouvez les envoyer à :

• • Rappelez à la personne avec qui vous communiquez votre demande

• Poussez-les poliment à l'action
• Montrez-leur que vous êtes investi dans le résultat

L'envoi d'un e-mail de suivi est la différence entre mentionner avec désinvolture que vous aimeriez prendre un café de temps en temps et montrer à quelqu'un que vous voulez l'emmener à un rendez-vous. Le premier e-mail de suivi peut augmenter votre taux de réponse de 40 % ! Pour réussir dans le marketing, vous devez savoir comment rédiger un e-mail de suivi qui relie l'opportunité initiale aux résultats réels, et nous vous montrerons comment. Mais nous ne nous contenterons pas de partager les meilleures pratiques et modèles de marketing par e-mail de suivi ; nous vous apprendrons également les étapes essentielles pour rédiger un e-mail de suivi réussi à partir de zéro. Commençons.

Étape 1 : Décidez de l'objectif de votre e-mail de suivi

Déterminez ce que vous souhaitez réaliser avec l'e-mail de suivi. Quel est l'objectif/le but final de votre message ? Quelle action voulez-vous que le destinataire entreprenne ? Certaines idées incluent:

• Leur rappelant de programmer une réunion
• Réserver une démo
• Inscription à un essai
• Conclure une vente
• Établir de solides relations avec les clients
• Rattraper les clients

Clarifier l'objectif vous aidera à rédiger le message avec un objectif clair et à incorporer un appel à l'action (CTA) approprié. Vous pouvez également ajouter une valeur immédiate en fonction de votre objectif spécifique, ce qui rend le destinataire plus susceptible de répondre.

Étape 2 : Rédigez une ligne d'objet convaincante

Non— « Suivi » ou « J'attends votre réponse… » ne sont pas de bons objets d'e-mail. Ils sont susceptibles d'être ignorés et de faire en sorte que le lecteur ait l'impression que vous le blâmez parce qu'il n'a pas répondu, ce qui peut réduire son intérêt à lire votre e-mail. Les meilleures lignes d'objet d'e-mail permettent au destinataire d'ouvrir et de lire le message. Écrivez une ligne d'objet pertinente pour le but ou l'objectif de votre e-mail. Pensez à votre e-mail et à l'action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne. Voici quelques conseils supplémentaires pour rédiger des lignes d'objet de suivi solides :

• Utilisez un langage orienté vers l'action. Ajoutez des mots puissants et des chiffres concrets pour inspirer l'action. Par exemple, "Demande de réunion : [Date et heure]". Notez que certains mots comme « Gratuit » et « Argent » déclenchent des filtres anti-spam, il est donc préférable de les éviter.
• Évitez les appâts à clic. Même si le clickbait amène le destinataire à ouvrir votre e-mail, il peut finir par l'ignorer ou, pire, le supprimer. Utilisez un langage direct et simple qui indique au destinataire à quoi s'attendre après avoir ouvert votre e-mail. Par exemple, « [Nom du destinataire], planifions une [Réunion/Appel] pour discuter de [Sujet] ».
• Soyez bref. Avec 56% des e-mails lus sur les téléphones mobiles, il est préférable d'écrire des lignes d'objet d'environ cinq mots. Par exemple, « Étapes suivantes : [Projet/Opportunité].
• Créer un sentiment d'urgence. Utilisez un langage qui implique un sentiment d'urgence sans paraître insistant ou agressif. Par exemple, "[Nom du destinataire], sensible au facteur temps : [Sujet]".
• Soyez personnel. Si vous connaissez le nom du destinataire ou un contact commun, utilisez-le pour rendre l'e-mail plus personnel et pertinent. Par exemple, "Ne manquez pas ça, [Nom du destinataire]".
• Soulignez l'avantage. Mentionnez comment votre message bénéficiera au destinataire pour attirer son attention. Par exemple, "Maximiser le retour sur investissement : proposition de tripler vos revenus".

Exemple de modèle

Étape 3 : Fournissez le contexte au début

Donnez au destinataire un rappel de votre e-mail initial. Assurez-vous de fournir suffisamment de contexte pour qu'ils sachent qui vous êtes et ce que vous suivez sans avoir à rechercher le ou les premiers e-mails. Pourquoi est-ce important? Aujourd'hui, sa boîte de réception est inondée de beaucoup trop d'e-mails. Pour que votre e-mail de suivi se démarque, il est essentiel d'inclure un identifiant qui rappelle au destinataire que vous l'avez déjà contacté. Cela permet au destinataire de trouver plus facilement votre e-mail parmi les nombreux qu'il reçoit et montre votre persévérance et votre détermination. Voici quelques ouvertures puissantes que vous pouvez essayer :

• "Rappelez-vous quand nous avons parlé de [Sujet], j'ai une excellente nouvelle et j'ai hâte de la partager avec vous. Pouvons-nous fixer une date pour un appel ?"
• "J'ai travaillé sur un projet passionnant qui, je pense, sera parfait pour vous. J'aimerais planifier une réunion pour partager plus de détails à ce sujet."
• "C'était super d'être en contact avec vous à [Event/Lieu]. Je voulais donner suite à notre conversation sur [Sujet]."
• "Je vous contacte pour vérifier et voir s'il y a eu des mises à jour sur [Sujet]."
• "Je voulais vous rappeler [sujet] et voir s'il y a une action que nous pouvons prendre ensuite."
• Notre ami commun, [Friend Name], m'a suggéré de vous contacter à propos de [Sujet].

