Comment écrire une lettre professionnelle et faire une impression durable
Publié: 2023-02-14
Il arrivera probablement un moment dans votre carrière où vous devrez écrire une lettre professionnelle, que ce soit pour postuler à un emploi, demander une faveur ou même démissionner poliment. Écrire une lettre professionnelle peut sembler une tâche intimidante au début. Vous vous demandez peut-être :- Quelles informations dois-je inclure ?
- Quel doit être mon ton de voix ?
- Comment puis-je faire passer mon message sans paraître trop exigeant ?
Comment écrire une lettre professionnelle
Rédiger une lettre professionnelle est une compétence en soi. Cependant, si vous savez comment écrire un article de blog ou si vous avez écrit une newsletter pour la liste de diffusion de votre entreprise dans le passé, vous savez probablement déjà une chose ou deux sur l'écriture formelle.Il y a quatre éléments clés pour écrire une lettre bien rédigée :
- Déterminez le but de votre lettre
- Recueillir les informations et recherches nécessaires
- Rédiger la lettre
- Modifier et relire la lettre
1. Déterminez le but de votre lettre
Si vous cherchez à rédiger une lettre professionnelle, vous avez probablement un objectif précis en tête. D'après mon expérience, le but de votre lettre tombe généralement dans l'un des trois seaux :- Vous demandez quelque chose
- Vous fournissez des informations
- Vous répondez à une demande
But #1 : Demander quelque chose
Si vous demandez quelque chose dans une lettre, vous devez structurer la lettre comme suit : Introduction : Énoncez le but de la lettre, expliquez pourquoi vous écrivez et offrez une certaine valeur en retour au destinataire. Corps : Fournissez des détails sur votre demande et toute information contextuelle pertinente. Conclusion : reformulez votre demande et fournissez un appel clair à l'action.Objectif #2 : Fournir des informations
Si vous fournissez des informations dans une lettre, vous devez structurer la lettre comme suit : Introduction : Indiquez le but de la lettre et partagez le sujet de l'information. Corps : Fournissez les informations que vous partagez. Conclusion : Remerciez le lecteur pour son temps et son attention, et fournissez toutes les coordonnées nécessaires.Objectif #3 : Répondre à une demande
Si vous répondez à une demande dans une lettre, vous devez structurer la lettre comme suit : Introduction : accusez réception de la demande et remerciez le lecteur pour sa demande. Corps : répondre à la demande. Conclusion : reformulez votre réponse et demandez au lecteur de vous contacter s'il a besoin de plus de précisions.2. Rassembler les informations et recherches nécessaires
Cette étape est, à mon avis, la partie la plus cruciale de tout le processus de rédaction d'une lettre. En effet, la phase de recherche vous permet de récupérer des informations sur la personne à laquelle vous vous adressez pour vous aider à établir une relation. Par exemple, supposons que vous écriviez des livres blancs à fort taux de conversion pour les entreprises et que vous souhaitiez contacter un prospect froid parce que vous pensez qu'il conviendrait bien. Une lettre générique demandant 15 minutes de leur temps ne générera probablement pas de réponse. Cependant, si vous pouvez rechercher le prospect en trouvant une partie de son travail passé et en déterminant ce qu'il aime/n'aime pas, vous pouvez construire sa « personnalité en ligne », pour ainsi dire. Quelques bons endroits pour commencer à recueillir des informations sont soit sur LinkedIn, soit si l'entreprise a écrit une page perspicace à propos de nous. En utilisant mon propre profil LinkedIn comme exemple, vous pouvez faire défiler jusqu'à la section des publications pour voir si votre prospect a récemment publié des articles.
