10 documents les plus importants que les chefs de produit doivent préparer

La communication écrite à l'ingénierie est supérieure car elle est plus cohérente dans toute une équipe de produit, elle est plus durable, elle augmente la responsabilité. –Ben Horowitz

Comme l'a bien résumé Ben Horowitz, la communication écrite est comme un fleuve qui immerge tous ceux qui entrent en contact avec lui. Il en va de même dans un scénario d'entreprise.

La communication écrite est, en effet, un moyen plus unifié d'échanger des informations sur un logiciel que chaque membre de l'équipe devrait connaître. C'est la raison pour laquelle les chefs de produit investissent leur temps dans le maintien de la documentation de chaque tâche concernant le logiciel.

Il est entendu que la création de plusieurs documents pour de nombreux processus aide à maintenir l'ensemble du processus de développement organisé, en évitant les problèmes imprévus causés par des malentendus.

Pour déterminer l'importance de la documentation pour les chefs de produit, examinons certains des avantages de le faire.

Pourquoi les chefs de produit devraient-ils se concentrer sur la documentation ?

• Pour développer une vision précise du produit - La documentation aide les chefs de produit à identifier les réponses à tous les "pourquoi" dans les projets tournant autour du produit principal. Tout écrire aide les chefs de produit à prendre des décisions cruciales et à obtenir des réponses dès le début pour des questions telles que « À qui est destiné le produit ? ” et “pourquoi l'application doit-elle être développée ?”. Cela élimine tout risque de confusion et d'erreurs.

• Une aide majeure à la planification - "Vous ne pouvez pas supposer que votre produit est la meilleure solution - vous devez planifier pour qu'il le soit." Maintenant, avant tout, la planification est primordiale. Lorsque les managers documentent leur vision de manière claire et éloquente en créant des histoires, des sprints et des objectifs, toute l'équipe de développement est en mesure de créer un logiciel aligné sur les besoins des utilisateurs.

• Prend en charge l'exécution en temps opportun - Les plans sont futiles s'ils ne sont pas mis en œuvre à temps et de la bonne manière. Pour transformer une vision d'application en une application réelle et fonctionnelle, un chef de produit utilise la documentation et établit une communication écrite avec les concepteurs, les ingénieurs, etc. pour les pousser dans la bonne direction et exécuter les plans bien articulés.

• Garde les membres de l'équipe responsables - En gardant intacte la documentation de toutes les tâches liées au produit, un chef de produit peut accéder à une pléthore d'informations sur ce que font les membres de l'équipe et les rendre responsables de leur part de tâches. Garder une trace de tout garder les choses simples et transparentes.

• Les besoins des clients sont satisfaits - En documentant tout, de l'idée de l'application à la planification, les chefs de produit peuvent facilement accéder aux fonctionnalités qui doivent être incluses dans l'application et aux fonctions que chacune doit exécuter. Plus tard, ils peuvent transmettre cette évaluation à l'équipe de manière détaillée et claire afin que le produit final corresponde exactement aux besoins des utilisateurs.

Documents les plus utilisés par les chefs de produit

1. Documents d'analyse concurrentielle

"Une façon de connaître votre avantage réel est d'effectuer une analyse concurrentielle."

L'analyse concurrentielle comprend l'étude des produits et services des concurrents, leur part de marché, leurs forces et leurs faiblesses. Un document d'analyse concurrentielle est préparé comprenant tous les paramètres mentionnés ci-dessus à partager avec l'ensemble du développement. Un chef de produit, seulement après avoir étudié en profondeur les concurrents, finalise à quoi ressemblera son application ou son logiciel.

Le tableau d'un concurrent dans le document peut ressembler un peu à ceci :

• Nom du concurrent
• URL du site Web du Concurrent
• Le nombre précis d'utilisateurs dont il dispose (pour estimer l'efficacité de ses produits et services)
• Durée de présence du concurrent sur le marché
• Spécificités et spécialité des concurrents
• Coût du service/produit
• Remarques diverses

Le contenu du document peut différer considérablement car il existe plusieurs types d'analyses effectuées par les chefs de produit. Certains des principaux sont l'analyse des capacités, le paysage concurrentiel, l'analyse de la différenciation concurrentielle, l'échelle d'imitabilité et l'analyse de la proposition de valeur.

2. Stratégie de produit et documents de vision

La vision du produit est quelque chose qui brosse un tableau de l'avenir du produit que nous nous efforçons de créer. Il peut prendre la forme d'un storyboard, d'un récit ou d'un prototype qui vise à inspirer les équipes, les investisseurs et les partenaires vers le produit.

