Élevez votre jeu d'e-mails : comment rédiger un e-mail qui donne des résultats

Voulez-vous savoir comment rédiger un e-mail impressionnable qui établit des relations et obtient des résultats ? Vous êtes au bon endroit. La rédaction d'un e-mail génial est similaire à la rédaction d'une newsletter - vous devez structurer votre message, utiliser un langage efficace et relire à la perfection. Mais il existe quelques nuances exclusives dans les e-mails qui différencient les messages bâclés et non professionnels qui finissent à la poubelle des e-mails efficaces et bien écrits qui se démarquent dans une boîte de réception encombrée. Dans ce guide, nous partagerons un aperçu étape par étape pour vous aider à améliorer votre jeu de messagerie en abordant ces pointeurs et d'autres meilleures pratiques. Commençons.

Étape 1 : Créer un plan d'e-mail

Votre e-mail peut être votre seule opportunité de vous connecter avec un destinataire, il est donc essentiel de :

• Sachez ce que vous voulez communiquer par e-mail
• Alignez la copie de l'e-mail avec le message principal - optimisez chaque mot pour que le destinataire entreprenne l'action prévue

Le moyen le plus simple de mettre en œuvre ces pointeurs consiste à définir l'objectif de l'e-mail et à créer un aperçu de ce à quoi il devrait ressembler.

Connaître le destinataire

À qui écrivez-vous l'e-mail ? Est-ce pour des raisons professionnelles ? Avez-vous déjà contacté cette personne ? Si vous écrivez un e-mail froid, il est logique d'utiliser un langage et un ton formels, car c'est la première fois que vous contactez le destinataire. De même, un ton décontracté ou amical est approprié lorsque vous envoyez un e-mail à un ami ou à quelqu'un avec qui vous faites affaire depuis un certain temps. Réfléchissez ensuite à l'action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne. Voulez-vous partager des informations, les inviter à un événement, organiser une réunion ou faire autre chose ? Définir l'intention derrière votre e-mail vous aidera à définir le bon ton et à formuler correctement votre e-mail.

Définissez le sujet de votre e-mail

Pour que votre e-mail élimine tout l'encombrement de la boîte de réception du destinataire, vous devez maîtriser l'art d'une copie concise et convaincante. Et pour ce faire, vous devez d'abord déterminer le but et l'objectif de votre e-mail et vous y tenir. Vous pourriez être tenté d'inclure toutes les grandes choses au sujet de votre entreprise. Pensez : l'histoire de votre marque, les témoignages de clients et les experts travaillant dans votre entreprise. Mais votre e-mail n'est pas l'endroit pour toutes ces informations. Peut-être lorsque vous écrivez un blog ou la page "À propos de nous" de votre entreprise, mais certainement pas un e-mail. Par exemple, si vous souhaitez que le destinataire organise une réunion, ne lui donnez pas votre biographie, une présentation de votre entreprise et de tout ce qu'elle a réalisé. Au lieu de cela, présentez-vous brièvement et parlez-leur du problème que votre produit peut résoudre pour eux. Vous voulez apporter de la valeur sans distraire le destinataire.

Créer un plan d'e-mail mental

Une fois que vous avez défini l'audience et l'objectif de votre e-mail, posez-vous les questions suivantes pour créer une image mentale de ce à quoi votre e-mail devrait ressembler :

• Avez-vous la bonne adresse e-mail du destinataire ?
• Quelle langue ou quels déclencheurs peuvent amener le destinataire à agir sur l'objectif visé par l'e-mail (par exemple, s'inscrire à un webinaire ou planifier une réunion) ?
• Est-il nécessaire d'inclure des pièces jointes, telles que des études de cas, des documents Google ou des rapports commerciaux ?
• Devez-vous ajouter des appels à l'action (CTA) ou des liens ? Si oui, combien?
• Quels sont les points les plus importants que votre e-mail doit couvrir ?
• Une capture d'écran ou une image aiderait-elle à clarifier davantage ces points ?

Vous devriez avoir un bref aperçu pour guider votre processus d'écriture à ce stade. Vous pouvez également convertir le plan en modèle ou l'utiliser comme liste de contrôle, de sorte que vous n'ayez pas à recommencer à zéro lorsque vous écrivez un e-mail.

