Comment rédiger un e-mail professionnel

Lorsque vous envoyez un e-mail à un ami ou à un collègue de confiance, vous tapez probablement le message et appuyez sur le bouton d'envoi sans hésiter.

Mais qu'en est-il lorsque vous essayez d'impressionner un nouveau patron ou de draguer un client potentiel ? Savoir rédiger un bon mail professionnel devient du coup très important.

Rédiger un excellent e-mail n'est pas sorcier. Cependant, certains principes importants méritent d'être connus si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos conversations en ligne.

Dans cet article, nous allons examiner ces techniques clés en détail et ajouter quelques conseils essentiels sur les e-mails pour faire bonne mesure.

Pourquoi la rédaction professionnelle d'e-mails est-elle vraiment importante ?

Le courrier électronique existe depuis plus de 40 ans, mais il reste le canal de communication préféré des entreprises. Maîtrisez l'art d'écrire un bon e-mail et vous pourriez débloquer des opportunités qui semblaient hors de portée.

En fait, certaines des plus grosses transactions de l'histoire des affaires ont commencé par un e-mail bien écrit. Et de nombreuses startups lèvent des millions de dollars en contactant les VC par e-mail.

Bien sûr, l'accès aux résultats à ce niveau nécessite des compétences. Même si vous êtes un excellent communicateur en personne, rédiger un e-mail professionnel efficace est étonnamment délicat.

La raison en est que les mots écrits peuvent facilement être mal interprétés. Une blague qui fonctionne parfaitement bien lorsqu'elle est accompagnée d'un sourire effronté pourrait être considérée comme une insulte dans un e-mail.

Cela n'arrive pas si souvent lorsque vous connaissez le caractère de l'autre personne. Mais si vous parlez à une connaissance ou à un tout nouveau contact d'affaires, le risque d'être mal compris est assez élevé.

Améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails peut vous aider à éviter ces pièges et à profiter des avantages potentiels.

Comment rédiger un excellent e-mail professionnel

Assez avec la théorie. Nous allons passer aux choses sérieuses.

Un e-mail efficace peut prendre plusieurs formes. Mais si vous compariez deux messages réussis, vous commenceriez probablement à remarquer quelques similitudes.

Voici ces ingrédients essentiels pour préparer un excellent e-mail professionnel :

1) Commencez avec une ligne d'objet de courrier électronique concise

L'une des parties les plus importantes de votre e-mail ne se trouve pas réellement dans le message lui-même. C'est la ligne d'objet.

Les recherches montrent que 33% des personnes ouvrent des e-mails en fonction de la ligne d'objet. Si vous essayez de joindre quelqu'un qui reçoit une centaine d'e-mails chaque jour, vous devez utiliser la ligne d'objet pour attirer son attention.

Une étude portant sur plus de 260 millions d'e-mails a révélé que les lignes d'objet de 10 mots ou moins ont tendance à être plus performantes. Suivre cette règle signifie que vous allez probablement droit au but, ce qui est important lorsque vous essayez de joindre un dirigeant ou un propriétaire d'entreprise très occupé.

Si vous contactez quelqu'un pour la première fois, personnaliser votre ligne d'objet est également une bonne idée. Pour ce type d'e-mail professionnel, pensez à vous adresser au destinataire par son nom. Cela pourrait littéralement doubler vos taux d'ouverture. 2) Utilisez le bon type de message d'accueil

Dans certains contextes, un « Bonjour » ou un « Hey » informel est un excellent moyen d'ouvrir une conversation. Mais dans un e-mail professionnel, c'est une bonne idée d'être un peu plus formel avec votre salutation.

Nous vous recommandons d'opter pour le format éprouvé "Cher [Contact]" . Cela peut sembler un peu dépassé, en particulier dans la culture américaine - mais être respectueux n'a jamais fait de mal à personne.

Si vous avez un lien avec la personne que vous contactez, vous pouvez utiliser son prénom : "Cher Andrew".

Pour un premier contact ou quelqu'un dans la salle de conférence, vous pourriez envisager d'utiliser son nom de famille à la place : "Cher M. Smith".

Que faire si vous ne connaissez pas le titre de la personne ? Une valeur sûre est d'utiliser leur nom complet : « Cher Andrew Smith ».

Cependant, n'utilisez cette approche que lorsque vous en avez besoin. Ces dernières années, la salutation par nom complet a été utilisée par les spammeurs et les escrocs afin de personnaliser leurs messages. Vous ne voulez pas être associé à ce groupe !

Un autre groupe auquel vous ne voulez probablement pas être associé est celui des forgerons de mots archaïques - ainsi, "À qui de droit" peut être laissé dans les livres d'histoire.