Source Vous pouvez ensuite lire ces articles et faire des éloges, poser une question ou fournir des données pertinentes directement dans votre lettre. Essayez d'être aussi précis que possible ici, et n'écrivez pas simplement quelque chose comme : "J'ai lu un de vos articles et je l'ai vraiment apprécié !". C'est beaucoup trop générique et donne l'impression que vous n'avez pas du tout lu l'article. Au lieu de cela, essayez d'écrire quelque chose qui leur donne de la valeur comme ceci : "J'ai lu votre article [nom de l'article] et j'ai pensé que le conseil n° 7 sur [sujet] était un excellent point. J'ai quelques données personnelles que j'aimerais partager avec vous pour aider à renforcer votre argument si vous êtes intéressé ? » Dès le départ, vous apportez de la valeur au destinataire de votre lettre, augmentant ainsi vos chances qu'il lise le reste de votre lettre et agisse sur votre demande. Vous pouvez également utiliser la page À propos de nous d'une entreprise pour recueillir plus d'informations sur la personne que vous contactez. Prenez la page À propos de Canny, par exemple : 
Source La page contient quelques détails personnels sur chaque personne de l'équipe. Des choses comme leurs passe-temps, leur expérience de travail passée et une anecdote amusante. C'est une autre excellente méthode pour développer la « personnalité en ligne » de la personne à qui vous écrivez une lettre.3. Rédigez la lettre
Maintenant que vous avez déterminé le but de votre lettre et recueilli des informations préliminaires, voyons exactement comment rédiger une lettre professionnelle, section par section.Section 1 : En-tête
La première partie d'une lettre professionnelle doit inclure les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire. Cette information indique au lecteur exactement de qui provient la lettre et qui en est le destinataire. Cette section doit inclure les éléments suivants :- Votre nom
- Ton poste
- Nom de votre entreprise (le cas échéant)
- Votre adresse complète
- Vos coordonnées (téléphone et email)
- Date
- Nom du destinataire
- Intitulé du poste du destinataire
- Nom de l'entreprise du destinataire
- Adresse de l'entreprise du destinataire
Section 2 : salutation
Dans la plupart des lettres professionnelles, la salutation commence par "Cher" suivi de l'un ou l'autre :- M.
- Mme.
- Manquer.
- SP.
- Dr.
- ou un titre (par exemple, professeur)
Section 3 : Corps de la lettre
C'est la partie principale de la lettre, où vous communiquez votre message. Le corps doit comprendre les quatre paragraphes suivants :- Le premier paragraphe doit vous présenter rapidement, suivi d'une phrase qui apporte de la valeur au destinataire. * Vous n'avez pas besoin de le faire si vous répondez à une demande ou fournissez des informations. Cependant, si vous demandez quelque chose, fournir de la valeur augmentera les chances que vous obteniez une réponse.*
- Le deuxième paragraphe doit expliquer pourquoi vous contactez le destinataire.
- Le troisième paragraphe doit inclure une ou deux phrases sur vous ou votre entreprise pour fournir au destinataire des informations générales.
- Le quatrième paragraphe doit réitérer votre demande et expliquer comment cela leur profite, suivi d'un court CTA.
Article 4 : Clôture
En conclusion, vous devez remercier le destinataire pour son temps et terminer la lettre par un simple "Sincèrement" ou "Meilleures salutations".Article 5 : Signature
Inclure votre signature manuscrite suivie de votre nom imprimé.Section 6 : Pièces jointes (facultatif)
Si vous incluez des documents ou des matériaux avec la lettre, vous devez les énumérer ici. Ceux-ci peuvent inclure un curriculum vitae, des références, une brochure commerciale ou d'autres documents.Section 7 : Post-scriptum (facultatif)
Un post-scriptum est un bref message ajouté à la toute fin de la lettre. Il ajoute généralement des informations supplémentaires ou met en évidence un point spécifique. Cette section est facultative mais aide à faire ressortir votre lettre.4. Modifier et relire la lettre
Une fois que vous avez rédigé votre version finale, il est temps d'éditer et de relire votre lettre. Cette étape est essentielle, peu importe ce que vous écrivez, qu'il s'agisse d'un communiqué de presse, d'une campagne d'e-mailing ou d'une référence pour un ancien collègue. L'édition consiste à réviser le contenu de la lettre pour s'assurer qu'elle est claire, concise et bien rédigée. Pour faciliter le processus d'édition, j'aime coller le contenu de ma lettre dans l'application Hemingway. Cette application vous fournit une note de lisibilité pour vous dire à quel point il est facile à lire. Il met également en évidence la voix passive, l'utilisation des adverbes et les alternatives de mots.