Étape 2 : rédigez une ligne d'objet d'e-mail accrocheuse

Étant la première chose que votre destinataire voit, la ligne d'objet de votre e-mail détermine s'il ouvrira votre e-mail. Les recherches suggèrent que 47 % des destinataires d'e-mails ouvrent un e-mail et 69 % signalent un e-mail comme spam, tous basés uniquement sur la ligne d'objet. Cette ligne doit être suffisamment convaincante pour que le destinataire ouvre l'e-mail. Mais, en même temps, il doit prévisualiser le message que vous souhaitez communiquer. Si votre ligne d'objet ne parvient pas à intriguer, votre e-mail finira à la poubelle. Peu importe la qualité de la copie réelle. Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit :

Meilleures pratiques pour la ligne d'objet des e-mails

• Soyez bref, dans les neuf mots et 60 caractères. Sinon, votre ligne d'objet peut être coupée dans la boîte de réception.

Exemple : Arrêtez de perdre du temps sur {Prospect Pain Point}

• Mettez en évidence le but de votre e-mail en une phrase. Offrez un crochet spécifique qui communique les avantages de votre produit ou attire leur attention sur des offres spécifiques.

Exemple : Demander votre présence à {Event}

• Être spécifique. Évitez le langage vague ou les peluches.

Exemple : Dernière chance ! {Offer or Discount} sur {Product Name} cet été

• Ajoutez une touche personnalisée. Envisagez d'utiliser le nom du destinataire pour attirer son attention.

Exemple : {Mutual Contact Name} m'a recommandé de vous contacter, {Recipient Name}

• Utilisez des mots puissants pour déclencher une action. Encore mieux si vous commencez par un verbe d'action.

Exemple : Découvrez la meilleure façon de {nom de la tâche} Conseil de pro : Essayez gratuitement le testeur de ligne d'objet de CoSchedule pour vous aider à créer une ligne d'objet accrocheuse.

Étape 3 : Saluez le destinataire de l'e-mail

Votre e-mail doit commencer par une salutation appropriée, qui comprend la salutation et la phrase d'ouverture. Discutons rapidement de la manière d'obtenir chaque élément correctement.

Donnez le bon ton avec la salutation

Votre choix de salutation devrait dépendre de la situation. Par exemple, si vous écrivez un e-mail formel, un "Cher {Nom du destinataire}" est une meilleure façon de commencer votre message. Mais si vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez, il est préférable d'utiliser "Salut {Nom du destinataire}" ou "Bonjour {Nom du destinataire}". N'épelez pas mal le nom de quelqu'un et ne lui adressez pas la mauvaise salutation. Ceci est particulièrement important lors de l'envoi d'e-mails froids, car cela détermine la possibilité que vous obteniez une réponse. La coach d'affaires Barbara Pachter recommande de supprimer les expressions informelles telles que "Hey" et "Yo" dans son livre, The Essentials of Business Etiquette . Voici quelques salutations "à ne pas faire" à éviter :

• Salutations trop formelles, telles que "Monsieur" et "Madame"
• Utiliser des ouvertures génériques et peu passionnantes comme "À qui de droit"
• Messages d'accueil spécifiques à l'heure comme "Bonjour" ou "Bonne nuit" (si vous ne connaissez pas le fuseau horaire du destinataire)
• Indiquant l'intitulé du poste du destinataire (Cher job_title)
• Se terminant par des points d'exclamation ('Salut Nathan !!!')

Proposez une introduction qui attire l'attention

À ce stade, vous n'avez que sept secondes pour retenir l'attention de votre destinataire et le contraindre à continuer à lire le reste de votre e-mail. Une ligne d'ouverture forte est votre ticket pour attirer l'attention du lecteur, comme celle-ci : Si vous vous présentez, commencez par quelque chose qui piquera l'intérêt du destinataire. Voici un modèle d'e-mail qui mentionne comment une opportunité de partenariat peut bénéficier au destinataire : Voici quelques bonnes pratiques standard à appliquer lors de la rédaction d'introductions par e-mail :

• Limitez votre introduction à 1-2 phrases.
• Évitez d'ajouter des informations non pertinentes ou des détails inutiles.
• Envisagez de créer un lien hypertexte vers votre profil LinkedIn ou votre site Web pour fournir plus de contexte sur vous-même.
• Si vous avez rencontré ou parlé au destinataire plus tôt, mentionnez brièvement l'instance pour trouver un point de contact commun.