La stratégie produit est la séquence de produits qui doivent être créés jusqu'à ce que le produit final soit atteint.

L'une des meilleures compétences des chefs de produit compétents est de créer une vision du produit, mais pas seulement. Ils doivent également développer une stratégie de produit convaincante afin de donner une perspective claire sur le produit. La vision du produit doit être inspirante et la stratégie produit doit être très intentionnelle. Ainsi, des documents sont créés pour enregistrer toutes les données liées à l'exploration de ce que le produit peut devenir et comment transformer une vision en réalité. Ces documents sont principalement partagés avec les parties prenantes pour commentaires.

3. Spécifications et documents d'exigences du produit (PRD)

Les documents d'exigences de produit sont des documents tout-en-un permettant de rassembler les éléments distincts d'une application en un seul endroit. Les documents de spécifications sont les types de documents les plus courants qui contiennent, entre autres, une description des fonctionnalités des applications.

Chaque PRD peut différer l'un de l'autre. Ces documents décrivent les énoncés des problèmes de recherche, les mesures de réussite, la liste des fonctionnalités MVP , les détails de mise en œuvre technique, etc.

Les PRD combinent chaque étape de l'image complète du produit, ainsi que le choix d'inclure ou d'exclure certaines fonctionnalités et d'identifier les problèmes potentiels. Les chefs de produit visualisent le temps nécessaire aux processus de développement de projet, comprennent le budget nécessaire aux processus de développement et développent une compréhension mutuelle globale entre les clients et l'équipe de développement à l'aide de ce document.

4. OKR, KPI, indicateurs de réussite

OKR, acronyme de Objective & Key Result est une méthode utilisée par les chefs de produit pour établir les objectifs puis accéder aux résultats du processus de développement produit en cours . L'objectif guide l'équipe vers les buts et les résultats montrent si les buts sont atteints ou non. Il comprend deux questions auxquelles on répond dans le processus - "Où voulez-vous aller?" » et « Y êtes-vous arrivé ou pas ?

Considérant que, KPI (Key Performance Indicator) est un type de mesure de la performance du succès du processus de développement en cours. Quelques exemples de KPI sont la valeur à vie du client et le taux de conversion d'essai en client dans les ventes, le trafic Web et le taux de conversion dans le marketing, etc. Les documents respectifs contiennent tous ces objectifs et leurs résultats obtenus au cours du processus.

5. Feuilles de route Documents

Source de l'image : Plan du produit

Les feuilles de route sont l'un des documents principaux et cruciaux que les chefs de produit doivent conserver. Une feuille de route est un moyen de faire savoir à l'équipe l'importance du produit.

Un chef de produit développe un cycle de vie du produit expliquant ce qui doit être fait, quand et comment l'ensemble du processus se déroulera. Une feuille de route est un document compilé de tous les projets développés afin de créer avec succès un logiciel ou une application. C'est un parcours créé par des chefs de produits que toute l'équipe suit. Ceux-ci peuvent être créés sous forme de documents et de présentations Word.

6. Documents de conception et de prototypes

Il est difficile de clouer quelque chose pour la première fois. Et c'est également vrai pour la conception des produits . L'idée initiale peut ne pas être la finale car il y a des milliers de variations qui ont lieu au cours du processus. Ainsi, les chefs de produit doivent conserver un document contenant tous les changements et modifications apportés à la conception du produit.

Le prototypage de produit est très différent pour les chefs de produit par rapport aux ingénieurs ou aux concepteurs. Lors du prototypage, les chefs de produit définissent les attentes et ouvrent la voie à l'équipe.

Si vous vous demandez pourquoi le chef de produit a besoin de créer un document de prototype d'application, examinez quelques avantages à le faire -

• Élimination du risque de mauvaise interprétation
• Itérations rapides
• Justification des concepts au début du processus
• Amélioration de la qualité des retours techniques

7. Documents sur le parcours utilisateur et les histoires

Les user stories et les cartes de parcours client sont deux outils importants qui contribuent au bon développement de toute application ou logiciel. Les chefs de produit créent et gèrent des documents pour ces deux rôles afin d'enregistrer chaque petit détail.

Dans les documents de user story, les possibilités des raisons pour lesquelles un utilisateur utiliserait une fonctionnalité particulière sont explorées. Les chefs de produit créent la documentation de chaque catalyseur possible qui conduirait l'utilisateur à utiliser une fonctionnalité de l'application. Nous pourrions considérer cela comme un parcours utilisateur à un niveau microscopique.

