Comment rédiger un rapport : un processus simple étape par étape

Savoir rédiger un rapport est une compétence essentielle que tout marketeur qui souhaite rester compétitif et employé doit acquérir. Même si les stratégies que vous avez déployées récemment portent clairement leurs fruits, il est probable que vos patrons ne se contenteront pas de savoir que vos efforts de marketing sont couronnés de succès. Ils auront toujours besoin de voir un rapport qui montre exactement ce que vous faites, quelles expériences sont payantes et quelles idées leur sont tombées à plat. Alors, comment faites-vous pour rédiger ce rapport ? Par où commencer ? Que devez-vous y inclure ? Comment structurez-vous chaque section ? Dans cet article, je vais partager avec vous mon approche étape par étape pour rédiger des rapports efficaces et bien pensés qui impressionneront les lecteurs à chaque fois.

Qu'est-ce qu'un rapport ?

Un rapport est un document officiel qui fournit une analyse approfondie d'une recherche, d'une initiative, d'un projet ou d'une campagne en cours ou terminés qui se rapporte à votre travail. Le but d'un rapport est d'évaluer les progrès que vous avez réalisés, de prendre note des problèmes ou des obstacles qui ont eu un impact sur vos résultats et de tirer des conclusions pour éclairer les décisions futures. Il existe différents types de rapports que vous devrez peut-être créer en fonction de l'aspect du marketing dans lequel vous vous spécialisez. Ils incluent :

• Rapports marketing sur les réseaux sociaux
• Rapports de marketing par e-mail
• Rapports de marketing de contenu
• Rapports marketing PPC
• Rapports marketing généraux

Quel que soit le type que vous écrivez, tous les rapports marketing suivent le même chemin, montrant les activités qui ont eu lieu, comment elles ont été menées et les résultats qu'elles ont produits ou sont susceptibles de générer.

Pourquoi vous devez rédiger des rapports

Quel est l'intérêt de passer du temps à comprendre comment rédiger un rapport alors que vous pourriez consacrer cette énergie à essayer d'attirer, d'engager, de convertir et de ravir les clients ? C'est une question que presque tous les spécialistes du marketing qui ont dû rédiger un rapport ont posée à un moment donné. Ainsi, alors que vous vous préparez (à contrecœur) à créer votre premier ou votre prochain rapport, examinons certains des avantages les plus importants que vous et votre équipe pouvez tirer de rapports réguliers :

• Suivi des progrès - Si vous ne savez pas comment rédiger des rapports, vous ne saurez pas si vos efforts de marketing vous rapprochent ou non de vos objectifs. Les rapports vous indiquent quelles stratégies fonctionnent bien et lesquelles sont moins performantes afin que vous puissiez faire des ajustements ou pivoter rapidement.
• Preuve de succès - Tout le monde ne croit pas que le marketing est un investissement rentable. Les rapports que vous créez peuvent servir d'arme pour lutter contre cette école de pensée myope et prouver que le travail que vous faites ajoute de la valeur à l'entreprise.
• Meilleur alignement entre les équipes - Le reporting permet d'éduquer et d'informer les parties prenantes concernées sur ce qui se passe sur le front marketing et sur ce à quoi elles peuvent s'attendre à l'avenir. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde sur les performances de l'entreprise, sur la direction qu'elle prend et sur ce qu'ils peuvent faire pour l'aider à y parvenir.
• Une plus grande transparence - Lorsque votre patron ou votre client peut voir exactement à quoi est consacré le budget marketing et le lier aux résultats générés, il se sentira plus détendu en sachant que son investissement génère des rendements positifs.
• Prise de décision basée sur les données - Les rapports vous aident à déterminer la performance de vos campagnes et stratégies et leur impact sur les objectifs commerciaux tels que la génération de prospects, la fidélisation des clients et la croissance des revenus. Ces données vous permettront de repérer les tendances, de vous appuyer sur des idées réussies et de prendre des décisions marketing éclairées, plutôt que de vous fier à des conjectures et à votre intuition.

La vérité est que la rédaction de bons rapports nécessite de la pratique. Plus vous écrivez, mieux vous communiquerez et présenterez votre message succinctement. Que vous soyez en train de créer votre tout premier rapport ou que vous recherchiez des conseils pour vous aider à rationaliser le processus et à améliorer la qualité de vos rapports, suivez ces directives que j'utilise toujours lors de la rédaction de rapports. Comment rédiger un rapport en 6 étapes :

1. Tenir compte de l'objectif du rapport
2. Déterminez ce que votre public a besoin de voir
3. Décidez quelles informations vous allez inclure
4. Rassembler vos données et visuels
5. Rédigez le contenu de votre rapport
6. Examiner et modifier votre rapport