Évitez d'envoyer une introduction générale qui donne au lecteur l'impression qu'il est l'un des nombreux destinataires. Au lieu de cela, faites une petite recherche (pensez : rechercher des profils de médias sociaux ou référencer un collègue commun) pour ajouter une touche personnalisée. Ignorez cette partie si vous envoyez un e-mail à quelqu'un qui vous connaît déjà. Dans ce cas, commencez par une plaisanterie (par exemple, « J'espère que vous passez une bonne journée ! ») et passez directement au corps.

Étape 4 : Rédigez le corps de votre e-mail

C'est la partie juteuse de votre e-mail où vous partagerez le message complet. Votre lecteur n'a probablement pas le temps de lire un long e-mail. Si vous ne voulez pas qu'ils parcourent votre message, ou qu'ils le sautent complètement, soyez bref et précis. Utilisez la stratégie BLUF pour les aider à comprendre l'intention de votre e-mail, ce qui implique d'écrire votre Bottom Line Up Front pour répondre rapidement aux 5 W du destinataire : qui, quoi, où, quand et pourquoi. Voici un excellent exemple : Source Vous devez également optimiser votre e-mail pour la lisibilité et la scannabilité. Voici quelques conseils pour rédiger un excellent corps d'e-mail :

• Gardez vos phrases et paragraphes courts
• Ajoutez des puces lorsque cela est possible
• Évitez le jargon technique et les peluches
• Utilisez le formatage standard ; utilisez le gras, l'italique et le soulignement pour mettre en évidence les points importants
• Ne supposez pas la connaissance du lecteur; décomposez toujours votre texte et fournissez les informations nécessaires

Certes, la section corps de votre e-mail peut être délicate. La meilleure façon d'écrire ceci est de :

1. Considérez les principaux plats à emporter de votre e-mail
2. Pensez au CTA particulier que vous souhaitez que le destinataire prenne
3. Rédigez l'e-mail en vous assurant que chaque ligne que vous ajoutez vous aide avec les deux pointeurs ci-dessus

Étape 5 : Terminez avec un CTA percutant et une approbation

La manière dont vous terminez votre e-mail est tout aussi importante que la manière dont vous commencez. Ne laissez pas le destinataire en suspens après avoir communiqué votre message. Résumez tout en une ou deux phrases et ajoutez un CTA, en leur donnant les prochaines étapes. Les exemples comprennent:

• Serait-il possible de programmer une réunion autour d'un café pour en discuter davantage ?
• Veuillez répondre à cet e-mail avec les informations demandées.
• Veuillez réserver un créneau dans mon Calendly pour programmer un appel à ce sujet.

Assurez-vous que votre CTA est persuasif et souligne l'importance de l'action. Faites-le correctement et vous aurez de grandes chances d'obtenir une réponse positive. Ajoutez ensuite une remarque finale (par exemple, "Au plaisir de travailler avec vous" ou "En attente de votre réponse positive, pour aller plus loin") et une signature en fonction de l'objectif de votre e-mail et de la relation avec le destinataire. Penser:

• Cordialement
• Meilleurs voeux
• Salutations
• Sincèrement
• Meilleur
• Bien à vous
• Merci
• Acclamations
• Avec respect
• A bientôt

Ne négligez pas vos déclarations de clôture. Une mauvaise approbation peut faire une mauvaise impression, vous donnant l'air peu professionnel ou trop familier.