Si vous allez choisir une salutation plus traditionnelle, "Cher Monsieur/Madame" peut fonctionner, en particulier pour les demandes d'emploi et les e-mails de type lettre de motivation. Gardez simplement à l'esprit que cela peut sembler assez impersonnel.

3) Commencez par une courtoisie

Alors que les e-mails professionnels concernent les affaires, vous envoyez toujours un e-mail à un humain. C'est une bonne idée de les traiter comme un seul.

Une fois que vous avez terminé votre message d'accueil, ajoutez une petite courtoisie. Certaines personnes l'ignoreront, mais d'autres apprécieront le fait que vous les traitez avec respect, plutôt que comme une vente ambulante.

Voici quelques exemples de bonne étiquette de courrier électronique :

• Merci pour vos intérêts
• C'était un plaisir de vous rencontrer
• Merci de nous avoir rencontrés plus tôt aujourd'hui

Si vous connaissez déjà le destinataire, vous pouvez le rendre un peu plus personnel :

• J'espère que tu as passé un bon weekend
• J'espère que cet e-mail vous trouvera bien

N'exagérez pas avec les subtilités. N'oubliez pas que vous écrivez toujours un e-mail formel ici, sans vous connecter avec un ami.

4) Allez droit au but

Nous connaissons tous quelqu'un qui écrit une douzaine de paragraphes alors que quelques phrases suffiraient. Ne soyez pas cette personne.

Une fois que vous avez terminé votre message d'accueil, allez droit au but. Plus précisément, expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail. Essayez de clarifier votre objectif en une seule phrase :

• Je vous écris pour exprimer mon intérêt pour le poste de direction vacant.
• Nous recherchons un consultant pour nous guider tout au long de l'année à venir, et un contact m'a dit que vous avez une connaissance approfondie de notre industrie.
• Je vous écris pour demander plus d'informations sur votre service de nettoyage.

Vous pourrez peut-être combiner votre explication en une phrase et votre ligne de courtoisie dans un court paragraphe :

• Merci de nous avoir rencontrés l'autre jour. Je vous écris aujourd'hui pour savoir si vous souhaitez poursuivre avec la proposition telle que discutée.
• Ce fut un plaisir de vous rencontrer pendant le week-end. Comme nos entreprises semblent avoir beaucoup en commun, je me demandais si vous seriez intéressé par notre service.

Il pourrait être tentant d'entrer plus en détail ici. Mais résistez à l'envie. Si quelqu'un lit vos deux premières phrases et laisse l'e-mail, vous n'allez probablement pas le convaincre de toute façon.

D'un autre côté, une courte introduction rapide est plus susceptible d'attirer l'attention de quelqu'un qui veut s'engager.

5) Saupoudrer dans certains contextes

Être concis est important dans l'écriture professionnelle. Mais si vous demandez quelque chose, vous devriez prendre le temps d'expliquer pourquoi.

Dans la deuxième section de votre e-mail, fournissez un contexte supplémentaire sur ce que vous cherchez à réaliser. Vous pouvez également mentionner pourquoi cela pourrait aider le destinataire :

• Notre entreprise vise une croissance à trois chiffres au cours des 18 prochains mois, et nous serions ravis si vous pouviez nous aider dans cet objectif.
• Si nous pouvons nous mettre d'accord sur la proposition cette semaine, cela nous donnera le temps de travailler à l'élaboration d'une stratégie avant votre événement.
• Je suis intéressé par ce poste car j'ai une passion pour l'industrie et je souhaite travailler à distance.

Juste une ou deux phrases soigneusement construites devraient suffire ici.

6) Inclure un appel clair à l'action

Quel que soit le type de réponse que vous espérez recevoir de votre e-mail, c'est une bonne idée d'inclure un appel à l'action - idéalement, quelque chose qui peut être fait rapidement.

Beaucoup d'entre nous ont l'habitude de lire les e-mails professionnels le matin et de se dire : "Je peux m'occuper de celui-ci plus tard". Le problème est que ces tâches sont facilement oubliées.

En ajoutant une invite dans les dernières étapes de votre e-mail, vous êtes plus susceptible de susciter une action instantanée. Par exemple, vous pouvez proposer une heure et une date pour une réunion et inclure un lien vers une invitation de calendrier. Ou demandez simplement au destinataire de partager ses réflexions.

7) Déconnectez-vous avec style

Beaucoup pensent que la section finale d'un message électronique formel est difficile à écrire. Faut-il mettre « Sincèrement » ou « Cordialement » ? Peut-être que "Merci beaucoup" est une meilleure fermeture d'e-mail ?