1. Tenez compte de l'objectif du rapport

La première chose que je fais est de réfléchir à la raison pour laquelle je crée le rapport et à ce qu'il est censé accomplir. Si vous ne commencez pas avec une idée claire de la raison pour laquelle vous rédigez un rapport, vous risquez d'inclure des données non pertinentes et de créer un rapport qui soulève plus de questions qu'il n'apporte de réponses. Alors demandez-vous : quel est l'intérêt de ce rapport ? Quelles informations est-ce que je souhaite partager ? Qu'est-ce que je veux que le lecteur en apprenne ? Peut-être que le but est de justifier vos dépenses marketing, de démontrer le succès d'une campagne, d'expliquer que vous avez besoin de plus de main-d'œuvre pour gérer les efforts de croissance. Avoir un objectif en tête vous aidera à concentrer la portée de votre rapport sur les données les plus importantes.

2. Déterminez ce que votre public a besoin de voir

La prochaine chose que je considère, c'est à qui le rapport est destiné. Si je crée un rapport strictement pour l'équipe marketing, je peux me permettre d'inclure du jargon, d'être plus informel et de partager mes réflexions non filtrées sur les tendances ou les succès et les échecs de nos stratégies. Je ne peux pas faire cela avec des rapports destinés au PDG, aux membres du conseil d'administration ou aux investisseurs externes. Ils seraient moins intéressés à voir les ventilations des métriques et des chiffres et plus préoccupés par la façon dont ces chiffres se traduisent en retour sur investissement et en revenus pour l'entreprise. En tant que personne chargée de rédiger des articles de blog et d'autres aspects du marketing numérique, toutes les données que vous générez peuvent être importantes. Mais l'équipe de direction va-t-elle trouver les tests AB que vous avez effectués lors de la création d'une newsletter, ou le nombre d'ouvertures et de clics générés est-il pertinent ? Donc, avant de vous lancer dans la rédaction de votre rapport, demandez-vous : qui est mon public et que voudrait-il savoir ? Par exemple, le directeur financier voudra savoir comment vos dépenses marketing contribuent aux ventes et influencent le résultat net. D'autre part, le responsable du marketing voudra avoir un aperçu des différentes campagnes marketing et de l'effet qu'elles ont eu sur les conversions, les générations de prospects et d'autres mesures de rentabilité. Comprendre à qui vous faites rapport vous aidera à planifier la rédaction d'un rapport et à adapter le ton, la langue et le contenu pour mieux répondre à leurs attentes.

3. Décidez quelles informations vous allez inclure

C'est à ce moment que je construis le plan de mon rapport et que je détermine les points de données que je vais inclure pour m'assurer que le rapport est pertinent et exploitable. Naturellement, la portée du rapport dépendra du sujet (médias sociaux, publicités payantes, référencement, e-mail, etc.) et du nombre de plates-formes à partir desquelles vous vous procurerez les données. Cependant, j'ai constaté que la création d'un aperçu m'aide à comprendre comment structurer le flux d'informations et à identifier où je dois aller pour trouver les données, les résultats et les ressources dont j'ai besoin pour étoffer le rapport. Un aperçu n'a pas besoin d'entrer trop dans les détails. Il ne devrait s'agir que d'un squelette des principales sections et sous-sections que vous souhaitez inclure dans votre rapport en fonction de l'objectif du rapport. Par exemple, votre plan peut ressembler à ceci :

4. Rassemblez vos données et visuels

Maintenant que je connais l'objectif de mon rapport, le public auquel je l'écris et ce qu'il va couvrir, la prochaine étape consiste à commencer à rassembler les données dont j'aurai besoin pour le rapport. Je commence généralement par faire une liste des mesures pertinentes qui devraient figurer dans mon rapport en fonction de l'objectif et du plan que j'ai élaborés plus tôt. La prochaine chose à faire est de noter les plates-formes à partir desquelles je vais m'approvisionner pour chacune de ces métriques et données. Ensuite, j'ajoute toutes ces informations à mon plan en fonction des titres et des sous-titres auxquels ils appartiennent. Je vous recommande de créer des visuels pour accompagner vos données afin que votre rapport ne soit pas simplement rempli de chiffres et de texte ennuyeux. Vous pouvez utiliser des tableaux, des images, des graphiques, des icônes, des infographies et plus encore pour visualiser votre contenu et faire comprendre le point que vos données font valoir. Une fois que tout cela est fait, il est temps de commencer à écrire.

5. Rédigez le contenu de votre rapport

Si, comme moi, vous êtes le genre de personne qui veut que ses idées soient parfaites avant même de les mettre sur la page, vous devez apprendre à abandonner la perfection et commencer à écrire. La première ébauche de votre rapport paraîtra probablement un peu grossière, mais vous aurez amplement le temps de la mettre en forme par la suite. Ce qui compte le plus à ce stade, c'est d'étoffer tous les points principaux et d'organiser vos données sur la page. La façon dont vous rédigez votre brouillon dépendra de l'objectif et du contenu du rapport, mais suivre la structure ci-dessous est généralement un bon point de départ.