Étape 6 : Relisez et modifiez votre e-mail

Imaginez passer des heures à créer l'e-mail parfait, qui sera ignoré car il est rempli d'erreurs grammaticales. C'est pourquoi il est super essentiel de relire votre e-mail. Mais la simple relecture ne suffit pas ; vous devez également vous assurer que la copie de votre e-mail semble humaine. Voici quelques conseils de rédaction d'e-mails pour rendre votre copie d'e-mail percutante et exploitable :

Évite la répétition

Lisez vos phrases à haute voix. Répétez-vous des mots dans le même paragraphe, peut-être même dans une phrase ? Bien que ce ne soit pas la pire infraction d'écriture, cela peut rendre votre copie répétitive et faire en sorte que le lecteur se déconnecte. Gardez un œil sur les mots suivants les plus fréquemment répétés :

• Seul
• Information
• Aussi
• Juste
• Article
• Commande
• Même
• Demande
• Rapport
• Toujours

Vous pouvez également faire exécuter votre copie par un collègue avant de cliquer sur "Envoyer". Une deuxième paire d'yeux vous aidera à supprimer les mots trop utilisés ou répétés que vous avez peut-être manqués.

Utilisez la virgule d'Oxford

Lorsqu'ils réfléchissent à la façon d'écrire un e-mail, les gens saluent ou évitent généralement la virgule d'Oxford. Vous pouvez également avoir des opinions bien arrêtées à ce sujet, mais c'est généralement une bonne idée de les utiliser dans les e-mails pour éviter toute confusion ou mauvaise communication.

Couper les phrases trop longues

Nous recevons souvent des e-mails qui ne sont que ces énormes blocs de texte. Mais combien de fois l'avez-vous simplement parcouru au lieu de tout lire ? Remplacez les phrases difficiles à suivre ou peu claires par des phrases concises qui se concentrent sur le sujet en question pour obtenir une réponse satisfaisante, ou n'importe quelle réponse. Terminez-le avec un CTA afin que le lecteur sache quoi faire ensuite, et soyez clair que vous êtes ouvert aux questions et aux suivis si nécessaire.

Vérifiez le formatage et la police

Comment réagirez-vous si vous recevez l'e-mail suivant : Supprimez-le probablement et supposez que c'est une arnaque, n'est-ce pas ? Il n'y a rien de mal à ajouter des images ou des GIF à votre e-mail, mais il existe un moyen de le faire, afin que cela ne semble pas distrayant ou discordant. Par exemple, l'utilisation de plusieurs tailles et couleurs de police différentes peut sembler écrasante. Votre message sera probablement perdu avec une foule d'éléments qui se battent pour attirer l'attention de votre lecteur. En règle générale, il est préférable de s'en tenir à un style, une taille et une couleur de police.

Son humain

Votre destinataire est une personne réelle, alors utilisez un langage qui ressemble à quelque chose que vous diriez. Écrire des phrases qui sonnent comme si un robot les avait tapées ou qui sortent tout droit de l'ère victorienne ne vous rendra pas service pour obtenir une bonne réponse du lecteur. Au lieu de cela, donnez à votre e-mail un effet plus naturel. Écrivez comme si la personne à qui vous parlez était assise à côté de vous dans un café. Par exemple, au lieu de dire : « Salutations, j'espère qu'il fait beau là où vous habitez », dites quelque chose comme : « Bonjour, j'espère que tout va bien de votre côté ».

Étape 7 : Utilisez une signature électronique professionnelle

Bien que cela ne soit pas nécessaire, une signature électronique professionnelle aide à établir votre authenticité. Cela donne également au destinataire plus de contexte sur votre rôle et votre entreprise. Prenez celui-ci, par exemple : Il comprend :

• Photo du visage
• Nom et prénom
• Rôle
• Entreprise
• Site Internet
• Coordonnées
• Liens vers les profils des réseaux sociaux

Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour entrer en contact, le tout au même endroit. Intelligent, non ? De plus, la plupart des services de messagerie et des plates-formes telles que Gmail et Outlook vous permettent de joindre des signatures automatiques à chaque e-mail, vous n'avez donc pas à les ajouter manuellement pour chaque e-mail. Bien sûr, vous pouvez toujours apporter des modifications en fonction de l'objectif de votre e-mail pour une meilleure réponse et inclure des informations supplémentaires adaptées à votre objectif.

À votre tour d'envoyer un excellent e-mail

Rédiger de bons e-mails est un art qui prend du temps, mais si vous suivez notre processus avec diligence, vous constaterez une amélioration drastique de vos taux d'ouverture et de clics. À vous d'obtenir de meilleures réponses !