Une fois que j'ai atteint un score de lisibilité qui me satisfait, je colle le contenu dans Grammarly pour la relecture. Cette application est idéale pour détecter les erreurs de grammaire ou d'orthographe que vous avez pu commettre en cours de route. C'est aussi une bonne idée de demander à un ami ou à un membre de votre famille de relire votre lettre. Un regard neuf peut souvent déceler les erreurs que vous avez peut-être manquées. Prenez le temps d'examiner attentivement et de relire la lettre avant de l'envoyer pour vous assurer qu'elle est soignée et sans erreur. Cette étape aidera à faire une impression positive et augmentera les chances que la lettre atteigne le résultat souhaité.Exemple de modèle
Sans exemple, il peut être difficile de visualiser exactement comment écrire une lettre professionnelle. J'ai créé un exemple de modèle ci-dessous qui décrit à quoi devrait ressembler une lettre professionnelle standard. Selon le but de votre lettre, des parties du corps peuvent devoir être modifiées. Ce modèle vous donnera un point de départ.
En-tête Votre nom Votre intitulé de poste Le nom de votre entreprise (le cas échéant) Votre adresse complète (ou l'adresse de votre entreprise) Votre numéro de téléphone Votre adresse électronique Date complète (par exemple, le 3 janvier 2023) Nom du destinataire Titre du poste du destinataire Nom de l'entreprise du destinataire (le cas échéant) adresse de l'entreprise Formule d'appel Cher [Nom du destinataire], Corps de la lettre Je m'appelle [Votre nom], et j'ai trouvé que vous aviez soulevé d'excellents points dans votre dernière [vidéo, article, podcast] à propos de [Sujet]. [Fournissez une phrase de valeur liée au sujet pour aider à établir un rapport et les inciter à revenir vers vous]. Je vous écris aujourd'hui pour demander [votre demande en une ou deux phrases]. Je suis [décrivez-vous ou décrivez votre entreprise en une phrase]. Je pense que [expliquez pourquoi vous pensez que votre demande leur convient ou comment elle leur sera bénéfique d'une manière ou d'une autre]. Je serais plus qu'heureux d'en discuter davantage avec vous et de répondre à toutes vos questions. Clôture Merci pour votre temps, et j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt. Cordialement, Signature [Signature] [Votre nom] Pièces jointes que j'ai incluses [fournissez une liste de tous les documents supplémentaires que vous avez inclus avec votre lettre] Post-scriptum PS [Incluez un court post-scriptum pour faire ressortir votre message. Essayez d'incorporer quelque chose que vous avez trouvé pendant la phase de recherche].Imprimer et envoyer la lettre
À moins que votre écriture ne soit de premier ordre, il est plus que probable que vous tapiez votre lettre sur votre ordinateur, puis que vous imprimiez la version finale pour ajouter votre signature. Mais par tous les moyens, si vous pouvez écrire à la main une lettre complète avec une excellente calligraphie, alors allez-y ! Il ajoutera certainement une touche personnelle à votre correspondance.Police de caractère
Avant de vous précipiter chez l'imprimeur et de récupérer votre lettre professionnelle fraîchement imprimée, vous devrez vous assurer que l'esthétique générale de votre lettre est à la hauteur. Comme vous n'ajouterez probablement pas d'images ou de couleurs, tout dépend de la police que vous avez choisie. Voici quelques polices couramment utilisées dans les lettres professionnelles :- Times New Roman
- Arial
- Verdana
- Calibri
Papier
Lors du choix du papier, il est important d'aller avec quelque chose de haute qualité qui transmet le professionnalisme. Voici quelques éléments à garder à l'esprit :- Il doit s'agir d'un papier épais, de préférence avec un filigrane.
- La couleur doit être neutre, comme le blanc ou l'ivoire.
- La taille doit généralement être de 8,5 x 11 pouces.