Résumez vos principaux résultats

La première page de votre rapport doit comporter un résumé du rapport. Mettez en évidence les mesures critiques, ainsi que les succès et les échecs de vos efforts de marketing pour la période considérée. Expliquez pourquoi les choses se sont passées comme elles l'ont fait, les problèmes que vous avez rencontrés au cours de l'exécution des campagnes et les principaux points à retenir des performances enregistrées. Discutez ensuite des stratégies que vous utiliserez à l'avenir en fonction de vos découvertes. Le résumé est la première chose que le lecteur rencontrera dans votre rapport et il déterminera s'il lira le reste du rapport ou le jettera, alors rédigez-le du mieux que vous le pouvez. Cependant, je recommande d'attendre pour écrire le résumé, après avoir écrit les autres sections du rapport. De cette façon, vous pouvez résumer avec précision le contenu du document.

2. Créez une introduction

Cette rubrique est facultative. Je ne l'inclus pas dans la plupart des rapports, en particulier ceux destinés à un usage départemental ou interne à l'entreprise, car le lecteur visé sait probablement déjà de quoi il s'agit. Mais si votre rapport est destiné à être lu par des investisseurs externes ou un conseil d'administration, vous pouvez utiliser la section d'introduction pour expliquer le sujet de votre rapport, ce qu'il couvre et ajouter tout autre contexte supplémentaire dont ils pourraient avoir besoin.

3. Plongez dans le corps du rapport

Le corps de votre rapport est l'endroit où vous pouvez exercer vos muscles d'écriture car c'est la section la plus longue. Toutes les données que vous avez recueillies précédemment seront insérées avec des explications détaillées, des analyses et des repères pour ajouter du contexte aux chiffres. Il ne suffit pas de dire que vous avez généré 20 % de prospects en plus en créant des livres blancs au cours du dernier mois et de le laisser ainsi. Vous devez expliquer comment cela s'est passé, quel livre blanc particulier a généré la plupart des pistes et ce qu'il avait de spécial. Expliquer vos mesures, vos succès et même vos mauvais résultats donnera au lecteur une meilleure idée de ce qui se passe. Cela vous aidera à vous faire une idée précise des stratégies sous-jacentes à vos activités de marketing. Ne cachez pas ou ne déformez pas les données négatives. Soyez simplement honnête sur ce qui l'a causé et dites comment vous prévoyez de le réparer. Prenez ce rapport comme exemple de la façon dont vous plongez dans le corps du rapport. Expliquez chaque mesure, donnée et même les raisons possibles menant aux résultats.

4. Recommander un plan d'action

Il s'agit de la section finale de votre rapport où vous pouvez résumer vos conclusions et discuter de ce qu'elles signifient pour votre entreprise. J'aime aller plus loin en recommandant les prochaines étapes à suivre pour améliorer les performances et aider l'entreprise à acquérir un avantage concurrentiel. Donc, si après avoir évalué les données et les résultats, vous pensez que votre entreprise bénéficierait d'un budget accru pour les publicités payantes ou de la poursuite d'une tactique spécifique comme le marketing d'influence ou la publication de communiqués de presse, n'hésitez pas à le suggérer. Tant que votre rapport est convaincant et que vous avez démontré vos connaissances et votre expertise, les ‌supérieurs sont susceptibles d'accepter et de faire confiance à vos recommandations. Conseil : Vous pouvez utiliser des modèles de rapport marketing pour rendre vos données et utiliser votre temps plus judicieusement.

6. Examinez et modifiez votre rapport

L'édition est la phase finale de la rédaction d'un rapport, et c'est ma préférée car c'est l'occasion pour moi de faire briller mon document. Après avoir terminé mon brouillon, j'aime le mettre de côté pendant quelques heures ou quelques jours, afin de pouvoir y revenir et commencer à éditer avec un regard neuf. Cela me permet d'attraper des erreurs que je n'ai peut-être pas remarquées en écrivant. Lisez attentivement ce que vous avez écrit et supprimez tous les éléments qui semblent inutiles ou non pertinents pour que votre rapport reste concis et efficace. Faites attention aux fautes de frappe et de grammaire et recoupez vos données pour vous assurer de leur exactitude. Divisez les longs blocs de texte et assurez-vous que le rapport contient un récit cohérent reliant toutes les informations ensemble. Vos rapports doivent présenter les progrès que vous avez réalisés, résoudre les problèmes que vous rencontrez et partager des informations exploitables qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions affectant l'entreprise. C'est l'un des outils de communication les plus puissants que vous ayez dans votre arsenal et vous pouvez apprendre à l'utiliser en utilisant les directives que j'ai énoncées dans cet article. Bon reportage !