La vérité est que tout cela sera probablement bien reçu. La clé est de faire correspondre la signature avec l'e-mail approprié. Voici un guide rapide :

• Candidature formelle / contact : Cordialement, Merci beaucoup, Cordialement (celui-ci est un peu démodé)
• Quelqu'un que vous connaissez : Cordialement, Cordialement, Merci beaucoup

La garniture finale de tout message est la signature électronique. Quelque chose de simple qui inclut votre nom, le titre de votre poste (le cas échéant) et le nom de votre entreprise est tout à fait acceptable.

Cependant, ne négligez pas le pouvoir d'une bonne signature d'e-mail. En dessous de votre nom, vous avez un espace où vous pouvez :

• Ajoutez vos coordonnées
• Inclure une photo professionnelle
• Montrez vos distinctions
• Affichez vos derniers messages sur les réseaux sociaux
• Et plus

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, consultez notre guide pour créer une signature d'e-mail, qui comprend de nombreux modèles de qualité pour vous inspirer.

Conseils essentiels pour rédiger de meilleurs e-mails

Vous pouvez considérer les étapes ci-dessus comme un plan pour écrire des e-mails professionnels. Suivez la formule et vous devriez être sur la bonne voie pour impressionner quelqu'un d'important.

Mais si vous voulez vraiment améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails, nous vous recommandons fortement d'appliquer certaines des techniques ci-dessous :

Pensez au formatage des e-mails

Bien que le contenu de votre e-mail soit évidemment le point central, il convient également de penser au formatage.

Cela commence par votre choix de police. Papyrus et Comic Sans transformeront votre e-mail en une curiosité amusante. Arial est bien, mais assez fade. Les polices sans empattement comme Verdana et Helvetica sont plus intéressantes, mais toujours très lisibles et professionnelles. Si vous souhaitez choisir une police serif, Georgia est une option solide.

En mettant de côté les polices, nous vous recommandons d'utiliser de nombreux sauts de ligne dans votre e-mail. Le fractionnement de paragraphes plus longs en morceaux les rend plus faciles à lire, en particulier dans certaines applications de messagerie mobile.

Connaissez la personne à qui vous écrivez

Avant d'écrire un e-mail professionnel à qui que ce soit, vous devez vraiment savoir à qui vous l'envoyez.

Cela commence par le nom du destinataire et le nom de l'entreprise pour laquelle il travaille. Vous devez également connaître le poste qu'ils occupent, ainsi que toute nouvelle importante émanant de leur vie professionnelle ou de leur organisation.

Ces informations supplémentaires peuvent vous aider à rédiger un message plus personnalisé, ce qui vous donne de meilleures chances de succès.

Relisez toujours votre e-mail

Qu'il s'agisse de demander au patron une promotion ou d'essayer de vous connecter avec un prospect de grande valeur, vous voulez probablement avoir l'air compétent et professionnel.

Un e-mail bien rédigé peut contribuer grandement à la construction de cette image, mais il suffit de quelques fautes de frappe stupides pour que votre réputation s'effondre.

Donc, vérifiez toujours le corps de votre e-mail et la ligne d'objet avant de cliquer sur envoyer.

Si vous craignez de manquer des erreurs, vous pouvez également configurer un délai d'envoi dans Gmail, Outlook et d'autres plates-formes de messagerie. Pendant quelques secondes après avoir appuyé sur envoyer, cela vous donne la possibilité d'annuler et d'effectuer une modification de dernière minute.

Suivi

Lorsque vous contactez un PDG ou un autre dirigeant et que vous n'obtenez pas de réponse, il est tout à fait possible qu'il ait simplement manqué votre message.

Après quelques jours, n'ayez pas peur d'envoyer un e-mail de suivi. Dans le pire des cas, ils ignoreront simplement le suivi, mais cela pourrait sauver votre candidature.

Assurez-vous d'avoir la bonne adresse e-mail

Écrire un bon e-mail est inutile si le message n'atteint jamais le destinataire prévu. Cela peut sembler évident, mais les recherches suggèrent que plus de la moitié d'entre nous envoient des messages à la mauvaise personne ou à la mauvaise adresse e-mail.

Avant d'envoyer un brouillon, assurez-vous de vérifier l'adresse. Le moyen le plus rapide de le faire est d'utiliser un outil comme NeverBounce. Notre plate-forme vous permet de vérifier l'exactitude de l'ensemble de votre liste de diffusion, vous n'avez donc pas besoin d'y réfléchir à deux fois.

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