Alors que dans le parcours utilisateur, l'ensemble de l'expérience utilisateur, de l'achat/téléchargement du produit à l'utilisation de ses fonctionnalités, est cartographié dans un document. Cela aide les chefs de produit à l'expliquer davantage à leur équipe et aux parties intéressées (parties prenantes, etc.) et à établir leur confiance dans le produit.

8. Notes de version et portée

Source de l'image : Plan du produit

Comme son nom l'indique, les notes de version sont les documents qui sont publiés avec la sortie d'applications improvisées. Les chefs de produit assemblent ce document afin d'informer les utilisateurs des nouvelles spécifications, des bogues qui ont été corrigés et d'annoncer l'application après la mise à niveau. Il n'y a pas deux documents identiques, car les applications varient considérablement les unes des autres.

Les notes d'étendue sont également appelées document d'étendue des travaux. En cela, les gestionnaires cartographient l'étendue des fonctionnalités d'une application ou d'un logiciel. Ce que ces fonctionnalités faciliteront, etc.

9. Guides internes et FAQ

Ces FAQ internes privées sont préparées pour les parties prenantes afin de les tenir au courant de l'ensemble du processus de développement de produits. Le format dans lequel ces FAQ sont écrites est très simplifié. Cela peut posséder des wireframes d'un produit ayant une forte composante UX ou un lien pour diviser des documents filaires.

Ces guides internes contiennent toutes les données sur la façon dont les choses fonctionnent dans le processus de développement. Il remplit deux fonctions importantes pour les chefs de produit : s'assurer que les données sont enregistrées de manière à faciliter le transfert entre les membres et servir de référence pour les rôles externes afin d'aider les clients tels que les ventes, le marketing, le support client et étagère.

10. Guide client

Le guide orienté client est un manuel d'utilisation rédigé en termes simples. Il incombe aux chefs de produit de créer ce document contenant des instructions sur la façon d'utiliser cette application développée.

Sans cela, les utilisateurs peuvent se retrouver dans le chaos quant à la façon d'utiliser le produit, au moins dans les premières étapes, jusqu'à ce qu'ils comprennent le flux par eux-mêmes. Ainsi, il est assez clair pourquoi ce document est si important qu'il est l'un des documents les plus utilisés ou créés par les chefs de produit.

Dernières pensées

En résumé, ce sont les 10 documents les plus utilisés par les chefs de produit compétents pour profiter d'un processus de gestion de produit efficace.

{Découvrez les 5 meilleurs diagrammes que les chefs de produit utilisent pour expliquer les concepts de gestion}

En séparant les informations des tâches dans différents documents, ils éliminent tout risque de malentendus et de divergences. Il rend un processus de développement hautement organisé et fluide qui a été enregistré à chaque petite étape.

Questions fréquemment posées

Q. Quels documents un chef de projet doit-il conserver ?

Il est bien connu que la tenue de documents est une nécessité pour tout chef de produit compétent. La question est de savoir quels documents sont les plus importants. Voici donc la liste des documents importants que chaque chef de produit conserve.

• Documents d'analyse concurrentielle
• Stratégie de produit et documents de vision
• Spécifications et documents d'exigences de produit (PRD)
• OKR, KPI, indicateurs de réussite
• Documents Feuilles de route
• Documents de conceptions et de prototypes
• Documents sur le parcours utilisateur et les histoires
• Notes de version et portée
• Guides internes et FAQ
• Guide destiné aux clients

Q. Quel pourcentage de temps faut-il consacrer à la planification ?

Le pourcentage moyen de temps consacré à la planification est de 10 %

Q. Quelle est la différence entre MRD et PRD ?

Bien que parfois ces deux termes puissent être intervertis, ils sont essentiellement de nature différente et ont des objectifs différents.

MRD est connu sous le nom de document sur les exigences du marché et est utilisé pour articuler une définition ciblée du marché cible, des utilisateurs et du profil des acheteurs. Il s'agit d'un document traitant des besoins et des désirs des utilisateurs.

Alors que les PRD sont des documents tout-en-un qui rassemblent tous les différents éléments d'un produit en un seul endroit. Ce document définit l'étendue ainsi que la portée du produit afin que toute l'équipe de développement sache comment développer un produit.

Q. Qu'est-ce qui fait que PRD est bon ?

Le PRD est un document important car il aide à brosser un tableau complet de quoi et comment développer un produit.