Exemple de modèle

Étape 4 : Rédigez le corps de votre e-mail de suivi

Vous avez peut-être reçu ou envoyé (ne vous inquiétez pas, nous ne jugerons pas) des e-mails de suivi d'une ligne comme celui-ci : Comme vous pouvez le constater, par rapport aux précédents e-mails de suivi que nous avons partagés, celui-ci ne fournit aucune information supplémentaire pour susciter l'intérêt du destinataire et l'amener à répondre. C'est paresseux. Pensez-y : répondriez-vous si vous aviez des centaines d'autres choses à faire sur votre liste de tâches ? Exactement. C'est pourquoi vous devriez faire suivre une ouverture engageante d'un corps d'e-mail tout aussi étonnant et riche en valeur. Soyez précis et direct sur vos intentions afin que le lecteur n'ait pas l'impression que vous perdez son temps. Utilisez ensuite les idées suivantes pour ajouter de la valeur à votre message :

• Partager des témoignages de clients d'autres clients du même secteur/entreprise que le destinataire
• Études de cas
• Billets de blog
• La preuve sociale
• Séminaire en ligne
• Solutions pour les points douloureux
• Remises et offres exclusives
• Livres électroniques
• Vidéos pratiques
• Essai gratuit prolongé

Assurez-vous que l'idée que vous choisissez est pertinente pour le destinataire, où il la considère comme un atout. Vous pouvez également demander au destinataire de partager ses opinions et ses points de vue. Par exemple, des questions telles que « Est-ce que la tarification vous convient ? » et « Quelles caractéristiques sont les plus importantes pour vous dans [Type de produit] » ouvrent les voies de communication et vous permettent de mieux comprendre l'esprit du lecteur.

Exemple de modèle

Étape 5 : Fournissez les prochaines étapes avec un appel à l'action

Vous souvenez-vous de l'objectif que vous avez déterminé à l'étape 1 ? Écrivez un CTA persuasif autour de celui-ci et ajoutez-le à la fin de votre e-mail de suivi. Le destinataire doit savoir quoi faire après avoir lu votre message. Si vous ne les guidez pas, il est très peu probable qu'ils vous répondent. Prenez cet e-mail de suivi, par exemple. L'expéditeur permet au lecteur de répondre facilement et laisse une ligne de communication ouverte, ce qui vous aide à rester connecté et à établir des relations. Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour rédiger des CTA aussi solides :

• Restez simple : assurez-vous que votre CTA est facile à suivre, idéalement en un seul clic ou avec des instructions claires sur la marche à suivre. Utilisez un langage qui les oblige à agir, comme « Inscrivez-vous maintenant » ou « Réservez votre réunion ».
• Ajoutez un peu d'urgence, mais soyez direct : dites-leur exactement ce que vous voulez qu'ils fassent, par exemple "Planifiez un appel pour en savoir plus sur nos services" au lieu de simplement "En savoir plus". Mais faites-leur sentir qu'ils doivent agir rapidement en utilisant des phrases telles que "Places disponibles limitées" ou "Ne manquez pas ça".
• Rendez-le visible et expérimentez. Utilisez une couleur contrastante pour votre bouton CTA afin de le faire ressortir du reste de l'e-mail. Nous vous recommandons d'utiliser les tests A/B pour essayer différentes phrases et formats de CTA afin de déterminer celui qui convient le mieux à votre public cible.
• Montrez la valeur : expliquez comment votre destinataire bénéficiera de l'action que vous suggérez, qu'il s'agisse d'un gain de temps, d'argent gagné ou d'un problème résolu.

Exemple de modèle

Étape 6 : Fermer et envoyer l'e-mail de suivi

Fermez votre e-mail poliment, de préférence d'une manière qui reflète vos interactions précédentes avec le destinataire. Rappelez-vous, une approche courtoise va un long chemin. Évitez donc d'utiliser des phrases passives-agressives ou désespérées comme celles-ci :

• Je sais que tu es occupé; Je suis occupé aussi, alors allons-y rapidement
• S'il vous plaît répondre dès que possible
• Désolé d'être trop persistant
• je m'excuse d'avance pour le dérangement
• Reviens-moi, veux-tu ?

Voici quelques bons exemples que vous pouvez utiliser à la place :

• Faites moi savoir si vous avez des questions.
• Je suis dans l'attente de votre réponse.
• Parle bientôt?
• Ravi de vous entendre bientôt !
• Faites-moi savoir ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Ensuite, signez avec un traditionnel "Cordialement" ou "Meilleur" et cliquez sur "Envoyer".

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La deuxième fois est un charme

Bien que le premier e-mail de suivi soit efficace, soyez prêt à envoyer plus d'un e-mail de suivi dans le cadre de votre campagne de sensibilisation par e-mail. Des études révèlent que le nombre optimal se situe entre deux et trois, et le fait que 44 % des représentants abandonnent après un seul suivi peut vous donner un sérieux avantage concurrentiel. Voici une cadence d'envoi d'e-mails qui a fonctionné pour nous chez CoSchedule :

• Jour 1 : Envoyez le premier e-mail.
• Jour 3 : Envoyez l'e-mail de suivi #1.
• Jour 7 : Envoyez l'e-mail de suivi #2.
• Jour 14 : Envoyez l'e-mail de suivi #3.
• Jour 21 : Envoyez l'e-mail de suivi #4.

Nous recommandons généralement d'arrêter après le quatrième e-mail, mais selon le prospect ou le lead, nous pouvons suggérer un suivi après deux semaines ou un mois. C'est tout ce dont vous avez besoin pour naviguer à travers les pics perfides des boîtes de réception et les vallées intimidantes des messages sans réponse pour atteindre la grandeur des e-mails de suivi. Allez-y, commencez à suivre et convertissez ces prospects !